如何設(shè)計(jì)圖表

如何設(shè)計(jì)圖表？第一頁，共23頁?，F(xiàn)代企業(yè)管理追求系統(tǒng)化標(biāo)準(zhǔn)化科學(xué)化第二頁，共23頁。圖表設(shè)計(jì)的目的圖表設(shè)計(jì)是為了實(shí)施各種管理、配合生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的需要而進(jìn)行的。第三頁，共23頁。圖表設(shè)計(jì)與管理制度關(guān)系首先應(yīng)明確管理制度的功能及圖表對(duì)管理制度的作用、意義；其次，設(shè)計(jì)圖表有其自身應(yīng)遵循的原則、程序。在此前提下，設(shè)計(jì)圖表才會(huì)完整、統(tǒng)一，具有效率。第四頁，共23頁。建立管理制度目的減少企業(yè)組織對(duì)人為的依賴，并運(yùn)用分工、合作的方法處理生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過程中出現(xiàn)的各種問題，提高工作效率。第五頁，共23頁。管理制度作用與功能

可增加組織的工作能力；是群體分工合作的方式；是集體分工合作方法、穩(wěn)定工作品質(zhì)的方法；是企業(yè)組織減少對(duì)人員能力與經(jīng)驗(yàn)依賴的方法。管理制度的制定、建立，關(guān)鍵是實(shí)行及實(shí)行的效果、效率及使用彈性。要實(shí)現(xiàn)管理制度的功能，使制度真正發(fā)揮作用，有很多途徑與手段，其中，圖表是一種重要工具。第六頁，共23頁。圖表對(duì)管理制度的作用和意義確保資料收集方法的一致性，提高資料可信度；能減少資料收集整理工作的重復(fù)，避免管理資料的流失；能簡(jiǎn)化管理資料的收集整理過程；能促進(jìn)日常管理資料的收集、整理工作自動(dòng)化，減少?zèng)Q策性資料搜集的困擾；能明確劃分資料的提供、傳遞權(quán)責(zé)關(guān)系。第七頁，共23頁。設(shè)計(jì)圖表原則（一）充分考慮圖表于管理制度實(shí)行的配合關(guān)系，以便能更好發(fā)揮圖表的功能；圖表應(yīng)有具體明確的功能；圖表流程應(yīng)力求清楚、簡(jiǎn)單、迅速；圖表格式應(yīng)簡(jiǎn)單、統(tǒng)一、易看、易填、易懂；資料力求完整；方便資料填寫；第八頁，共23頁。設(shè)計(jì)圖表原則（二）減少書寫工作，避免不必要文字書寫；避免資料重復(fù)；表格便于套寫，減少同一資料兩次以上填寫；簡(jiǎn)化表格裝訂工作，減少不必要重復(fù)工作；格式統(tǒng)一便于歸類；表格聯(lián)數(shù)適當(dāng)；流程設(shè)計(jì)合理；體制數(shù)量適當(dāng)。第九頁，共23頁。圖表設(shè)計(jì)制作程序圖表系統(tǒng)屬性：部門內(nèi)部、部門間銷售類、財(cái)務(wù)類、人事類、行政類圖表內(nèi)容

圖表格式橫向、豎向、聯(lián)頁圖表流程工作流程、崗位與部門間圖表管理使用、保存、歸檔第十頁，共23頁。圖表設(shè)計(jì)檢查分析步驟（一）檢查圖表系統(tǒng)1．繪出圖表的流程；2．列出圖表的功能、作用；3．對(duì)圖表重排、合并、增減。

方法：利用圖表流程圖或作出流程圖。第十一頁，共23頁。圖

表

流

程

圖

部門（崗位）表格名稱部審計(jì)部財(cái)務(wù)總監(jiān)總經(jīng)理行政部流程聯(lián)合同評(píng)審表第一聯(lián)第二聯(lián)第三聯(lián)第四聯(lián)說明第十二頁，共23頁。圖表設(shè)計(jì)檢查分析步驟（二）檢查圖表內(nèi)容：1．檢查圖表主要資料、參考資料及來源；2．檢查資料是否真實(shí)、可靠；3．檢查資料的時(shí)效性；4.檢查圖表包含的資料是否必要；5.檢查圖表名稱及編號(hào)。第十三頁，共23頁。圖表設(shè)計(jì)檢查分析步驟（三）檢查圖表格式1．圖表格式是否易填、易看；2．圖表格式是否統(tǒng)一；3.圖表格式是否簡(jiǎn)捷。第十四頁，共23頁。圖表設(shè)計(jì)檢查分析步驟（四）檢查圖表流程目的是檢查圖表用途，檢查圖表流程是否適當(dāng)。方法：1．繪出圖表流程圖（如上圖）；2．分析目前圖表流程；3.利用圖表流程圖，標(biāo)出填制單位、參考資料單位、使用單位、審核單位、保存單位。4.確定圖表流程、填制、審核、聯(lián)數(shù)。第十五頁，共23頁。圖表設(shè)計(jì)檢查分析步驟(五)檢查圖表的管理1．檢查圖表的保密性;2.檢查圖表保留期限、保留單位、保留方法。第十六頁，共23頁。圖表設(shè)計(jì)一般流程確定表格目的決定格式及聯(lián)數(shù)決定所需包含資料決定資料來源擬訂格式?jīng)Q定流程審核第十七頁，共23頁。圖表改善與原圖表制定關(guān)系相同之處無論原圖表制定還是圖表改善，都要以實(shí)際作業(yè)人員的作業(yè)程序、經(jīng)驗(yàn)、知識(shí)及具體需要作判斷，再利用管理人員的聯(lián)想、判斷，進(jìn)行集體創(chuàng)意整理而設(shè)計(jì)出來。這是兩者。不同之處原圖表的制定依生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況作業(yè)程序等進(jìn)行設(shè)計(jì)，而圖表改善則是依生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)變化情況，在原圖表的基礎(chǔ)上進(jìn)行改進(jìn)設(shè)計(jì)。所以兩者又有所。第十八頁，共23頁。圖表的改善1、側(cè)重于對(duì)原圖表的分析、比較，找出原圖表的各種缺陷。2、運(yùn)用刪除、合并、簡(jiǎn)化、重排、替代方法等。目的：改善原圖表體系，增加表格的有效性和效率，適應(yīng)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況的變化。第十九頁，共23頁。圖表改善的原則調(diào)整原圖表系統(tǒng)。改善圖表流程。簡(jiǎn)化圖表處理方