企業(yè)內(nèi)部公文寫作與管理文案

企業(yè)內(nèi)部公文寫作與管理文案PAGEXXXXXXXXXX有限公司文件總經(jīng)辦〔2013〕1號簽發(fā)人：總經(jīng)理名字公文寫作與管理目的為規(guī)范公司內(nèi)部公文格式，提高公司內(nèi)部文件管理質(zhì)量。適用范圍公司各部門文件種類普通文件普通文件一般指不涉及密級或沒有緊急時間限制的文件。密級文件分類：絕密（A密）、機密（B密）、秘密（C密）。絕密（A密）文件指內(nèi)容涉及公司核心秘密，一旦泄露會使公司的利益遭受重大損害的文件。如公司及各部門生產(chǎn)發(fā)展中，直接影響公司權益的重要決策文件資料。機密（B密）文件指內(nèi)容涉及公司重要秘密，一旦泄露會使公司的利益遭受嚴重損害的文件。如公司發(fā)展規(guī)劃、財務報表、統(tǒng)計資料、各類操作參數(shù)、重要計劃報告、重要會議記錄、公司經(jīng)營情況、給政府部門的各類請示及批復等文件資料。秘密（C密）文件指內(nèi)容涉及公司一般秘密，一旦泄露會使公司的利益遭受一定損害的文件。公司人事檔案、合傳遞和辦理速度的要求。標明緊急程度，是為了引起特別注意，以保證公文的時效，確保緊急事項的及時處理。特急文件，是指事關重大而又十分緊急，要求以最快的速度形成、運轉(zhuǎn)和辦理的文件。辦結(jié)時限為4個小時內(nèi)，不分工作日或休息日。加急文件，是指涉及重要工作需要急速形成、運轉(zhuǎn)和辦理的文件。辦結(jié)時限為1天內(nèi)，不分工作日或休息日。緊急文件，是指涉及重要工作需要短時間內(nèi)形成、運轉(zhuǎn)和辦理的文件。辦結(jié)時限為3天，不分工作日或休息日。文體類別計劃類：包括工作計劃、項目計劃、經(jīng)費預算計劃、采購計劃、業(yè)務計劃等。總結(jié)類：包括工作總結(jié)、項目運營情況階段性總結(jié)、制度落實情況總結(jié)、培訓情況總結(jié)等。通告類：包括各類通知、通報、表彰、公示等。制度類：包括管理制度、規(guī)范、明細、標準參照、方案等。會議紀要：適用于記錄、傳達會議情況和議定事項。請示：適用于向上級單位請求指示、批準。批復：適用于答復下級單位請示事項。工作函：適用于平級部門或無隸屬關系的部門之間商洽或聯(lián)系工作、詢問和答復問題。文件寫作結(jié)構與格式頁面設置頁面設置上下頁邊距為：2.5cm；左右頁邊距為：2.5cm。頁碼設置單面打印，頁碼位于頁面底端居于右下角。雙面打印，頁碼位于頁面底端居中間。眉首眉首又稱文頭，紅色反線以上部分，由密級、緊急程度、文件類別、發(fā)文字號、簽發(fā)人組成。密級：四號黑體，右上角。如：公司A密緊急程度：四號黑體，右上角居于密級下方。版頭：“公司名+文體”格式：28號華文中宋，紅色，加粗，居中。文號發(fā)文部門/辦公室+【年份】+編碼格式：四號仿宋，位于版頭的左下邊。如：總經(jīng)辦【2013】1號、財務【2013】23號簽發(fā)人格式：“簽發(fā)人”采用四號仿宋，簽發(fā)人姓名采用四號楷體，位于版頭的右下邊，與文號保持同一行。主體主體部分為紅反線以下部分，包括標題、主送部門、正文、附件、落款、成文時間、印章等。主體部分段落行距統(tǒng)一為22磅，采用的字體分為：標題：居中，二號華文中宋。主送部門：左側(cè)頂格，四號仿宋字體。正文：首行空兩格，四仿宋字體。附件：四仿宋字體。落款：四仿宋字體。成文時間：用漢字，四號仿宋字體，如“二○一三年八月三日”。印章：文件除了會議紀要和以電子版形式發(fā)文外，均要蓋相應的印章。版記版記包括主題詞、呈送、報送、抄送。字體采用四號黑體。主題詞：一般由關鍵詞、文件類型組成。例如：公司銷售部會議紀要主題詞：銷售、紀要呈送對象：一般指高層管理，即總經(jīng)理、副總經(jīng)理等。報送對象：一般指文件涉及的公司各部門。抄送對象：一般指公司總經(jīng)理辦公室。文件管理發(fā)文管理發(fā)文部門將文件送至其他部門，或通知其他部門領取文件，都需做收文登記。密級文件資料必須根據(jù)批示傳閱范圍由公司機要文書專人傳送；密級文件要在當天內(nèi)閱讀，閱讀之后交回公司機要文書保管，以確保文件的安全。發(fā)文部門要負責催辦，做到緊急文件、重要文件跟蹤催辦，一般公文要定期催辦。各部門發(fā)文登記表可參考附件，也可自行制定。收文管理公司及各部門收到文件后，應及時做登記。凡是急件、會議通知或時間性較強的文件，必須隨收隨送，盡快送到有關領導和部門；其他文件亦要抓緊傳閱，一般不超過3天傳閱完成；要做到急文急辦、密級文件專送專管、緊急文件不壓誤、常規(guī)文件辦理不拖拉。公司及各部門需當日批復緊急文件或重要文件，其他一般文件需在3個工作日內(nèi)批復。如不能及時對緊急文件或重要文件作出批復，應及時向發(fā)文部門說明原因。對不屬于本部門職權范圍或者不宜由本部門辦理的文件，應當及時退回發(fā)文部門并說明理由。各部門收文登記表可參考附件，也可自行制定。借閱管理借閱非機密文件，可以不經(jīng)領導審批，而由各部門經(jīng)理掌握。但必須辦理借閱登記。借閱密級文件，必須由各部門經(jīng)理同意，并報副總經(jīng)理或以上的領導審批后，方可借閱。涉及公司核心機密文件，必須由總經(jīng)理批準，才能借閱。借閱文件時，文秘人員和借閱人應當面查清文件類別、份數(shù)，然后在文件借閱登記表上登記簽字。文件退還時，根據(jù)借閱登記表檢查、核對，無誤后予以銷帳。對借閱的文件在限定的時間內(nèi)還未歸還者應及時催退，以防文件散失或影響他人借閱。各部門文件借閱登記表可參考附件，也可自行制定。存檔管理公司級發(fā)布的文件由總經(jīng)理辦公室存檔。部門級發(fā)布的文件由各部門自行存檔。部門聯(lián)合發(fā)布的文件由總經(jīng)理辦公室存檔。常用表格參考模板（詳見附件）發(fā)文登記表收文登記表文