信息化視角下的會計(jì)檔案電子化管理研究,會計(jì)畢業(yè)論文

信息化視角下的會計(jì)檔案電子化管理研究,會計(jì)畢業(yè)論文內(nèi)容摘要：檔案管理是各個(gè)行業(yè)的重要工作內(nèi)容,十分是會計(jì)檔案管理工作,它牽涉到企業(yè)的經(jīng)濟(jì)命脈,直接關(guān)系到企業(yè)的發(fā)展前途,所以對會計(jì)的檔案管理愈加不能疏忽大意。在當(dāng)下時(shí)代,以互聯(lián)網(wǎng)+行業(yè)的發(fā)展形式逐步興起,在檔案管理上,利用信息化技術(shù)對檔案進(jìn)行愈加高效的管理已成為檔案管理人員的基本技能之一,但是在經(jīng)歷體驗(yàn)上,還存在一些缺乏,以此帶來了一些管理的問題。本文立足于此,討論信息化時(shí)代中的會計(jì)檔案管理工作。本文關(guān)鍵詞語：會計(jì)檔案;電子化管理;信息化;一、會計(jì)檔案電子化管理概述檔案管理的電子化方向是當(dāng)代檔案管理的大趨勢，相比傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理，電子化管理除具有一樣的管理功能外，也還具有很多其本身的特點(diǎn)，但總體來講是利大于弊。1.電子化檔案的高效性以純數(shù)據(jù)儲存的電子化檔案本身依靠于計(jì)算機(jī)的辨別存儲裝置，在管理效率上能夠獲得極大的提升，這在大公司、大企業(yè)的龐大數(shù)據(jù)管理方面愈加重要，高效性是電子化檔案管理的最大優(yōu)勢。2.電子化檔案的分享性假如講高效性是電子化檔案數(shù)據(jù)依靠于計(jì)算機(jī)本身建立的優(yōu)勢，那么分享性就是依靠于互聯(lián)網(wǎng)建立的信息傳播的優(yōu)勢，在傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件分享時(shí)，需要通過復(fù)制備份以及郵遞運(yùn)輸?shù)拳h(huán)節(jié)才能實(shí)現(xiàn)。而電子化檔案一鍵操作，完成整個(gè)流程不過幾分鐘的事情，便捷的分享性非常符合當(dāng)代社會快節(jié)拍的需求。3.電子化檔案的脆弱性電子化信息檔案主要保存在磁盤或者光盤中，它相比傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的占地面積極小。但是，這也為電子化檔案帶來了一定的脆弱性。在保存條件上，高精度的磁盤或者光盤一旦遭到撞擊、磁化、電流過載等情況時(shí)都容易出現(xiàn)毀壞，而這樣的毀壞往往是難以復(fù)原的，再加上網(wǎng)絡(luò)病毒的潛在風(fēng)險(xiǎn)，所以電子檔案本身是很脆弱的，這不僅需要加強(qiáng)管理，更需要通過備份以降低事故的風(fēng)險(xiǎn)性。二、當(dāng)前會計(jì)檔案數(shù)字化管理工作中存在的缺乏1.設(shè)施配備缺乏，系統(tǒng)兼容問題加強(qiáng)快速檔案的信息化管理必然需要引入當(dāng)代化的管理設(shè)備，而這就意味著一定的資金投入。但是在當(dāng)下時(shí)代，由于各種原因，比方企業(yè)本身的資金匱乏或者管理人員以為升級設(shè)備帶來的回報(bào)缺乏以抵消其成本，又或者是管理人員質(zhì)疑信息化管理的安全性等原因，導(dǎo)致信息化管理的建設(shè)進(jìn)度被暫時(shí)擱置，這就使得很多企業(yè)的會計(jì)檔案管理仍然停留在以人力管理為基礎(chǔ)的傳統(tǒng)管理形式上，當(dāng)代化信息設(shè)備完全無法普及，這是實(shí)時(shí)配備缺乏帶來的問題，該問題在中小型企業(yè)中表現(xiàn)得尤為明顯。除了硬件的問題，軟件系統(tǒng)的兼容問題也是企業(yè)信息化會計(jì)檔案建設(shè)的一個(gè)難題，其成因就是企業(yè)在出于成本或者安全性的考慮下，邀請了多個(gè)建設(shè)團(tuán)隊(duì)介入到企業(yè)的會計(jì)檔案建設(shè)中來，結(jié)果導(dǎo)致各個(gè)團(tuán)隊(duì)在系統(tǒng)上的不同選擇帶來了一定的兼容問題，這也影響到了數(shù)字化檔案建設(shè)的進(jìn)度。2.管理人員意識和經(jīng)歷體驗(yàn)缺乏推進(jìn)數(shù)字化檔案管理建設(shè)的主體任務(wù)需要培養(yǎng)當(dāng)代數(shù)字化的管理人員。這首先需要數(shù)字化檔案管理人員具備與時(shí)俱進(jìn)的學(xué)習(xí)意識，由于數(shù)字化的管理意味著更高層次效的數(shù)據(jù)流通和愈加頻繁的數(shù)據(jù)更新，其節(jié)拍要比傳統(tǒng)的檔案管理要更快，另外，作為會計(jì)檔案的管理人員，隨時(shí)關(guān)注檔案的安全性也很重要，這更需要管理人員具備豐富、嫻熟的操作技巧，這進(jìn)一步加大了管理人員的學(xué)習(xí)任務(wù)。但是，由于很多管理人員思想認(rèn)識缺乏，本身缺乏自我提升的內(nèi)動(dòng)力，不重視信息化檔案管理的重要性等，導(dǎo)致了在會計(jì)行業(yè)推行信息化管理的難度加大。在人為因素上主要是經(jīng)歷體驗(yàn)缺乏。當(dāng)前，會計(jì)檔案管理信息化建設(shè)工作的歷史還較短，只存在于我們國家的部分大企業(yè)中，沒有經(jīng)歷體驗(yàn)共享，沒有構(gòu)成具有指導(dǎo)意義的管理方案，導(dǎo)致后續(xù)的中小型企業(yè)在展開信息化會計(jì)檔案管理時(shí)缺乏目的，進(jìn)而出現(xiàn)混亂等局面，無法發(fā)揮信息化檔案管理的優(yōu)勢，這讓很多企業(yè)都以為機(jī)會尚不成熟，因而處在觀望的狀態(tài)。3.缺乏專項(xiàng)平臺支持從全國范圍來看，如今我們國家在信息化會計(jì)檔案建設(shè)的經(jīng)過中還處于各自為戰(zhàn)的狀態(tài)，整體水平表現(xiàn)出參差不齊的態(tài)勢。能夠設(shè)想，假如搭建一個(gè)平臺，讓企業(yè)之間達(dá)成溝通，促進(jìn)互相學(xué)習(xí)借鑒，那么整體人才培養(yǎng)計(jì)劃的實(shí)行速度就會得到較大的提升。但當(dāng)前我們國家還不存在這樣的平臺，而最大的難點(diǎn)是，新行業(yè)的管理往往會成為企業(yè)發(fā)展的機(jī)密之一，這樣的認(rèn)識進(jìn)一步增加了搭建平臺的難度。三、信息化條件下加強(qiáng)會計(jì)檔案管理的策略討論針對當(dāng)前信息化會計(jì)檔案管理的缺乏，筆者提出下面的探究策略：1.落實(shí)設(shè)備基礎(chǔ)，優(yōu)化資源配置由于硬件設(shè)備是實(shí)現(xiàn)信息化會計(jì)檔案管理的基礎(chǔ)，因而落實(shí)對硬件設(shè)備的建設(shè)是開展檔案建設(shè)管理的第一步。在這里階段，企業(yè)先要找準(zhǔn)本身實(shí)際需求，分析投入和回報(bào)之間的關(guān)系，明確信息化的方向和力度。一般而言小企業(yè)對檔案管理的需求性就不如大企業(yè)緊迫，所以小企業(yè)就應(yīng)該注重信息化的小型化和簡易化方向。在推行信息化經(jīng)過中，要擅長總結(jié)，考量信息化會計(jì)檔案給企業(yè)帶來的效益，根據(jù)實(shí)際的企業(yè)經(jīng)濟(jì)做出發(fā)展調(diào)整，保持理性，避免跟風(fēng)，對硬件的增設(shè)做到合理的控制。要知道，固然數(shù)字化很重要，但是盈利才是企業(yè)的第一要素，假如不能保證盈利，信息化就失去了意義。因而，在信息化檔案建設(shè)的經(jīng)過中，順應(yīng)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益發(fā)展是首要原則。2.注重思想建設(shè)，培養(yǎng)專業(yè)管理人員由于數(shù)字化檔案管理人員在管理中發(fā)揮著主導(dǎo)作用，因而，直接針對管理人員開展專業(yè)培養(yǎng)計(jì)劃，是從根本入手的高效切入手段。在培養(yǎng)經(jīng)過中，要優(yōu)先注重對思想認(rèn)知的提升，只要高度提升了思想認(rèn)知水平，才能激發(fā)會計(jì)檔案管理人員的內(nèi)動(dòng)力，讓他們在工作中發(fā)揮事半功倍的成效。在對專業(yè)知識的培養(yǎng)上，要采取多渠道的培養(yǎng)方式，讓檔案管理人員能根據(jù)實(shí)際的情況選擇最佳的學(xué)習(xí)方式，這需要其具備一定的分析能力和決斷能力。另外，在這個(gè)經(jīng)過中，還要注意對人才歸屬感的培養(yǎng)，讓人才意識到企業(yè)對于本身的重要性，能夠有效降低人才流失率，進(jìn)而到達(dá)節(jié)約成本的效果。3.拓寬視野，尋求企業(yè)之間的同步化建設(shè)實(shí)現(xiàn)信息化會計(jì)檔案建設(shè)不是部分企業(yè)的發(fā)展方向，而是整個(gè)時(shí)代所有企業(yè)的發(fā)展方向。因而，開展企業(yè)間合作，進(jìn)行同步化數(shù)字建設(shè)，以經(jīng)歷體驗(yàn)互補(bǔ)，這對于雙方而言都是互惠互利的事。在橫向上，加強(qiáng)企業(yè)相關(guān)部門的溝通合作，比方在前期對系統(tǒng)的適配上，就采用互相兼容的系統(tǒng)，這就為兩個(gè)企業(yè)之后的會計(jì)檔案經(jīng)歷體驗(yàn)溝通提供了便捷渠道。另外，在數(shù)據(jù)的整理和收集上，通過互相溝通共享經(jīng)歷體驗(yàn)，進(jìn)而獲得更好的效率提升，即便一方在發(fā)展上出現(xiàn)失誤，可以以及時(shí)給合作企業(yè)提供失敗經(jīng)歷體驗(yàn)，降低合作企業(yè)在數(shù)字化檔案建設(shè)中的成本支出。在數(shù)字化成功之余，企業(yè)之間能夠以會計(jì)檔案建設(shè)為起點(diǎn)，拓展合作的范圍，擴(kuò)大數(shù)據(jù)庫的分享區(qū)間，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)資料的共建分享，實(shí)現(xiàn)更高層次效，更持久的發(fā)展。4.完善體系，以制度作為行為起點(diǎn)和傳統(tǒng)的檔案管理相比，數(shù)字化檔案管理對于很多企業(yè)而言都是相對陌生的，在數(shù)字化的操作經(jīng)過中出錯(cuò)的情況也很常見，所以通過建立制度，以制度對操作進(jìn)行約束，能夠較好地控制管理人員的犯錯(cuò)頻率。另外，相關(guān)會計(jì)人員在執(zhí)行管理經(jīng)過中，可以以通過經(jīng)歷體驗(yàn)總結(jié)對制度的合理性和有效性提出反應(yīng)更新，進(jìn)而進(jìn)行更完好的制度建設(shè)，以此再反應(yīng)到工作中，促進(jìn)信息化會計(jì)檔案管理工作的高效開展。5.加強(qiáng)電子檔案的安全性建設(shè)當(dāng)代電子檔案本身的安全性特別依靠于網(wǎng)絡(luò)的安全性建設(shè)，但是網(wǎng)絡(luò)病毒的存在讓電子檔案隨時(shí)都處在一定的風(fēng)險(xiǎn)中，這不僅需要對電子檔案進(jìn)行定時(shí)備份，加以妥善保存外，還需要加強(qiáng)對網(wǎng)絡(luò)安全性的建設(shè)。大企業(yè)在這方面能夠邀請網(wǎng)絡(luò)安全專家擔(dān)當(dāng)參謀或者設(shè)立專門的網(wǎng)絡(luò)安全保衛(wèi)小組對本企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)安全負(fù)責(zé)，而小企業(yè)在資金投入缺乏的情況下，能夠通過購買升級殺毒軟件的方式保衛(wèi)網(wǎng)絡(luò)安全，假如有必要，能夠采用紙質(zhì)檔案與電子化檔案并行的方式進(jìn)行建設(shè)，以保證檔案的安全性。四、結(jié)束語會計(jì)檔案對于企業(yè)的發(fā)展建設(shè)有著特別重要的意義，企業(yè)在發(fā)展建設(shè)上需要認(rèn)真結(jié)合企業(yè)的發(fā)展階段，對于會計(jì)檔案的電子化進(jìn)行充分的了解，然后找到一條最合適企業(yè)本身的發(fā)展道路。在這個(gè)經(jīng)過中，既要看到電子化的優(yōu)勢，又要考慮到企業(yè)本身的盈利能力，切勿盲目跟風(fēng)進(jìn)行建設(shè)?？傊?，要堅(jiān)持一條，那就是能給企業(yè)帶來效益的改