時間管理的條黃金法則

時間管理的7條黃金法則第一頁，共十八頁。時間管理的7條黃金法則（1）

運(yùn)用您的“個人成就清單”確定目標(biāo)

時間管理不僅僅是技巧的問題。要做好時間管理，不單單意味著要添置一本記事本，列出要解決的任務(wù)，按照設(shè)定的時間完成它們。因為如果您運(yùn)氣不好的話，很有可能列出錯誤的任務(wù)，這樣您將無法離事業(yè)的成功更近一步。如果您要追求的個人生活的幸福，這么做同樣對您毫無幫助。再怎么完美的時間管理也只會讓您越來越不滿。因此先抓住最根本的任務(wù)非常重要——確定您的目標(biāo)，其中既包括職業(yè)目標(biāo)也包括個人目標(biāo)。您的情況如何？您是否已經(jīng)有了明確的目標(biāo)？您的生活目標(biāo)是什么？對您來說什么是最重要的？第二頁，共十八頁。時間管理的7條黃金法則（1）生活目標(biāo)的等級——請按重要度排序管理：扮演富有影響力的管理者角色，引導(dǎo)和培養(yǎng)其他人以實現(xiàn)目標(biāo)。專業(yè)知識：在某個領(lǐng)域成為權(quán)威專家，為熟練、全面地掌握專業(yè)知識長期不懈地努力。威望：成名，得到他人的認(rèn)可、贊美或得崇高的社會地位。服務(wù)他人：讓他人滿意；幫助需要幫助的人。財富：掙大錢，獲得財富。獨立：得到獨立思考和行動的自由，成為自己的主人。贏得好感：與關(guān)系密切的家人和朋友保持良好的交往，贏得他們的好感。安全感：在職業(yè)和經(jīng)濟(jì)方面得到長期、穩(wěn)定的保障。自我實現(xiàn)：實現(xiàn)自我的最佳發(fā)展；充分發(fā)揮自己的創(chuàng)造力。責(zé)任：為特定的價值觀、理想和原則獻(xiàn)身。滿足：享受生活，讓自己感到幸福和愉悅，過上舒適的生活。健康：晚年仍能保持健康的體魄。第三頁，共十八頁。時間管理的7條黃金法則（1）成就清單——請您比較一下自己的生活目標(biāo)和事業(yè)目標(biāo)是否一致。您的方向正確嗎？還是走入了歧途？哪些方面是您必須改變的？正確的問題讓您實現(xiàn)目標(biāo)！1、哪些對您最重要的目標(biāo)是您在目前的崗位上可以實現(xiàn)的？2、如果您在目前的崗位上無法實現(xiàn)任何一個重要目標(biāo)，您認(rèn)為是否有可能在其他崗位上實現(xiàn)它們？3、如果您目前的和其他的崗位都無法讓您實現(xiàn)目標(biāo)，換一個職業(yè)或行業(yè)有可能讓您實現(xiàn)它們嗎？如果有可能，在哪個職業(yè)或行業(yè)中可以？4、您的目標(biāo)中有沒有互相矛盾的？5、這些關(guān)于生活目標(biāo)的問題能否幫助您更清楚地了解自己希望在職業(yè)工作中希望在職業(yè)工作中做出哪些改變？6、您希望自己1年之后身在何處？您的目標(biāo)是什么？7、您希望自己5年之后身在何處？您的遠(yuǎn)期目標(biāo)是什么？8、您的遠(yuǎn)期目標(biāo)是否與您最重要的生活目標(biāo)一致？9、要實現(xiàn)您的遠(yuǎn)期目標(biāo)，您的5年計劃，要完成哪些步驟？10、您有哪些強(qiáng)項是可以幫助您完成這些步驟的？11、有哪些劣勢可能阻礙您的步伐？12、您有沒有看到可以讓您更接近自己目標(biāo)的新可能？13、您有沒有看到可能妨礙您前進(jìn)的問題？第四頁，共十八頁。時間管理的7條黃金法則（2）

專注于最重要的事

清楚自己的目標(biāo)后，您就必須考慮如何實現(xiàn)這些目標(biāo)了。您決不能分散自己的精力。這一直是最主要的危險之一。您不可能同時實現(xiàn)自己所有的想法，否則您最后將一事無成。您必須做出選擇?？偸菃枂栕约合旅鎯蓚€問題：

實現(xiàn)這個想法或完成這個任務(wù)到底值不值得？

如果答案是肯定的：值得為它付出多少精力？值得花多少時間？

您必須對不同的任務(wù)進(jìn)行分類，區(qū)別的標(biāo)準(zhǔn)是它們的重要性，然后按照這樣的標(biāo)準(zhǔn)分配您掌握的所有時間。一定要注意不要在不重要的任務(wù)上花費(fèi)過多時間。同時，還要根據(jù)重要性確定完成任務(wù)的先后順序，重要級高的任務(wù)應(yīng)當(dāng)排在前面。第五頁，共十八頁。時間管理的7條黃金法則（3）

按重要性決定先后順序

對于管理者來說，重要的不僅是正確地處理事情，更關(guān)鍵的是要處理正確的事情。根據(jù)長期以來的經(jīng)驗，人們總是把過多的時間和經(jīng)歷花費(fèi)在次要的事情上。早在19世紀(jì)，意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家VilfredoPareto就在以他命名的“帕雷托法則”中提出了所謂的80：20法則。根據(jù)這條法則，只用20%的時間就能取得80%的效果，而其余80%的時間只能取得20%的效果。20%80%20%80%時間效率大批管理者的成功秘訣：帕雷托法則第六頁，共十八頁。時間管理的7條黃金法則（3）一旦您處理好這個關(guān)系，您不但能贏得時間，還能使工作效果得到顯著提高。這是一道很簡單的算術(shù)題：您為20%效果花費(fèi)的時間只能是80%效果的1/4。也就是說您必須事半功倍，在5%的時間里取得20%的效果。這樣一來您只要利用現(xiàn)有時間的25%就能取得100%的效果了。用50%的時間，也就是只要投入一半時間，您就能贏得雙倍的效果。要根據(jù)任務(wù)的重要性對它們進(jìn)行排序，并據(jù)此分配工作時間，可以利用ABC分析法。A類任務(wù)=非常重要的任務(wù)B類任務(wù)=重要的任務(wù)C類任務(wù)=不那么重要的任務(wù)A類任務(wù)是要求您全心投入的任務(wù)，您不能分配給別人的任務(wù)。您必須花費(fèi)絕大部分時間解決的任務(wù)。不能為B類任務(wù)花費(fèi)太多的時間。您也可以把它分配給其他人來做。一般來說C類任務(wù)的數(shù)量非常之大，但您不能被這一點迷惑。您絕對不能為它花費(fèi)大部分時間。您必須在最短的時間內(nèi)把它解決（如果真有必要解決的話）。第七頁，共十八頁。時間管理的7條黃金法則（3）您必須留出每天工作時間里的65%用于完成A類任務(wù)。把20%的時間用于解決B類任務(wù)。用于解決C類任務(wù)的時間不能超過15%。A類任務(wù)B類任務(wù)C類任務(wù)65%15%20%20%15%65%

根據(jù)Seiwen的ABC分析法遺憾的是實際情況往往與此大相徑庭。許多管理者都被C類任務(wù)的數(shù)量征服了，為它們花費(fèi)了大部分的時間。這樣一來他們就失去了對全局的掌握，花在A類任務(wù)上的時間遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，成功也因此離他們遠(yuǎn)去。第八頁，共十八頁。時間管理的7條黃金法則（4）正確地給員工分配任務(wù)

正確分配任務(wù)的主要好處在于：

您可以擺脫B類C類任務(wù)的煩擾，集中全部精力處理A類任務(wù)。

您將給員工提供證明自己和進(jìn)一步提升實力的機(jī)會，這也是激勵員工最基本的前提。

您分配任務(wù)時最有可能犯的兩個錯誤：您沒有向員工說明他們應(yīng)該實現(xiàn)的目標(biāo)和效果或者說明不夠充分。

您總是不斷地插手員工的工作，不給予他們自由?；蛘吣偸窃谒麄兺瓿扇蝿?wù)后動手更改一些無關(guān)緊要的細(xì)節(jié)。

第九頁，共十八頁。時間管理的7條黃金法則（4）

成功分配任務(wù)的5個步驟第1步.您自己首先要明確需要完成的任務(wù)目標(biāo)效果數(shù)量、質(zhì)量的要求從屬任務(wù)/中間期限最終期限第2步.謹(jǐn)慎地挑選員工他的能力是否勝任這個任務(wù)其他任務(wù)是否已經(jīng)讓他應(yīng)接不暇第十頁，共十八頁。時間管理的7條黃金法則（4）第3步.詳細(xì)、充分地向員工說明情況和他一起商定目標(biāo)和期限提出細(xì)致的要求要和他一起討論哪些方面是可以由他獨立判斷的，他有哪些自由

第4步.在解決任務(wù)期間進(jìn)行監(jiān)控一旦發(fā)生偏差，您可以及時作出指正判斷員工是否需要幫助第5步.在解決任務(wù)期間和完成任務(wù)后進(jìn)行審核時應(yīng)嚴(yán)格按照協(xié)議進(jìn)行只對涉及您和員工商定的目標(biāo)和要求的方面進(jìn)行更改對于您許諾給員工自主權(quán)的方面，您必須允許他按照自己的方式解決任務(wù)第十一頁，共十八頁。時間管理的7條黃金法則（5）用計劃代替雜亂無章有效進(jìn)行時間管理的一個核心是進(jìn)行日程規(guī)劃。如果您按照日程規(guī)劃工作，那么每個工作日結(jié)束后您都能實現(xiàn)一個階段的目標(biāo)。每天的成功不斷積累，您自然就能在工作中取得令人信服的成就。但如果您連每天的日程規(guī)劃都無法掌握，就更不可能完成長期的目標(biāo)了。日程規(guī)劃的最高原則是：做出書面計劃。書面計劃的形式很重要，它使您：能夠縱觀全局，并精確地考查您是否真的無所遺漏足夠認(rèn)真地對待計劃，并有受其約束的感覺在工作日結(jié)束時能夠檢查您做完了什么，未完成什么，并把尚未完成的工作延續(xù)到第二天的計劃中經(jīng)過長時間的總結(jié)經(jīng)驗，不斷提高計劃的準(zhǔn)確性第十二頁，共十八頁。時間管理的7條黃金法則（5）下面向大家介紹以下Seiwert的ALPEN方法，即時間管理的1X1法：A=寫下所有任務(wù)

L=估計完成各項任務(wù)所需時間的長短

P=預(yù)留機(jī)動時間

E=決定先后順序及如何分配任務(wù)

N=事后監(jiān)督第十三頁，共十八頁。時間管理的7條黃金法則（5）您可以按照這個方法制定您的書面日程規(guī)劃：

A=寫下所有任務(wù)前一天沒有完成的任務(wù)固定的期限您必須處理的日常事物其他您必須或希望完成的任務(wù)

L=估計完成各項任務(wù)所需時間的長短根據(jù)經(jīng)驗寫下您為完成每項任務(wù)可能需要的時間，然后計算出所需時間的總數(shù)。

P=預(yù)留機(jī)動時間機(jī)動時間是用于處理不可預(yù)見性事務(wù)的時間。每天都會發(fā)生一些預(yù)料不到的事情，有時多些，有時少些。這些事情可能是給您造成干擾的突發(fā)事件，也可能是在實際工作環(huán)境中產(chǎn)生的亟待解決的問題。您不能總把這些事放在一旁不予理會。

但另一方面，您也不能一而再再而三地打亂您的日程安排，否則您最初就不必考慮“時間管理”這個問題了。所以您應(yīng)該一開始就為這些不可預(yù)見的事務(wù)預(yù)留出異端時間——也就是機(jī)動時間。第十四頁，共十八頁。時間管理的7條黃金法則（5）E=決定先后順序及如何分配任務(wù)

現(xiàn)在您已經(jīng)完成哪些步驟了？您已經(jīng)列舉了需要完成的任務(wù)和活動。假設(shè)第二天的任務(wù)需要6個小時，也就是360分鐘來完成它們。首先，您打算第二天工作8個小時。也就是說您有480分鐘專門用于工作。我們先把午間休息的時間考慮在內(nèi)?，F(xiàn)在扣除40%作為機(jī)動時間，還剩下288分鐘。您最多只能留這么多時間用于解決具體的任務(wù)，因為您需要完成的任務(wù)已經(jīng)超過您掌握的時間了。您還有72分鐘的工作沒有解決（360減去288）。您可以把這些任務(wù)分配給員工，或者把它安排到第二天?；蛘吣纱喟阉鼈儚挠媱澤蟿h掉，也就是您必須決定好先后順序。您絕對不能縮短您用于完成各項任務(wù)的時間。這么做等于您的時間規(guī)劃失去了基礎(chǔ)，只是在自欺欺人。您只能在日程規(guī)劃中留下您估計能在288分鐘內(nèi)，也就是不到5個小時內(nèi)解決的任務(wù)。滿足這一點后，您就可以具體安排完成這些認(rèn)為的時間了。先從固定的期限開始，因為這些時間安排是您一定要遵守的。然后再具體安排A類任務(wù)。處理好A類任務(wù)后，您還要在日程規(guī)劃中按順序分配解決B類和C類任務(wù)的時間。。

N=事后監(jiān)督每天的工作結(jié)束后，您都應(yīng)該檢查以下有沒有按照計劃完成所有的任務(wù)。把還沒有完成的工作納入第二天的日程規(guī)劃。保險起見，這時您應(yīng)該再檢查一下這些工作是不是一定要做的，或者是不是一定要由您來做。尤其是對那些您已經(jīng)多次延遲的工作更要仔細(xì)考慮。第十五頁，共十八頁。時間管理的7條黃金法則（6）在完成重要任務(wù)時排除一切干擾藏起來一段時間，把電話擱起來，讓您的員工接待未經(jīng)預(yù)約的訪客。但要注意：不要過分濫用“閉關(guān)時間”。不能讓您的員工要先預(yù)約才能跟您談話。您的主要任務(wù)是隨時在員工的身邊，必須讓下屬隨時都找得到您，因此您只能為真正重要的任務(wù)留出“閉關(guān)時間”。如果您經(jīng)常需要“閉關(guān)”，那說明您沒有充分發(fā)揮分配任務(wù)的能力。有一些管理者在需要解決重要的任務(wù)不愿被干擾或需要時間專注思考時，就回到家里。因為他們在工作場所不可能得到所需的條件。您可以考慮以下這個辦法是否能幫助您更好地解決重要的任務(wù)。很多管理者中只有很少人反對這種做法。第十六頁，共十八頁。時間管理的7條黃金法則（7）練習(xí)說“不”的藝術(shù)學(xué)

會在不傷害任何人的前提下說“不”！下面是一些可供選擇的辦法如果來訪者要解決的是具體問題，您可以把會面分配給其他人。讓他直接去找您員工中的專家或提供其他日期讓他選擇。對您重要的和優(yōu)先考慮的任務(wù)進(jìn)行論證。運(yùn)用論證來說“不”！這尤其適用于您的上司妨礙您工作的情況。如果您為了他不得把您的重要任務(wù)擱置起來，那么責(zé)任應(yīng)該由他負(fù)。第十七頁，共十八頁。內(nèi)容總結(jié)時間管理的7條黃金法則。威望：成名，得到他人的認(rèn)可、贊美或得崇高的社會地位。獨立：得到獨