會議主持技巧專題培訓(xùn)

會議主持技巧2010.09第一頁，共六十八頁。前言開會的主要目的在于取得積極而卓有成效的結(jié)果，這是眾所公認(rèn)的事情。遺憾的是，大多數(shù)與會者表示，不少會議徒費(fèi)精力，甚至可能全無收獲。主持會議，使之開得有成果、有效率，其實(shí)并不復(fù)雜。即使你以前未主持過會議，只要事前稍作準(zhǔn)備，并做好掌控局面的心理準(zhǔn)備，就會對確保會議成功大有裨益。本次培訓(xùn)告訴你主持會議之道，幫助你把會議開得盡善盡美；并提供多種簡單而有效的方法，確保你主持的任何會議都取得成果。第二頁，共六十八頁。目錄一、會議失敗的原因二、了解會上發(fā)生的事情三、組織會議四、掌控會議五、會議記錄文件六、你對會議的態(tài)度七、支持會議精要速覽八、開好會議的好處第三頁，共六十八頁。一、會議失敗的原因“我最好未曾去那里開過會”這句話在暗示，并非人人都有機(jī)會發(fā)表自己的意見。“會議與我毫無關(guān)系”這表示有些與會者感到自己被排斥，無緣參與決策?！拔宜械闹鲝埗荚獾脚u”這暗示發(fā)言者未能獲得申辯的公平機(jī)會?！拔也幻靼渍匍_一次會議有何用處”這表示會議沒有明確的目的?！拔胰ラ_會，只是湊湊數(shù)而已?！边@暗指結(jié)論在會前已早作安排。第四頁，共六十八頁。1.1管理不善會議要開得卓有成效，就需要有方向。通常是有一個人來指導(dǎo)，此人舉措適當(dāng)，能確保會議程序井然有序。如果沒有選定一個人選來掌控局面，會議會開得不著邊際，漫無目的；或者開的雜亂無章，乏善可陳，其結(jié)果會令人失望。支持會議需要有力掌控，如果不重視這一點(diǎn)，會議很快就會開得不知所云。另一方面，如果會議主持不能勝任，或者根本不知要做何事，也許就無法按原來的要求去發(fā)揮影響力。第五頁，共六十八頁。不偏離議程，引導(dǎo)會議程序并得出結(jié)論，使與會者心平氣和，認(rèn)為會議并未浪費(fèi)時間。鼓勵說出觀點(diǎn)，使與會者有機(jī)會表達(dá)意見，而不至于最終覺得受排斥、忿忿不平。掌控討論，以便有時間考量所提出的見解，而發(fā)言時又不會在某一個問題上拖得太久。作一個適當(dāng)?shù)目偨Y(jié)來結(jié)束會議，以便清晰的陳述取得的成果和與會者要做的工作。記錄會議所作的決定，以免下次開會時存有誤解和籍詞。第六頁，共六十八頁。1.2缺乏組織架構(gòu)即使在開會之前，就已麻煩多多。這種情形并不少見，原因是無人費(fèi)心去準(zhǔn)備列有討論議項(xiàng)的議程。開一次會若沒有一個明確界定的組織架構(gòu)，則可能產(chǎn)生的問題會比解決了的多。與會者將無從準(zhǔn)備，因此就交不出所需的資訊不限制時間，與會者感到乏力、厭倦時便結(jié)束會議，或是隨意離開會場同樣的議題反復(fù)討論，而其他議題卻又根本不提對開會的原因、目的和每個人要做的事情都不甚了解如果與會者不告知會上需要討論些什么，就無法積極地參與。這表示討論將偏離各種正題，會議則多半無法達(dá)成目標(biāo)，而當(dāng)初卻一直以為會議存在著一個目標(biāo)。第七頁，共六十八頁。1.3不重視會議與會者對會議的態(tài)度在很大程度上決定了會議是否值得召開。會議不受重視的征兆包括：臨時派一個人代替自己赴會，因?yàn)橛X得會議并不太重要不出席會議，因?yàn)橐颜J(rèn)定會議是浪費(fèi)時間，結(jié)果幾乎無人出席，會議無法進(jìn)行公開討論。會前沒有做好應(yīng)做的準(zhǔn)備工作。開會時收受口信，或接聽移動電話開會時所需的資料或筆記沒有帶來有些時候，不該出席的人士出席了會議；又有一些時候，應(yīng)該出席的人士又未能到來。有的與會者甚至是出名的開錯會，而與會者要多久才能覺察到這一點(diǎn)（如果能夠覺察到），則將取決于會議的主持和掌控是否得力。為了使會議取得成果，與會人選適當(dāng)及態(tài)度正確都至為重要。第八頁，共六十八頁。1.4差劣的環(huán)境如果會場不很舒服，與會者就會覺得難以提供好主意，而差劣的環(huán)境最終會成為關(guān)注的焦點(diǎn)。開會期間，與會者并不需要被安排得太過舒服，猶如安頓下來的樣子；但適當(dāng)?shù)奈镔|(zhì)享受卻會確保與會者全神貫注的考慮進(jìn)行中的事情。正如討論時間過長，中間沒有休息那樣，經(jīng)常打岔也難以使人全神貫注。如同竊竊私語那樣，與會者遲到或早退也會引起不安。這一切都表示，與會者將不會專心一致的開會，會議最終是未能達(dá)到應(yīng)有的積極效果。第九頁，共六十八頁。1.5不必要的會議開會要花費(fèi)時間和精力，但人們經(jīng)常召集會議，只因?yàn)闆]有考慮過適當(dāng)?shù)奶娲椒▉砣〉猛瑯拥慕Y(jié)果。動輒召集大家開會，原因是可以提供某種“舒適的”因素，也是一種做事的慣常方法。開會也是拖延決策或逃避個人責(zé)任得好方法。如果會議組織得很差，或者主持得很不得體，與會者就會產(chǎn)生挫折和不滿的感覺，并質(zhì)疑做出的所有決定。退一步想想，考慮一下開會的目的，甚至考慮一下到底要不要開會，總是有益的。第十頁，共六十八頁。1.6提要：會議的用處會議是達(dá)成目的的手段；其本身卻多半不是目的。會議的結(jié)束通常是其他活動的開始，哪怕開會僅在為另一次會議作準(zhǔn)備。把開會看作做決策的一種積極方法，你會更易于集中精力，已即是說開會的目的更可能達(dá)成。第十一頁，共六十八頁。1.7自我檢查想想你對開會的態(tài)度，并回答下列問題：我想過“那次開會是浪費(fèi)時間”嗎？我對開會預(yù)感過失望嗎？我出席過秩序混亂的會嗎？我開過自己不明白為何要去開的會嗎？我開過自己當(dāng)時心不在焉得會嗎？我會有時覺得會議可以組織地更好一些嗎？我想過開會的原因嗎？如果你對這些問題或其中大部分問題的答案是“是的”，你就要注意了：你主持的會議時要做些什么？第十二頁，共六十八頁。1.8改善之道你確認(rèn)會議未獲結(jié)果的原因。你領(lǐng)悟到自己對會議的態(tài)度是其成功的助因你明白會議需要很好的駕馭你明白與會者不舒適就不會全神貫注的道理你了解到與會者需要知道會上討論的內(nèi)容你明白自己主持會議的目標(biāo)你領(lǐng)悟到會議為作決策提供了良好的機(jī)會你肯定自己所發(fā)起的會議都很有需要第十三頁，共六十八頁。二、了解會上發(fā)生的事情在會議有所建樹之前，這個群體必須學(xué)會協(xié)力合作。這個過程包括四個階段：1、成形：安頓階段在這個開會的初期，與會者觀察周圍的情勢，并禮貌的相互估量（由于他們?nèi)晕凑业较嗷ゴ直Υ龑Ψ降睦碛桑Ｋ麄兏髯栽噲D探知對方的態(tài)度和背景，想要建立行動的基本原則。2、爭論：摸底階段一旦與會者感到比較舒適，便會開始吐露真情。他們或許會肆意展開一些小小的口角，以致會場紛亂，不易掌控。這是與會者相互挑戰(zhàn)對方，測試對方的想法，在有必要時重新評估對方的階段。3、正?；悍e極工作階段隨著開會的進(jìn)展，計(jì)劃逐漸顯現(xiàn)并取得妥協(xié)，因而產(chǎn)生聯(lián)盟，達(dá)成協(xié)議。這些都是為了事情能夠順利進(jìn)行。體制確立起來，使所有與會者都明白他們的任務(wù)。4、執(zhí)行：產(chǎn)生結(jié)果階段與會者在這個最后階段想要結(jié)束會議，因此取得共識，獲得結(jié)果。到此，執(zhí)行任務(wù)會比其他一切事情都更重要。只有在最終階段，會議才有效率、有成果。結(jié)論要是在第二或第三階段產(chǎn)生，則往往不成熟而欠精確。第十四頁，共六十八頁。如果與會者無法解決較早階段的某些問題，會議的運(yùn)作可能不夠順暢。例如，與會者或許會離心離德，因?yàn)槿晕磳W(xué)會合作，或并未了解對方的建議。與會者也可能利用會議來達(dá)到個人的和未曾言明的目的——他們或許有秘密的議程。每一階段要持續(xù)多久，則視乎與會者本身和他們認(rèn)知對方的程度。然而，了解這些階段的相關(guān)情況，會使會議進(jìn)度較易掌握，并可預(yù)防糾纏于一個特定階段而浪費(fèi)時間。第十五頁，共六十八頁。2.1群體的變動過程如果決定都全由一群人做出，結(jié)果通常與與會者獨(dú)立的思考做出的決定大不相同。由于羊群心理的作用，與會者會順著大流走。這種心理對決策前的辯論和決策本身都有影響。第十六頁，共六十八頁。2.2辯論中的群體壓力在群體中，與會者唯恐出洋相，會對自己所考慮的事情太過在意，常常懷疑其自己的判斷來。這種壓力可以有多種影響，例如：一些與會者持懷疑態(tài)度，或質(zhì)疑多數(shù)人的看法是否正確，但會因被受壓力而被迫接受群體的共識。固執(zhí)己見的與會者覺得，如果他們放棄己見，就失了面子，不管有多少證據(jù)證明他們錯了。無法充分表明自己觀點(diǎn)的與會者，最終可能不經(jīng)爭論而同意。抱持懷疑態(tài)度或有岐見的與會者將保持沉默，以免被人看成離經(jīng)叛道。完全不存在反對的聲音，可能制造出全體一致的幻想，但事實(shí)上這種全體一致或許并不代表個人的主張。第十七頁，共六十八頁。2.3決策中的群體壓力在群體中，與會者作的決定會過于重視個別成員的最初立場。這稱之為“危險(xiǎn)的變換”，表示群體中的個人主張會隨著會議的進(jìn)程而變得更加極端或更加審慎。群體壓力通常導(dǎo)致更加危險(xiǎn)的變換。變幻的類型，一般取決于那些舉足輕重的個人態(tài)度——這類態(tài)度往往早在會前就成形。由于會議所做出的決定，個人無需負(fù)全責(zé)，與會者易于因?yàn)椴槐刎?fù)上個人責(zé)任或可能做出較危險(xiǎn)的決定來。如果會議主持人在開初就宣布“我們必須做某事”，那么很可能就獲得贊同。由于大多數(shù)會議的目的都是討論和交流意見，固守對立的主張會弄成反效果，并能導(dǎo)致群體作出更危險(xiǎn)的決定。于是，如果群體要證明不受這些壓力影響，工作又有效率，那么會議主持者不偏不倚、集思廣益、討論所有的提議以及避免表示個人偏愛等素質(zhì)，都顯得極為重要。第十八頁，共六十八頁。2.4摘要：群體的力量會議要開得有成果，必須考慮內(nèi)部的情形。一群人聚在一起開會，他們需要學(xué)會如何共事，并必須經(jīng)過成形、爭論、正常化和執(zhí)行的過程，以成為緊密結(jié)合的群體。群體壓力之實(shí)施在于壓制個人想法，決策能改變會議的運(yùn)作過程，有時會導(dǎo)致較預(yù)期更危險(xiǎn)的結(jié)果。主持會議之前，明白群體如何發(fā)展和運(yùn)作，會較易了解會議的不同動力。第十九頁，共六十八頁。2.5自我檢查想一想會上發(fā)生什么事，并回答下列問題：我了解會議要經(jīng)過好幾個階段，才會取得十足的成果嗎？我知道群體中的人受群體影響的程度嗎？我認(rèn)識到與會者由于擔(dān)心他人的看法，而可能言不由衷嗎？我知道由于怕失面子，而可能身不由己地固執(zhí)己見嗎？我覺察到沉默并不一定表示同意嗎？我知道群體中的人能較他們個人作出危險(xiǎn)得多的決定嗎？第二十頁，共六十八頁。2.6改善之道你了解與會者在做出有效結(jié)果之前所經(jīng)歷的各階段你懂得群體能夠影響個人想法和行為的道理你知道個人由于受到壓力而可能接受群體共識你明白某些與會者固執(zhí)己見，因?yàn)樗麄儾挥蝗藗儼l(fā)覺他們自己在改變主張你懂得沒有意見并不表示就有共識你了解群體中人會較他們作為個人時作出更危險(xiǎn)的決定你覺察到認(rèn)識群體的力量會給予擬主持會議的洞察力第二十一頁，共六十八頁。三、組織會議3.1會議類型正式會議議程——討論的內(nèi)容報(bào)告和推介——上次會議以來作了些什么事情動議——提議所采的行動修正——對提議所作的修改辯論——一般性的討論選舉和投票——采納或拒絕提案會議記錄——事件的書面紀(jì)錄任何其他事務(wù)——未列在議程上的問題非正式會議討論問題的一覽表負(fù)責(zé)主持會議的人——即是開會時上衣除掉，腳擱在桌子上，也要有一名主持人一份紀(jì)錄，記下所作的決定和由誰去跟進(jìn)事務(wù)第二十二頁，共六十八頁。3.2討論什麼理想的議程包括以下各程序：會議的宗旨、日期、時間和地點(diǎn)與會者姓名例行公事的討論比較難解決或有爭議的問題任何其他事務(wù)下次會議的日期第二十三頁，共六十八頁。議程決定了會議的形式。議程需要安排妥當(dāng)，一開始討論比較直截了當(dāng)?shù)膯栴}，而把較難和通常事較重要的放在會議的中段去討論。如果你一開始就討論無異議的問題，與會者會很投入。這也意味著一當(dāng)入會者說了“是”之后，他們就比較容易繼續(xù)說“是”了。有用的議程應(yīng)列明所需討論的內(nèi)容，讓與會者明白問題列在其上的原因。這一點(diǎn)不要和事前作決定混淆起來。在會前分發(fā)議程（甚至是草稿），將給大家一個準(zhǔn)備的機(jī)會，乃至提出補(bǔ)充討論項(xiàng)目的機(jī)會。這也給了你一個機(jī)會，可事前要求與會者表明是否親自出席，還是派代表來出席會議。第二十四頁，共六十八頁。3.3誰來開會召集會議時要記得一句格言：“少即是多”。兩三個人開會常常比十來個人一起得到更好的結(jié)果。越多人與會，越需要花力氣去掌控會議。如果需要很多人來開會，那么值得考慮一下，他們是否要開完整會議，抑或到會提供意見就可早退。第二十五頁，共六十八頁。誰來開會，是看與會者能否達(dá)到下列要求來決定的：決策和執(zhí)行議決的方案。開會時收集相同的資訊提供特定的資訊提供必要的專門知識，或至少是維持秩序的本領(lǐng)，來影響會議的進(jìn)程會議的效果和與會者人選是否合適息息相關(guān)。如果不合適的人到場，或者主要人物缺席，就不大可能取得有效的結(jié)果。不論開會的人自己出席，還是委派合適的代表出席，重要的是考慮一下，是否每一個人赴會都有理由和目的。第二十六頁，共六十八頁。3.4何處開會如果只要兩三個人開會，會場可以很輕松隨便；可以使旅館大廳、溫馨的小房間，甚至是高爾夫球場。但如果三人以上開會，就要有合適的設(shè)施，諸如足夠的暖氣、燈光、流通的空氣、咖啡茶水之類；不能有分心的東西及至少要有與到會人數(shù)相等的椅子。有兩件非常重要的事情（其中一件常被遺忘）：會上每個人都能看到其他人會議主持者要處在看得到所有與會者的地方第二十七頁，共六十八頁。如果你想會議開得既有趣又有成果，應(yīng)考慮與會者的座位安排。現(xiàn)舉例如下：如果與會者不自在，相互不能看到對方，或看不到任何視覺教具、圖表等東西，就不大可能繼續(xù)保持興趣或?qū)Ｐ囊恢拢麄儗⑷菀鬃诩埳蟻y涂亂寫，或自始至終作著白日夢。如果知道有兩個好辯之人或兩個持不同意見的人在場，你需要確保他們分開坐，或不面對面坐。如果你安排一個好斗的人坐在一個不喜歡爭論的人旁邊，你將發(fā)覺，他或她要比獲準(zhǔn)與另一同類的人坐在一起時影響力小得多。要確保與會者按你的安排去坐，可在事前準(zhǔn)備好一張座位表和一個放在桌上的姓名牌。與會者的名字應(yīng)寫在姓名牌的兩面，這樣一來，名字就可朝著里外兩個方向。否則的話，盡管一些在座者知道他們是誰，但另一些在座者特別是會議主持者卻不知道。第二十八頁，共六十八頁。3.5安排時間要有效地主持會議，事先給各項(xiàng)議題分配好時間，以及控制整個會程的時間總量，都是很好的辦法。你可以分配時間如下：第一項(xiàng)議題：十分鐘，至十點(diǎn)十分第二項(xiàng)議題：十五分鐘，至十點(diǎn)二十五分第三項(xiàng)議題：二十分鐘，至十點(diǎn)四十五分你主持會議時可以隨時修正上述的時間安排，這樣做可使你順利主持下去，使你更有可能準(zhǔn)時結(jié)束會議。第二十九頁，共六十八頁。3.6提要，開成功的會議據(jù)說會議的成功八成以上取決于事前的準(zhǔn)備工作。制定議程確保了與會者事前知悉會議所議何事，是成功的一個基本要素。會議要開得成功，考慮參加人選也相當(dāng)重要。人選得對，就較易達(dá)成一致意見。提供舒適的會場環(huán)境，可使大家集中精神與所討論的題目；給每一項(xiàng)議題分配時間，為會議的架構(gòu)提供一個計(jì)劃。組織會議時注意這些事項(xiàng)，不僅為開會作了準(zhǔn)備，而且能使會議進(jìn)程一開始非常順利。第三十頁，共六十八頁。3.7自我檢查想一想有關(guān)組織會議的事，然后問你自己下列問題：我知道主持正式會議要我遵循事前決定的規(guī)則嗎？我了解非正式會議仍然需要一定程度的形式嗎？我能確保每一次會議都有一個議程嗎？我確定每一次會議的宗旨都闡述清楚了嗎？我能確定邀請合適的人赴會，而他們明白為何和何時赴會嗎？我把會場的環(huán)境安排的適度的舒適嗎？我肯定會場座位的安排能夠讓所有的與會者相互看到對方嗎？我設(shè)定各項(xiàng)討論的時間上限嗎？第三十一頁，共六十八頁。3.8改善之道你明白自己組織的任何正式會議的各項(xiàng)規(guī)則你了解組織非正式會議也需要某種形式你確保會議的議程事前已分送出去你確保合適的人選前來開會你把會場安排的適度的舒適你確保與會者知道其他人的名字，確保大家能相互看到對方你對議程的每一項(xiàng)議題設(shè)定時間限制第三十二頁，共六十八頁。四、掌控會議4.1開始會議與會者一旦到齊，你必須遵守會議開始時的幾項(xiàng)重要規(guī)則：1、問候。在會議開始時向與會者表示歡迎，可使會議自始就有輕松的氣氛。如果有客人出席，應(yīng)考慮先請大家輪流自我介紹，自報(bào)姓名和職銜，然后你再介紹會議的第一項(xiàng)議項(xiàng)。如果有人遲到或早退，這時就可以做出說明，以減少以后產(chǎn)生的混亂。2、接納會議記錄。如果是再次召開的會議，或是常務(wù)委員會會議，正常的做法是接納上次會議記錄或決議記錄。只是在最正式的會議上，才有必要宣讀上次的會議記錄。即使如此，問一下下列問題也不錯：“哪一位對第一頁有問題？”（稍停）“第二頁？”等等，勸阻與會者挑剔拼寫或文法錯誤，除非該錯誤關(guān)系到記錄的實(shí)質(zhì)意義。第三十三頁，共六十八頁。4.2遵守時間守時是開好會議的一個主要因素。自大家坐定開始，你就要嚴(yán)格注意時間，不能浪費(fèi)。以下是一些經(jīng)過嘗試和驗(yàn)證的方法：準(zhǔn)時開會，即使還有人未到告訴與會者開會的代價(jià)（事前估算每名與會者的收入，然后計(jì)算此款項(xiàng)就時間而言意味著什么）。“開一小時會共花掉我們一百英鎊，即每分鐘十五英鎊。因此，我建議我們盡量利用時間?！卑阳[鐘放在看得很清楚的地方，并說明鬧調(diào)在會議結(jié)束前十分鐘鬧響，以便你有時間作總結(jié)。如果會是長會，中間應(yīng)該安排短暫的休息時間，讓與會者松弛一下。給與會者一個時限在會上提出意見或建議?！拔蚁氍F(xiàn)在我們大家都去喝咖啡，休息一下，十分鐘后帶著好建議準(zhǔn)時開會”。準(zhǔn)時結(jié)束會議。如果事情較易解決，可提早結(jié)束。重要的是，要讓每個人都明白會議的迫切性，使之不浪費(fèi)時間；同時人人覺得會議主持者完全有效的掌控著開會的時間表。第三十四頁，共六十八頁。4.3全神貫註一開始就告訴與會者會議要討論的內(nèi)容，這是明智的。如此一來，你可讓大家全神貫注于己將討論的問題。方法如下：說明目下的情勢和問題?！扒閯菔俏覀兊霓k公室太擠迫”.告訴與會者開會的目的?！氨緯h的目的是尋求方法重新安排現(xiàn)有的空間”。提出要討論的具體題目?！暗谝豁?xiàng)議程與參考書的擺放位置有關(guān)，這些書我們都需要取用，但現(xiàn)時放在復(fù)印機(jī)的架子上。”這樣做可以防止與會者心不在焉，把注意力集中到需要決策的要點(diǎn)上去。第三十五頁，共六十八頁。4.4指導(dǎo)討論一旦會議在進(jìn)行中，你的主要職責(zé)是指導(dǎo)討論，防止偏離目標(biāo)。你可透過如下方法去做：抓緊議程。除非事前同意議程順序可以更改，否則你必須清楚說明擬討論的項(xiàng)目?！跋乱粋€議項(xiàng)是第四項(xiàng)?！卑延懻撘氐侥繕?biāo)上來，如果會議偏離方向，你必須糾正過來，對準(zhǔn)目標(biāo)，使與會者集中精力到討論中的議項(xiàng)上，這是很重要的事。“我們可不可以提醒自己，我們來此所為何事？”，“我認(rèn)為我們都不想被那個問題纏住”第三十六頁，共六十八頁。指導(dǎo)討論還意味著讓每個人都竭盡本份、關(guān)心會議的議程，而主持人以此從與會者那里得到收獲。這包括：注意冷漠跡象。注意有人毫無表情的凝望窗外，或者好久一言不發(fā)，那就征求他的意見，迫使他參與。“吉姆，你對那問題有何補(bǔ)充？”，或“瓊，你對那項(xiàng)建議有何看法？”善用專長。利用與會者的專長，幫助其他人做出明智的決定。“吉姆，你曾負(fù)責(zé)處理過類似的事情。你當(dāng)時有何經(jīng)驗(yàn)？”提出建議。提出一些建議，包括能采取的方向，啟發(fā)與會者有創(chuàng)意的思考，那有助于跟上事態(tài)的發(fā)展?！斑@樣做是個好主意嗎？”，“我們是否討論一下這事的可能性？”支持觀點(diǎn)。對與會者的觀點(diǎn)或看法表示贊同，或者表明他們的看法有建設(shè)性，這樣做能使討論更富有成效?！澳怯?jì)劃十分可行”，或“彼得的看法聽起來很有希望。其他們有何意見？保羅，你先說說吧。”第三十七頁，共六十八頁。4.5對付無秩序行為會議的進(jìn)行不一定秩序井然。偶爾個別人的行為可能妨礙會議進(jìn)程，激烈的爭吵可能導(dǎo)致互不相讓的沖突。對付類似行為是個負(fù)擔(dān)，但主席這角色需要你來指揮，不管你是多么不喜歡發(fā)號施令。為了采取恰當(dāng)?shù)募m偏行動，你需要：明確表示人身攻擊是不可接受的。“你竟然把這樣一種負(fù)面氣氛帶到會上，使我感到失望?！闭髑蠓e極性建議來阻止?fàn)幊场！澳阏J(rèn)為我們應(yīng)該如何解決這個問題？”如果意見不合起爭論，就加速向前?！拔伊私鈱@件事情的強(qiáng)烈反應(yīng)，但是我們必須把會開下去?；蛟S該問題可能經(jīng)由舉手表決來解決？”如果事情變得越令人擔(dān)憂，就要提醒與會者注意開會的目標(biāo)，或者說句漫不經(jīng)心的話，這樣可以降溫，把會議引向平靜的狀態(tài)?！白屛覀兓◣追昼姇r間從述一遍要旨吧?！薄帮@然，這是你最關(guān)心的題目”無秩序行為雖然罕見，但在有必要時能應(yīng)付自如，可使你保持對會議的掌控。第三十八頁，共六十八頁。4.6對付偏離會議與會者免不了會偏離目標(biāo)，喜歡越軌，或者在原地打轉(zhuǎn)，就像卡在轉(zhuǎn)盤上的唱片一樣。對付此事雖不及對付無秩序行為那樣頭痛，然而卻更使人氣憤。要把會議引回正軌，繼續(xù)進(jìn)行，就需要策略和手腕。要達(dá)到這一目的，你必須識別他們喜愛的牽制戰(zhàn)術(shù)并妥善處理。這類戰(zhàn)術(shù)舉例如下：出難題。某些人對討論問題和未料到的困難抱有無窮的樂趣：“我們辦不到，因?yàn)椤?、“這個上次已經(jīng)試過，但行不通”。要求與會者提出有關(guān)理由，能迫使說出具體的反對意見，從而阻止他們把被人卷入無休止的爭吵中去。沉迷于幾件事。有些與會者會施詭計(jì)來提出自己熱衷的問題。就讓他們說一次，然后提醒他們前次開會時候已經(jīng)講過了，以阻止他們老調(diào)重彈。突然離題。有些與會者不明白，自己在談?wù)摰膯栴}與會議議題風(fēng)馬牛不相及。當(dāng)會議要討論書籍?dāng)[放位置時，他們會說：“有誰見過《牛津英文詞典》第二卷？”，指明這不屬討論的范圍，可以防止與會者離題，從而把會議拉回正道。第三十九頁，共六十八頁。達(dá)成一致隨著會議的進(jìn)程，你需要持續(xù)下去，使討論具體化，以便會議能夠達(dá)成共識。你可以透過下列方法，確保會議得出結(jié)論：提出相同的和分歧的要點(diǎn)。確定一致點(diǎn)，突出分歧點(diǎn)，明確指出仍待取得一致之處。“那么，我們都同意……但是我們尚需解決……”提出問題。提出問題來證實(shí)你了解事情的真相，這樣做不但能夠確保你確切了解癥結(jié)之所在，更能明確一些膽小不敢發(fā)問的與會者對議題的理解狀況?！澳闶钦f……”、“讓我再核實(shí)一下我所理解的……”作會議中段結(jié)論。及時小結(jié)已解決的要點(diǎn)，可為進(jìn)行中的議程提供狀況，讓與會者感到會議尚未結(jié)束卻已產(chǎn)生效果。“讓我迅速重復(fù)一下我們已經(jīng)達(dá)成的一致點(diǎn)。就第二項(xiàng)而言，諸位認(rèn)為最佳方法是……”第四十頁，共六十八頁。務(wù)必做到普遍接受。留意與會者同意的意見，能使你迅速轉(zhuǎn)入下一個議題?！拔铱梢栽俨楹艘幌拢覀儗@項(xiàng)決定都感到滿意嗎？”，“我們轉(zhuǎn)入下一個議項(xiàng)之前，誰對此作進(jìn)一步的補(bǔ)充？”，“大家意見都一致嗎？”這樣做能使你隨時了解與會者的想法，需要時還可使你成為公斷人，并使決議自然形成，因而更易取得結(jié)論。意見已經(jīng)取得一致，就及時記錄下來是明智的。這使你在會議后階段不必再重提各類不同的問題。你也許會發(fā)現(xiàn)，有人已經(jīng)改變立場，或原先就未同意某一具體決議。如果你不能確保與會者在一致同意之時完全贊同所通過的決議，該議題就可能再次提出來，從而干擾本次會議的另外部分——甚至下一次會議。第四十一頁，共六十八頁。4.8總結(jié)將采取的行動會議結(jié)束時，必須保證每個人都對將采取的行動作承諾。要付諸行動，就必須要有全面的備忘錄，列出達(dá)成一致的要點(diǎn)。你可以這樣做：清楚地概括和闡明結(jié)論，使與會者對決定了的事情不抱懷疑的態(tài)度，日后也不能聲稱他們不了解達(dá)成一致的事情?！艾F(xiàn)在我將會議總結(jié)一下。我們開會是為了討論辦公室的空間問題。已作出的決定如下：第一，我們決定……最后，我們決定擺放參考書籍的最佳位置就是接待處。明確任務(wù)和時間限制。就是說，人人都知道誰將去做什么，將在何時完成?！按蠹彝饧吩谖逶氯涨敖M織……并與吉爾聯(lián)絡(luò)，吉爾是……第四十二頁，共六十八頁。要保證與會者作他們應(yīng)做的事，一個好方法是先發(fā)給每個人一張色彩鮮艷的紙（鮮紅、金黃、醇橙），然后再作總結(jié)，告訴他們：“這張紙給大家記下下次會議之前要做的事情。紙的顏色很深，你們不大可能遺失掉的?！笨偨Y(jié)十分重要。如果沒有把清楚闡述已同意采取的行動，就很難取得結(jié)果，你的努力很可能落得一場虛空。與會者認(rèn)為，會議作了決議才算主持得好。他們有自信，知道自己要做什么事，知道什么事必將發(fā)生。第四十三頁，共六十八頁。4.9提要：保持掌控?zé)o論會議用何種形式召開，無論它的目的何在，都必須由你決定要取得哪些成果，并緊記其目標(biāo)。這與牧羊犬的角色并無二致，牧羊犬是要把羊群趕緊羊棚。羊可能試圖離群，然而反復(fù)查點(diǎn)和追趕能教他們走上正道。要掌控得力，你必須確保人人都參與討論，不讓任何偏離或敵視的現(xiàn)象妨礙決策。要成功的結(jié)束會議，你需要確保達(dá)成一致，大家都明白其引致的結(jié)果。第四十四頁，共六十八頁。4.10自我檢查想一想你是如何主持會議的，并回答下列問題：我用一種積極的方式開始會議嗎？我保證會議總是準(zhǔn)時開始嗎？我向與會者提醒會議的內(nèi)容嗎？我緊扣議程并在離題時引導(dǎo)與會者回到正題上來嗎？我溫和而堅(jiān)決的維持秩序嗎？我讓大家暢所欲言嗎？我確保大家在達(dá)成一致時贊同所通過的決議嗎？我概括了結(jié)論并確保大家明白將做什么事嗎？第四十五頁，共六十八頁。4.11改善之道你了解到會議要取得成果是需要指導(dǎo)的你準(zhǔn)時開始會議，即使有人尚未到達(dá)你有條不紊的按照議程形事，并討論全部議項(xiàng)你讓大家在一定程度上暢所欲言你阻止?fàn)幷撝鸩缴壞惆延懻撘卣}你確保大家在做決定時一致同意那些決定你概括會議結(jié)果，并指明誰負(fù)責(zé)下一步行動以及需要何時完成你集中精力確保會議卓有成效第四十六頁，共六十八頁。五、會議記錄文件5.1記錄會議要會議主持人同時又記錄會議進(jìn)程，這既不實(shí)際也不理想；在某些情形之下，更需要有專門的書記員或記錄員。全力以赴掌控討論是項(xiàng)專職工作，因此最好指派他人記錄會議的進(jìn)展和結(jié)果。在挑選人選時，你需要記住記錄員是什么角色。第四十七頁，共六十八頁。5.2會議期間會議期間，記錄工作要求有人：對照議程記下討論重點(diǎn)，即哪些問題已取得一致，以及將有誰去跟進(jìn)。熟知慣例，對會議程序（特別是正式會議的程序）提出意見手頭備有以前的會議記錄連同本次會議的議程，以及備用資料供未及帶齊的與會者留意分配給每個議項(xiàng)的時間。如果在會前對限制時間有一個巧妙的溝通方法，并取得一致意見，則很有裨益。作會議記錄時，很少需要逐字記下。訣竅是在每句話都記錄和零散雜記之間作出平衡。這就是說保證作會議記錄的人了解其任務(wù)：仔細(xì)聽取每個人的發(fā)言，只記下基本詳情和重要詞語以及發(fā)言者名字的首字母，以便事與人對得起來。第四十八頁，共六十八頁。5.3會議之后會議一結(jié)束，筆記必須打字作記錄。最明智的做法是在記憶猶新的時候就完成工作（補(bǔ)寫總非良策）。記錄應(yīng)包括以下內(nèi)容：表明會議內(nèi)容的標(biāo)題和開會日期出席者名單缺席者的道歉語每項(xiàng)議項(xiàng)的決議概要，以及提出重要意見者的姓名何人將做何事的概要第四十九頁，共六十八頁。會議記錄需要把會議程序簡明扼要、有條不紊的寫出來，并闡明其目的。要做到這一點(diǎn)，須采取下列方法：用轉(zhuǎn)述，即用過去時態(tài)來記錄。例如：“吉姆曾指出……布朗說過這不成問題，因?yàn)椤鶕?jù)決定……”只描述事實(shí)，不記錄對所發(fā)生事情的個人意見用粗題字指出將采取的行動，或者名字首字母或職銜旁邊另開一欄列明相應(yīng)的行動在記錄終于印發(fā)之前，你必須查核報(bào)告是否真實(shí)。如果報(bào)告不準(zhǔn)確而引起誤解，整件事就亂了套。必須記住，記錄本身不是目的，而是對行動的鞭策。無論記錄是何種形式，其唯一的目的是保證與會者沒有借口聲稱不知發(fā)生了何時，或聲稱不知同意了何事。第五十頁，共六十八頁。5.4會議評估評估會議并不常見。大多數(shù)與會者能夠平安無恙的結(jié)束了會議已經(jīng)十分感激。但如果你定期主持會議，那么了解自己如何主持的，并評估他人是否認(rèn)為你已取得成果，應(yīng)是有益的。有一種簡單的做法是：在出席者離開會場之前，請他們填寫一份事前準(zhǔn)備好的簡單表格，只需要一分鐘左右就能填完的一種。表格可提的問題是：這次會議對你有用嗎？是或否你暢所欲言了嗎？是或否你對會議的主持方式滿意嗎？是或否作為這次會議的結(jié)果，你知道自己將做什么嗎？是或否你有何其他意見嗎？是或否得到這些問題的答案（即使無人有閑填寫“其他意見”），你就能評估自己主持過的會議。如果下次需要再主持會議的話，便能做得更好。第五十一頁，共六十八頁。5.5提要：持有證據(jù)記錄會議程序是一項(xiàng)關(guān)鍵的工作。沒有書面證據(jù)，就只能憑籍道聽途說及記憶力來回想，而這兩種方式都是不可靠的。會議記錄需要簡明扼要，而且宜早不宜遲。記錄應(yīng)該被視作對全體出席者的提示，他們要按照作出的結(jié)果辦事。因此，記錄的字體越粗、越清楚，別人就越可能注意到他們應(yīng)做何事，你主持的會議就越可能最終付諸實(shí)行。第五十二頁，共六十八頁。5.6自我檢查想一想你是如何安排會議記錄事宜的，并回答下列問題：我與會議記錄人員一起有效地工作嗎？討論的所有要點(diǎn)都記下并歸類嗎？所有的決定都記下來了嗎？記錄在會后盡快整理成文了嗎我能確保只報(bào)道事實(shí)，而不涉及個人意見嗎？在會議記錄印發(fā)之前，我檢查最后的定稿嗎？我認(rèn)為會議記錄準(zhǔn)確地反映了會議的情形嗎？第五十三頁，共六十八頁。5.7改善之道你得到會議記錄者的支持你拿到一份簡要而客觀的會議報(bào)告你查明所有的決定都已記錄在案在你記憶猶新的時候檢查會議記錄的準(zhǔn)確性你認(rèn)為會議記錄準(zhǔn)確地反映了會議程序第五十四頁，共六十八頁。六、你對會議的態(tài)度6.1負(fù)起指揮責(zé)任你有權(quán)力，可使會議取得成效。但要這樣做，你必須就掌管事務(wù)做好準(zhǔn)備。否則，你就不應(yīng)對會議期望太高。你透過下列管道負(fù)起指揮的責(zé)任：允許自己把意志加于他人身上，即使這意味著用命令的語氣就一個問題立下規(guī)矩。提醒自己，你的角色給予你掌控會議的權(quán)力說服自己能勝任愉快與會者將期望你領(lǐng)導(dǎo)并指揮整個會議程序。既然與會者無法這樣做，如果你辜負(fù)眾望，會議將蒙受損失。第五十五頁，共六十八頁。6.2期望完美如果你對會議期望很高，會議就很可能取得成果。你要采取積極的態(tài)度，把這些期望變?yōu)槭聦?shí)：會議很重要。如果你不是這樣做，你或許不應(yīng)該主持會議。與會者都是不可缺少的。如果你認(rèn)為并非人人都需要到會，你就會難以尊重他們的意見和建議。時間花得很值得。如果你認(rèn)為時間花得并無收益，你就會在舉止上明顯的表現(xiàn)出來會獲得成果。如果你不與其會議會取得很好的結(jié)果，你肯定已接受了會議將無收獲，其結(jié)局極可能就是一無所獲。你到會場時的態(tài)度給會議定下了基礎(chǔ)。如果你馬上向人訴說自己的壓力（“這次會議開得真不是時候”），則不但使入會者沮喪，還會挑動別人說灰心喪氣的話。但如果你顯得樂觀，說幾句使人愉快的有趣話（“你好，約翰，假日過得好嗎？”），會議就有機(jī)會以積極的態(tài)度開始，并持續(xù)下去。第五十六頁，共六十八頁。6.3采取行動會議的成功是集體努力的最終結(jié)果。如果你不履行指派給你的任務(wù)，其他人也會退出，則將一事無成。要確保會后有所作為，你需要：閱讀會議記錄，以確證你應(yīng)做些什么，其他人將做什么。按經(jīng)同意的時間表，計(jì)劃如何辦好事情，盡你所能予以授權(quán)。采取行動，而不是希望推卸責(zé)任會后趁熱打鐵，立即行動，把事情辦好，并使你不至于想要回避義務(wù)。如果你盡力本份，其他人也群起效仿，那么會議必將大大地成功。第五十七頁，共六十八頁。6.4提要：會議卓有成效你主持會議時的態(tài)度，將很大程度上決定會議是否會有成果。如果你不意圖把會議開得卓有成效，那么主持會議將沒有什么意義了。這只會浪費(fèi)大家的時間和精力。你對會議期望越大，你將會越有成果，你也會得到越大的回報(bào)。如果與會者看到你全力以赴爭取成果，他們就會從你身上得到啟示。倘若大家都專注開會，會議的最后成功就多多少少的得到了保證。最低限度，你絕不會聽到別人抱怨，說你主持的會議都是浪費(fèi)時間。第五十八頁，共六十八頁。6.5自我檢查想一下你對支持會議所持的態(tài)度，并回答下列問題：我希望會議