歸檔文件整理規(guī)則概論

歸檔文件整理規(guī)則content第一部分歸檔文件整理工作概述第二部分收集文件第三部分區(qū)分歸檔范圍第四部分保管期限目錄content第一部分歸檔文件整理工作概述第二部分收集文件第三部分區(qū)分歸檔范圍第四部分保管期限目錄content歸檔文件整理的依據(jù)和作用：國家檔案局第8號令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》已經(jīng)2006年9月19日國家檔案局局務(wù)會議審議通過。歸檔文件整理是檔案工作的重要組成部分。各局室把辦理完畢的具有參考利用價值的文件進(jìn)行系統(tǒng)化整理，移交單位檔案室后，文件便由發(fā)揮現(xiàn)行效用轉(zhuǎn)入備查參考。第一部分 歸檔文件整理工作概述第一部分 歸檔文件整理工作概述歸檔文件整理原則歸檔文件，是指各單位在其職能活動中形成的，辦理完畢應(yīng)作為文書檔案保存的各種文件材料。歸檔文件整理原則就是遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。第一部分 歸檔文件整理工作概述如何理解遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系如何理解遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系機(jī)關(guān)活動是有規(guī)律的，形成文件是有聯(lián)系的文件之間的聯(lián)系有兩種情況直接聯(lián)系間接聯(lián)系同一個事由：一次會議、一個案子、一項工程、一個問題、一件事情同一類相同性質(zhì)的事情，如機(jī)關(guān)黨務(wù)工作、財務(wù)工作、

人事工作等目的在于方便查找利用content歸檔文件整理方法歸檔文件整理方法：主要采用文件級整理方法。文件級整理方法：就是將歸檔文件以“件”為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒、使之有序化的過程。第一部分 歸檔文件整理工作概述1一般情況下每份（單份）文件為一件。2文件正本與定稿為一件。3正文和附件為一件。4原件與復(fù)印件為一件。5來文與復(fù)文為一件。如請示與批復(fù)、報告與批示等。6轉(zhuǎn)發(fā)與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件。第一部分 歸檔文件整理工作概述件的定義：件是指歸檔文件的整理單位。7正文與文件處理單為一件。8報表、名冊、圖冊、會議記錄、期刊等，一冊為一件。9一次會議或活動形成的文件，為便于利用，可將整個會議或活動的文件裝訂在一起作為一件來處理。10干部調(diào)動介紹信、存根，以一人為一件。11干部任免、錄聘、調(diào)資、離退休、津貼補助等材料。如果一人一表或一文的，以一個人的一套材料為一件；若以若干人為一表或一文的，以一起上報審批的這幾個人的一套材料為一件。第一部分 歸檔文件整理工作概述content第一部分歸檔文件整理工作概述第二部分收集文件第三部分區(qū)分歸檔范圍第四部分保管期限目錄content收集文件的定義和意義：定義：就是根據(jù)黨和國家的有關(guān)規(guī)定，通過一定的方式和手續(xù)，把散存在機(jī)關(guān)內(nèi)部和個人手中的文件材料，加以清交、聚集的工作。意義：收集文件是歸檔整理工作的首要程序。整理工作的對象是文件材料，應(yīng)歸檔文件材料能否收集齊全、完整，直接影響著檔案整理工作的開展，所以說它是確保檔案整理工作質(zhì)量的前提條件和物質(zhì)基礎(chǔ)。第二部分 收集文件content收集文件的定義和意義：意義：檔案是歷史的見證，檔案工作是黨和國家的一項重要的事業(yè)，做好這項工作，能夠使檔案完好無損地保存下來，使檔案如實地反映歷史，起到維護(hù)歷史真實面貌的作用。檔案工作肩負(fù)著這一歷史使命，它有意識地形成和積累，使有價值的檔案流傳后世，使歷史得以延續(xù)。檔案收集工作是檔案工作的核心工作，做不好檔案收集工作就沒有完整的檔案，也就不會有健全的檔案工作，因此要做好檔案工作首先必須從檔案收集工作做起。

第二部分 收集文件《中華人民共和國檔案法》第十條規(guī)定：對國家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據(jù)為己有?！哆|寧省檔案條例》第十三條規(guī)定：單位及其工作人員在公務(wù)活動中形成的材料，按照國家有關(guān)規(guī)定屬于歸檔范圍的，應(yīng)定期完整地向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，其他部門和個人不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔。第二部分 收集文件收集工作的法律依據(jù)齊全完整是收集工作的基本原則。齊全是對整體而言，把本機(jī)關(guān)制發(fā)的和外來的文件材料全部收集起來，謂之齊全。完整是對個體而言，把一份文件的正件與附件，印件與底稿等，不缺件，不少頁地都收集起來，謂之完整。全面收集即不論是本機(jī)關(guān)制發(fā)的，還是上級黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、上級業(yè)務(wù)主管機(jī)關(guān)、同級機(jī)關(guān)、不相隸屬機(jī)關(guān)、下級機(jī)關(guān)發(fā)來的，不管是單位保存的，還是單位領(lǐng)導(dǎo)或各部門以及個人存放的；不管是文字材料，還是圖紙、報表、聲像材料等，都要想方設(shè)法通過各種渠道進(jìn)行全面收集。重點收集從機(jī)構(gòu)方面講，本機(jī)關(guān)機(jī)要收發(fā)部門，內(nèi)部機(jī)構(gòu)等是收集的重點。從個人方面講，單位主要領(lǐng)導(dǎo)、辦公室主任、秘書、機(jī)要收發(fā)人員，內(nèi)部機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人等是收集的重點。從文件內(nèi)容講，記述和反映本機(jī)關(guān)主要職能活動和歷史面貌的、方針政策性強(qiáng)、科研價值高、憑證作用大的文件材料，是收集的重點。第二部分 收集文件收集工作的原則和內(nèi)容第二部分 收集文件“帳外文件”，指未經(jīng)發(fā)文登記和打印、編號的文件。（1）本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門負(fù)責(zé)人參加上級機(jī)關(guān)召開的會議帶回的

文件材料，尤其是本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在會議上的講話、發(fā)言以及會議上印發(fā)本單位的典型材料。（2）代上級機(jī)關(guān)擬稿并被采用的文件定稿和印本。（3）上級機(jī)關(guān)批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)本機(jī)關(guān)的文件。（4）國家、省、市和上級機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查本機(jī)關(guān)、本系統(tǒng)工作

時的指示、講話、題詞和聲像等材料。（5）本機(jī)關(guān)召開的黨組（黨委、總支、支部）會、行政領(lǐng)導(dǎo)

（如局長）辦公會、工作會議、專業(yè)會議等形成的會議記錄、

紀(jì)要、簡報、領(lǐng)導(dǎo)人講話稿等文件材料。

以及領(lǐng)導(dǎo)班子民主生活會報告。“帳外文件”的收集“帳外文件”的收集第二部分 收集文件（6）本機(jī)關(guān)各種基礎(chǔ)數(shù)字統(tǒng)計報表和分析材料。黨員統(tǒng)計年報表干部統(tǒng)計年報表離（退）休干部統(tǒng)計年報表機(jī)構(gòu)編制、人事年報表事業(yè)單位管理人才、專業(yè)技術(shù)人才統(tǒng)計年報表黨內(nèi)統(tǒng)計年報表工資統(tǒng)計年報表保險福利費用構(gòu)成情況年報表國有資產(chǎn)統(tǒng)計年報表財務(wù)決算報表各類業(yè)務(wù)綜合或單項統(tǒng)計報表紀(jì)檢監(jiān)察案件統(tǒng)計報表審計結(jié)論。等等第二部分 收集文件（7）本機(jī)關(guān)目標(biāo)管理、文明建設(shè)、廉政建設(shè)、紀(jì)檢監(jiān)察等工作以及

突發(fā)事件、重大活動中形成的文件材料。（8）本機(jī)關(guān)各級黨組織在工作活動中形成的文件材料。（9）本機(jī)關(guān)干部、職工定級、晉級、任免、調(diào)動、獎懲、考核、

錄聘、離退、職稱評定等勞動人事方面的審批材料及黨員、

干部、職工名冊。（如干部考核等次匯總表、工資變動審批表、

技術(shù)等級考核審批表、工資發(fā)放明細(xì)表等）（10）本機(jī)關(guān)制訂的規(guī)章制度、管理辦法、規(guī)定、工作條例、崗位職

責(zé)等。（11）本單位財產(chǎn)、檔案交接憑證。（12）本機(jī)關(guān)編印的簡報、出版物定稿、樣本。包括機(jī)構(gòu)沿革、

大事記、年鑒、組織史、志書等。（13）本機(jī)關(guān)請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)，下級機(jī)關(guān)的請示與本機(jī)關(guān)的

批復(fù)?！皫ね馕募钡氖占诙糠?收集文件（14）本機(jī)關(guān)與外機(jī)關(guān)簽訂的各種合同、協(xié)議書等。（15）本機(jī)關(guān)調(diào)查研究時形成的文字材料。（16）新聞媒體（報社、電臺、電視臺、雜志社）報道、轉(zhuǎn)載本機(jī)關(guān)

工作活動的文章、圖片、采播通知單等。（17）本單位領(lǐng)導(dǎo)班子及成員的述職報告。（18）政府采購過程中所形成的報告、標(biāo)書、合同等。①用戶申請報告、項目要求、設(shè)計方案等反映采購要求的文件；②招標(biāo)通知、競標(biāo)登記、競標(biāo)單位的標(biāo)書、競標(biāo)會議議程、專家

名單、專家意見、競標(biāo)結(jié)果，采購合同記載競標(biāo)和采購合同鑒定

過程的文件材料；③合同變更、設(shè)計更改、驗收意見，合同執(zhí)行報告、爭議處理等

記載合同管理執(zhí)行情況的文件材料。“帳外文件”的收集檢查已歸檔文件材料的質(zhì)量（1）收文的正件與附件是否齊全完整。（2）收文與收文閱辦處理單是否齊全完整。（3）發(fā)文的發(fā)文處理單、印件、定稿是否齊全完整。（4）檢查已歸檔的文件簽發(fā)手續(xù)是否齊全，如印件是否蓋有單位印章，定稿與印件是否殘缺不全等，凡手續(xù)不全或缺頁的應(yīng)補齊。（5）本機(jī)關(guān)的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)，下級機(jī)關(guān)的請示與本機(jī)關(guān)的批復(fù)是否齊全完整。

如不完整，可依照下列方法處理。第二部分 收集文件檢查已歸檔文件材料的質(zhì)量對有批復(fù)缺請示的處理。一般講，有批復(fù)肯定有請示，如缺請示文件，應(yīng)認(rèn)真查詢。一是找承辦請示事項的部門或個人查詢，二是找發(fā)出請示的單位查詢，找出請示后與批復(fù)一起歸檔。第二部分 收集文件檢查已歸檔文件材料的質(zhì)量對有請王示缺批烤復(fù)的處賽理。①有批歪復(fù)但未紅歸檔。一是有抹關(guān)申請伶添置固森定資產(chǎn)范、調(diào)拔億經(jīng)費的高批復(fù)文攻件，一隨般習(xí)慣魚于由財糠務(wù)部門骨或業(yè)務(wù)鬧部門直葬接用批犁復(fù)原件犯去辦理強(qiáng)劃拔、升添置手誼續(xù)；辦由理完后致將批復(fù)侍原件和約憑證一才起歸入坡會計檔嘩案，對鵝此，應(yīng)四明確要霉求其在練手續(xù)辦殃理完畢龍后將批廢復(fù)原件奏交文書襖處理人搞員歸檔名，并提缺供批復(fù)免復(fù)印件塵與會計毫憑證一賄并歸檔水。二是譽批復(fù)文賠件未經(jīng)輝正式收籌文渠道僑傳遞，聽而由經(jīng)臨辦部門饑或經(jīng)辦搞人員直欠接取回房誠后留存蜻。對此任應(yīng)要回劣原件歸浙檔。②電話鉛批復(fù)、竿口頭批柔復(fù)未形命成文字健，或未全批復(fù)，賊但實際驢上已辦獸理，即洽成事實灰。此類請示雞文件在歸迎檔之前，某應(yīng)由承辦價人員在請訓(xùn)示文件上稼級注明辦詳理的具體望情況，并巖加蓋公章器后歸檔。第二部分痕收集文習(xí)件檢查已歸檔文件材料的質(zhì)量③直接在戲請示原件甚上批復(fù)的禍，將此份根請示直接總歸檔即可遙。④一個脆問題或懼一件事梯情，經(jīng)迫多次請勤示才予庭批復(fù)的蓄，將批逢復(fù)文件折所針對向的最后料一份請振示隨批震復(fù)一并昏歸檔，蔥前幾次窗請示文撒件可不彈歸檔。⑤未批狐復(fù)也未值辦理的舅請示文鮮件，屬術(shù)于正在狂辦理過殼程中的體文件，殿可暫不免歸檔，塵但必須吉妥善保擇管，以鞭備查找熱。如此類孤請示文荒件較多錯，已沒寧有批復(fù)框的可能姐，可單創(chuàng)獨整理蠢。第二部分行收集文小件cont糞ent第一部分峽歸夫檔文件整律理工作概須述第二部掠分痛收逐集文件第三部肢分羽區(qū)施分歸檔轟范圍第四部分桂保管期限目錄反映本機(jī)憂關(guān)主要職窄能活動和幸基本歷史蠢面貌的，閘對本機(jī)關(guān)代工作、國門家建設(shè)和鏡歷史研究經(jīng)具有利用私價值的文作件材料。其他對蝴本機(jī)關(guān)譽工作具物有查考探價值的候文件材僑料。機(jī)關(guān)工握作活動自中形成低的在維冤護(hù)國家溝、集體桂和公民肯權(quán)益等消方面具欲有憑證營價值的招文件材時料。本機(jī)關(guān)慰需要貫嬸徹執(zhí)行習(xí)的上級思機(jī)關(guān)、峰同級機(jī)夫關(guān)的文稅件材料怎；下級鋼機(jī)關(guān)報占送的重迅要文件賺材料。第三部分區(qū)分歸檔授范圍 區(qū)腿分歸檔霸范圍，男就是將星需要歸結(jié)檔和不膨需要歸漏檔的文在件材料掃區(qū)分開賞來。需要歸檔文件制材料的范費圍上級機(jī)關(guān)菜的文件材唐料中，普沒發(fā)性不需成本機(jī)關(guān)辦爬理的文件此材料，任咬免、獎懲訊非本機(jī)關(guān)川工作人員洽的文件材傭料，供工饞作參考的淹抄件等。本機(jī)關(guān)文鄉(xiāng)豐件材料中路的重份文育件，無查感考利用價構(gòu)值的事務(wù)懂性、臨時削性文件，耍一般性文薄件的歷次淺修改稿、蝕各次校對柔稿，無特奧殊保存價鏡值的信封甚，不需辦競理的一般膜性人民來驚電、電話拆記錄，機(jī)累關(guān)內(nèi)部互忠相抄送的伴文件材料只，本機(jī)關(guān)吳負(fù)責(zé)人兼展任外單位泰職務(wù)形成殖的與本機(jī)羅關(guān)無關(guān)的搜文件材料軟，有關(guān)工山作參考的脈文件材料。不需要歸檔文側(cè)件材料決的范圍第三部分區(qū)分歸檔夸范圍同級機(jī)葬關(guān)的文碧件材料散中，不罰需貫徹翻執(zhí)行的地文件材吃料，不壁需辦理勒的抄送濁文件材吹料。下級機(jī)關(guān)柴的文件材裝料中，供搬參閱的簡碧報、情況頃反映，抄背報或越級則抄報的文鐘件材料。第三部分區(qū)分歸檔回范圍不需要歸檔文預(yù)件材料神的范圍con己ten毛t第一部亮分浴歸檔愁文件整茶理工作嫌概述第二部分秤收集文件第三部做分妄區(qū)痰分歸檔鄉(xiāng)豐范圍第四部葡分自保搖管期限目錄《機(jī)關(guān)文擾件材料碑歸檔范啞圍和文盟書檔案廳保管期按限規(guī)定》第六條機(jī)關(guān)文嚇書檔案襲的保管覆期限定么為永久浴、定期涼兩種。永久，即全在正常情嘩況下，無禁限期地保使存。定期，分灣為30年、10年兩種萄。第四部分棗保管期煮限保管期限加，就是文喪件材料的厭留存年限寄。cont背ent永久凡是反映稿本機(jī)關(guān)主昌要職能活再動和基本吼歷史面貌躍的，對本戲機(jī)關(guān)國家考建設(shè)和歷量史研究有卸長遠(yuǎn)利用薯價值的檔師案，都應(yīng)避定為永久倆。具體的秀保管期限紡要根據(jù)本非機(jī)關(guān)的實受際情況來蠢制定文書期檔案保管屬期限表。第四部嫁分 保染管期限con僅ten四t部分應(yīng)島永久保嘆管的材炕料本機(jī)關(guān)制信定的法規(guī)抗性文件重要問題補的材料重要會議邊的材料重要的請掉示、批復(fù)工作總號結(jié)、計磨劃年度報昆表人事任免殖的材料機(jī)構(gòu)演變愚材料（大棒事記、組貫織沿革）其它第四部分妹保管期療限第四部綱分 保鏡管期限一、本稻機(jī)關(guān)制豬定的法擾規(guī)政策逼性文件殺材料；二、本機(jī)含關(guān)召開重樸要會議、早舉辦重大起活動等形料成的主要淹文件材料收；三、本吼機(jī)關(guān)職唐能活動災(zāi)中形成勇的重要績業(yè)務(wù)文稍件材料陜；四、本機(jī)礦關(guān)關(guān)于重允要問題的迅請示與上茅級機(jī)關(guān)的泄批復(fù)、批候示，重要扇的報告、總結(jié)、綜泉合統(tǒng)計報涼表等；五、本機(jī)逆關(guān)機(jī)構(gòu)演貌變、人事秧任免等文旗件材料；六、本機(jī)捷關(guān)房屋買艇賣、土地薦征用，重議要的合同營協(xié)議、資躺產(chǎn)登記等妹憑證性文件材戴料；七、上貌級機(jī)關(guān)扔制發(fā)的權(quán)屬于本乓機(jī)關(guān)主丘管業(yè)務(wù)饒的重要東文件材冊料；八、同記級機(jī)關(guān)報、下級喉機(jī)關(guān)關(guān)損于重要豎業(yè)務(wù)問妙題的來扯函、請濤示與本慰機(jī)關(guān)的位復(fù)函、批復(fù)等薯文件材帳料?！稒C(jī)關(guān)文件陰材料歸檔濟(jì)范圍和文凈書檔案?；芷谙抟?guī)袋定》第七條霉永久保翅管的文書乎檔案cont效ent定期30年：凡是反映籃機(jī)關(guān)一般欣工作活動刮，在較長披時間內(nèi)對澇本機(jī)關(guān)工作有查蔥考價值隔的的文躍件出來浮，列為30年保管眨。部分應(yīng)30年保管的益材料：一般工辯作問題覆材料一般會蕩議材料上級頒順發(fā)的屬話于本機(jī)尾關(guān)主管煮業(yè)務(wù)需跑貫徹執(zhí)查行的材鼓料下級報送憐的重要材鼻料其它第四部分業(yè)保管期后限con衰ten津t定期10年：凡是較轎短時間史內(nèi)對本震機(jī)關(guān)有簽參考利憐用價值誤的文件朋材料，列為10年保管焰。部分應(yīng)10年保管的駝材料：一般事合務(wù)性材檔料非本機(jī)關(guān)沈主管業(yè)務(wù)幫但需貫徹尊執(zhí)行的材拆料下級報安送的一僚般工作輪總結(jié)、掀報告、樣統(tǒng)計報歸表。第四部設(shè)分 保叫管期限第四部分各保管期嚴(yán)限一、本喇機(jī)關(guān)職煤能活動拐中形成紅的一般炕性業(yè)務(wù)毫文件材般料；二、本絨機(jī)關(guān)召確開會議次、舉辦郵活動等橫形成的助一般性驢的文件若材料；三、本機(jī)納關(guān)人事管亭理工作中甘形成的一厚般性文件冠材料；四、本蓬機(jī)關(guān)一孩般性事帳務(wù)管理役文件材膊料；五、本機(jī)蝦關(guān)關(guān)于一僚般性問題爹的請示與蹲上級機(jī)關(guān)掏的批復(fù)、紡批示，一催般性工作報告、射總結(jié)、螞統(tǒng)計報乒表等；六、上級奶機(jī)關(guān)制發(fā)馳的屬于本竭機(jī)關(guān)主管斤業(yè)務(wù)的一墳般性文件槍材料；七、上局級機(jī)關(guān)衡和同級柄機(jī)關(guān)制鑼發(fā)的非品本機(jī)關(guān)的主管業(yè)謝務(wù)但要干貫徹執(zhí)道行的文城件材料懇；八、同級倦機(jī)關(guān)、下益級機(jī)關(guān)關(guān)笛于一般性膚業(yè)務(wù)問題荒的來函、森請示與本勾機(jī)關(guān)的復(fù)要函、批復(fù)等呈文件材許料；九、下級費機(jī)關(guān)報送稻的年度或進(jìn)年度以上被計劃、總滲結(jié)、統(tǒng)計圾、重要專劈燕題報告等赤文件材料片?！稒C(jī)關(guān)文件慣材料歸檔發(fā)范圍和文欠書檔案保遲管期限規(guī)崖定》第八條孝定期保閃管的文書爺檔案文書檔免案保管厚期限表螞（摘錄路）第四部尼分 保便管期限文書檔案迅保管期限矛表（摘錄丑）第四部帶分 保眠管期限第四部分瘡保管期獨限如何判斷新“重要的鵝”和“一修般的”上級機(jī)固關(guān)、上慚級領(lǐng)導(dǎo)頓檢查、敘視察本銅機(jī)關(guān)工薄作時形柳成的文站件材料扶，凡省集部級領(lǐng)沾導(dǎo)的檢塌查、視倒察形成御的文件瞎材料，刃屬“重蕩要的”交，省部晶級以下蓄的是否問重要，蟲視情況貢而定。重要業(yè)街務(wù)問題客與一般法業(yè)務(wù)問攤題的區(qū)津分，關(guān)四鍵在于梯對業(yè)務(wù)緒內(nèi)容的潛把握。拐法規(guī)政北策性、踏方針性頌、重大惰業(yè)務(wù)建老設(shè)方面符的內(nèi)容易屬“重杯要的”隸。第四部硬分 保涼管期限如何判斷植“重要的撿”和“一怠般的”重要職能吩活動、重圍要專題與螞一般活動鴿、一般問岔題的總結(jié)眉、調(diào)研材屢料的區(qū)分跪，要從職效能活動的誕規(guī)模、影阿響力、問徒題的大小攪等因素加哥以考慮。機(jī)關(guān)與譜外單位廁簽訂的押合同、損協(xié)定、脫協(xié)議、壘議定書曉等文件魚材料，占應(yīng)從文差件材料竄法律價導(dǎo)值出發(fā)屠，結(jié)合曠事由重座要程度欺，合同焦、協(xié)定延、協(xié)議尸等的有剩效時限哨，或涉壤及資金膊多少來剝具體區(qū)悼分檔案會的“重調(diào)要性”華和“一堤般性”旺。重要業(yè)爸務(wù)問題脾與一般輸業(yè)務(wù)問膠題的區(qū)螞分，關(guān)率鍵在于紐奉對業(yè)務(wù)計內(nèi)容的克把握。號法規(guī)政省策性、必方針性狠