《新編秘書理論與實務(wù)》課件第一單元 項目一

新編秘書理論與實務(wù)注：文本框可根據(jù)需求改變顏色、移動位置；文字可編輯項目一秘書職業(yè)含義與角色010203認知秘書職業(yè)含義及特征認知秘書角色認知秘書的職業(yè)道德和素養(yǎng)目錄01認知秘書職業(yè)含義及特征任務(wù)國外“秘書”的含義國際秘書聯(lián)合會對“秘書”的界定是：秘書應(yīng)是上司的一位特殊助手，他們掌握有關(guān)辦公室事務(wù)的處理技巧，能在沒有上司過問的情況下表現(xiàn)出自己的責任感，以實際行動顯示出主動性和判斷能力，并且能在所給予的權(quán)力范圍內(nèi)做出決定。歐洲職業(yè)秘書聯(lián)合會對“秘書”的解釋是：對其上司的活動和工作范圍有足夠的了解，能夠替上司分擔很多工作，能在一定范圍內(nèi)做出決定和發(fā)出指示，并在做生意的場合代表其上司。全美秘書協(xié)會對“秘書”的定義是：高級官員的助手，掌握機關(guān)職責并具有在不同上司直接監(jiān)督下承擔任務(wù)的才干，發(fā)揮積極主動性，運用判斷力在其職權(quán)范圍內(nèi)對機關(guān)工作做出決定。日本學者認為：秘書是“幫助與處理各種事務(wù)的工作人員”；秘書是“全能運動員”。這突出表明了秘書的工作范圍是隨著領(lǐng)導人的工作范圍而變化的，“賦予性”強，是很難明確界定的，同時也強調(diào)了秘書為領(lǐng)導人服務(wù)的直接性。日本文化具有東西交融的特點，它對秘書必須絕對忠于領(lǐng)導的要求特別明顯。我國現(xiàn)代通用的“秘書”含義秘書是為領(lǐng)導或雇主提供輔助管理、綜合服務(wù)的人員。秘書,在我國現(xiàn)代主要是指黨和政府機關(guān)、企業(yè)事業(yè)單位、社會團體、軍隊、院校內(nèi)的一種行政職位。其主要職能是輔助管理和綜合服務(wù);主要工作是撰擬文稿、管理文書、接待來訪、組織會議、調(diào)查研究、處理信息、辦理事務(wù)、參謀咨詢、聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)等。秘書是領(lǐng)導者、主事者身邊的綜合輔助工作人員和公務(wù)服務(wù)人員。他們以輔助決策,綜合協(xié)調(diào),溝通信息,辦文、辦會、辦事等為主要職能,是領(lǐng)導者、主事者的參謀和助手。02認知秘書角色任務(wù)認知秘書角色一、秘書角色知覺的誤區(qū)二、秘書角色錯位的表現(xiàn)三、秘書角色意識的培養(yǎng)關(guān)系越位：秘書與領(lǐng)導的關(guān)系在組織上是一種上下級關(guān)系,在工作上是一種主輔關(guān)系。工作越位：秘書和領(lǐng)導在工作中必須各司其職,各負其責,在各自的職責范圍內(nèi)開展工作,不能相互代替。表態(tài)越位：有些秘書在未經(jīng)領(lǐng)導授權(quán)或者授意的情況下,就對某些問題進行決定性表態(tài),給領(lǐng)導工作帶來被動甚至不良的影響,造成表態(tài)越位。社交越位：秘書經(jīng)常陪同領(lǐng)導參加一些社交活動,如迎來送往、宴請舞會、錄像合影等,有些秘書不能夠自覺地甘當配角,不注意突出領(lǐng)導,造成社交越位。責任意識：責任意識是秘書角色意識之本。服務(wù)意識：服務(wù)是秘書的本色。服從意識：服從是秘書最起碼的角色意識,也是一種基本的職業(yè)道德品質(zhì)。主體意識：秘書的基本角色是配角,但是秘書作為秘書職業(yè)活動的主體,在處理具體業(yè)務(wù)工作中又必須唱主角，這是由秘書角色的雙重性決定的。公關(guān)意識：秘書需要處理好上下、左右、內(nèi)外等各種關(guān)系,要有很強的公關(guān)意識。形象意識：秘書的一言一行代表著個人形象、領(lǐng)導形象、組織形象,是三者三位一體的綜合形象塑造。紀律意識秘書是“高級保姆”：這種角色知覺的錯誤在于把秘書角色完全置于受領(lǐng)導雇用的地位上,不符合我國秘書職業(yè)的現(xiàn)狀。秘書是“漂亮寶貝”：這種角色知覺的錯誤在于極端地貶低了秘書職業(yè)的作用,嚴重扭曲了秘書職業(yè)形象。秘書是“領(lǐng)導附庸”：這種角色知覺的錯誤在于抹殺了秘書職業(yè)及秘書工作的真實狀態(tài),矮化了秘書的人格形象。秘書是“領(lǐng)導高參”：這種角色知覺的錯誤在于過高估計了秘書角色所發(fā)揮的參謀作用,過分夸大了秘書角色的作用。03認知秘書的職業(yè)道德和素養(yǎng)任務(wù)認知秘書的職業(yè)道德和素養(yǎng)秘書人員要勝任工作,除了具有基本的知識和能力外,還必須具有一定的馬克思主義理論修養(yǎng)、政策修養(yǎng)、良好的思想和作風;同時還須遵守本行業(yè)的職業(yè)道德。這些修養(yǎng)知識、能力和職業(yè)道德,有些可以在走上工作崗位之前,即在學校中學到,但只是形成初步的認識,更重要的是在工作實踐中切身體會、鞏固完善和提高。秘書的職業(yè)道德(1)忠于職守,自覺履行各項職責。(2)服從領(lǐng)導,當好參謀。(3)甘當無名英雄。(4)謙虛謹慎,辦事公道,服務(wù)熱情。(5)遵紀守法,廉潔奉公,不假借領(lǐng)導名義以權(quán)謀私。(6)恪守信用,嚴守機密。(7)實事求是,勇于創(chuàng)新。(8)刻苦學習,努力提高思想、科學文化素質(zhì)。(9)鉆研業(yè)務(wù),掌握秘書工作各項技能。認知秘書的職業(yè)道德和素養(yǎng)秘書的素養(yǎng)1.秘書應(yīng)具備的政治素養(yǎng)：一是堅定正確的政治方向,思想敏銳;二是強烈的事業(yè)心;三是較高的理論政策水平;四是實事求是的思想作風;五是淡泊明志,樂于奉獻;六是踏實細致,一絲不茍。2.秘書應(yīng)具備的知識素養(yǎng)：文化基礎(chǔ)知識(包括外語、計算機、人文知識等);秘書專業(yè)知識(禮儀、檔案、會議、信訪、公文寫作、機關(guān)事務(wù)工作知識等);相關(guān)專業(yè)知識(政治、經(jīng)濟、法律、財會管理知識等)。認知秘書的職業(yè)道德和素養(yǎng)秘書的素養(yǎng)3.秘書應(yīng)具備的能力素養(yǎng)：表達能力(包括口頭、文字等表達能力);調(diào)研能力(包括調(diào)查能力和研究能力);辦事能力(包括熟悉職權(quán)范圍、知曉辦事渠道、熟悉辦事程序、了解有關(guān)業(yè)務(wù)、能區(qū)分輕重緩急);交際能力(包括善于跟不同年齡、文化程度、個性、愛好的人交往,注重禮節(jié)、禮儀,能妥善處理交際中的矛盾沖突,能控制自己的情緒);管理能力(包括輔助決策、調(diào)查、督察);應(yīng)變能力(能適應(yīng)環(huán)境、崗位和工作條件的變化,適應(yīng)突發(fā)事件);操作能力(包括辦公設(shè)備、通信工具的使用和保管);學習能力(包括閱讀力、鑒賞力、記憶力、分析力、綜合概括力等)。實訓任務(wù)天地公司的趙總經(jīng)理對新來的鐘秘書說:“市場部的報告拖了好幾天了,你去對市場部的馬經(jīng)理說,如果今天下班之前他還不交過來,