檔案管理幻燈片

中國南方電網(wǎng)有限責(zé)任公司檔案管理制度綜合管理2010年12月13日第一頁，共三十八頁。1總則中國南方電網(wǎng)有限責(zé)任公司檔案管理制度2文件材料的歸檔3歸檔文件的分類和定義4歸檔文件整理5檔案的保管及利用6檔案的鑒定和銷毀7監(jiān)督指導(dǎo)8附則2.1歸檔范圍2.2歸檔文件材料來源2.3歸檔文件材料載體2.4歸檔時(shí)間2.5歸檔要求第二頁，共三十八頁。中國南方電網(wǎng)有限責(zé)任公司檔案管理制度1.1為規(guī)范南方電網(wǎng)公司（以下簡稱公司）檔案管理，充分發(fā)揮檔案作用，更好地為公司各項(xiàng)工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》《企業(yè)檔案管理規(guī)定》和國家檔案局頒發(fā)的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本制度。1.2本制度適用于公司系統(tǒng)各單位，公司下屬單位可結(jié)合實(shí)際，制定本單位的檔案管理制度。1.3公司檔案工作實(shí)行統(tǒng)一管理、分級負(fù)責(zé)的原則。公司檔案室負(fù)責(zé)集中管理全公司各種類和載體的檔案，各部門負(fù)責(zé)本部門資料的歸檔和管理工作，人事部負(fù)責(zé)人事檔案的管理工作。1總則第三頁，共三十八頁。中國南方電網(wǎng)有限責(zé)任公司檔案管理制度1.4公司檔案工作應(yīng)納入公司管理程序及各部門有關(guān)人員崗位責(zé)任制。各部門及有關(guān)人員按照其崗位職責(zé)，負(fù)責(zé)本崗位在工作中產(chǎn)生的各類載體材料的歸檔工作。1.5部門文書負(fù)責(zé)對本部門形成的各載體材料進(jìn)行收集、整理，填寫檔案移交清單后按要求向公司檔案室移交。1.6公司全體干部員工都有保護(hù)檔案的義務(wù)和維護(hù)檔案完整安全的職責(zé)，任何人不得拒絕歸檔，對私自損毀檔案和不按要求歸檔的,應(yīng)當(dāng)追究有關(guān)部門和責(zé)任人的責(zé)任。1總則第四頁，共三十八頁。中國南方電網(wǎng)有限責(zé)任公司檔案管理制度2.1歸檔范圍凡公司在各項(xiàng)工作活動（包括籌備、成立、經(jīng)營、管理及產(chǎn)權(quán)變動等）中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種載體材料應(yīng)列入歸檔范圍，包括但不限于以下內(nèi)容：2文件材料的歸檔2.1.1發(fā)文、收文(上下級單位和外單位的來文)。第五頁，共三十八頁。中國南方電網(wǎng)有限責(zé)任公司檔案管理制度2.1歸檔范圍2.1.2會議材料：由公司及各部門負(fù)責(zé)組織召開的各種重要的綜合、專業(yè)、專題會議材料。包括：2文件材料的歸檔會議指南、會議講話、報(bào)告、會議交流或討論材料、會議記錄、錄音、錄像和照片等，以及外出參加會議帶回的與本單位有關(guān)的文件材料第六頁，共三十八頁。中國南方電網(wǎng)有限責(zé)任公司檔案管理制度2.1歸檔范圍2文件材料的歸檔2.1.3各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料，生產(chǎn)經(jīng)營簡報(bào)、月(周)報(bào)。2.1.4公司規(guī)劃、經(jīng)營分析、財(cái)務(wù)分析等專題材料。第七頁，共三十八頁。中國南方電網(wǎng)有限責(zé)任公司檔案管理制度2.1歸檔范圍2.1.5合同協(xié)議文本包括合同協(xié)議（正本）、合同審批（會簽）表、授權(quán)委托書、招投標(biāo)文件、履行情況記載、糾紛或爭議的處理情況記載及有關(guān)材料。2.1.6調(diào)度運(yùn)行材料包括調(diào)度運(yùn)行報(bào)告、圖表等文件材料。2.1.7科研課題材料包括調(diào)研、申報(bào)立項(xiàng)研究、試驗(yàn)總結(jié)、鑒定報(bào)獎、推廣應(yīng)用等材料。2文件材料的歸檔第八頁，共三十八頁。中國南方電網(wǎng)有限責(zé)任公司檔案管理制度2.1歸檔范圍2.1.8基建項(xiàng)目材料包括公司基本建設(shè)項(xiàng)目前期材料、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、竣工和驗(yàn)收文件圖紙等材料，以及使用、維修、改建、擴(kuò)建等材料。2.1.9會計(jì)檔案包括公司總部財(cái)務(wù)報(bào)表、賬簿、憑證、財(cái)務(wù)移交清單等。2.1.10上級視察、對外交流、工作組調(diào)研、黨政工團(tuán)等各項(xiàng)業(yè)務(wù)管理與活動中產(chǎn)生的文件(交流)材料、報(bào)告、錄音錄像及照片等。2文件材料的歸檔第九頁，共三十八頁。中國南方電網(wǎng)有限責(zé)任公司檔案管理制度2.1歸檔范圍2.1.11(榮譽(yù)類）上級或其它單位頒發(fā)、贈與的獎狀、獎杯、獎牌、證書、錦旗，以及上級領(lǐng)導(dǎo)或名人的題詞、書畫、簽名留念冊等。2.1.12公司及各部門負(fù)責(zé)印制的對外宣傳材料、印刷品、音像制品等。2.1.13依靠傳播媒體展現(xiàn)的、有保存價(jià)值的，以特殊載體或電子形式存在的有保存價(jià)值的網(wǎng)站文件、電子郵件、多媒體文件、程序文件、結(jié)構(gòu)性文件等。2.1.14電力營銷過程中形成的具有保存價(jià)值的各種資料和記錄。2文件材料的歸檔第十頁，共三十八頁。中國南方電網(wǎng)有限責(zé)任公司檔案管理制度2.2歸檔文件材料來源2.2.1公司內(nèi)部形成的文件材料。2.2.2公司所屬單位和派出機(jī)構(gòu)（包括境外機(jī)構(gòu)）應(yīng)報(bào)公司的文件材料。2.2.3公司引進(jìn)項(xiàng)目、外購設(shè)備等帶來的文件材料。2.2.4公司投資的全資、控股、參股企業(yè)應(yīng)向公司提交的文件材料。2文件材料的歸檔第十一頁，共三十八頁。中國南方電網(wǎng)有限責(zé)任公司檔案管理制度2.2歸檔文件材料來源2.2.5公司參與的合作項(xiàng)目，合作單位按要求應(yīng)向公司提交的文件材料2.2.6公司執(zhí)行、辦理、接收的外來文件材料及各種載體材料。2.2.7公司在營銷工作中產(chǎn)生的各種與客戶有關(guān)的材料等。2文件材料的歸檔第十二頁，共三十八頁。中國南方電網(wǎng)有限責(zé)任公司檔案管理制度2.3歸檔文件材料載體歸檔的文件材料載體主要包括2文件材料的歸檔紙質(zhì)、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等各種載體形式。第十三頁，共三十八頁。中國南方電網(wǎng)有限責(zé)任公司檔案管理制度2.4歸檔時(shí)間2.4.1管理性文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。2.4.2科研課題、基建項(xiàng)目、信息化項(xiàng)目文件材料在其項(xiàng)目鑒定、竣工后或財(cái)務(wù)決算后三個月內(nèi)歸檔，周期長的可分階段、單項(xiàng)歸檔。2.4.3外購設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件材料在開箱驗(yàn)收或接收后即時(shí)登記，安裝調(diào)試后歸檔。2.4.4公司職工外出參加公務(wù)活動形成的文件材料應(yīng)在活動結(jié)束后及時(shí)歸檔。2文件材料的歸檔第十四頁，共三十八頁。中國南方電網(wǎng)有限責(zé)任公司檔案管理制度2.4歸檔時(shí)間2.4.5會計(jì)文件材料在會計(jì)年度終了后由會計(jì)部門整理歸檔，保管一年后向檔案室移交。2.4.6審計(jì)(紀(jì)檢)檔案由審計(jì)和紀(jì)檢部門負(fù)責(zé)收集整理，在工作結(jié)束后的次年6月前向檔案室移交歸檔。2.4.7合同(招投標(biāo))文件在合同辦理完畢后三個月內(nèi)向檔案室移交歸檔。2.4.8磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等形式的文件材料應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)歸檔。2.4.9電子文件邏輯歸檔實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔與紙質(zhì)文件歸檔時(shí)間一致。2文件材料的歸檔第十五頁，共三十八頁。中國南方電網(wǎng)有限責(zé)任公司檔案管理制度2.4歸檔時(shí)間2.4.10下列文件材料應(yīng)隨時(shí)歸檔2.4.10.1變更、修改、補(bǔ)充的文件材料。2.4.10.2公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動和職工調(diào)動、離崗時(shí)留在部門或個人手中的文件材料。2.4.10.3公司產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件材料。2.4.10.4其他臨時(shí)活動中形成的文件材料。2文件材料的歸檔第十六頁，共三十八頁。中國南方電網(wǎng)有限責(zé)任公司檔案管理制度2.5歸檔要求2.5.1整理歸檔的文件材料應(yīng)遵循文件材料形成規(guī)律，保持其有機(jī)聯(lián)系，并符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范要求。2.5.2歸檔的文件材料應(yīng)為原件，因故無原件的可歸具有憑證作用的文件材料，文件材料歸檔后不得更改。2.5.3非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說明一并歸檔。外文（或少數(shù)民族文字）材料若有漢譯文的應(yīng)與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標(biāo)題后歸檔。2文件材料的歸檔第十七頁，共三十八頁。中國南方電網(wǎng)有限責(zé)任公司檔案管理制度2.5歸檔要求2.5.4具有永久、長期保存價(jià)值的電子文件，必須形成一份紙質(zhì)文件歸檔。2.5.5歸檔文件材料的載體和字跡應(yīng)符合耐久性要求。2.5.6歸檔的文件材料一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。反映同一內(nèi)容而形式不同的文件材料應(yīng)保持其一致性。2文件材料的歸檔第十八頁，共三十八頁。中國南方電網(wǎng)有限責(zé)任公司檔案管理制度2.5歸檔要求2.5.7公司與其他單位合作完成的項(xiàng)目，公司作為主辦單位的保存全套文件材料，公司作為協(xié)辦單位的保存與承擔(dān)任務(wù)相關(guān)的正本文件。有合同、協(xié)議規(guī)定的，按其要求執(zhí)行。2.5.8各部門文書人員應(yīng)檢查本部門歸檔文件材料的齊全、完整與準(zhǔn)確情況，整理完畢并編制移交清冊，由部門或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽字核準(zhǔn)后向檔案室移交。重要項(xiàng)目的文件材料移交時(shí)應(yīng)編寫歸檔說明。檔案室接收時(shí)應(yīng)全面檢查歸檔文件材料的質(zhì)量。2.5.9交接雙方應(yīng)認(rèn)真核對移交清冊，并履行簽字手續(xù)，移交清冊各留一份以備查考。2文件材料的歸檔第十九頁，共三十八頁。中國南方電網(wǎng)有限責(zé)任公司檔案管理制度A文書檔案、B生產(chǎn)運(yùn)行檔案、C會計(jì)檔案、D工程建設(shè)項(xiàng)目檔案、F審計(jì)檔案、G照片檔案、3歸檔文件的分類和定義公司檔案分為：H合同檔案K科研檔案、R榮譽(yù)、實(shí)物檔案、S傳媒電子檔案、X信息化項(xiàng)目檔案、Y營銷客戶檔案、Z招投標(biāo)檔案。第二十頁，共三十八頁。中國南方電網(wǎng)有限責(zé)任公司檔案管理制度3.1文書檔案文書檔案是指企業(yè)在各項(xiàng)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理活動中直接形成的有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄。3歸檔文件的分類和定義3.2生產(chǎn)運(yùn)行檔案生產(chǎn)運(yùn)行檔案是指企業(yè)在電力生產(chǎn)、調(diào)度運(yùn)行中形成的有保存價(jià)值的歷史記錄。3.3會計(jì)檔案會計(jì)檔案是指會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿和會計(jì)報(bào)告等會計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。第二十一頁，共三十八頁。中國南方電網(wǎng)有限責(zé)任公司檔案管理制度3.4工程建設(shè)項(xiàng)目檔案工程建設(shè)項(xiàng)目檔案是指從建設(shè)準(zhǔn)備階段到項(xiàng)目竣工驗(yàn)收以及運(yùn)行維護(hù)技術(shù)改造過程中形成的、具有保存價(jià)值的歷史記錄。3歸檔文件的分類和定義3.5審計(jì)檔案審計(jì)檔案是指在各類審計(jì)活動中直接形成的，具有保存價(jià)值的以紙質(zhì)、磁質(zhì)、光盤和其它形式存在的歷史記錄。3.6照片檔案照片檔案是指企業(yè)在社會活動中直接形成的以靜態(tài)圖像為主的有保存價(jià)值的歷史記錄。第二十二頁，共三十八頁。中國南方電網(wǎng)有限責(zé)任公司檔案管理制度3.7合同檔案合同檔案是指企業(yè)在各類活動中與自然人、法人或其它組織就設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系而形成的合同、協(xié)議、意向書及其過程紀(jì)錄。3歸檔文件的分類和定義3.8科研檔案科研檔案是指在科學(xué)技術(shù)研究與管理、知識產(chǎn)權(quán)管理活動中直接形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表及聲像等各種形式的歷史記錄。3.9榮譽(yù)、實(shí)物檔案榮譽(yù)、實(shí)物檔案是指企業(yè)在工作活動中形成的具有保存價(jià)值的榮譽(yù)、紀(jì)念品、印信類等實(shí)物形式存在的檔案。第二十三頁，共三十八頁。中國南方電網(wǎng)有限責(zé)任公司檔案管理制度3.10傳媒電子檔案傳媒電子檔案是指企業(yè)或者個人在社會活動中形成的、依靠傳播媒體展現(xiàn)的、具有保存價(jià)值的，以特殊載體或電子形式存在的歷史記錄。3歸檔文件的分類和定義3.11信息化項(xiàng)目檔案信息化項(xiàng)目檔案是指電力企業(yè)信息化項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的具有保存價(jià)值的資料和文件。3.12營銷客戶檔案營銷客戶檔案是指在電力營銷過程中形成的具有保存價(jià)值的歷史記錄。第二十四頁，共三十八頁。中國南方電網(wǎng)有限責(zé)任公司檔案管理制度3.13招投標(biāo)檔案招投標(biāo)檔案是指在企業(yè)招投標(biāo)活動中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、數(shù)字、符號、圖表、聲像等各種不同載體的歷史記錄。3歸檔文件的分類和定義第二十五頁，共三十八頁。中國南方電網(wǎng)有限責(zé)任公司檔案管理制度公司各種類檔案根據(jù)公司分類表進(jìn)行分類,按照公司檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)作業(yè)指導(dǎo)書進(jìn)行整理。4歸檔文件整理4.1文書檔案的整理文書檔案由公司總文書和部門文書在每年的第一季度將次年的文件材料向檔案室移交。檔案室匯總后按照公司文書檔案分類規(guī)定進(jìn)行分類，再按照《歸檔文件整理規(guī)則》DAT/22-2000的相關(guān)規(guī)定，以件為單位進(jìn)行規(guī)范整理。第二十六頁，共三十八頁。中國南方電網(wǎng)有限責(zé)任公司檔案管理制度4.2生產(chǎn)運(yùn)行、工程建設(shè)、科研、信息化項(xiàng)目檔案的整理生產(chǎn)運(yùn)行、工程建設(shè)、科研、信息化項(xiàng)目檔案由各職能部門負(fù)責(zé)收集，保證齊全完整準(zhǔn)確后向檔案室移交。生產(chǎn)運(yùn)行、工程建設(shè)、科研、信息化項(xiàng)目檔案按照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》和《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理。4歸檔文件整理4.3合同、招投標(biāo)檔案的整理合同、招投標(biāo)檔案由合同、招投標(biāo)主管部門負(fù)責(zé)收集匯總后移交檔案室。合同、招投標(biāo)檔案可歸入工程的,按照科技檔案進(jìn)行整理。單獨(dú)歸檔的按照《歸檔文件整理規(guī)則》DAT/22-2000相關(guān)規(guī)定，以件為單位進(jìn)行整理。第二十七頁，共三十八頁。中國南方電網(wǎng)有限責(zé)任公司檔案管理制度4.4會計(jì)檔案的整理會計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部門按照財(cái)政部《會計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)會字〔1998〕32號）的規(guī)定整理，保管一年后，連同會計(jì)檔案移交清冊一并向檔案室移交。4歸檔文件整理4.5照片檔案的整理照片檔案由各形成的職能部門（包括新聞中心）匯總后向檔案室移交，照片檔案參照《照片檔案管理規(guī)范》的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理。第二十八頁，共三十八頁。中國南方電網(wǎng)有限責(zé)任公司檔案管理制度4.6榮譽(yù)、實(shí)物檔案的整理榮譽(yù)、實(shí)物檔案由有關(guān)部門或個人在接收到榮譽(yù)、實(shí)物檔案后向檔案室移交。榮譽(yù)、實(shí)物檔案按件為單位整理保管。4歸檔文件整理4.7審計(jì)(紀(jì)檢)檔案由審計(jì)和紀(jì)檢部門負(fù)責(zé)收集匯總，在工作結(jié)束后的次年6月前向檔案室移交，審計(jì)(紀(jì)檢)檔案按《歸檔文件整理規(guī)則》和《紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān)案件管理辦法》的相關(guān)規(guī)定整理。第二十九頁，共三十八頁。中國南方電網(wǎng)有限責(zé)任公司檔案管理制度4.8傳媒電子檔案由形成部門或個人匯總后統(tǒng)一向檔案室移交，按照分類不同分別編號進(jìn)行整理。4歸檔文件整理4.9營銷客戶檔案由形成的單位收集、整理、保管。第三十頁，共三十八頁。中國南方電網(wǎng)有限責(zé)任公司檔案管理制度5.1公司設(shè)立專門的檔案庫房作為檔案的保管場所，檔案庫房應(yīng)符合有關(guān)規(guī)定，達(dá)到“八防”要求和溫濕度標(biāo)準(zhǔn)，并有專門人員管理，定期檢查。5檔案的保管及利用5.2檔案庫房建立統(tǒng)一的臺賬，做到賬物相符。檔案人員應(yīng)熟悉庫藏檔案情況，根據(jù)利用者需要，通過各種手段積極開發(fā)檔案信息資源，開展如文件匯編、大事記、組織沿革、深層次編研等各種信息服務(wù)工作。5.3凡本公司的職工，均可在檔案室或公司網(wǎng)絡(luò)上查閱與本部門業(yè)務(wù)有關(guān)的檔案信息資料。第三十一頁，共三十八頁。中國南方電網(wǎng)有限責(zé)任公司檔案管理制度5.4查閱機(jī)要檔案、重要檔案、重要會議記錄必須經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，專人負(fù)責(zé)查閱。會計(jì)檔案需經(jīng)財(cái)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)由財(cái)務(wù)人員查閱。5檔案的保管及利用5.5公司各種類檔案原則上只能在檔案室查閱使用，不得外借，如確因工作需要，需經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。借出的檔案不準(zhǔn)擅自復(fù)印，經(jīng)批準(zhǔn)同意借出或復(fù)印的檔案，不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借他人和擅自拆卷、私自摘抄，不得帶出公司外，更不得劃道、填字，涂改、損壞檔案。第三十二頁，共三十八頁。中國南方電網(wǎng)有限責(zé)任公司檔案管理制度5.6外單位人員查閱檔案，一律憑單位介紹信，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可查閱。5檔案的保管及利用5.7利用檔案的人員要填寫《檔案利用效果登記表》，主動提供檔案利用效果，及時(shí)反饋檔案利用信息。5.8檔案管理納入辦公自動化系統(tǒng)，利用信息化系統(tǒng)和各種現(xiàn)代化手段，做好檔案信息資源的開發(fā)利用工作，努力實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，為公司各項(xiàng)工作提供高效與便捷的服務(wù)。第三十三頁，共三十八頁。中國南方電網(wǎng)有限責(zé)任公司檔案管理制度6.1根據(jù)國家有關(guān)部門的規(guī)定，公司的各類檔案可分為永久、長期、短期三種。會計(jì)檔案分為3年、5年、10年、15年、20年、25年等。6檔案的鑒定和銷毀6.2文件材料一經(jīng)立卷歸檔后，未經(jīng)批準(zhǔn)和辦理正式手續(xù)，任何人不得擅自銷毀。6.3對到期檔案的鑒定工作，應(yīng)在公司分管檔案負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)