公文管理辦法imb和供應(yīng)商調(diào)查管理制度

PAGEPAGE17山西駿泰汽車企業(yè)集團公司公文管理暫行辦法總則為規(guī)范公司公文寫作和公文管理，提高辦公效率，促進公文寫作、辦理及存檔工作的程序化、規(guī)范化，提升公司的管理水平，特制定本辦法。第二條公司的公文是公司在管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是指導(dǎo)工作、交流經(jīng)驗、正確解決和處理日常工作問題的一種重要工具。第三條公文處理是指公文的辦理、管理、整理立卷、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。第四條公文管理必須做到認真、規(guī)范、及時、安全、保密。第五條公司各級負責(zé)人必須高度重視公文處理工作，加強對公司公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查。第二章職責(zé)及權(quán)限第六條職責(zé)一、董事會辦公室職責(zé)。董事會辦公室為集團公司公文的歸口管理部門，負責(zé)接收和處理集團公司外來文件及各單位對集團公司的請示、報告，負責(zé)組織起草、處理所有以集團公司名義上報、下發(fā)的公文文件，并對集團公司所屬各單位的公文處理工作進行檢查、指導(dǎo)和監(jiān)督。二、各單位綜合管理部職責(zé)。各單位綜合管理部為本單位文件的歸口管理部門，負責(zé)接收、處理、宣貫和落實集團公司及上級單位下發(fā)的文件，并整理歸檔；負責(zé)起草、處理以本公司名義上報和下發(fā)的文件。第七條發(fā)文權(quán)限。集團公司所屬一級部門（董事會辦公室）、二級部門（各成員公司綜合管理部）為發(fā)文部門，其它部門只有根據(jù)需要協(xié)助起草文件的權(quán)利，沒有發(fā)文資格。公文分類公文從文件來源分為外來公文和內(nèi)部公文。一、外來公文――指政府部門、行業(yè)協(xié)會等外單位（轉(zhuǎn)）發(fā)給集團公司的公文。三、內(nèi)部公文――指在集團公司內(nèi)部使用的公文，包括集團公司下發(fā)的或各單位編制的規(guī)章制度、會議紀要、通知、通告、通報、任命、決定和階段性規(guī)定等。第九條從行文關(guān)系上，可分為上行文、平行文、下行文。一、上行文——是指各單位向上級單位或集團公司請求指示、匯報工作、反映情況等所用的公文，如“請示“、”報告”等。二、下行文——是上級向下級下發(fā)的文件，文種有“通知、通報、決定、批復(fù)”等。三、平行文——是相互沒有隸屬關(guān)系的同級單位或者不屬同一系統(tǒng)的單位之間的行文。用于聯(lián)系業(yè)務(wù)或往來活動的知照性文件，通常用“函”。第十條從公文的形成與使用范圍上劃分，公文可分為通用公文與專用公文兩大類。一、通用公文是指各級黨政機關(guān)、企事業(yè)單位和社會團體等在工作活動中普遍使用的文件。如通知、通報、請示、批復(fù)等。二、專用公文是相對通用公文而言的，是指在一定業(yè)務(wù)范圍內(nèi)由專門機關(guān)、組織等因特殊需要專門制定和使用的文件。如司法機關(guān)形成的起訴書、判決書等，外交機關(guān)形成的國書、照會、備忘錄等。

第十一條從文件的制發(fā)機關(guān)，可分為：法規(guī)文件、行政文件、黨的文件。第十二條從公文的機密程度和閱讀范圍上劃分，公文可為公布公文、內(nèi)部公文、機密公文三大類。一、公布公文指內(nèi)容不涉及秘密、可以對外公開發(fā)布的公文，主要有對外公開公文和限國內(nèi)公開公文兩種。內(nèi)部公文指內(nèi)容不宜對社會公開，只限于機關(guān)企業(yè)內(nèi)部使用的公文。機密公文指內(nèi)容涉及國家和企業(yè)的秘密，泄漏出去會使國家和企業(yè)的安全和利益遭受損害的公文。根據(jù)其內(nèi)容涉及國家和企業(yè)秘密的程度，以及泄漏后將給國家和企業(yè)帶來的損害程度，機密公文可分絕密、機密、秘密三種。（一）絕密級是指涉及黨和國家、企業(yè)重要機密的文書，一旦泄漏會使國家和企業(yè)的安全和利益遭受特別嚴重的損害。（二）機密級指涉及黨和國家、企業(yè)一般機密的文書，一旦泄漏會使國家和企業(yè)的安全和利益遭受較大的損害。（三）秘密級是指涉及黨和國家、企業(yè)一般機密的文書，一旦泄漏會使國家和企業(yè)的安全和利益遭受一定的損害。公文文種、格式第十三條常用公文種類常用公文按文種分為正式公文（包括：制度、管理辦法、條例、規(guī)定、細則、通知、決定、通報等）和非正式公文（包括：會議紀要、報告、請示、函等）兩種。一、制度。制度的含義較為廣泛，具體應(yīng)用的時候可大可小，一般指要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或行為準則，也指在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規(guī)范或一定的規(guī)格。公司管理制度是公司為了規(guī)范員工行為，加強企業(yè)成本控制、維護工作秩序、提高工作效率、增加公司利潤、增強企業(yè)品牌影響力，通過一定的程序所制定出的、要求員工共同遵守的規(guī)程或行為準則，是公司管理的依據(jù)和法則。公司管理制度大體上可以分為規(guī)章制度和責(zé)任制度。規(guī)章制度側(cè)重于工作內(nèi)容、范圍和工作程序、方式，如管理細則、行政管理制度、生產(chǎn)經(jīng)營管理制度等。責(zé)任制度側(cè)重于規(guī)范責(zé)任、職權(quán)和利益的界限及其關(guān)系。制度強調(diào)共同性甚至全民性，是基礎(chǔ)性的約束條文。二、管理辦法。辦法是對有關(guān)法令、條例、規(guī)章提出具體可行的實施措施；是對國家或企業(yè)有關(guān)工作、有關(guān)事項的具體辦理、實施提出切實可行的措施。辦法重在可操作性。由集團公司或各單位制訂、批準，規(guī)定某些事項的工作流程、注意事項及相關(guān)部門職責(zé)、職權(quán)的規(guī)章制度文件可用“管理辦法”。辦法強調(diào)上級對下級的指導(dǎo)性。三、條例。條例是具有法律性質(zhì)的文件，是對有關(guān)法律、法令作輔助性、闡釋性的說明和規(guī)定；是對國家或某一地區(qū)政治、經(jīng)濟、科技等領(lǐng)域的某些重大事項的管理和處置作出比較全面、系統(tǒng)的規(guī)定；是對某機關(guān)、組織的機構(gòu)設(shè)置、組織辦法、人員配備、任務(wù)職權(quán)、工作原則、工作秩序和法律責(zé)任作出規(guī)定或?qū)δ愁悓ｉT人員的任務(wù)、職責(zé)、義務(wù)權(quán)利、獎懲作出系統(tǒng)的規(guī)定。它的制發(fā)者是國家最高權(quán)力機關(guān)、最高行政機關(guān)（國務(wù)院各部委和地方人民政府制度的規(guī)章不得稱“條例”）。四、規(guī)定。規(guī)定是規(guī)范性公文中使用范圍最廣、使用頻率最高的文種。它是領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)或職能部門對特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制訂相應(yīng)措施，要求所屬部門和下級機關(guān)貫徹執(zhí)行的法規(guī)性公文。規(guī)定是局限于落實某一法律、法規(guī)，加強某項管理工作而制定的，具有較強的約束力，而且內(nèi)容細致，可操作性較強。規(guī)定強調(diào)預(yù)先（即在行為發(fā)生之前）和法律效力。

規(guī)定要求運用語言要講究高度的準確、概括、簡潔、通俗、規(guī)范，且有“不溯既往”和“后法推翻前法”的原則特點，即公文效力所及只對文件正式成立后發(fā)生的有關(guān)人和事，與其規(guī)定不一致的“舊文件”即行廢止，以新文件為準。五、細則。細則也稱實施細則，是有關(guān)機關(guān)或部門為使下級機關(guān)或人員更好地貫徹執(zhí)行某一法令、條例、制度和規(guī)定，結(jié)合實際情況，對其所做的詳細的、具體的的解釋和補充，是將制度進行細化的規(guī)范性文件。細則一般由原法令、條例、規(guī)定的制定機構(gòu)或其下屬職能部門制定，與原法令、條例、規(guī)定配套使用，其目的是堵住原條文中的漏洞，使原條文發(fā)揮出具體入微的工作效應(yīng)。細則具有規(guī)范性、補充性、輔助性和操作性強的特點。六、決定。對內(nèi)部各種重要事項做出決定和對重大行動做出安排，下達某種規(guī)定，訂出具體實施方案，要求下級或群眾去貫徹執(zhí)行，用“決定”。七、通知。公司或領(lǐng)導(dǎo)向所屬單位、群眾以至個人布置工作，交待任務(wù)、傳達事情等對內(nèi)部公布制度、辦法以及其它需知照和共同執(zhí)行的事項、計劃、規(guī)劃、規(guī)定等，用“通知”。八、通報。表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神或情況以及需要大家知道的事項，用“通報”。九、會議紀要。是對重要會議的記錄進行歸納、整理、摘要而寫成的文字資料。紀要應(yīng)根據(jù)會議的指導(dǎo)思想和目的要求，綜合會議的主要議程和有關(guān)活動情況，簡明扼要地進行概述，經(jīng)營分析會、總結(jié)計劃會、工作例會、專題會議等重要會議的內(nèi)容綱要、規(guī)定事項和工作指示等，可用“會議紀要”。十、報告。適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況、提出意見或建議，答復(fù)上級詢問。報告是向上級匯報工作，或答復(fù)詢問的文件，內(nèi)容應(yīng)簡明扼要，上級可以只看不答復(fù)。十一、請示。適用于向上級機關(guān)請求指示、批準。一般分為3種：1.請求指示的請示：多涉及政策上、認識上的問題；2.請求批準的請示：多涉及人事、財物、機構(gòu)等方面的具體問題；3.請求批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)的請示：這類請示應(yīng)附完整的工作方案。十二、“函”。平行單位間聯(lián)系業(yè)務(wù)或知照相關(guān)方時，用“函”。第十四條公文的格式。正式公文格式由文頭、行文、文尾三部分組成，一般包括秘密等級、緊急程度、發(fā)文單位、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、正文、附件、發(fā)文日期、抄送單位等。具體格式以附件公文模版為準。一、公文文頭標識：由發(fā)文機關(guān)名稱或規(guī)范化簡稱后加“文件”組成，一般采用紅色字體。顏色格式為RGB，紅色255。公司對外發(fā)文或各單位內(nèi)部行文用“各單位名稱+文件”。集團公司對內(nèi)發(fā)文用“山西駿泰汽車企業(yè)集團公司文件”。二、公文編號。公文編號由發(fā)文單位代字、年份和序號組成，字體字號與正文相同，居中排布，發(fā)文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。年份、序號用阿拉伯數(shù)碼標識：年份應(yīng)標全稱，用六角號“[]”括入；序號不編虛位（即1不編為001），不加第字。如“**字[2013]1號”。公司發(fā)文單位代字規(guī)范。發(fā)文機關(guān)代字一般由兩個層次組成，一個層次是發(fā)文單位代字，第二個層次是發(fā)文單位主辦文件的部門代字。如鐵道部文件的機關(guān)代字有“鐵辦”、“鐵財”等，“鐵”代鐵道部，“辦”、“財”代主辦這份鐵道部文件的鐵道部的辦公室和財務(wù)部。（一）公司各單位發(fā)文單位代字規(guī)范：1、集團公司用“駿泰”；2、山西駿泰汽車銷售服務(wù)有限公司用“駿泰S”；3、晉中市福橋汽車出租有限公司用“福橋”；4、晉中駿泰汽車零部件制造有限公司用“駿泰造”。（二）公司主辦文件的部門代字規(guī)范：1、重要方針政策、規(guī)章制度、管理辦法、機構(gòu)設(shè)置、獎懲通報、規(guī)定、活動安排等，經(jīng)公司董事會辦公室發(fā)布，用“辦”字，如駿泰辦字[年度]當年順序號”；2、人事任免用“人字”，如：駿泰人字[年度]當年順序號”；3、重要會議紀要用“會字”，如：“駿泰會[年度]當年順序號”。各成員公司發(fā)文參照集團公司發(fā)文編號，單位代字根據(jù)各單位文件管理部門名稱改編，根據(jù)需要采用“管”、“人”、“會”。（三）以黨支部印發(fā)的文件用“發(fā)”字。四、簽發(fā)人簽發(fā)人標注在發(fā)文編號右側(cè)，用四號宋體，簽發(fā)人后標全角冒號，冒號后用四號楷體標識簽發(fā)人姓名。簽發(fā)人為集團公司董事長及各單位總經(jīng)理，或被指定授權(quán)人。五、密級：公司公文按保密程度分為絕密、機密、秘密、內(nèi)部和普通五級（非保密文件可省略相應(yīng)標識）。——絕密文件原則上只發(fā)給總經(jīng)理、副總經(jīng)理（總監(jiān)）級別管理人員閱知?！獧C密文件原則上只發(fā)給部門經(jīng)理及以上干部閱知?！瓌t上只發(fā)給相關(guān)人員閱知?！獌?nèi)部文件指只適宜在集團公司內(nèi)部發(fā)放，不宜對外單位公開的文件，可以下發(fā)至相關(guān)工作主管閱知。——普通文件指可以對外公開的文件。如會議通知、一般事務(wù)性公文、經(jīng)驗介紹、企業(yè)宣傳資料等。六、急度：按辦文時間要求分為特急、緊急和普通三類（非急辦文件可省略相應(yīng)標識）。——特急文件指必須在收文或發(fā)文后半個工作日內(nèi)處理完畢的文件。——緊急文件指必須在收文或發(fā)文后一個工作日內(nèi)處理完畢的文件?！胀ㄎ募赴凑Ｎ募幚砹鞒潭€工作日內(nèi)處理的文件。八、公文標題：標題應(yīng)當準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容，并準確標明公文種類，一般由文件名+文種構(gòu)成。標題中除制度、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。標題位置在紅色反線下空2行，用2號宋體字，可分一行或多行居中排布，回行時，要做到詞意完整，排列對稱，且行間距為28磅。標題行間距為段前1.5行，段后1行；九、主送機關(guān)。標題下空一行，左側(cè)頂格用4號仿宋體（宋體）字標識；如有多個主送單位，則主送單位之間用“、”號隔開，最后一主送單位名稱后標全角冒號。如“本部各部門、各成員公司：”。十、行文。行文部分包括正文、附件、落款、發(fā)文時間等。（一）正文：主送單位下一行，每自然段左空2字，用四號宋體或仿宋體字，行間距23磅，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。1、引文要求。引用公文應(yīng)當先引標題后引發(fā)文字號。如“《關(guān)于下發(fā)考勤管理辦法的通知》（晉電辦字[2013]2號）”。2、結(jié)構(gòu)層次序數(shù)。除“章”、“條”外，第一層為“一”，第二層為“（一）”，第三層為“1”，第四層為“（1）”。3、文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應(yīng)當先用全稱，再說明簡稱。如：“規(guī)范化管理委員會”，以下簡稱“委員會”。4、公文中的數(shù)字。成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次數(shù)、詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須用漢字，其他可用阿拉伯數(shù)字。（二）附件：公文如有附件，應(yīng)在正文之后下空一行，成文時間之前注明附件順序和名稱。在正文下一行左空2字符用正文字號字體標識“附件”，后標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數(shù)碼，附件名稱后不加標點符號。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第一行頂格標識“附件+序號”。如：“附件：1、公司發(fā)文流程”。（三）成文時間：以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期為準，“零”寫成“〇”。成文日期應(yīng)在正文下，版面的右半部分，一般右空4字，要將年月日標全。成文日期即為公文生效日期。（四）發(fā)文印章。單一單位行文在落款處不署發(fā)文單位名稱，只標識成文日期；聯(lián)合行文需加蓋兩個或兩個以上印章時，主辦機關(guān)印章在前，印章間互不相交或相切，相距不超過3mm.（五）文尾部分1、排版時遇末頁僅有發(fā)文單位及日期而無正文的，在末頁第一行頂格用正文字體字號寫“此頁無正文”字樣。2、主題詞。主題詞務(wù)必引用《國務(wù)院公文主題詞表》中的詞目，并按發(fā)文單位、公文內(nèi)容、文種的順序排列，一般為3-5個，最多不超過7個；如表中沒有的詞目，須加六角號“[]”括號?！爸黝}詞”三字用與正文同號的黑體字，居左頂格標識，后面全角冒號，詞目用同號的宋體字，詞目之間空1漢字。如：“主題詞：干部任免通知”。3、抄報、抄送。公文如有抄報抄送單位，在主題詞下1行的黑色反線下，用與正文相同的字體字號標識“抄報”、“抄送”，合標全角冒號，抄送單位間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送單位對齊，在最后一個抄送單位后標句號。如“抄送：集團公司領(lǐng)導(dǎo)，集團各成員公司?！薄獙ι霞墕挝挥谩俺瓐蟆保弧獙ι弦患夘I(lǐng)導(dǎo)、同級或不相隸屬的單位用“抄送”。第十五條非正式公文格式參考附件。--會議通知：會議通知格式模板以附件3為準。--會議紀要：會議紀要格式模板以附件4為準。--工作聯(lián)絡(luò)函：工作聯(lián)絡(luò)函格式模板以附件7為準。工作聯(lián)絡(luò)函由平級單位負責(zé)人簽收、簽發(fā)，綜合管理員負責(zé)跟進、落實及保管存檔。--臨時授權(quán)委托書：臨時委托授權(quán)書格式模板以附件11為準。臨時授權(quán)委托書必須經(jīng)過上級單位負責(zé)人審批后方可下發(fā)。第五章公文發(fā)文程序第十六條公司公文發(fā)文（會議紀要/記錄除外）程序包括：擬稿、審稿、會簽、校稿、定稿簽發(fā)、印發(fā)六個環(huán)節(jié)。一、擬稿（一）擬稿要符合國家的方針政策、法律法規(guī)及集團公司有關(guān)規(guī)章制度，要做到情況真實，觀點明確，文字精練，條理清楚，層次分明，用詞準確、規(guī)范，簡明扼要；文種、格式、密級、急度劃分、行文符合規(guī)定；文件實施日期要盡可能明確。擬稿要用發(fā)文稿紙（附件16）.（二）請示和報告應(yīng)嚴格分開，公文標題不得出現(xiàn)“請示報告”文種，“報告”中不得有請示事項。請示公文應(yīng)一文一事，不得多頭、越級報送，不要同時送同級和下級單位。對內(nèi)容涉及多個單位的請示或報告，應(yīng)有相關(guān)單位注明會簽意見后，再送主送領(lǐng)導(dǎo)作批示；特殊情況另行處理。二、核稿審核的主要內(nèi)容包括：——是否需要行文，以何種名義行文；——公文體式、文種、行文是否符合規(guī)定；——文字表述是否精練，標點使用是否正確，文筆是否通順流暢，前后行文邏輯思維是否合理；——公文內(nèi)容與國家的方針政策、法律、法規(guī)及集團其他規(guī)章、制度是否一致；——要求和措施是否明確具體，切實可行；——內(nèi)容涉及的單位是否經(jīng)過協(xié)商會簽，達成一致意見；——文件密級、急度確定是否恰當。三、會簽擬稿部門自行牽頭組織會簽，原則上在會簽前應(yīng)發(fā)征求意見稿至相關(guān)單位征求意見；會簽時間根據(jù)文件緊急程度規(guī)定的時間而定，一般不超過2日，超過規(guī)定會簽時間若無反饋意見則視為同意。會簽單位（領(lǐng)導(dǎo)）如有意見須注明，以供擬稿單位和簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)參考。四、簽發(fā)以集團名義下發(fā)的公文必須由集團公司董事長或集團公司董事長授權(quán)人簽發(fā)，以各成員公司名義下發(fā)的對內(nèi)行文，必須由各成員公司總經(jīng)理簽發(fā)。公司所有對外行文，由董事長簽發(fā)。會議紀要由會議主持人簽發(fā)。文件一經(jīng)簽發(fā)即生效，簽發(fā)人對公文內(nèi)容負領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。對已簽發(fā)的文稿，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意，不得擅自修改。五、校稿。由擬稿部門指定專人進行校稿，修改標點、錯字。六、印發(fā)。由文件管理部門進行印發(fā)并存檔。七、公司公文發(fā)文流程（一）集團公司公文發(fā)文流程：編制（董事會辦公室）→部門審核（董事會辦公室主任）→部門外會簽（副董事長、各單位總經(jīng)理）→簽發(fā)（董事長）→校稿（文件起草部門）→編號印發(fā)及備案（董事長秘書）。（二）各單位公文發(fā)文流程：編制（綜合管理員或業(yè)務(wù)部門）→審核（編制部門負責(zé)人）→會審（相關(guān)部門）→審核（綜合管理部經(jīng)理）→會簽（公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)）→簽發(fā)（總經(jīng)理）→校稿（文件起草部門）→編號下發(fā)及備案（綜合管理部）。第十七條各單位下發(fā)公文，必須同時抄送董事會辦公室辦及業(yè)務(wù)相關(guān)部門，以便協(xié)辦或查考。第十八條公文用紙一般采用國際標準A4型，左側(cè)裝訂。行文規(guī)則第十九條行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級行文。第二十條未經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)審核批準，公司內(nèi)部任何部門不得對外行文。第二十一條各成員公司在職權(quán)范圍內(nèi)，可向公司各部門發(fā)布指示性公文，布置、檢查工作；可向上級業(yè)務(wù)部門請示報告工作；可向集團公司內(nèi)其他成員公司互相行文商洽工作和聯(lián)系處理業(yè)務(wù)。第二十二條各成員公司各部門如需以公司名義發(fā)文時，辦文部門必須事先與綜合管理部聯(lián)系，在確定有必要行文時，填寫《山西駿泰汽車企業(yè)集團公司公文處理單》（附件12），并代擬文稿，按公司發(fā)文程序辦理。第二十三條涉及多個部門職權(quán)范圍的事項，主辦部門應(yīng)主動協(xié)商，并取得一致意見后方可以公司名義行文。部門之間對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自行文。第二十四條公司公文涉及到相關(guān)成員公司，由董事會辦公室秘書負責(zé)傳閱。第七章公文收文處理第二十五條集團外來文件統(tǒng)一由董事會辦公室負責(zé)簽收，批轉(zhuǎn)相關(guān)單位處理。為保證工作的時效性，業(yè)務(wù)文件可由相關(guān)成員公司綜合管理部和董事會辦公室同時簽收，或由相關(guān)成員公司簽收后轉(zhuǎn)集團公司知曉存檔。第二十六條收文要履行簽收、拆封、分類、登記、呈送等手續(xù)。一、簽收。董事會辦公室或綜合管理部收到公文后應(yīng)立即簽字確認，并進行登記。登記內(nèi)容包括：發(fā)文單位、公文標題、公文編號、公文類別、簽收時間、簽收人、備注等。見附件13《文件收（發(fā)）登記表》。二、簽收人按照重要程度分為重要公文和普通公文兩類，重要公文包括：（一）由政府部門下發(fā)的公文；（二）需要限時回復(fù)或辦理的公文；（三）注明緊急的公文；（四）注明密級的公文；（五）其它重要公文。三、呈送。行政文秘將已登記的公文，貼附《公文批閱單》（附件15）后，立即呈送至部門負責(zé)人批閱。無法立即呈送批閱的公文，行政文秘應(yīng)立即向部門負責(zé)人報告，并根據(jù)負責(zé)人的意見對公文及時處理。對于重要公文，行政文秘還需將該公文的發(fā)文單位、公文標題、主要內(nèi)容、需要回復(fù)和辦理的時間等重要信息同時面呈或電告公司主要領(lǐng)導(dǎo)。四、辦文。收文手續(xù)完成后，由董事會辦公室主任或綜合管理部經(jīng)理根據(jù)公文內(nèi)容，在《公文批閱單》上簽署擬辦意見后，交給行政文秘，由行政文秘呈交公司領(lǐng)導(dǎo)閱處。普通公文需在2個工作日內(nèi)呈交公司領(lǐng)導(dǎo)閱處，重要公文需立即呈交公司領(lǐng)導(dǎo)批辦。對無法遞交公司主要領(lǐng)導(dǎo)批辦的緊急公文，或在2個工作日內(nèi)未呈交給公司主要領(lǐng)導(dǎo)批辦的普通公文，應(yīng)由董事會辦公室或綜合管理部負責(zé)人及時請示公司主要領(lǐng)導(dǎo)，確定辦理意見。經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)批辦后的公文，根據(jù)批辦意見，由行政文秘下發(fā)至相關(guān)部門或人員承辦，并傳達公司主要領(lǐng)導(dǎo)關(guān)于承辦公文的意見。在公文閱處過程中，閱辦人員應(yīng)將公文按規(guī)定時間或約定時間閱辦完畢，并在《公文批閱單》上簽字。五、承辦和督辦。凡交各職能部門或人員承辦的文電，公文管理人員應(yīng)按照公文的情況和公司主要領(lǐng)導(dǎo)的批辦意見，規(guī)定辦理時限。（一）對重要公文中的“緊急”類文電，要隨到隨辦，急件公文通常應(yīng)在當天或次日內(nèi)辦完；普通文電應(yīng)在三天內(nèi)辦完?！豆呐唵巍罚ㄈ└鲉挝桓鞑块T收到交辦的文電后，應(yīng)及時落實承辦人。如需延長處理時間或采取其他途徑辦理時，應(yīng)告知綜合管理部備案。六、傳閱。對公司領(lǐng)導(dǎo)批示傳閱的公文資料，由董事會辦公室或綜合管理部組織傳閱。公文在傳閱過程中，要嚴格履行傳閱手續(xù)，不得積壓、丟失。重要公文須到指定位置閱讀。因工作需要借閱公文應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)，用完后及時歸還。未經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)同意，不得將重要公文帶出辦公地點。公文的日常管理第二十七條各單位綜合管理員應(yīng)根據(jù)各自的職責(zé)權(quán)限，及時將有關(guān)資料整理編號存檔，保證公文齊全、完整，便于保管、查找和使用。一、存檔保管分工：（一）外來公文、集團編號公文由董事會辦公室存檔保管。（二）集團召開的會議所形成的文件、材料、領(lǐng)導(dǎo)講話等，由董事會辦公室存檔保管。（三）各單位公文，由各發(fā)文單位存檔保管，同時需提交一份給董事會辦公室備案。（四）兩個以上單位聯(lián)合召開的會議形成的文件、材料，由主辦單位存檔保管，其他單位存復(fù)制件。二、存檔保管方式：書面公文資料應(yīng)編號裝訂存檔，相應(yīng)公文電子文檔必須存盤備份。附則第二十八條本辦法自公布之日起開始實施。第二十九條本制度由董事會辦公室負責(zé)編制、修訂、解釋。附件：1、集團公文格式2、各單位公文格式3、會議紀要4、單位上行文（請示/報告）公文格式5：任免文件6：便函通知7：董事會辦公室文件8：公文(行、發(fā)文)管理流程9：工作聯(lián)絡(luò)函10：臨時授權(quán)委托書11：集團公文處理單12：文件收（發(fā)）登記表13：會議紀要的寫法14：公文批閱單15：山西駿泰汽車企業(yè)集團公司發(fā)文稿紙二○○八年四月十九日附件1：集團公文格式（宋體初號加粗）山西駿泰汽車企業(yè)集公司文件（宋體初號加粗）楷）（宋體2號字、28磅行間距、段前1.5行，段后1行，居中）公文標題（宋體2號字、28磅行間距、段前1.5行，段后1行，居中）（宋體四號字）稱謂：（宋體四號字）（宋體四號、23磅行間距、段前段后0行）正文（宋體四號、23磅行間距、段前段后0行）一、層次一（一）層次二1、層次三（1）層次四（宋體四號）附件:（宋體四號）宋體四號加粗字宋體4號字宋體四號加粗字宋體4號字年月日主題詞（4號黑體）：××（4號小標宋）抄報：（上級單位）（4宋）抄送：平級有關(guān)單位（4宋）山西駿泰汽車企業(yè)集團公司董事會辦公室（4宋）附件2：各單位公文格式宋體初號加粗宋體初號加粗單位名稱+文件***字[年度]號簽發(fā)人：（宋體2號字、28磅行間距、段前1.5行，段后1行，居中）公文標題（宋體2號字、28磅行間距、段前1.5行，段后1行，居中）（宋體四號加粗）稱謂：（宋體四號加粗）（宋體四號、28磅行間距、段前段后0行）正文（宋體四號、28磅行間距、段前段后0行）一、層次一（一）層次二1、層次三（1）層次四（宋體四號）附件:（宋體四號）宋體四號加粗字宋體4號字宋體四號加粗字宋體4號字年月日主題詞（4號黑體）：××抄報：上級單位（4宋）抄送：平級有關(guān)單位（4宋）××公司綜合管理部（4宋）附件3：會議紀要〔××××〕×次山西駿泰汽車企業(yè)集團公司二0一三年七月份工作例會會議紀要（正文）二○○×年××月××日主題詞：××××××主送：××××抄送：××××附件4：單位上行文（請示/報告）公文格式×××字〔××〕×號（4仿）簽發(fā)人（4仿）：××（4楷）關(guān)于××××××請示/報告主送×××：（4號仿宋）正文×××××××××××××××××××二○○×年××月××日主題詞（4號黑體）：××××××抄送：（4號仿宋）××綜合管理部×××年×月××日印發(fā)附件5：任免文件×××××××同志職務(wù)聘任××××：（正文）二○○×年××月××日主題詞：干部職務(wù)任免通知抄送：××××××綜合管理部附件6：便函通知山西駿泰汽車企業(yè)集團公司駿泰×函字〔××××〕×號關(guān)于××××的通知××××：（正文）主題詞：××××××抄送：××××附件7：董事會辦公室文件山西駿泰汽車企業(yè)集團公司董事會辦公室文件駿泰董事會辦字〔×××〕××號（4號仿宋）關(guān)于××××××通知主送××××：（4號仿宋）正文×××××××××××××××××××二○○××年××月×××日主題詞（4號黑體）：××××××（4號小標宋）抄送：（4號仿宋）山西山西駿泰汽車企業(yè)集團董事會辦公室×××年×月××日印發(fā)附件8：公文(行、發(fā)文)管理流程附件9：工作聯(lián)絡(luò)函工作聯(lián)絡(luò)函山西駿泰汽車企業(yè)集團公司接收單位：發(fā)出單位：接收人：發(fā)出日期：抄送人：事項：內(nèi)容：（必須明確提出要求完成時間）編制/日期：審核/日期：簽署人：承辦情況：承辦人：備注：1、聯(lián)絡(luò)函發(fā)出單位有責(zé)任跟進承辦單位完成情況，并及時將相關(guān)異常情況反饋至董事會辦公室。2、承辦事宜完成后承辦單位需將填寫完整的聯(lián)絡(luò)函復(fù)印件提交相關(guān)單位備案。附件10：臨時授權(quán)委托書臨時授權(quán)委托書編號：20年第（）號被授權(quán)人職務(wù)授權(quán)人職務(wù)授權(quán)事由授權(quán)期間授權(quán)范圍授權(quán)人：日期：批準人：日期：附件11：集團公文處理單山西駿泰汽車企業(yè)集團公司公文處理單急度：普通緊急特急密級程度公文編號公文標題文件性質(zhì)新增（）修訂（）補充（）發(fā)送范圍性質(zhì)說明新增、修訂、補充該文件的原因、與之相關(guān)的文件擬稿單位擬稿人部門審核根據(jù)公文文件的重要程度由編制人所在單位負責(zé)人簽署意見會簽除重大的跨單位決議事項，會簽原則上可以缺省會審1、確認文件格式是否符合要求；2、公文處理流程是否正確；3、該文件是否進行宣貫；4、是否還經(jīng)過相關(guān)單位負責(zé)人會簽；審批PAGE31PAGE34附件12:年公文收（發(fā)）登記表序號日期收文發(fā)文收（發(fā)）文單位公文標題公文編號公文類別簽收（發(fā)）時間收件人簽字發(fā)件人簽字備注附件13:會議紀要的寫法—、概述

（一）含義。

會議議定事項是本單位、本地區(qū)、本系統(tǒng)開展工作的依據(jù)。有的會議紀要的精神也可供別的單位、別的系統(tǒng)參考。

（二）特點。

1．內(nèi)容的紀實性。會議紀要如實地反映會議內(nèi)容，它不能離開會議實際搞再創(chuàng)作，不能搞人為的拔高、深化和填平補齊。否則，就會失去其內(nèi)容的客觀真實性，違反紀實的要求。

2．表達的要點性。會議紀要是依據(jù)會議情況綜合而成的。撰寫會議紀要應(yīng)圍繞會議主旨及主要成果來整理、提煉和概括。重點應(yīng)放在介紹會議成果，而不是敘述會議的過程，切忌記流水帳。

3．稱謂的特殊性。會議紀要一般采用第三人稱寫法。由于會議紀要反映的是與會人員的集體意志和意向，常以“會議”作為表述主體，“會議認為”、“會議指出”、“會議決定”、“會議要求”、“會議號召”等就是稱謂特殊性的表現(xiàn)。

會議紀要有別于會議記錄。二者的主要區(qū)別是：第一，性質(zhì)不同：會議記錄是討論發(fā)言的實錄，屬事務(wù)文書。會議紀要只記要點，是法定行政公文。第二，功能不同：會議記錄一般不公開，無須傳達或傳閱，只作資料存檔；會議紀要通常要在一定范圍內(nèi)傳達或傳閱，要求貫徹執(zhí)行。

二、寫法

會議紀要的寫法因會議內(nèi)容與類型不同而有所不同。就總體而言，一般由標題、正文、落款、日期構(gòu)成。下面主要講講標題和正文的寫法。

（一）標題。會議紀要的標題有單標題和雙標題兩種形式。

1．單標題：由“會議名稱＋文種”構(gòu)成。

2．雙標題：由“正標題＋副標題”構(gòu)成。正標題揭示會議主旨，副標題標示會議名稱和文種。

（二）正文。會議紀要的正文大多由導(dǎo)言和主體構(gòu)成。具體寫法依會議內(nèi)容和類型而定。

1．導(dǎo)言。主要用于概述會議基本情況。其內(nèi)容一般包括會議名稱、會期會址、參加人員、主持人和會議議程等。具體寫法常見的有兩種：

第一種：平列式。將會議的時間、地點，參加人員和主持人、會議議程等基本情況采用分條列出的寫法。這種寫法多見于辦公會議紀要。

第二種：魚貫式。將會議的基本情況作為一段概述，使人看后對會議有個輪廓了解。

2．主體。這是會議紀要的核心部分。主要介紹會議議定事項。常見的寫法有三種：

（1）條文式寫法。就是把會議議定的事項分點寫出來。辦公會議紀要、工作會議紀要多用這種寫法。

（2）綜述式寫法。就是將會議所討論、研究的問題綜合成若干部分，每個部分談一個方面的內(nèi)容。較復(fù)雜的工作會議或經(jīng)驗交流會議紀要多用這種寫法。

（3）摘記式寫法。就是把與會人員的發(fā)言要點記錄下來。一般在記錄發(fā)言人首次發(fā)言時，在其姓名后用括號注明發(fā)言人所在單位和職務(wù)。為了便于把握發(fā)言內(nèi)容，有時根據(jù)會議議題，在發(fā)言人前面冠以小標題，在小標題下寫發(fā)言人的名字。一些重要的座談會紀要，常用這種寫法。附件14:公文批閱單