項目公司資料管理培訓交流

項目公司資料管理培訓交流第1頁/共60頁目錄/Contents第一講第二講第三講第四講項目資料基礎(chǔ)管理工作常見的項目文件收集范圍監(jiān)理文件建設(shè)單位歸檔要求建設(shè)單位前期資料歸檔要求第2頁/共60頁第一講

項目資料基礎(chǔ)管理工作第3頁/共60頁一、建設(shè)項目資料管理工作目標及階段依法管理建設(shè)項目項轄區(qū)內(nèi)各級主管部門項目所在地同級或上一級檔案主管部門集團公司/總承包公司監(jiān)督指導檢查指導第4頁/共60頁

（一）明確工作目標：保證項目檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性（二）明確主要工作階段1.文件階段形成、收集、整理2.檔案階段系統(tǒng)整理、保管利用、移交一、建設(shè)項目資料管理工作目標及階段第5頁/共60頁

實行統(tǒng)一管理分管領(lǐng)導落實明確歸口管理部門配備專（兼）職檔案員二、浙江省檔案館建議要求第6頁/共60頁

（一）誰形成誰負責1.人員：懂工程、懂檔案（接受培訓），要保持穩(wěn)定性，給予與工作崗位和工作量相匹配的待遇。

2.資料管理網(wǎng)絡(luò)：分管領(lǐng)導、檔案專責、部門負責人及部門兼職、施工監(jiān)理單位項目經(jīng)理及資料員。

3.制度：業(yè)主單位統(tǒng)一制定，比較要緊的是歸檔范圍、竣工文件編制辦法等，這個要在開工前和各參建單位交底。4.檔案保管場所：業(yè)主單位要建立標準的檔案室，并視情況配備閱覽室、整理室；施工監(jiān)理單位要建立能夠保證文件材料科學分類、安全存放的資料室。

5.檔案裝具：檔案架可采用密集架或則五節(jié)檔案柜，檔案盒注意要購買符合GB/T11822-2008標準的。

6.檔案管理軟件：業(yè)主單位可購買網(wǎng)絡(luò)版的檔案管理軟件，施工監(jiān)理單位使用配套的單機版二、浙江省檔案館建議要求第7頁/共60頁

（二）項目公司法人負責1.做好本單位形成的建設(shè)項目文件材料的收集、整理和歸檔工作；

2.承擔各參建單位項目文件材料收集歸檔工作的組織、協(xié)調(diào)和監(jiān)督、指導等管理職責；

3.將項目文件材料立卷歸檔工作納入工程建設(shè)管理程序、與工程建設(shè)同步收集、同步整理、同步歸檔，保證項目文件材料收集、立卷、歸檔的及時、準確、完整、系統(tǒng)和安全。二、浙江省檔案館建議要求第8頁/共60頁

（一）建設(shè)單位：建設(shè)單位各機構(gòu)負責項目前期、項目準備階段、建設(shè)管理階段、竣工驗收階段文件以及設(shè)備、工藝和涉外文件的形成、收集、整理歸檔工作。認真履行甲方對工程檔案工作統(tǒng)一組織和管理的職能，負責對工程各參建單位檔案工作的組織、協(xié)調(diào)、指導、監(jiān)督和檢查。建立符合要求的檔案保管庫房，集中統(tǒng)一保管檔案。在招投標和簽訂合同協(xié)議時，明確檔案有關(guān)條款建立工程檔案管理網(wǎng)絡(luò)。負責設(shè)備圖、施工圖及部分施工文件的統(tǒng)一登記、分發(fā)工作。檔案部門參加單位工程檢查驗收對移交的工程竣工資料進行確認。匯總、整理后進行分類編號、上架，具備檢索、借閱條件。三、項目資料管理參建單位職責第9頁/共60頁

（二）監(jiān)理單位：負責所監(jiān)理的項目監(jiān)理文件的形成、收集、積累、整理、歸檔工作。同時負責對施工單位文件歸檔工作的監(jiān)督檢查。監(jiān)督、檢查項目建設(shè)中文件收集、積累和完整、準確、系統(tǒng)情況，審核、簽署竣工文件，并向建設(shè)單位提交檔案審核報告、驗證材料。三、項目資料管理參建單位職責第10頁/共60頁

三、項目資料管理參建單位職責（三）勘察、設(shè)計單位

負責形成、積累勘察、設(shè)計文件，并按規(guī)定向建設(shè)單位檔案部門提交有關(guān)設(shè)計基礎(chǔ)資料和設(shè)計文件。負責設(shè)計變更資料的管理工作；負責竣工圖的編制、移交工作。負責設(shè)計變更資料的管理工作負責竣工圖的編制、移交工作（四）施工單位

負責所承包的施工項目文件（施工準備、綜合管理、質(zhì)保材料、竣工

圖等文件）的形成、積累、整理、歸檔工作。第11頁/共60頁第二講常見的項目文件收集范圍第12頁/共60頁

建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范（GB/T

50328-2014）建筑工程、市政工程（道路、橋梁、地下管線）文件歸檔范圍交通部2004年第3號令《公路工程竣（交）工驗收辦法》交公路發(fā)〔2010〕65號《關(guān)于印發(fā)公路工程竣交工驗收辦法實施細則的通知》交辦發(fā)【2010】382號《公路建設(shè)項目文件材料立卷歸檔管理辦法》一、相關(guān)法律法規(guī)參考及收集范圍依據(jù)（國家）第13頁/共60頁

《浙江省公路工程竣工文件編制辦法》（修訂稿）《浙江省公路工程竣（交）工驗收實施細則》（試行）《浙江省<實施中華人民共和國檔案法>辦法》一、相關(guān)法律法規(guī)參考及收集范圍依據(jù)（浙江?。┑?4頁/共60頁

關(guān)于印發(fā)《浙江省重點建設(shè)項目檔案驗收辦法》的通知（浙檔發(fā)〔2016〕25號）一、相關(guān)法律法規(guī)參考及收集范圍依據(jù)（浙江?。?/p>

根據(jù)《浙江省重點建設(shè)項目檔案登記備份辦法》的要求，我省從2010年開始實施重點建設(shè)項目檔案的登記備份。檔案登記是檔案行政管理部門對重點建設(shè)項目檔案工作采取的一種監(jiān)管行為，要求各項目在規(guī)定的時間內(nèi)填寫《重點建設(shè)項目檔案管理登記表》。登記時間為：項目開工后6個月；項目竣工驗收前一個月；跨年度項目每年年底。

項目列入檔案行政管理部門制定的重點建設(shè)項目檔案登記備份項目名單的，由項目建設(shè)單位負責對項目檔案數(shù)字化后，進行數(shù)字化成果的備份。備份時間為項目竣工驗收后3個月內(nèi)。第15頁/共60頁

《浙江省政府投資項目管理辦法》（浙政令2005年第185號）一、相關(guān)法律法規(guī)參考及收集范圍依據(jù)（浙江?。┑谌鍡l

政府投資項目涉及水土保持、環(huán)境保護、消防、人民防空、安全生產(chǎn)、建設(shè)檔案等專項驗收的，應當由有關(guān)行業(yè)主管部門依法組織驗收。第16頁/共60頁

（1）立項申報階段：主要有項目建議書及報批文件，項目選址意見書及其報批文件，可行性研究報告及其評估、報批文件，設(shè)計任務書、計劃任務書及其報批文件等。（2）勘察設(shè)計階段：主要有工程地質(zhì)、水文地質(zhì)、勘察報告，總體規(guī)劃設(shè)計，方案設(shè)計，初步設(shè)計及其報批文件，施工圖設(shè)計文件等（3）施工準備階段：主要有征地拆遷、移民文件，施工執(zhí)照，招標投標、承發(fā)包合同協(xié)議，專項申請、批復文件等。（4）施工階段：主要形成開工報告、工程技術(shù)要求、技術(shù)交底、圖紙會審紀要，施工組織設(shè)計、方案及報批文件，施工計劃、施工技術(shù)及安全措施，施工工藝文件，原材料及構(gòu)件出廠證明、質(zhì)量鑒定、復驗單，建筑材料試驗報告，設(shè)計變更文件，各種施工記錄，隱蔽工程驗收記錄，工程質(zhì)量檢查、評定，技術(shù)總結(jié)，施工預、決算，交工驗收記錄證明，竣工報告、竣工圖；監(jiān)理規(guī)劃、細則，月報、會議紀要，工作聯(lián)系單、通知單，質(zhì)量事故報告、旁站記錄，工期管理文件等。（5）竣工驗收階段：主要形成試運行文件、項目竣工驗收報告，工程設(shè)計總結(jié)，工程施工總結(jié)，工程監(jiān)理總結(jié)，項目質(zhì)量評審文件，工程審計文件，專項驗收審批文件，竣工驗收文件等。二、常見的項目文件收集范圍第17頁/共60頁

三、集團/總承包公司項目前期資料收集范圍序號目錄1兩報告一方案

人大決議項目采用PPP模式建設(shè)實施的批復2物有所值評價報告3財政承受能力評估報告4PPP項目實施方案5物有所值評價報告的批復6財政承受能力評估報告的批復7PPP項目實施方案的批復8關(guān)于PPP項目服務費納入財政預算的人大決議9PPP入庫證明10項目選址立項與土地獲取階段項目建議書11建設(shè)項目選址意見書12項目用地預審13水土保持14洪水影響評價批復（若有）15環(huán)境影響評價16項目可行性研究報告17建設(shè)用地規(guī)劃許可證18建設(shè)用地批準書19國有土地使用證20項目規(guī)劃設(shè)計階段初步設(shè)計21施工圖設(shè)計批復（預算）22建設(shè)工程規(guī)劃許可證23建設(shè)項目施工準備階段建設(shè)工程施工許可證集團/總承包公司檔案室原件上報第18頁/共60頁第三講

前期資料歸檔要求第19頁/共60頁工程文件歸檔范圍02A：工程前期階段文件

B：監(jiān)理文件

C：施工文件

D：竣工圖（略）E：工程竣工文件（略）第20頁/共60頁

實行審批制的項目，由項目單位持項目建議書批復文件和規(guī)劃選址、用地預審、環(huán)境影響評價審批文件，向發(fā)展改革部門申請辦理可行性研究報告審批手續(xù)。實行核準制的項目，由項目單位持規(guī)劃選址、用地預審和環(huán)境影響評價審批文件，向發(fā)展改革部門申請辦理項目申請報告核準手續(xù)。實行備案制的項目，由項目單位向發(fā)展改革部門申請辦理項目備案手續(xù)。A1立項文件第21頁/共60頁01項目建議書（項目建議書又稱立項報告，是項目建設(shè)籌建單位或項目法人，根據(jù)國民經(jīng)濟的發(fā)展、國家和地方中長期規(guī)劃、產(chǎn)業(yè)政策、生產(chǎn)力布局、國內(nèi)外市場、所在地內(nèi)外部條件，提出的某一具體項目的建議文件，是對擬建項目提出的框架性的總體設(shè)想）存檔資料要求：項目建議書申報文件、項目建議書、項目建議書批復文件第22頁/共60頁16可行性研究報告（簡稱可研報告），是指從事一種經(jīng)濟活動（投資）之前，雙方要從經(jīng)濟、技術(shù)、生產(chǎn)、供銷直到社會各種環(huán)境、法律等各種因素進行具體調(diào)查、研究、分析，確定有利和不利的因素、項目是否可行，估計成功率大小、經(jīng)濟效益和社會效果程度，為決策者和主管機關(guān)審批的上報文件。存檔資料要求：可行性研究報告報批稿可行性研究報告評估會議紀要可行性研究報告可行性研究報告批復文件/核準文件第23頁/共60頁1項目采用PPP模式建設(shè)實施的批復國家發(fā)改委近日下發(fā)《關(guān)于國家高速公路網(wǎng)新建政府和社會資本合作項目批復方式的通知》。通知指出，政府采用投資補助方式參與的國家高速公路網(wǎng)新建PPP項目按照核準制管理；政府采用資本金注入方式參與的國家高速公路網(wǎng)新建PPP項目仍按照審批制管理，直接報批可行性研究報告。根據(jù)通知，各?。▍^(qū)、市）發(fā)展改革部門在報送國家高速公路網(wǎng)新建PPP項目時，需在上報文件中說明政府參與方式，并按照有關(guān)規(guī)定，向發(fā)改委提交相關(guān)申報材料，履行核準或?qū)徟绦?。?4頁/共60頁8關(guān)于PPP項目服務費納入財政預算的人大決議第25頁/共60頁9PPP入庫證明第26頁/共60頁2/5物有所值評價報告

物有所值評價是一種評估是否采用PPP模式代替政府傳統(tǒng)采購模式提供公共服務項目的方法。財金[2016]92號文第六條規(guī)定：項目實施機構(gòu)組織編制項目物有所值評價報告。財金[2016]92號文第七條、財金[2014]113號文第八條，各級財政部門應當會同同級行業(yè)主管部門根據(jù)項目實施方案共同對物有所值評價報告進行審核。物有所值評價審核未通過的，項目實施機構(gòu)可對實施方案進行調(diào)整后重新提請本級財政部門和行業(yè)主管部門審核。因此，物有所值評價報告由項目實施機構(gòu)組織編制，由財政部門會同行業(yè)主管部門共同進行審核。檔資料要求：物有所值評價報告評估會議紀要物有所值評價報告的批復第27頁/共60頁第28頁/共60頁3/6財政承受能力評價報告

財金[2016]92號文第八條經(jīng)審核通過物有所值評價的項目，由同級財政部門依據(jù)項目實施方案和物有所值評價報告組織編制財政承受能力論證報告，統(tǒng)籌本級全部已實施和擬實施PPP項目的各年度支出責任，并綜合考慮行業(yè)均衡性和PPP項目開發(fā)計劃后，出具財政承受能力論證報告審核意見。存檔資料要求：財政承受能力評價報告財政承受能力評價報告的批復第29頁/共60頁4/7PPP項目實施方案是指政府為實施PPP項目編制的計劃性文件，由于PPP項目涉及的政府部門較多，專業(yè)性較強，實施周期漫長，為保證PPP項目的順利實施，政府或其授權(quán)主體有必要針對PPP項目擬定實施方案，按照實施方案的內(nèi)容逐步推進PPP項目的實施。存檔資料要求：PPP項目實施方案PPP項目實施方案的批復第30頁/共60頁13水土保持是指對自然因素和人為活動造成水土流失所采取的預防和治理措施第31頁/共60頁14洪水影響評價批復（若有）根據(jù)水利部意見，此項目不作為單獨審批項目，由建設(shè)單位委托有相關(guān)資質(zhì)的單位編制洪水影響評價報告（報審稿）報縣水利局組織專家評審后，根據(jù)專家意見進行修改完善，形成涉河建設(shè)項目洪水影響評價報告（報批稿）作為河道及水工程管理范圍內(nèi)的建設(shè)項目涉河建設(shè)方案的附件一通報批。第32頁/共60頁15環(huán)境影響評價簡稱環(huán)評（EIA），是一項控制環(huán)境影響的制度，旨在減少項目開發(fā)導致的污染，維護人類健康與生態(tài)平衡。環(huán)境影響評價就是對所有新建設(shè)的工程，對可能對環(huán)境產(chǎn)生的不利影響和需要采取的措施，預先進行一下評估，征求工程所在地居民和地方政府的意見，對原計劃進行修改，直到取得一致意見再開始建設(shè)。第33頁/共60頁

A2建設(shè)用地、拆遷文件工程建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)用地批準書和土地證的區(qū)別

1.作用不同?！督ㄔO(shè)用地規(guī)劃許可證》主要管項目的選址、性質(zhì)、用途等；《建設(shè)用地批準書》主要管項目在建設(shè)前取得土地的合法性；《國有土地使用證》主要管建筑物、構(gòu)筑物所有人取得土地使用權(quán)的合法性注明。2.頒發(fā)的部門不同?！督ㄔO(shè)用地規(guī)劃許可證》——規(guī)劃部門；《建設(shè)用地批準書》——國土部門；《國有土地使用證》——國土部門。

3.頒發(fā)的對象不同?！督ㄔO(shè)用地規(guī)劃許可證》——建設(shè)單位；《建設(shè)用地批準書》——建設(shè)單位或個人；《國有土地使用證》——產(chǎn)權(quán)單位或個人。

4.領(lǐng)取的時間不同?！督ㄔO(shè)用地規(guī)劃許可證》——征收土地前；《建設(shè)用地批準書》——項目建設(shè)前；《國有土地使用證》——項目建成以后。第34頁/共60頁11建設(shè)項目選址意見書是城鄉(xiāng)規(guī)劃主管部門按照國家法律規(guī)定，對以劃撥方式提供國有建設(shè)用地使用權(quán)的建設(shè)項目，在報送有關(guān)部門批準或者核準前向建設(shè)單位核發(fā)的同意選址證明文件。注：自《建設(shè)項目選址意見書》發(fā)放之日起六個月內(nèi)未取得《建設(shè)用地規(guī)劃許可證》的，該《建設(shè)項目選址意見書》自行失效。申請人需要延續(xù)依法取得的《建設(shè)項目選址意見書》有效期限的，應當在《建設(shè)項目選址意見書》有效期限屆滿30日前提出申請。第35頁/共60頁12建設(shè)項目用地預審是指國土資源管理部門在建設(shè)項目審批、核準、備案階段，依法對建設(shè)項目涉及的土地利用事項進行的審查。預審內(nèi)容（一）建設(shè)項目用地選址是否符合土地利用總體規(guī)劃或經(jīng)批準的國家、省有關(guān)發(fā)展規(guī)劃，是否符合土地管理法律、法規(guī)規(guī)定的條件；（二）建設(shè)項目是否符合國家和省供地政策；（三）建設(shè)項目用地選址是否合理，包括是否確需占用農(nóng)用地、可否調(diào)整占用非農(nóng)用地等；第36頁/共60頁17建設(shè)用地規(guī)劃許可證是建設(shè)單位在向土地管理部門申請征用、劃撥土地前，經(jīng)城市規(guī)劃行政主管部門確認建設(shè)項目位置和范圍符合城市規(guī)劃的法定憑證，是建設(shè)單位用地的法律憑證。沒有此證的用地單位屬非法用地，房地產(chǎn)商的售房行為也屬非法，不能領(lǐng)取房地產(chǎn)權(quán)屬證件。

《建設(shè)用地規(guī)劃許可證》及附圖，有效期限一年。以劃撥方式供地的建設(shè)項目，還包括以規(guī)劃條件為主要內(nèi)容的附件。在有效期內(nèi)取得《國有土地使用證》的，有效期與《國有土地使用證》相同。逾期未辦理土地使用手續(xù)或在有效期屆滿三十日前未申請辦理延期手續(xù)的，上述證件及附圖自行失效。第37頁/共60頁18建設(shè)用地審批意見書/批準書是建設(shè)單位或者個人的用地申請按照法定程序經(jīng)批準后，由市、縣人民政府向建設(shè)單位或者個人頒發(fā)的準予使用建設(shè)用地的證件，是建設(shè)單位或者個人依法使用土地進行開發(fā)建設(shè)的法律憑證。按照國家規(guī)定，《建設(shè)用地批準書》由市、縣人民政府土地行政主管部門負責填寫和頒發(fā)。第38頁/共60頁19國有土地使用證是證明土地使用者(單位或個人)使用國有土地的法律憑證，受法律保護。暫無第39頁/共60頁拆遷安置意見、協(xié)議、方案等

項目公司留存原件（浙江省檔案館培訓要求）第40頁/共60頁

工程地質(zhì)勘察報告

水文地質(zhì)勘察報告

設(shè)計方案審查意見：有關(guān)行政主管部門（消防、人防、環(huán)保、環(huán)評、交警、交評、綠化、衛(wèi)生、職業(yè)病防治、防雷等）對設(shè)計方案的審查文件或取得的有關(guān)協(xié)議

設(shè)計計算書

節(jié)能設(shè)計備案文件A3勘察、設(shè)計文件第41頁/共60頁

20初步設(shè)計文件應由有相應資質(zhì)的設(shè)計單位提供，若為多家設(shè)計單位聯(lián)合設(shè)計的，應由總包設(shè)計單位負責匯總設(shè)計資料。初步設(shè)計文件包括說明、資料和圖紙等部分。設(shè)計說明包括總說明及建筑篇、結(jié)構(gòu)篇、給水排水篇、電氣篇(強電、弱電)、空調(diào)與通風篇、消防篇、人防篇、環(huán)境設(shè)計與保護篇、勞動安全篇、概算篇等各專業(yè)篇章說明。存檔資料要求：初步設(shè)計文件概算核定表初步設(shè)計文件及批復A3勘察、設(shè)計文件第42頁/共60頁

21施工圖設(shè)計文件應形成所有專業(yè)的設(shè)計圖紙：含圖紙目錄，說明和必要的設(shè)備、材料表，并按照要求編制工程預算書。施工圖設(shè)計文件，應滿足設(shè)備材料采購，非標準設(shè)備制作和施工的需要。存檔資料要求：施工圖設(shè)計文件施工圖設(shè)計文件審查意見A3勘察、設(shè)計文件第43頁/共60頁

A4工程招投標及承包合同文件勘察、設(shè)計招投標文件及合同施工、監(jiān)理招投標文件及合同

招標公告—資格預審文件—招標文件—標底—投標文件—開標（公證文件）—評標報告—中標通知書

其他工程合同（如甲方分包合同、甲供主材合同）第44頁/共60頁

A5工程開工審批文件第45頁/共60頁22建設(shè)工程規(guī)劃許可證是城市規(guī)劃行政主管部門依法核發(fā)的，確認有關(guān)建設(shè)工程符合城市規(guī)劃要求的法律憑證。建設(shè)工程規(guī)劃許可證是有關(guān)建設(shè)工程符合城市規(guī)劃要求的法律憑證，是建設(shè)單位建設(shè)工程的法律憑證，是建設(shè)活動中接受監(jiān)督檢查時的法定依據(jù)，沒有此證的建設(shè)單位，其工程建筑是違章建筑，不能領(lǐng)取房地產(chǎn)權(quán)屬證件。建設(shè)工程規(guī)劃許可證（包括附件和附圖）公路項目沒有第46頁/共60頁23建設(shè)工程施工許可證是建筑施工單位符合各種施工條件、允許開工的批準文件，是建設(shè)單位進行工程施工的法律憑證，也是房屋權(quán)屬登記的主要依據(jù)之一。第47頁/共60頁

A6工程造價文件工程投資估算材料

工程設(shè)計概算材