建筑工程電子檔案歸檔方法

電子檔案歸檔說明目錄1、單張表格簽章簽字 22、多張表格一次性轉(zhuǎn)換成并蓋章 43、多張表格的導(dǎo)入、導(dǎo)出 64、驗收管理軟件做得表格導(dǎo)入到編制歸檔管理軟件 85、上報檔案館 106、如何修改簽章鎖的密碼 107、異樣問題解決方法 127.1、找不到簽章鎖 127.2、找不到屏幕右下角的證書管理工具 137.3、反復(fù)輸入密碼 147.4、未裝簽章驅(qū)動 147.5、轉(zhuǎn)換后變成同一張表 157.6、轉(zhuǎn)換簽章格式時死機 157.7、異樣工程 167.8、虛擬打印出問題 187.9、發(fā)覺表格轉(zhuǎn)換成簽章格式后，所填內(nèi)容有誤 187.10、突然點擊轉(zhuǎn)換表格或轉(zhuǎn)換好的表格報錯 188、安裝虛擬打印機報錯 24

特殊留意：歸檔軟件、質(zhì)量驗收軟件、簽章驅(qū)動、簽章服務(wù)器（文檔轉(zhuǎn)換或虛擬打印器），以上軟件一個都不能少，都必需安裝建議：歸檔軟件、質(zhì)量驗收軟件不管是什么時間買的軟件都從我網(wǎng)站上下載新的資料軟件覆蓋安裝一下1、單張表格簽章簽字做完表格后，在菜單欄點擊“工具”菜單下的顯示工具條，工具顯示工具條工具顯示工具條在工具條的最終面有一個“章”字圖標，做完表格點擊進行簽章轉(zhuǎn)換做完表格點擊進行簽章轉(zhuǎn)換選中要進行簽字簽章的表格，點擊“章”字圖標系統(tǒng)會自動把軟件轉(zhuǎn)換成我們簽章須要的SDF格式，然后用戶對表格進行簽字簽章操作。簽章后位置可以依據(jù)表格位置進行拖放調(diào)整。用戶運用簽字簽章加密鎖時會有一個用戶PIN碼驗證窗口彈出，用戶PIN碼默認為：1234。簽章位置調(diào)整點此按鈕簽字、簽章點擊此按鈕手寫批注點擊此按鈕簽章位置調(diào)整點此按鈕簽字、簽章點擊此按鈕手寫批注點擊此按鈕2、多張表格一次性轉(zhuǎn)換成并蓋章在軟件左側(cè)書目欄點擊右鍵，把要轉(zhuǎn)換的表格選擇為塊，然后選擇右鍵菜單中的“塊轉(zhuǎn)化表格為簽章文件”，這樣選擇的塊表格就可以一次性轉(zhuǎn)換為簽章格式表格。塊加蓋簽章點擊塊轉(zhuǎn)化簽章可以同時把多個表格進行轉(zhuǎn)化塊加蓋簽章點擊塊轉(zhuǎn)化簽章可以同時把多個表格進行轉(zhuǎn)化轉(zhuǎn)換完成的表格，可以一次性蓋上相同的章，只需選擇好須要簽相同章的表格，然后點擊“塊加蓋簽章”。簽好的章統(tǒng)一在表格右側(cè)，只需用鼠標點擊，將章挵動到合適的位置。假如有不須要的章可以點擊右鍵刪除。3、多張表格的導(dǎo)入、導(dǎo)出多張表格導(dǎo)入導(dǎo)出不僅可以到出剛填寫好的表格，也可以導(dǎo)入導(dǎo)出轉(zhuǎn)換成簽章格式的表格。首先用鼠標點擊表格書目選擇“導(dǎo)出多張表格和文件”，出現(xiàn)以下畫面，把須要導(dǎo)出的表格打上“√”，然后點擊導(dǎo)出（如下圖），找到要導(dǎo)出的位置，點擊確定為了便利選擇做過的表格可以按時間選擇，也可全選或只選簽字表格或非簽字表格鼠標點擊表格書目選擇“導(dǎo)入多張表格和文件”，出現(xiàn)以下畫面，點擊添加，找到表格所在的文件夾點擊確定，選中表格移除表格全選選中表格移除表格全選在左側(cè)雙擊須要導(dǎo)入的表格，也可以全選，然后點擊導(dǎo)入即可4、驗收管理軟件做得表格導(dǎo)入到編制歸檔管理軟件驗收的軟件中不是每一張都須要導(dǎo)入到歸檔軟件中，只需導(dǎo)入分部、分項等表格即可。找到做好的分部或分項表格，然后點擊文件中的另存為（如下圖），找到要存儲的位置保存起來把全部須要的表格都導(dǎo)出后，打開歸檔軟件找到分部、或分項所要導(dǎo)入的位置點擊右鍵選擇塊導(dǎo)入表格（如下圖），找到導(dǎo)出的表格存放的位置，雙擊這這個位置所須要的表格5、上報檔案館全部資料轉(zhuǎn)換為簽章格式并加蓋公章后，點擊電子檔案菜單中的組卷設(shè)置及資料上報按鈕出現(xiàn)以下畫面檢查完上報文件的完整性無誤后，點擊組卷，找到上報檔案須要保存的位置（建議不要干脆保存在優(yōu)盤中），點擊保存。把保存的電子檔案干脆復(fù)制到優(yōu)盤中，送到檔案館就可以了。6、如何修改簽章鎖的密碼安裝完簽章驅(qū)動后，在桌面右下角的運行欄里會出現(xiàn)一個epassNG證書管理工具的圖標。鼠標雙擊這個圖標或右鍵單擊這個圖標，選擇“顯示證書后臺服務(wù)”彈出“epassNG證書管理工具”窗口，點擊“修改用戶PIN碼”，彈出“修改用戶PIN碼”窗口，在當(dāng)前用戶PIN碼中輸入1234{簽章鎖的默認密碼為1234}，在下面輸入用戶自己設(shè)置的PIN碼，{PIN碼應(yīng)在2-1000字符之間}，須要輸入兩遍，并牢記此密碼。epassNG證書管理工具epassNG證書管理工具圖標點擊“點擊“修改用戶PIN碼”用戶新密碼確認新密碼初始密碼1234用戶新密碼確認新密碼初始密碼12347、異樣問題解決方法7.1、找不到簽章鎖問題表現(xiàn)：簽章時提示，點擊ok后提示“災(zāi)難性故障”。解決方法：點擊屏幕右下角的彈出一下窗口假如“證書”下窗口中顯示沒有證書，說明簽章鎖未插或簽章接觸不良，須要重新插一下簽章鎖或更換一個USB插口。7.2、找不到屏幕右下角的證書管理工具問題表現(xiàn)：屏幕的右下角沒有解決方法：可能請款有兩種系統(tǒng)自動隱藏了，如圖，只需點擊即可找到。右下角的確沒有，打開系統(tǒng)盤找到ProgramFiles書目下的ngsrv打開它，雙擊；假如還是無法啟動，須要卸載簽章驅(qū)動重新安裝。卸載方法:點擊起先\程序\ePassNG\ePassNG(ePass2000_FT12)\卸載ePassNG(ePass2000_FT12)。7.3、反復(fù)輸入密碼問題表現(xiàn)：點擊一下簽章就必需輸入一次密碼，太繁瑣。解決方法：從我公司網(wǎng)站上重新下載簽章驅(qū)動。。找到客戶下載中的相關(guān)下載。7.4、未裝簽章驅(qū)動問題表現(xiàn)1：點擊工具欄中的時，提示找不到指定模塊如下圖。問題表現(xiàn)2：點擊已轉(zhuǎn)化成簽章格式的表格時提示“找不到指定模塊”并且已轉(zhuǎn)化成簽章格式的表格變?yōu)榱宋崔D(zhuǎn)換格式的表格。問題表現(xiàn)3：雙擊資料軟件的安裝書目中的“組件注冊”時，最終一個提示“失敗”如下圖。以上問題的解決方法：重新安裝簽章驅(qū)動。7.5、轉(zhuǎn)換后變成同一張表問題表現(xiàn)：為轉(zhuǎn)換換成簽章表格以前表格正常，而轉(zhuǎn)換為簽章格式后原表格變成了其他表格，并且連續(xù)幾張都是這張表格。解決方法：第一步、關(guān)閉資料軟件。從我公司網(wǎng)站下載服務(wù)下下的相關(guān)下載中，下載虛擬打印機初始化工具，然后打開初始化工具點擊“初始”其次步、打開工程所在的文件夾（軟件安裝書目下data中），刪除擴展名為“.sdf”的幾個相同文件第三步、打開資料軟件重新轉(zhuǎn)化表格7.6、轉(zhuǎn)換簽章格式時死機問題表現(xiàn)：做過的表格點擊工具欄中的時資料軟件就不能動了。解決方法1：從我公司網(wǎng)站下載服務(wù)下下的相關(guān)下載中，下載虛擬打印機初始化工具，然后打開初始化工具點擊“初始”解決方法2：假如解決方法1不能解決問題，須要找到簽章服務(wù)器（文檔轉(zhuǎn)換或虛擬打印器）打開它點擊“卸載”，如下圖。重新啟動電腦后重新安裝簽章服務(wù)器（文檔轉(zhuǎn)換或虛擬打印器）7.7、異樣工程問題表現(xiàn)1：點擊做過的表格，沒有任何東西問題表現(xiàn)2：資料軟件書目混亂（如下圖）（有問題書目）（正常書目）點擊增加、快增加都提示錯誤如下問題表現(xiàn)3：點擊工具欄中的，正常但點到其他表格時提示以下錯誤以上問題的解決方法：從我公司網(wǎng)站下載新的軟件覆蓋安裝在現(xiàn)有軟件上（已做得工程不會丟失），打開出錯的工程，先點擊幫助菜單中的“刪除不正常行”，然后點擊幫助菜單下的“本工程升級”。7.8、虛擬打印出問題問題表現(xiàn)：找到須要的表格點擊工具欄中的按鈕，提示以下圖錯誤并且軟件死機。解決方法：重裝操作系統(tǒng)7.9、發(fā)覺表格轉(zhuǎn)換成簽章格式后，所填內(nèi)容有誤問題表現(xiàn)：發(fā)覺表格轉(zhuǎn)換成簽章格式后，所填內(nèi)容有誤，須要修改解決方法：點擊這張?zhí)铄e的表格，點擊快增加，然后怎刪除填錯的表格7.10、突然點擊轉(zhuǎn)換表格或轉(zhuǎn)換好的表格報錯問題表現(xiàn)1：以前點擊工具欄中的按鈕，表格能正常轉(zhuǎn)化。突然再點擊按鈕就報以下錯