時間管理的條黃金法則

時間管理的7條黃金法則第一頁，共十八頁。時間管理的7條黃金法則（1）

運用您的“個人成就清單”確定目標

時間管理不僅僅是技巧的問題。要做好時間管理，不單單意味著要添置一本記事本，列出要解決的任務，按照設定的時間完成它們。因為如果您運氣不好的話，很有可能列出錯誤的任務，這樣您將無法離事業(yè)的成功更近一步。如果您要追求的個人生活的幸福，這么做同樣對您毫無幫助。再怎么完美的時間管理也只會讓您越來越不滿。因此先抓住最根本的任務非常重要——確定您的目標，其中既包括職業(yè)目標也包括個人目標。您的情況如何？您是否已經(jīng)有了明確的目標？您的生活目標是什么？對您來說什么是最重要的？第二頁，共十八頁。時間管理的7條黃金法則（1）生活目標的等級——請按重要度排序管理：扮演富有影響力的管理者角色，引導和培養(yǎng)其他人以實現(xiàn)目標。專業(yè)知識：在某個領域成為權威專家，為熟練、全面地掌握專業(yè)知識長期不懈地努力。威望：成名，得到他人的認可、贊美或得崇高的社會地位。服務他人：讓他人滿意；幫助需要幫助的人。財富：掙大錢，獲得財富。獨立：得到獨立思考和行動的自由，成為自己的主人。贏得好感：與關系密切的家人和朋友保持良好的交往，贏得他們的好感。安全感：在職業(yè)和經(jīng)濟方面得到長期、穩(wěn)定的保障。自我實現(xiàn)：實現(xiàn)自我的最佳發(fā)展；充分發(fā)揮自己的創(chuàng)造力。責任：為特定的價值觀、理想和原則獻身。滿足：享受生活，讓自己感到幸福和愉悅，過上舒適的生活。健康：晚年仍能保持健康的體魄。第三頁，共十八頁。時間管理的7條黃金法則（1）成就清單——請您比較一下自己的生活目標和事業(yè)目標是否一致。您的方向正確嗎？還是走入了歧途？哪些方面是您必須改變的？正確的問題讓您實現(xiàn)目標！1、哪些對您最重要的目標是您在目前的崗位上可以實現(xiàn)的？2、如果您在目前的崗位上無法實現(xiàn)任何一個重要目標，您認為是否有可能在其他崗位上實現(xiàn)它們？3、如果您目前的和其他的崗位都無法讓您實現(xiàn)目標，換一個職業(yè)或行業(yè)有可能讓您實現(xiàn)它們嗎？如果有可能，在哪個職業(yè)或行業(yè)中可以？4、您的目標中有沒有互相矛盾的？5、這些關于生活目標的問題能否幫助您更清楚地了解自己希望在職業(yè)工作中希望在職業(yè)工作中做出哪些改變？6、您希望自己1年之后身在何處？您的目標是什么？7、您希望自己5年之后身在何處？您的遠期目標是什么？8、您的遠期目標是否與您最重要的生活目標一致？9、要實現(xiàn)您的遠期目標，您的5年計劃，要完成哪些步驟？10、您有哪些強項是可以幫助您完成這些步驟的？11、有哪些劣勢可能阻礙您的步伐？12、您有沒有看到可以讓您更接近自己目標的新可能？13、您有沒有看到可能妨礙您前進的問題？第四頁，共十八頁。時間管理的7條黃金法則（2）

專注于最重要的事

清楚自己的目標后，您就必須考慮如何實現(xiàn)這些目標了。您決不能分散自己的精力。這一直是最主要的危險之一。您不可能同時實現(xiàn)自己所有的想法，否則您最后將一事無成。您必須做出選擇?？偸菃枂栕约合旅鎯蓚€問題：

實現(xiàn)這個想法或完成這個任務到底值不值得？

如果答案是肯定的：值得為它付出多少精力？值得花多少時間？

您必須對不同的任務進行分類，區(qū)別的標準是它們的重要性，然后按照這樣的標準分配您掌握的所有時間。一定要注意不要在不重要的任務上花費過多時間。同時，還要根據(jù)重要性確定完成任務的先后順序，重要級高的任務應當排在前面。第五頁，共十八頁。時間管理的7條黃金法則（3）

按重要性決定先后順序

對于管理者來說，重要的不僅是正確地處理事情，更關鍵的是要處理正確的事情。根據(jù)長期以來的經(jīng)驗，人們總是把過多的時間和經(jīng)歷花費在次要的事情上。早在19世紀，意大利經(jīng)濟學家VilfredoPareto就在以他命名的“帕雷托法則”中提出了所謂的80：20法則。根據(jù)這條法則，只用20%的時間就能取得80%的效果，而其余80%的時間只能取得20%的效果。20%80%20%80%時間效率大批管理者的成功秘訣：帕雷托法則第六頁，共十八頁。時間管理的7條黃金法則（3）一旦您處理好這個關系，您不但能贏得時間，還能使工作效果得到顯著提高。這是一道很簡單的算術題：您為20%效果花費的時間只能是80%效果的1/4。也就是說您必須事半功倍，在5%的時間里取得20%的效果。這樣一來您只要利用現(xiàn)有時間的25%就能取得100%的效果了。用50%的時間，也就是只要投入一半時間，您就能贏得雙倍的效果。要根據(jù)任務的重要性對它們進行排序，并據(jù)此分配工作時間，可以利用ABC分析法。A類任務=非常重要的任務B類任務=重要的任務C類任務=不那么重要的任務A類任務是要求您全心投入的任務，您不能分配給別人的任務。您必須花費絕大部分時間解決的任務。不能為B類任務花費太多的時間。您也可以把它分配給其他人來做。一般來說C類任務的數(shù)量非常之大，但您不能被這一點迷惑。您絕對不能為它花費大部分時間。您必須在最短的時間內(nèi)把它解決（如果真有必要解決的話）。第七頁，共十八頁。時間管理的7條黃金法則（3）您必須留出每天工作時間里的65%用于完成A類任務。把20%的時間用于解決B類任務。用于解決C類任務的時間不能超過15%。A類任務B類任務C類任務65%15%20%20%15%65%

根據(jù)Seiwen的ABC分析法遺憾的是實際情況往往與此大相徑庭。許多管理者都被C類任務的數(shù)量征服了，為它們花費了大部分的時間。這樣一來他們就失去了對全局的掌握，花在A類任務上的時間遠遠不夠，成功也因此離他們遠去。第八頁，共十八頁。時間管理的7條黃金法則（4）正確地給員工分配任務

正確分配任務的主要好處在于：

您可以擺脫B類C類任務的煩擾，集中全部精力處理A類任務。

您將給員工提供證明自己和進一步提升實力的機會，這也是激勵員工最基本的前提。

您分配任務時最有可能犯的兩個錯誤：您沒有向員工說明他們應該實現(xiàn)的目標和效果或者說明不夠充分。

您總是不斷地插手員工的工作，不給予他們自由。或者您總是在他們完成任務后動手更改一些無關緊要的細節(jié)。

第九頁，共十八頁。時間管理的7條黃金法則（4）

成功分配任務的5個步驟第1步.您自己首先要明確需要完成的任務目標效果數(shù)量、質(zhì)量的要求從屬任務/中間期限最終期限第2步.謹慎地挑選員工他的能力是否勝任這個任務其他任務是否已經(jīng)讓他應接不暇第十頁，共十八頁。時間管理的7條黃金法則（4）第3步.詳細、充分地向員工說明情況和他一起商定目標和期限提出細致的要求要和他一起討論哪些方面是可以由他獨立判斷的，他有哪些自由

第4步.在解決任務期間進行監(jiān)控一旦發(fā)生偏差，您可以及時作出指正判斷員工是否需要幫助第5步.在解決任務期間和完成任務后進行審核時應嚴格按照協(xié)議進行只對涉及您和員工商定的目標和要求的方面進行更改對于您許諾給員工自主權的方面，您必須允許他按照自己的方式解決任務第十一頁，共十八頁。時間管理的7條黃金法則（5）用計劃代替雜亂無章有效進行時間管理的一個核心是進行日程規(guī)劃。如果您按照日程規(guī)劃工作，那么每個工作日結束后您都能實現(xiàn)一個階段的目標。每天的成功不斷積累，您自然就能在工作中取得令人信服的成就。但如果您連每天的日程規(guī)劃都無法掌握，就更不可能完成長期的目標了。日程規(guī)劃的最高原則是：做出書面計劃。書面計劃的形式很重要，它使您：能夠縱觀全局，并精確地考查您是否真的無所遺漏足夠認真地對待計劃，并有受其約束的感覺在工作日結束時能夠檢查您做完了什么，未完成什么，并把尚未完成的工作延續(xù)到第二天的計劃中經(jīng)過長時間的總結經(jīng)驗，不斷提高計劃的準確性第十二頁，共十八頁。時間管理的7條黃金法則（5）下面向大家介紹以下Seiwert的ALPEN方法，即時間管理的1X1法：A=寫下所有任務

L=估計完成各項任務所需時間的長短

P=預留機動時間

E=決定先后順序及如何分配任務

N=事后監(jiān)督第十三頁，共十八頁。時間管理的7條黃金法則（5）您可以按照這個方法制定您的書面日程規(guī)劃：

A=寫下所有任務前一天沒有完成的任務固定的期限您必須處理的日常事物其他您必須或希望完成的任務

L=估計完成各項任務所需時間的長短根據(jù)經(jīng)驗寫下您為完成每項任務可能需要的時間，然后計算出所需時間的總數(shù)。

P=預留機動時間機動時間是用于處理不可預見性事務的時間。每天都會發(fā)生一些預料不到的事情，有時多些，有時少些。這些事情可能是給您造成干擾的突發(fā)事件，也可能是在實際工作環(huán)境中產(chǎn)生的亟待解決的問題。您不能總把這些事放在一旁不予理會。

但另一方面，您也不能一而再再而三地打亂您的日程安排，否則您最初就不必考慮“時間管理”這個問題了。所以您應該一開始就為這些不可預見的事務預留出異端時間——也就是機動時間。第十四頁，共十八頁。時間管理的7條黃金法則（5）E=決定先后順序及如何分配任務

現(xiàn)在您已經(jīng)完成哪些步驟了？您已經(jīng)列舉了需要完成的任務和活動。假設第二天的任務需要6個小時，也就是360分鐘來完成它們。首先，您打算第二天工作8個小時。也就是說您有480分鐘專門用于工作。我們先把午間休息的時間考慮在內(nèi)?，F(xiàn)在扣除40%作為機動時間，還剩下288分鐘。您最多只能留這么多時間用于解決具體的任務，因為您需要完成的任務已經(jīng)超過您掌握的時間了。您還有72分鐘的工作沒有解決（360減去288）。您可以把這些任務分配給員工，或者把它安排到第二天?；蛘吣纱喟阉鼈儚挠媱澤蟿h掉，也就是您必須決定好先后順序。您絕對不能縮短您用于完成各項任務的時間。這么做等于您的時間規(guī)劃失去了基礎，只是在自欺欺人。您只能在日程規(guī)劃中留下您估計能在288分鐘內(nèi)，也就是不到5個小時內(nèi)解決的任務。滿足這一點后，您就可以具體安排完成這些認為的時間了。先從固定的期限開始，因為這些時間安排是您一定要遵守的。然后再具體安排A類任務。處理好A類任務后，您還要在日程規(guī)劃中按順序分配解決B類和C類任務的時間。。

N=事后監(jiān)督每天的工作結束后，您都應該檢查以下有沒有按照計劃完成所有的任務。把還沒有完成的工作納入第二天的日程規(guī)劃。保險起見，這時您應該再檢查一下這些工作是不是一定要做的，或者是不是一定要由您來做。尤其是對那些您已經(jīng)多次延遲的工作更要仔細考慮。第十五頁，共十八頁。時間管理的7條黃金法則（6）在完成重要任務時排除一切干擾藏起來一段時間，把電話擱起來，讓您的員工接待未經(jīng)預約的訪客。但要注意：不要過分濫用“閉關時間”。不能讓您的員工要先預約才能跟您談話。您的主要任務是隨時在員工的身邊，必須讓下屬隨時都找得到您，因此您只能為真正重要的任務留出“閉關時間”。如果您經(jīng)常需要“閉關”，那說明您沒有充分發(fā)揮分配任務的能力。有一些管理者在需要解決重要的任務不愿被干擾或需要時間專注思考時，就回到家里。因為他們在工作場所不可能得到所需的條件。您可以考慮以下這個辦法是否能幫助您更好地解決重要的任務。很多管理者中只有很少人反對這種做法。第十六頁，共十八頁。時間管理的7條黃金法則（7）練習說“不”的藝術學

會在不傷害任何人的前提下說“不”！下面是一些可供選擇的辦法如果來訪者要解決的是具體問題，您可以把會面分配給其他人。讓他直接去找您員工中的專家或提供其他日期讓他選擇。對您重要的和優(yōu)先考慮的任務進行論證。運用論證來說“不”！這尤其適用于您的上司妨礙您工作的情況。如果您為了他不得把您的重要任務擱置起來，那么責任應該由他負。第十七頁，共十八頁。內(nèi)容總結時間管理的7條黃金法則。威望：成名，得到他人的認可、贊美或得崇高的社會地位。獨立：得到獨