辦公用品管理流程

/辦公用品管理流程1目的本文件規(guī)定了XX農(nóng)村銀行(以下簡稱“本行”)辦公用品管理的流程及控制要點(diǎn),旨在加強(qiáng)辦公用品管理，規(guī)范采購、領(lǐng)用、保管等行為,控制行政性支出。2適用范圍本文件適用于本行辦公用品管理活動(dòng)。3定義、縮寫與分類3。1定義辦公用品：是指因工作需要采購的除固定資產(chǎn)外的各類日常用品。3．2縮寫無３.３分類1)辦公設(shè)備：包括保險(xiǎn)柜、白板、標(biāo)簽機(jī)、傳真機(jī)、打印機(jī)、電話機(jī)、復(fù)印機(jī)、考勤機(jī)、收銀機(jī)、碎紙機(jī)、裝訂機(jī)、塑封機(jī)、熱熔機(jī)、帶膜機(jī)、鑰匙箱、電子白板、投影機(jī)、幻燈機(jī)、打字機(jī)、一體機(jī)、鐵柜、空氣凈化器、膠裝機(jī)等;2）電腦耗材:包括各種原裝以及品牌硒鼓、墨盒、打印機(jī)填充墨水、軟盤、刻錄盤、鼠標(biāo)、鼠標(biāo)墊、鍵盤、電腦清潔用品、耳機(jī)等；３）數(shù)碼系列：包括Ｕ盤、ＭＰ3播放器、數(shù)碼錄音筆、移動(dòng)硬盤、數(shù)碼攝像頭等；4)辦公用紙：包括復(fù)印紙、打印紙、傳真紙、相片紙、收銀紙、彩噴紙、信紙／稿紙、包裝紙、卡紙、海報(bào)紙、皮紋紙、宣紙、名片紙、其他紙品等；5）辦公用筆：包括白板筆、鋼筆、記號(hào)筆、毛筆、簽字筆、熒光筆、圓珠筆、中性筆、臺(tái)筆、筆芯、鉛筆、鉛芯、激光筆、繪圖筆、油漆筆、光盤筆、粉筆等；６）財(cái)務(wù)用品:包括點(diǎn)驗(yàn)鈔機(jī)、支票打印機(jī)、號(hào)碼機(jī)、手提金庫、印章箱、憑單憑證、表格單據(jù)、檔案用品、復(fù)寫紙、財(cái)務(wù)附件、賬皮賬芯、賬簿賬冊、印臺(tái)、印油、原子印章、轉(zhuǎn)輪印章、組合印章、信封等；７）本、簿類:包括記事簿、日記簿、萬用手冊、賓客簽到冊、地址簿、電話簿、活頁簿等；8）桌面用品:包括筆筒、筆座、打孔器、地球儀、放大鏡、日歷座、濕指器、書立、文稿架、寫字板、告示貼、標(biāo)簽系列、便條紙、訂書機(jī)、起釘器、膠帶/雙面膠、修正液、修正帶、膠水/膠棒、名片盒、名片冊、削筆器、轉(zhuǎn)筆刀、筆盒、筆袋、板擦、壁紙刀、剪刀、墊板、三針一釘?shù)?９）資料管理：包括文件柜、文件筐、文件盤、報(bào)刊架、雜志架、展示架、公文籃、檔案盒等；1０)文件夾冊:包括板夾、公事包、證件卡、資料冊、彈簧夾、打孔夾、抽桿夾、文件套、像冊、名片冊、票據(jù)夾、拉鏈袋、按扣袋、檔案袋等；1１)測繪用品：包括繪圖筆、繪圖橡皮、繪圖模板、繪圖圓規(guī)、測繪用尺等;12）裝訂用品:包括裝訂膠片、裝訂夾片、裝訂膠圈、熱熔封套、封面紙、憑證裝訂機(jī)等；１3）日用勞保:包括日化清潔用品、勞保用品、食品/飲品、生活用紙、紙杯、燈泡燈管、證書獎(jiǎng)狀、膠卷、指示牌、電源插座、電池等；１4）商務(wù)禮品、案頭擺設(shè)等。4職責(zé)與權(quán)限部門/崗位職責(zé)與權(quán)限不相容職責(zé)主管領(lǐng)導(dǎo)審批辦公用品年度和月度采購計(jì)劃。綜合辦公部門/主任崗1）審核辦公用品年度和月度采購計(jì)劃；２）審批辦公用品領(lǐng)用申請;３）負(fù)責(zé)辦公用品管理的日常檢查與監(jiān)督。綜合辦公部門／后勤服務(wù)崗１)匯總各部門、分支機(jī)構(gòu)辦公用品年度采購需求，編制辦公用品年度和月度采購計(jì)劃;2）按貨比三家的原則批量采購辦公用品；3)保管辦公用品，做到賬實(shí)相符；4)發(fā)放辦公用品并登記.各部門、分支機(jī)構(gòu)／負(fù)責(zé)人審核本部門、分支機(jī)構(gòu)辦公用品領(lǐng)用申請。各部門、分支機(jī)構(gòu)/相關(guān)崗提出辦公用品領(lǐng)用申請。5原則與基本規(guī)定5。1原則1）適用、厲行節(jié)約、批量采購原則.各部門、分支機(jī)構(gòu)應(yīng)按實(shí)際需要上報(bào)需求，由綜合辦公部門匯總后按貨比三家的原則批量采購,盡量節(jié)約行政辦公支出.2）公開、公正、公平原則。在確定供應(yīng)商時(shí)應(yīng)公開操作，擇優(yōu)選擇;大宗辦公用品采購應(yīng)按照《集中采購管理操作流程》進(jìn)行控制。３）專人保管原則。綜合辦公部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管辦公用品，人員變動(dòng)時(shí)應(yīng)辦理移交手續(xù)。4）按需領(lǐng)用原則.各部門、分支機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要領(lǐng)用辦公用品，嚴(yán)禁一次性領(lǐng)用大宗辦公用品。5。2基本規(guī)定1）辦公用品采購由本行綜合辦公部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)。各部門、分支機(jī)構(gòu)提出年度辦公用品采購需求后,由本行綜合辦公部門負(fù)責(zé)匯總編制年度和月度采購計(jì)劃。２)綜合辦公部門負(fù)責(zé)辦公用品采購的工作人員應(yīng)依據(jù)審批后的采購計(jì)劃，進(jìn)行比質(zhì)、比價(jià)采購，確保辦公用品質(zhì)量滿足工作要求，原則上杜絕無計(jì)劃的零星采購。3)大宗商品(一次2萬元以上）必須按照《集中采購管理操作流程》進(jìn)行采購,其中需要招標(biāo)的，綜合辦公部門應(yīng)根據(jù)擬采購的辦公用品用途,按照《招標(biāo)操作流程》組織相關(guān)部門成立招標(biāo)小組，以招標(biāo)方式進(jìn)行采購.4）采購的辦公用品必須是由合法的市場主體生產(chǎn)的合法產(chǎn)品,有保質(zhì)期要求的辦公用品必須在保質(zhì)期內(nèi)。5）辦公用品采購要按實(shí)際采購數(shù)量及時(shí)辦理入庫手續(xù),采購和保管雙方在入庫單上簽字確認(rèn).采購的辦公用品入庫必須在采購結(jié)束后的三日內(nèi)完成.6)辦公用品采購?fù)戤吅?，由采購人員填寫有關(guān)單據(jù)發(fā)票，經(jīng)綜合辦公室主任簽字后，按財(cái)務(wù)規(guī)定進(jìn)行核報(bào)。常年供應(yīng)的辦公用品可視情況分批次核報(bào).7）辦公用品費(fèi)用結(jié)算一般均應(yīng)通過轉(zhuǎn)賬方式，盡量減少現(xiàn)金結(jié)算。8）實(shí)行辦公用品采購費(fèi)用年度復(fù)核制度。由內(nèi)部審計(jì)部門牽頭，綜合辦公部門、計(jì)劃財(cái)務(wù)部門參加。對年度大宗辦公用品采購,主要對其價(jià)格情況進(jìn)行復(fù)核。如發(fā)現(xiàn)有嚴(yán)重作弊行為、價(jià)格偏離行為，要按照當(dāng)年行業(yè)平均價(jià)格責(zé)令有關(guān)責(zé)任人員追回供應(yīng)商的不當(dāng)?shù)美?并追究相關(guān)人員責(zé)任.９）辦公用品保管人員應(yīng)加強(qiáng)庫房管理和消防工作，防止失盜、失火、失潮.任何人未經(jīng)允許不得進(jìn)入辦公用品庫房,不得挪用辦公用品及其他物資。庫房要做到類別清楚、碼放整齊.1０）辦公物品倉庫應(yīng)定期清點(diǎn)，清點(diǎn)工作由綜合辦公室主任組織.清點(diǎn)要求做到賬實(shí)一致,如果不一致必須查找原因，然后調(diào)整清單,使兩者一致。1１）各部門、分支機(jī)構(gòu)要指定專人負(fù)責(zé)領(lǐng)取辦公用品，領(lǐng)用辦公用品應(yīng)填寫《辦公用品領(lǐng)用單》.1２)領(lǐng)用時(shí),要做到當(dāng)面點(diǎn)清，在確認(rèn)物品名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量無誤后,領(lǐng)用人在《辦公用品領(lǐng)用單》上簽字。13）價(jià)值較大的耐用辦公用品因使用時(shí)間過長需要報(bào)廢更新的，使用人應(yīng)提出報(bào)廢、更新申請,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核和本行主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到綜合辦公部門辦理報(bào)廢更新手續(xù).1４）同意報(bào)廢的耐用辦公用品須交回綜合辦公部門集中處置。對決定報(bào)廢的耐用辦公用品要做好登記，在報(bào)廢處理清冊上寫清辦公用品名稱、價(jià)格、數(shù)量及報(bào)廢處理的其他有關(guān)事項(xiàng).6流程描述與控制要求 階段環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)6.1采購環(huán)節(jié)名稱：收集需求、編制計(jì)劃適用部門：綜合辦公部門；適用崗位:后勤服務(wù)崗;職責(zé)要求：收集需求,編制計(jì)劃操作規(guī)范：綜合辦公部門后勤服務(wù)崗收集各部門、分支機(jī)構(gòu)上報(bào)的《辦公用品需求計(jì)劃表》（附件一)，匯總編制本行辦公用品年度和月度采購計(jì)劃，報(bào)綜合辦公室主任審核。6．1采購環(huán)節(jié)名稱:審核適用部門:綜合辦公部門；適用崗位：主任崗；職責(zé)要求:審核采購計(jì)劃操作規(guī)范：1）審核本行辦公用品年度和月度采購計(jì)劃的必要性和合理性，及時(shí)報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審批；2）臨時(shí)追加的零星采購計(jì)劃,也必須經(jīng)綜合辦公室主任審核同意后報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。風(fēng)險(xiǎn)描述:對采購計(jì)劃審核把關(guān)不嚴(yán),違規(guī)審核通過不必要的采購計(jì)劃,辦公用品日常購置混亂，浪費(fèi)行政資源。風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)：低風(fēng)險(xiǎn)控制措施:實(shí)施計(jì)劃和預(yù)算控制，按內(nèi)審頻率實(shí)施內(nèi)部審計(jì).控制部門:行長；控制崗位:主管領(lǐng)導(dǎo)；６．1采購環(huán)節(jié)名稱:審批適用部門:行長;適用崗位:主管領(lǐng)導(dǎo)；職責(zé)要求：審批采購計(jì)劃操作規(guī)范:1）審批本行辦公用品年度和月度采購計(jì)劃,確定是否符合厲行節(jié)約原則;2）審批臨時(shí)追加的辦公用品采購計(jì)劃，確定是否必須追加計(jì)劃,是否確因工作需要。6.1采購環(huán)節(jié)名稱：采購適用部門：綜合辦公部門；適用崗位：后勤服務(wù)崗；職責(zé)要求：按審批的采購計(jì)劃采購辦公用品操作規(guī)范：1）辦公用品采購要雙人同行，要遵循貨比三家、明碼標(biāo)價(jià)和公開、公正、公平的原則；2)對大宗商品(一次２萬元以上）必須按照《集中采購管理操作流程》進(jìn)行采購,其中需要招標(biāo)的，綜合辦公部門應(yīng)根據(jù)擬采購的辦公用品用途，按照《招標(biāo)操作流程》組織相關(guān)部門成立招標(biāo)小組，以招標(biāo)方式采購。３）采購的辦公用品必須是由合法的市場主體生產(chǎn)的合法產(chǎn)品,有保質(zhì)期要求的辦公用品必須在保質(zhì)期內(nèi).風(fēng)險(xiǎn)描述：未正確履行崗位職責(zé)，超采購計(jì)劃品種、規(guī)格、型號(hào)、價(jià)格、范圍等采購辦公用品;或未堅(jiān)持貨比三家的原則采購辦公用品，支出超計(jì)劃，造成不必要的行政資源浪費(fèi).風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)：中等風(fēng)險(xiǎn)控制措施:對采購行為進(jìn)行日常監(jiān)督，每月不少于一次內(nèi)部自查。同時(shí),實(shí)施必要的內(nèi)部審計(jì),及時(shí)發(fā)現(xiàn)違規(guī)采購行為并進(jìn)行糾正,必要時(shí)對責(zé)任人采取處罰措施?？刂撇块T：綜合辦公部門；內(nèi)部審計(jì)部門;控制崗位:主任崗；經(jīng)理崗；6。２保管環(huán)節(jié)名稱：入庫保管適用部門：綜合辦公部門；適用崗位：后勤服務(wù)崗；職責(zé)要求:按規(guī)定妥善保管采購及庫存的辦公用品操作規(guī)范:1）填寫《辦公用品入庫單》(附件二），采購和保管雙方簽字確認(rèn),采購結(jié)束后三日內(nèi)必須完成;2）采購和庫存的辦公用品必須登記造冊(附件三),綜合辦公部門必須做到每月一次盤點(diǎn)和檢查，內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)按內(nèi)審工作頻率組織開展辦公用品管理情況的檢查；３)應(yīng)加強(qiáng)庫房管理，防止失竊、火災(zāi)、失潮;庫房禁止其他無關(guān)人員出入，庫房保管人員不得挪用物資。6．３領(lǐng)用環(huán)節(jié)名稱：申請領(lǐng)用適用部門：分支機(jī)構(gòu)；相關(guān)部門;適用崗位:相關(guān)崗;相關(guān)崗;職責(zé)要求:申請領(lǐng)用操作規(guī)范：各部門、分支機(jī)構(gòu)根據(jù)實(shí)際需求領(lǐng)用辦公物品，填寫《辦公用品領(lǐng)用單》（附件四），經(jīng)本部門、分支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人審核同意后，上報(bào)綜合辦公部門領(lǐng)取。6.3領(lǐng)用環(huán)節(jié)名稱:審批適用部門:綜合辦公部門；適用崗位：主任崗;職責(zé)要求：審批領(lǐng)用申請操作規(guī)范:審批各部門上報(bào)的辦公用品領(lǐng)用申請，確定是否在需求計(jì)劃之內(nèi),是否確因工作需要,并在《辦公用品領(lǐng)用單》（附件四)上簽署是否同意領(lǐng)用的明確意見.風(fēng)險(xiǎn)描述：違規(guī)審批，審批通過不合理的領(lǐng)用申請，造成資源浪費(fèi)，削弱了辦公用品領(lǐng)用環(huán)節(jié)的控制力.風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)：中等風(fēng)險(xiǎn)控制措施：通過本條線自查發(fā)現(xiàn)并及時(shí)糾正；通過內(nèi)審糾正違規(guī)審批行為?？刂撇块T：內(nèi)部審計(jì)部門；控制崗位：經(jīng)理崗；6。3領(lǐng)用環(huán)節(jié)名稱:發(fā)放適用部門：綜合辦公部門;適用崗位：后勤服務(wù)崗;職責(zé)要求：按審批的領(lǐng)用單發(fā)放辦公用品操作規(guī)范：1）發(fā)放辦公用品時(shí),要做到當(dāng)面點(diǎn)清，在確認(rèn)物品名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量無誤后，由領(lǐng)用人在《辦公用品領(lǐng)用單》（附件四）上簽字確認(rèn);2）對耐用辦公用品的使用人或負(fù)責(zé)保管人員要登記造冊備查;３）憑領(lǐng)用單在《辦公用品登記簿》（附件三)上登記,銷記發(fā)出物品，結(jié)出賬面庫存。辦公用品保管人員應(yīng)每月進(jìn)行一次庫存盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。７檢查監(jiān)督牽頭檢查部門檢查內(nèi)容檢查頻次報(bào)告路線檢查結(jié)果利用綜合辦公部門１）辦公用品采購、保管、發(fā)放程序是否符合規(guī)定和要求；２）庫存辦公用品賬實(shí)是否相符。每月一次主管領(lǐng)導(dǎo)規(guī)范辦公用品采購、保管、發(fā)放程序。內(nèi)部審計(jì)部門辦公用品采購、保管、發(fā)放制度執(zhí)行情況。按內(nèi)審工作頻率審計(jì)委員會(huì)持續(xù)改進(jìn)8附件附件一：《辦公用品需求計(jì)劃表》附件二:《辦公用品入庫單》附件三：《辦公用品登記簿》附件四：《辦公用品領(lǐng)用單》

附件一:辦公用品需求計(jì)劃表申報(bào)部門：年月日序號(hào)品種規(guī)格數(shù)量備注部門負(fù)責(zé)人意見綜合辦公部門意見主管領(lǐng)導(dǎo)意見附件二: