商務(wù)部管理制度

商務(wù)部管理制度總則管理目的為加強商務(wù)部管理，明確部門人員崗位職責(zé)，促進商務(wù)管理的規(guī)范化，維護公司的合法權(quán)益，提高項目效益，結(jié)合公司的實際情況，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于。

務(wù)部；預(yù)算員按每月或節(jié)點完成工作量，對材料、人工、機械等進行分析并建立好臺賬，為成本分析提供依據(jù)；預(yù)算員負責(zé)完成設(shè)計變更的商務(wù)跟進工作，配合項目技術(shù)負責(zé)人編寫工程聯(lián)系函，送監(jiān)理、設(shè)計、業(yè)主簽字蓋章，簽字蓋章后送至設(shè)計院作為設(shè)計變更單出圖依據(jù)，并及時依據(jù)設(shè)計變更單計算變更前、后工程量價的增減變化，做好設(shè)計變更臺賬。預(yù)算員負責(zé)完成簽證單的草簽、正式會簽，并及時完成簽證單的計量計價，做好簽證單臺賬。預(yù)算員負責(zé)準(zhǔn)備、收集向業(yè)主索賠的索賠資料，包括現(xiàn)場影像圖片、會議紀(jì)要、施工日記、施工方案等有利于索賠的所有資料。預(yù)算員負責(zé)編制商務(wù)月報，包括本月完成產(chǎn)值(合同內(nèi)產(chǎn)值加合同外產(chǎn)值)，本月人工費、機械費、材料費等費用支出統(tǒng)計。預(yù)算員負責(zé)對施工班組工程進度款的計量，對機械臺班的統(tǒng)計與計量。預(yù)算員負責(zé)各種結(jié)算資料的收集與保存，并將當(dāng)天發(fā)生的現(xiàn)場照片、簽證資料、變更資料等提交公司商務(wù)部進行存檔備份。預(yù)算員應(yīng)做好工程施工中的跟蹤工作，了解每個工程的實際情況、了解每個分部分項工程的工藝流程，配合工程項目人員辦理好各項經(jīng)濟性工作；預(yù)算員負責(zé)編制工程項目結(jié)算書，同內(nèi)審、外審進行結(jié)算核對工作；駐工地預(yù)算員在工地現(xiàn)場的工作：配合工程項目部做好合同的起草及簽訂前期工作，配合工程項目部做好變更造價分析工作合并指導(dǎo)工程項目部做好工程簽證、變更簽證、隱蔽驗收、材料價格簽證等經(jīng)濟性資料的編制工作。預(yù)算員負責(zé)在工程竣工結(jié)算后，將該工程所有商務(wù)資料送公司存檔；完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。資料員崗位職責(zé)：負責(zé)設(shè)計變更聯(lián)系函的登記、簽收、傳遞、立卷、歸檔等工作。負責(zé)備案資料的填寫、會簽、整理、報送、歸檔，嚴(yán)格遵守資料整編要求，符合分類、編碼規(guī)則，資料份數(shù)應(yīng)滿足資料存檔的需要。負責(zé)收集和整理施工員完成的工序資料及相應(yīng)的測量和試驗室資料，并匯總、報送（監(jiān)理及業(yè)主簽字驗收）、管理做到完整、及時。負責(zé)記錄匯總每天的天氣狀況、生產(chǎn)環(huán)境、施工場地狀況。負責(zé)收集施工員的施工日志，并進行匯總和整理。負責(zé)將當(dāng)天發(fā)生的文字匯錄、變更資料、簽證單、會議紀(jì)要、影像資料匯總，提交公司商務(wù)部存檔備份。工程竣工后，負責(zé)將竣工資料立卷移交當(dāng)?shù)貦n案館、業(yè)主、公司總工辦及其他相關(guān)部門?？⒐べY料移交與歸檔時，應(yīng)有移交目錄，交接雙方必須根據(jù)移交目錄清點核對，履行簽字手續(xù)。移交目錄一式二份、雙方各持一份。

管理細則招投標(biāo)管理接到招投標(biāo)文件后商務(wù)部應(yīng)依據(jù)招標(biāo)文件的要求，認(rèn)真審圖。編制招標(biāo)文件，進行招標(biāo)答疑。商務(wù)部負責(zé)人應(yīng)組織分析招標(biāo)文件(含附件)內(nèi)容，組織投標(biāo)小組，分工定責(zé)到人，明確完成計劃、復(fù)審程序、完成投標(biāo)流程。按招標(biāo)文件的時間，準(zhǔn)時送報招標(biāo)單位。投標(biāo)書字跡要工整，填寫內(nèi)容齊全，加蓋公章；投標(biāo)文件要有目錄，封袋要規(guī)范，要蓋齊縫章，并派專人送達在招標(biāo)文書規(guī)定時間之前辦理完畢。接到中標(biāo)通知書后由商務(wù)部起草工程承包范圍，合同條款應(yīng)內(nèi)容齊全，措辭嚴(yán)謹(jǐn)，合同經(jīng)董事長批準(zhǔn)后方可對外辦理簽訂。合同簽字生效后，在總經(jīng)理的主持下，向各部門及履行合同單位進行全面交底。對外承包合同管理工程承包合同的基本條件和內(nèi)容：工程名稱和地點。承包方式，范圍和內(nèi)容。開竣工日期。工程質(zhì)量、保修期和保修條件。工程價款的支付、結(jié)算方式和竣工驗收辦法。工程造價。設(shè)計文件及預(yù)算技術(shù)資料提供的日期。材料、設(shè)備供應(yīng)方式。雙方協(xié)作的事項。獎懲條款。其它。工程中特殊情況需要明確的問題，應(yīng)在承包合同中明確以利雙方共同履行。承包合同必須采取書面形式，并附必要的合同附件，合同的附件主要包括：工程預(yù)算(投標(biāo)清單或控制價)和中標(biāo)通知書。甲方供應(yīng)的材料、設(shè)備的品種、規(guī)格、數(shù)量和到貨的時間表。甲方分包工程的質(zhì)量要符合國家、地方規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，時間應(yīng)滿足現(xiàn)場要求，合同應(yīng)明確配合費用。《建筑法》規(guī)定禁止承包單位將其承包的全部建筑工程肢解以后以分包的名義轉(zhuǎn)包給他人。鑒于考慮甲、乙雙方良好合作關(guān)系，但是要在合同附加協(xié)議中明確，以規(guī)避合同風(fēng)險。簽定承包合同的原則：遵守國家法律、法令，符合國家政策。符合平等互利、協(xié)商一致的原則。所承包的工程，必須在開工前簽定承包合同。當(dāng)事人雙方，均應(yīng)有法人資格和履行合同的能力。施工圖和技術(shù)資料要齊全。施工的準(zhǔn)備條件基本具備。承包合同工期應(yīng)根據(jù)工期定額確定，如業(yè)主及總包單位要求壓縮工期，應(yīng)要求設(shè)置節(jié)點工期獎勵或應(yīng)該根據(jù)定額計取夜間施工增加費、趕工措施費等相關(guān)費用。延長合同工期的原則：凡屬甲方責(zé)任，未按合同規(guī)定提供施工圖、技術(shù)資料、材料、設(shè)備或其它原因，如結(jié)構(gòu)變更、增加面積造成工程拖延，可補辦工期順延手續(xù)。發(fā)生不可抗拒力，而造成工期順延的，可辦理延長手續(xù)。在承包合同的實施期間，應(yīng)按職責(zé)分工，將發(fā)現(xiàn)問題及時向領(lǐng)導(dǎo)反映，并提出解決問題的建議和辦法，使合同的履行率不斷提高。承包合同統(tǒng)一由商務(wù)部負責(zé)人簽署，由商務(wù)部統(tǒng)一編號存檔。對內(nèi)經(jīng)營、采購類合同管理為了加強公司經(jīng)營、采購類合同的管理，規(guī)范工作流程，有效防范風(fēng)險，公司實行嚴(yán)格的權(quán)限規(guī)定。在董事長的授權(quán)下，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)由商務(wù)部負責(zé)人對外簽訂，加蓋公司章，方可生效，項目部無權(quán)對外直接簽定工程承包合同。否則，財務(wù)部將不予認(rèn)可，如對公司造成損失，另追究其責(zé)任。經(jīng)營、大額采購類合同的擬訂項目部或材料采購部應(yīng)負責(zé)與合同對方初期洽談工作，經(jīng)雙方協(xié)商一致后確定合同草稿。由我方提供公司統(tǒng)一制定的合同樣本，商務(wù)部負責(zé)人負責(zé)組織合同評審工作。合同評審商務(wù)部收到或擬訂合同草稿后，應(yīng)于1日內(nèi)傳至合同發(fā)起人、技術(shù)負責(zé)人、總經(jīng)理。合同發(fā)起人應(yīng)對合同草稿進行全面審核，審核其是否滿足簽訂合同的目的，合同文本所描述的意義是否符合合同談判的意圖，并對其符合性，有效性進行初步審查，并于2日內(nèi)進行簽字確認(rèn)交于商務(wù)部?？偨?jīng)辦應(yīng)綜合公司當(dāng)前階段的生產(chǎn)狀況，評審合同所涉及生產(chǎn)任務(wù)操作性、可行性、有效性，并查核其生產(chǎn)安排是否符合或滿足公司相應(yīng)的生產(chǎn)指標(biāo)或目標(biāo)，檢查生產(chǎn)資源的調(diào)度、使用的符合性，審核合同工作范圍、內(nèi)容描述的準(zhǔn)確性、全面性，合同對工程管理約定的符合性，并于2日內(nèi)報總經(jīng)理進行簽字確認(rèn)交于商務(wù)部。工程部負責(zé)人應(yīng)對合同內(nèi)涉及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、環(huán)境、方法的條款進行審查，詳審其符合性、有效性、經(jīng)濟性、適用性，并檢查涉及安全文明施工、環(huán)境保護的條文，是否滿足公司相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求，并于2日內(nèi)進行簽字確認(rèn)交于商務(wù)部。商務(wù)部負責(zé)人應(yīng)全面評估合同的價值是否與合同約定價值相符，并檢查全部合同文本描述的嚴(yán)謹(jǐn)性、有效性、符合性，并于2日內(nèi)完成審核。商務(wù)部收到合同發(fā)起人、總經(jīng)理、技術(shù)負責(zé)人意見后1日內(nèi)進行評價，如意見一致便交于綜合部負責(zé)人辦理董事長審批流程。若未達成一致，由商務(wù)部負責(zé)人組織合同發(fā)起人、總經(jīng)理、技術(shù)負責(zé)人、綜合部負責(zé)人等進行討論評審。董事長審批董事長對合同進行綜合評價后給出最終審批結(jié)論。合同簽署與存檔經(jīng)營、大額采購類合同統(tǒng)一由商務(wù)部負責(zé)人簽署，由商務(wù)部統(tǒng)一編號存檔。合同發(fā)起人、財務(wù)部、商務(wù)部各留存一份原件。經(jīng)營、大額采購類合同結(jié)算管理經(jīng)營、大額采購類合同結(jié)算應(yīng)按照雙方合同約定的條款，在分部分項工程驗收合格并滿足結(jié)算條件的前提下，根據(jù)分包商申報，項目部審核，報商務(wù)部。由商務(wù)部核算，經(jīng)總經(jīng)理審核確認(rèn)后轉(zhuǎn)財務(wù)部辦理結(jié)算手續(xù)。分包工程應(yīng)按照合同約定或工程大小，按月或按節(jié)點核實已完工程量（以下稱中間計量）。中間計量的提交及確認(rèn)時間依據(jù)合同約定，合同未約定的，分包商應(yīng)在每月25日前提交完工程量的報告，我方收到報告7天內(nèi)核準(zhǔn)。預(yù)結(jié)算管理為加強預(yù)結(jié)算管理，規(guī)范管理程序，維護公司合法權(quán)益，提高企業(yè)效益，結(jié)合本公司的預(yù)結(jié)算管理實際情況特規(guī)定如下：人員管理商務(wù)部是公司工程預(yù)結(jié)算系統(tǒng)的服務(wù)與管理機構(gòu)。公司所屬各項目部預(yù)結(jié)算工作由商務(wù)部指定專人負責(zé)。項目派駐專職預(yù)算員，其工作在項目負責(zé)人和商務(wù)部負責(zé)人的雙重領(lǐng)導(dǎo)下開展工作。項目派駐專職預(yù)算員，其工作調(diào)動由商務(wù)部統(tǒng)一安排。預(yù)算員應(yīng)有跨項目兼職的能力，公司根據(jù)預(yù)算員實際承擔(dān)的工作任務(wù)量進行考核，按績效工資加提成發(fā)放報酬，明確責(zé)、權(quán)、利。預(yù)結(jié)算的編制工程預(yù)結(jié)算編制的依據(jù)必須充分，工程量的計算要精確，套用的單價要符合合同條件，工程預(yù)結(jié)算書的內(nèi)容要齊全，數(shù)據(jù)要準(zhǔn)確，編制說明要詳盡完美，保證工程預(yù)結(jié)算的編制質(zhì)量。施工圖預(yù)算書的編制原則上應(yīng)該在收到工程正式施工圖后45天內(nèi)或招（議）標(biāo)文件中約定的時間或商務(wù)工作責(zé)狀中規(guī)定完成的時間內(nèi)完成。特殊工程或設(shè)計不能一步到位的工程，總經(jīng)理批準(zhǔn)可適當(dāng)延長，特殊工程經(jīng)批準(zhǔn)延長時間不能超過2個月，在收到正式施工圖后的每個分部工程施工前必須完成其相應(yīng)預(yù)算編制工作，以滿足施工生產(chǎn)、備料等工作的需要，且最晚在收到工程全部圖紙后30天內(nèi)編制出完整的施工圖預(yù)算。變更洽商辦理及申報為了正確反映工程造價，合理及時匯報企業(yè)收入，如有增減必須先辦洽商，有變更洽商必須增減預(yù)算，商務(wù)部負責(zé)辦理變更手續(xù)。變更洽商的記錄要完整，力求詳盡，數(shù)量、規(guī)格尺寸和改變理由，明確經(jīng)濟責(zé)任，必要有附圖，包括由洽商變更引起相關(guān)的其他損失和處理方法，包括現(xiàn)場必須采取保護措施，所發(fā)生的費用洽商。洽商變更要經(jīng)甲方簽認(rèn)后，統(tǒng)一編號，應(yīng)在三日內(nèi)上報總經(jīng)理。年終應(yīng)對已完工程量進行結(jié)算盤點，盤點工程截止時間為每年12月31日，年度結(jié)算必須按照公司具體時間要求前完成。根據(jù)施工進度，商務(wù)部按月核定已完工程量交于總經(jīng)理。施工過程中發(fā)生的設(shè)計變更、簽證、索賠等費用的計量應(yīng)做到日清月結(jié)，合同有約定的，應(yīng)在合同時效內(nèi)向業(yè)主提出變更工程造價的報告并跟蹤限期確認(rèn)。當(dāng)年開工，當(dāng)年不能竣工的跨年度工程，應(yīng)當(dāng)按照合同約定，定期或者按照分部工程進行分段結(jié)算，各階段完工后30天內(nèi)（合同有約定的按約定時間）報送商務(wù)部。工程竣工結(jié)算書和結(jié)算資料必須在工程竣工后合同約定的時間內(nèi)遞交業(yè)主。如合同未約定，必須在工程竣工驗收合格后30天內(nèi)報出，且越早越好。因發(fā)包人原因停、緩建（包括未開工）的工程，應(yīng)根據(jù)有關(guān)約定和規(guī)定辦理結(jié)算，并按實際發(fā)生的損失，在停工后按約定時間向業(yè)主遞交結(jié)算報告，經(jīng)確認(rèn)后交相關(guān)負責(zé)人回收工程款。工程竣工結(jié)算的會簽工程竣工結(jié)算會簽由商務(wù)部負責(zé)組織總經(jīng)理、技術(shù)負責(zé)人、工程負責(zé)人、項目負責(zé)人、財務(wù)負責(zé)人、資料部負責(zé)人，對編制完的竣工結(jié)算書進行初審。相關(guān)預(yù)算員做好會簽記錄，并根據(jù)會簽意見，按會簽意見調(diào)整結(jié)算書后報董事長進行復(fù)審。對驗收時由于多種原因而無法完成的部位，項目部應(yīng)做好與發(fā)包人的協(xié)商工作。業(yè)主未按約定時間完成結(jié)算確認(rèn)手續(xù)時，必須在期滿的次日向業(yè)主發(fā)要求確認(rèn)結(jié)算的催告函，明確提出最后期限，并上報董事長。停、緩建工程或合同約定內(nèi)容未全部完成的工程，在停工或甩項驗收經(jīng)認(rèn)可后進行的非正式竣工結(jié)算書的編制時，應(yīng)按正?？⒐そY(jié)算程序執(zhí)行。公司結(jié)算工作實行項目經(jīng)理和預(yù)算員責(zé)任制，項目部負責(zé)人為項目結(jié)算工作責(zé)任第一人，商務(wù)部負責(zé)人為第二責(zé)任人。公司有權(quán)根據(jù)結(jié)算情況，給予相關(guān)責(zé)任人獎懲。資料管理資料員負責(zé)工程資料、圖紙等檔案的收集、管理。資料員負責(zé)工程項目的所有圖紙的接收、清點、登記、發(fā)放、歸檔、管理工作：在收到工程圖紙并進行登記以后，按規(guī)定向有關(guān)單位和人員簽發(fā)，由收件方簽字確認(rèn)。技術(shù)負責(zé)人收集整理施工過程中所有技術(shù)變更、洽商記錄、會議紀(jì)要等資料并歸檔：負責(zé)對每日收到的管理文件、技術(shù)文件進行分類、登錄、歸檔。資料員負責(zé)做好各類資料積累、整理、處理、保管和歸檔立卷等工作，注意保密的原則。來往文件資料收發(fā)應(yīng)及時登記臺賬，視文件資料的內(nèi)容和性質(zhì)準(zhǔn)確及時遞交項目經(jīng)理批閱，并及時送有關(guān)部門辦理。確保設(shè)計變更、洽商的完整性，要求各方嚴(yán)格執(zhí)行接收手續(xù)，所接收到的設(shè)計變更、洽商，須經(jīng)各方簽字確認(rèn)，并加蓋公章。設(shè)計變更（包括圖紙會審紀(jì)要）原件存檔。所收存的技術(shù)資料須為原件，無法取得原件的，詳細背書，并加蓋公章。作好信息收集、匯編工作，確保管理目標(biāo)的全面實現(xiàn)。分部分項工程的驗收工作資料員負責(zé)備案資料的填寫、會簽、整理、報送、歸檔：負責(zé)工程備案管理，實現(xiàn)對竣工驗收相關(guān)指標(biāo)（包括質(zhì)量資料審查記錄、單位工程綜合驗收記錄）作備案處理。對樁基工程、基礎(chǔ)工程、主體工程、結(jié)構(gòu)工程備案資料核查。嚴(yán)格遵守資料整編要求，符合分類方案、編碼規(guī)則，資料份數(shù)應(yīng)滿足資料存檔的需要。項目經(jīng)理監(jiān)督資料的編制、管理，做到完整、及時，與工程進度同步。對工程的管理資料、技術(shù)資料、物資資料及驗收資料，按施工順序進行全程督查，保證施工資料的真實性、完整性、有效性。按時向公司檔案室移交：在工程竣工后，負責(zé)將文件資料、工程資料立卷移交公司。文件材料移交與歸檔時，應(yīng)有“歸檔文件材料交接表”，交接雙方必須根據(jù)移交目錄清點核對，履行簽字手續(xù)。移交目錄一式二份，雙方各持一份。項目經(jīng)理負責(zé)向市城建檔案館的檔案移交工作：提請城建檔案館對列入城建檔案館接收范圍的工程檔案進行預(yù)驗收，取得《建設(shè)工程竣工檔案預(yù)驗收意見》，在竣工驗收后將工程檔案移交城建檔案館。商務(wù)負責(zé)人指導(dǎo)工程技術(shù)人員對施工技術(shù)資料（包括設(shè)備進場開箱資料）的保管：指導(dǎo)工程技術(shù)人員對施工組織設(shè)計及施工方案、技術(shù)交底記錄、圖紙會審記錄、設(shè)計變更通知單、工程洽商記錄等技術(shù)資料分類保管交資料室。指導(dǎo)工程技術(shù)人員對工作活動中形成的，經(jīng)過辦理完畢的，具有保存價值的文件材料。

獎罰細則獎勵：檢舉揭發(fā)預(yù)結(jié)算中行私舞弊、違法亂紀(jì)現(xiàn)象的有功人員，公司給予300-3000元獎勵。審計值大于合同100萬-500萬的按千分之二計算績效；審計值大于合同500萬-1000萬的，按千分之一點八計算績效；審計值大于合同1000萬－2000萬的，按千分之一點四計算績效；以上述獎勵額度中，負責(zé)人必須承擔(dān)40%，員工承擔(dān)60%；值大于合同大于2000萬——按千分之一計算績效。積極鼓勵商務(wù)人員學(xué)習(xí)，取得技術(shù)專業(yè)證書，考證人員通過者，可報銷考試相關(guān)費用。在職期間證件使用權(quán)歸公司，公司將按月發(fā)放證件補貼。向領(lǐng)導(dǎo)提出經(jīng)營合理化建議，經(jīng)采用取得顯著效益，獎勵建議人員100-500元獎金。利用預(yù)算技巧捕捉戰(zhàn)機，通過其他部門的配合取得預(yù)算外的合理收入，通過總經(jīng)理核準(zhǔn)提取一定的獎金，其比例可控制在增收額的1%，最高不得超過5%。處罰：投標(biāo)預(yù)算工作出現(xiàn)重大失誤，扣發(fā)500-5000績效獎金。，處罰通知由行政部下發(fā)直接交財務(wù)部當(dāng)月從工資中扣除。正式投標(biāo)未在規(guī)定期限內(nèi)完成的，扣發(fā)1000-3000元績效獎金。預(yù)算工作未在