電大行政管理專科秘書學(xué)小抄-0

辦公室管理

一、單項(xiàng)選擇題

1．以下哪點(diǎn)不是辦公室事務(wù)管理的特征？（B）。A．服務(wù)性B．決策性C．專業(yè)性D．主動性

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3．文員在進(jìn)行辦公室布置時(shí)，以下哪些行為是不適宜的？（C）。A．準(zhǔn)備一些敞開的文件夾，貼上相應(yīng)的標(biāo)識條B．辦公桌抽屜物品要擺放整齊，不要放得太滿且要經(jīng)常清理C．較大的物品放在稍高于眼光平行的層面上，用標(biāo)簽貼在各種物品的下方D．下班前要整理好自己的辦公桌，把文件、資料收藏好以免丟失和泄密

4．以下關(guān)于文員對辦公室布置的情況，哪一個(gè)是錯(cuò)誤的？（B）。A．伸直雙臂再合攏，在高于桌面15cm左右畫弧形，手臂所能覆蓋的桌子面積，比較適合擺放與工作有關(guān)的物品B．辦公桌抽屜里的物品擺放要注意放置整齊，東西可放得滿一些C．各種類型的文件柜要分門別類安放文件、資料和物品，并貼上標(biāo)識D．紙張和較重的東西放在架子下面幾層，較小的物品先放人盒中，再放在稍高于眼光平行的層面上，用標(biāo)簽貼在各種物品的下方5．在辦公室里，（D）的位置是上座。A．離入口最遠(yuǎn)B．離入口最近C．靠近門口D．靠近窗戶6．機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不對的？（B）。A．發(fā)送前檢查原稿質(zhì)

量B．隨時(shí)隨地可向?qū)Ψ桨l(fā)送C．不宜發(fā)送禮儀性文本D．不宜發(fā)送私人、保密文本7．在使用復(fù)印機(jī)的過程中，以下哪項(xiàng)B．選定復(fù)印紙后要抖松消除靜電C．選擇復(fù)印倍率來決定復(fù)印紙尺寸D．復(fù)印完畢應(yīng)取下復(fù)印品和原稿8．以下關(guān)于錄音機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不適宜的？（A）。A．錄音時(shí)需將監(jiān)聽開關(guān)至于“ON”位置B．想保存錄制好的D．錄音時(shí)要防止雜音混入，可采用傳輸線錄音9．以下關(guān)于投影機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不適宜的（D）A．安置窗簾遮擋室外光線B．與其他設(shè)備正確連接C．投影機(jī)要遠(yuǎn)離熱源D．應(yīng)設(shè)置電腦的桌面屏幕保護(hù)功能

10．以下哪些不是文員在準(zhǔn)備辦公用品時(shí)的職責(zé)？（B）。A．訂購B．制造C．分配D．儲備

11．以下文員訂購和儲備辦公用品的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的？（B）。A．保留一張購貨訂單，收到貨物時(shí)一一核對打勾B．讓員工們隨意領(lǐng)取辦公用品C．通過訂購或訂購，可以提高交貨速度D．用庫存一覽表來儲備辦公用品12．以下文員的工作順序中，哪一項(xiàng)是正確的？（B）。A．沒有任何設(shè)想就應(yīng)著手從事該項(xiàng)工作B．文員也應(yīng)具有適當(dāng)判斷情況，機(jī)智應(yīng)對的應(yīng)變能力C．上司分派兩項(xiàng)以上工作時(shí)，按照先來后到順序進(jìn)行D．上司所指示的工作如果不合適，可以不實(shí)施13．文員按照“優(yōu)先順序”處理工作，以下哪一項(xiàng)是不適宜的？（D）A.先將自己想做的工作以重要程度為標(biāo)準(zhǔn)分類B．其次以緊急程度和重要程度為標(biāo)準(zhǔn)分類C.同時(shí)考慮上司的意向和文員本身的工作效率D．可以按照文員自己的習(xí)慣進(jìn)行工作、14．文員必須管理好自己的時(shí)間，以下利用時(shí)間的行為中哪一項(xiàng)是不適宜的？（C）。A．定好目標(biāo)，把想做或需要做的事情寫下來B．盡量控制外來干擾，把重要工作安排在安靜、有效的時(shí)間段里去做C．每天把工作安排得超出工作時(shí)間，給自己壓力D．對每一項(xiàng)工作作出安排，定好最后期限15．以下關(guān)于文員管理好時(shí)間的說法，哪一個(gè)是不正確的？（D）。A．定好目標(biāo)，把想做或需要做的事情寫下來B．想辦法加快處理郵件、信件和其他反復(fù)出現(xiàn)的事務(wù)C．開始工作之前要做好準(zhǔn)備工作，就不會因遺忘某事而中途停頓D．把零散工作安排在安靜、有效的時(shí)間段里去做16．以下文員對辦公室零用現(xiàn)金管理的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的？（C）。A．現(xiàn)金通常放在一個(gè)帶鎖的盒子里，放在帶鎖的辦公桌抽屜里B．把每一次支出的數(shù)額都記在零用現(xiàn)金單據(jù)中C．標(biāo)準(zhǔn)的零用現(xiàn)金單據(jù)有一個(gè)簽名D．不允許任何人從零用現(xiàn)金基金里借錢17．文員傳達(dá)上司的指示時(shí)，哪一項(xiàng)做法是不適宜的？（A）。A.傳達(dá)可以根據(jù)上司主要意思，夾進(jìn)自己的意見B．必要時(shí)可形成文字材料，照本宣科C．不可在普通、普通函件里傳達(dá)有秘密）。A．善于同他人合作，密切配合，步調(diào)一致B．應(yīng)該有自己的個(gè)性，盡可能使別人服從自己C．配備文秘人員時(shí)遵從異質(zhì)結(jié)合的原則D．公允地與同事分享勝利的成果，分擔(dān)失敗的責(zé)任19．以下接打的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的？（C）。A．機(jī)旁隨時(shí)放著記錄單或便箋和筆，一有留言就能立即記錄B．文員離開辦公室時(shí)，要安排別人替你接C．應(yīng)隨時(shí)使用手機(jī)在飛機(jī)上、飯店里、大劇院等進(jìn)行聯(lián)系D．如果已經(jīng)回電，但沒打通，切記要再聯(lián)系

20．以下哪個(gè)接打的行為是不正確的（A）。A．受到通話對方極大的責(zé)難，應(yīng)針鋒相對回?fù)鬊．給上司的留言下面朝下放在他的辦公桌上C．做記錄時(shí)可以在便箋下墊一張復(fù)寫紙，以防遺失后備用D．中途因有事需放下請對方等待時(shí)，應(yīng)把聽筒朝下放置21．文員在接打時(shí)，正確的做法是（B）。A．鈴響一聲就應(yīng)接聽B．在機(jī)旁隨時(shí)放著記錄單和筆，一有留言就能立即記錄下來C．文員接聽業(yè)務(wù)時(shí)，應(yīng)首先讓對方報(bào)出姓名、單位D．文員替上司傳話時(shí)，應(yīng)考慮對方的情緒以個(gè)人的口吻轉(zhuǎn)達(dá)22．以下文員應(yīng)遵守的禮儀中，哪一項(xiàng)是不適宜的？（B）。A.考慮打的時(shí)間是否合適B．打出，而對方無人接聽，等鈴聲響了二、三下可掛C.有時(shí)候上司過于繁忙，要求文秘人員編織一些“美麗的謊言”D．對待投訴先安撫他，以友善的態(tài)度表達(dá)歉意，并告知一定馬上調(diào)查此事23．以下哪些標(biāo)準(zhǔn)不是文員分揀郵件應(yīng)該遵守的？（C）。A．按收件人姓名分揀B．按收件部門名稱分揀C．按私人公務(wù)標(biāo)準(zhǔn)分揀D．換郵件重要性分揀

24．文員在拆郵件時(shí)，不正確的做法是（A）。A．拿到信件后在桌子上磕幾下，然后用手撕開B．應(yīng)該把郵件分成最急件、次急件和普通件C．經(jīng)授權(quán)閱看信件時(shí)，應(yīng)把重點(diǎn)部分用紅筆劃出，提醒上司注意有關(guān)問題D．在移交物品要打印一份清單，注明收到日期，請接受人員簽字，并保存好

25．文員如果誤拆了非本公司的信，應(yīng)該（A）。A．在信封上注明“誤拆”，寫上自己姓名的縮寫，并把信重新封好并退回去B．在信封上注明“誤拆”，寫上自己姓名的縮寫，把信敞開并退回去C．在信封上注明“誤拆”，把信重新封好并退回去D．寫上“查無此人”，并把信重新封好退回去26．郵件送到單位所租的信箱，由文員開啟，取出郵件帶回辦公室，以下哪項(xiàng)事情與文員的工作要求不一致？（D）。A．每天開箱次數(shù)與郵局投遞次數(shù)一致B．取出郵件立即返回辦公室C．事先帶上包袋返回辦公室D．應(yīng)提高辦事效率，把取郵件與其他事一起辦27．郵件的寄發(fā)不要考慮以下哪個(gè)因素？（D）。A．時(shí)間B．便利C．經(jīng)濟(jì)D．愛好

28．文員打印寄往歐美國家的信封，收信人C）。A．國名、地址、部門、姓名B．姓名、地址，部門、國名C．姓名、部門、地址、國名D．姓名、國名、部門、地址29．機(jī)最好用來傳送以下哪種郵件？（D）。A．一般的圖紙B．機(jī)密文件C．很長的文件D．感謝信30．以下關(guān)于握手的禮節(jié)，不正確的是（C）。A．上級先伸手后，下級才能相握B．一般社交場合握手不可太用力，但也不可漫不經(jīng)心用手指尖點(diǎn)一下C．雙方有很多人時(shí)，可以交叉握手D．握手時(shí)應(yīng)上身稍前傾，雙目注視對方，微笑致意或問好

31．文員在處理信訪工作時(shí)，由收信人（單位）復(fù)信的情況是以下哪一種？（A）A．初次寫信，或有過激言行的B．有過激言行或漫罵領(lǐng)導(dǎo)的匿名信C．已做結(jié)案處理的D．沒有具體C）。A．拆開后信紙?jiān)诤?、信封在前，一并裝訂，有轉(zhuǎn)辦單的放在信紙前面一并裝訂B．對寫信人的各項(xiàng)情況逐項(xiàng)登記C．處理信件按照“分級負(fù)責(zé)、歸口辦理”原則，進(jìn)行轉(zhuǎn)辦、交辦或自辦D．對問題復(fù)雜、調(diào)查處理的時(shí)間較長的信件，應(yīng)復(fù)信作解釋和答復(fù)33．在會議開始前和進(jìn)行過程中，文員的以下哪項(xiàng)活動是不恰當(dāng)?shù)?？（C）。A．協(xié)助簽到B．分發(fā)資料C．作會議記錄時(shí)離開會議室接聽D．暫時(shí)保管與會者的物品34．文員進(jìn)行會議的計(jì)劃和準(zhǔn)備時(shí)，不應(yīng)該做的是（D）。A．文員按照上司的指示，應(yīng)事先調(diào)查時(shí)間安排對參加者是否方便B．什么日期、時(shí)間召開會議應(yīng)要考慮議題的緊急程度C．會議場所的選

擇，要根據(jù)會議時(shí)間長短、花費(fèi)多少作決定D．文秘人員必須配合會議議程，詳細(xì)檢查各項(xiàng)工作

35．文員做會議記錄時(shí)，可以在會議記錄中（C）。A．加入自己的主觀意見B．不記錄議題C．與發(fā)言者用詞不一致但意思完全一致D．對所記D）。A．不理睬B．不征求主持人意見，停止筆錄C．征求主持人意見，停止筆錄，不關(guān)錄音機(jī)D．征求主持人意見，停止筆錄，關(guān)錄音機(jī)

37．上司決定參加某個(gè)會議時(shí)，文員不應(yīng)該（A）。A．只在的

50．文員遇到對方遞送的名片上有較罕見的字，應(yīng)（D）。A．不作聲，等無人時(shí)查字典B．作判斷，用同偏旁的字音讀C．不用讀，只稱呼姓即可D．請教對方“可否請問一下，這個(gè)字怎么念？”51．以下關(guān)于交際禮儀的舉止行為，哪一項(xiàng)是比較適宜的？（D）。A．用后跟著地走路B．正式場合，女性文員的雙腿可交疊翹成二郎腿C．男性在任何場合都可戴著手套握手D．穿著短裙的下蹲姿勢，應(yīng)跨前半步后腿虛跪，上身保持挺直，蹲下時(shí)慢悠悠地彎下腰

52．社交場合很講究次序禮儀，一般（B）。A.以右為次便箋上寫好會議名稱B．除了送來的資料外，也必須收集其他上司有必要的資料C．如果是第一次前往的公司外的地點(diǎn)，要先了解場地情況和交通所耗費(fèi)的時(shí)間D．和上司先充分溝通，避免在會議進(jìn)行中遇到聯(lián)系的不便

38．以下哪一種類型適合自由談話，或是收集創(chuàng)意的會議？（C）。A.口字型B．教室型C．圓桌型D.U字型39．以下關(guān)于交互式會議的功能中，哪一項(xiàng)是不具備的？（A）。A．審查功能B．保密功能C．歡迎詞播放功能D．報(bào)數(shù)功能

40．有時(shí)應(yīng)上司要求，文員參與會見或會談，以下哪項(xiàng)B）。A．準(zhǔn)備資料B．發(fā)表意見C．現(xiàn)場服務(wù)D．會議或會談記錄

41．文員根據(jù)上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會時(shí)，以下哪種做法是錯(cuò)誤的？（D）。A．如果用寫信的方式，在估計(jì)對方收到信后，再打確認(rèn)B．告知你或上司的聯(lián)系，以便有變化時(shí)可立即通知C．對方越忙越必須早一點(diǎn)聯(lián)絡(luò)D．如果上司出差，可以在他回來的當(dāng)天安排約會

42．文員制作日程安排計(jì)劃表時(shí)，以下哪一種情況應(yīng)避免？（D）。A．上司沒有經(jīng)過文員而決定的日程安排計(jì)劃，也必須填寫在計(jì)劃表上B．如果表上的空白處太少，可以使用速記符號或自己能夠了解的簡單符號C．制作日程安排計(jì)劃表時(shí)，要留意上司改變思考的時(shí)間和路途上的時(shí)間D．日程安排計(jì)劃筆記本如果已經(jīng)使用一年以上，可以廢棄

43．在某些情況下，文員在安排日程計(jì)劃表時(shí)可能獲得上司的完全信任，取決于兩點(diǎn)：一是掌握足夠的知識，了解業(yè)務(wù)的輕重緩急；另一是具有（B），了解要求約會者的心理。A．社交的能力B．說話的技巧C．聽話的能力D．聽寫的能力

44．以下關(guān)于確認(rèn)上司日程安排計(jì)劃的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的？（A）。A．以方式?jīng)Q定面談或開會的重要預(yù)定計(jì)劃，不用再以書面形式確認(rèn)B．上司和文員必須在周末核對下周的行動計(jì)劃，每天早上核對當(dāng)天的行動計(jì)劃C．如果會議的主辦者是上司，就要確認(rèn)（至少在舉辦日的二、三天前）會議室D．會議、面談所必須的文件及資料，要在前一天就準(zhǔn)備好

45．文員應(yīng)該為上司的商務(wù)旅行作許多準(zhǔn)備工作，以下哪一項(xiàng)是不適宜的？（B）。A．準(zhǔn)備旅行計(jì)劃和旅館信息B．代替上司制定約會計(jì)劃C．為商務(wù)洽談收集資料D．把上司商務(wù)旅行時(shí)需要帶的行李列出清單

46．以下關(guān)于預(yù)訂工作的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的？（D）。A.與人聯(lián)系要記下對方姓名（同時(shí)告知你的姓名），需再打弄清疑點(diǎn)應(yīng)找同一人B．首先要了解火車運(yùn)行時(shí)間，上司對鋪位的要求C.如果預(yù)訂需要有保證，應(yīng)事先申明，如果想取消預(yù)訂，也要在結(jié)帳之前打D．不一定要弄到確認(rèn)旅館預(yù)訂的或其他書面形式的證明

47．上司出差，文員預(yù)訂機(jī)票時(shí)，以下哪一種做法不正確？（D）。A．首先搞清楚上司想作什么樣的安排B．辦理預(yù)訂飛機(jī)票手續(xù)之前材料要備齊C．與人聯(lián)系時(shí)要記下對方姓名（同時(shí)告知你的姓名），如有疑點(diǎn)，應(yīng)找同一個(gè)人D．不必提前在取票前或出發(fā)前再用予以確認(rèn)48．照料上司身邊瑣事的說法，哪一種是不正確的？（D）。A．有更多的機(jī)會體會到文員在工作、知識、能力上的從屬性B．到了用餐時(shí)間，上司仍有公事或正在與人談話，要利用適當(dāng)時(shí)機(jī)提醒上司用餐C．對上司的健康管理包括預(yù)防、治療、病后調(diào)理各階段D．應(yīng)酬需要更換衣服，這是上司個(gè)人的需要，不必給予協(xié)助49．以下關(guān)于名片的使用方式，哪項(xiàng)是錯(cuò)誤的？（D）。A．文員應(yīng)在任何時(shí)候、任何場合攜帶名片B．向別人遞送名片時(shí)應(yīng)雙手捧交，將文字下面朝向?qū)Ψ紺．如果對方給你名片，而你恰好沒有帶在身邊，應(yīng)說明并表歉意D．各自只能當(dāng)面遞送，寄去是不禮貌B．以右為尊C．以后為次D．以左為尊

53．當(dāng)文員獲知婚喪喜慶的消息后，首先應(yīng)（D）。A．向上司報(bào)告B．送禮C．寫信D．查證消息的可靠性54．文員協(xié)助舉行宴會時(shí)，不用考慮（D）。A.宴會的形式與氣氛B．交通是否方便C.有無停車場D．有無休息室

55．以下說明宴會的種類與形式的A．雞尾酒會一般以邀請夫婦同時(shí)出席為好B．茶會對茶葉和茶具的選擇比較講究，一般在餐廳舉行C．工作餐是非正式宴請形式，早、午、晚舉行均可D．午宴一般不設(shè)固定席位，以便于客人社交56．以下關(guān)于文員的宴會禮儀中，哪一項(xiàng)是正確的？（D）。A．用叉、匙進(jìn)食時(shí)，將餐具的整體放人嘴里，或用舌頭去舔B．站起身來在餐桌的另一邊夾取自己喜歡的食物C．口C）。A．中途離座，把餐巾放在椅子上B．用來擦刀叉C．用來擦嘴唇嘴角D．塞入衣服領(lǐng)口里59．以下文員應(yīng)遵守的參加宴會的禮儀中，哪一項(xiàng)是不適宜的？（C）。A．應(yīng)選擇輕軟而富于光澤的衣料，用黑、紅、白等純色為宜B．白天赴宴應(yīng)選用香味較濃的香水，夜晚則應(yīng)選用香味優(yōu)雅的香水C.未用完一道萊時(shí)，應(yīng)將刀叉平行排放在盤了上右側(cè)，叉尖向上，刀刃向A）。A．通知上司家人把衣服送達(dá)B．自己到上司家里去拿C．讓上司自己去家里更換D．去買新的服裝

61．以下關(guān)于說話的要領(lǐng)中，哪一項(xiàng)不適宜？（B）。A．語句要簡短B．由過程先說C.利用重復(fù)的效果D．說話時(shí)考慮時(shí)間、地點(diǎn)、場合、對象因素，使用模糊語言62．接受忠告的正確反應(yīng)是（D）。A．以煩躁的傾聽B．盡量把責(zé)任推給別人C．應(yīng)辯解說：“那是因?yàn)??”D．切勿感情用事

63．辦公室人員在社交活動中應(yīng)如何選擇話題，哪些是屬于合適的

話題？（A）。A．有共同利益的話題B．夸耀自己的話題C．保密的話題D．應(yīng)當(dāng)忌諱的話題

64．將同文多頁沿邊取齊后均勻錯(cuò)開，從首頁到末頁，在頁邊加蓋一完整公章，可以證明文件各頁確實(shí)是同時(shí)形成，以杜絕日后篡改之嫌疑，這是（A）。A.騎邊章B．封存章C.騎縫章D．證見章

65．值班人員不應(yīng)該做以下哪類事情？（A）。A．簽發(fā)文件B．分發(fā)會議通知C．詢問情況D．傳達(dá)指示66．文員要做好檔案收集，應(yīng)該收集的文書資料是（A）。A．下級單位報(bào)送的報(bào)告，統(tǒng)計(jì)報(bào)表等B．未經(jīng)簽發(fā)的文電草稿C．單位）。A.按通訊者特征立卷B．按地區(qū)特征立卷C．按文種特征立卷D．按作者特征立卷

68．文書立卷歸檔要求遵守一定的制度，包括以下方面（B）。A．歸檔B．歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔耍求C．收集范圍、歸檔時(shí)間、管理制度D．歸檔范圍、時(shí)間限度、歸檔材料要求

69．文書立卷的歸檔制度包括三方面：歸檔范圍、（A）和歸

檔要求。A．歸檔時(shí)間B．歸檔憑證C．歸檔模式D．歸檔歷史判斷題

1．辦公室環(huán)境布置的目的之一是為了建立擋駕制度。（∨）2．辦公室的燈光照明要避開自然光，最好用人工燈光。（×）

3．在陽光明亮的教室和會議室×）

4．沒有兩位辦公室人員一天的工作∨）5．文員第一次做一項(xiàng)工作時(shí)應(yīng)該快一些，如果錯(cuò)誤可以再做一遍。（×）

6．善于合作指每一個(gè)文秘人員都要謙虛、謹(jǐn)慎，對同事尊重和理解，即不能違反同事的意愿。（×）

7．文員對支票管理要謹(jǐn)慎，支票簿與印章應(yīng)該一同鎖入抽屜。（×）

8．文秘人員對上司支票往來管理要謹(jǐn)慎小心，支票簿與印章應(yīng)該一起收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。（×）

9．文員傳達(dá)上司信息時(shí)，可以把上司的話語加多或減少，以個(gè)人的口吻來轉(zhuǎn)達(dá)。（×）

10．文員代替上司傳達(dá)不利消息時(shí)，因?yàn)楫?dāng)這個(gè)信差很困難，所以要拖到最后一刻行動。因?yàn)樯纤菊鹋?，自己轉(zhuǎn)達(dá)口信的語氣也應(yīng)該變成上司的語氣。（×）

11．如果文員要找的人是一位比上司地位高的人或尊長，你跟對方的文員說完之后就應(yīng)該叫上司接過，告訴上司要找的人馬上就會來聽，讓上司直接與對方通話。（∨）

12．文員對報(bào)紙和雜志的處理，可以挑出上司喜歡的報(bào)紙和雜志放在他的辦公桌上，其他的放在報(bào)刊架上供大家閱讀。（∨）13．文員應(yīng)避免不必要的通信和郵寄，盡可能頻繁的聯(lián)系集中起來分批進(jìn)行。（∨）

14．文員在工作時(shí)間如需要補(bǔ)妝，應(yīng)隨時(shí)隨地進(jìn)行。（×）15．文員在工作時(shí)間如需要補(bǔ)妝，應(yīng)該去洗手間。（∨）16．男女之間，男士先伸手了，女土才能與之相握。（×）17．按英美國家習(xí)慣，文員接待來訪者，應(yīng)該站起來與來訪者講話。（×）

18．如果需要與來訪者確定會面時(shí)間，應(yīng)先征求來訪者方便的時(shí)間，查看上司的時(shí)間表，如果這一時(shí)間有空，就可答應(yīng)下來。（×）

19．如果會客室的門是拉開的，文員進(jìn)入會客室后，才能讓客人進(jìn)入。（×）

20．如果會客室的門是拉開的，先讓來訪者進(jìn)入會客室后，文員立即換手握住室∨）

21．如果會客室的門是推開的，文員應(yīng)先小步走進(jìn)會客室，等客人進(jìn)入后，再輕輕關(guān)上門。（∨）

22．介紹地位相同的人時(shí)，應(yīng)按照到職的先后，先介紹新進(jìn)的職員；若同時(shí)到職，就先介紹年紀(jì)較輕的人。（∨）

23．文員作介紹，應(yīng)先介紹地位高的人，再介紹地位低的人。（×）

24．文員作介紹，若年齡、地位都相同，應(yīng)從較親近的人開始介紹。（∨）

25．同時(shí)介紹很多人時(shí)，可從右至左，按順序介紹。（∨）26．如果是你主持會議，則要做好筆記并把每次會議紀(jì)要的打印件存放進(jìn)一個(gè)會議文件夾，如果以后出現(xiàn)問題，可以查看筆記，證實(shí)某一天你曾給某人安排了某件工作等。（∨）27．為來自外地的與會者安排賓館住宿，最方便的安排是在同一家賓館為與會者預(yù)定房間，只要弄清有多少人數(shù)即可。（×）28．假如上司不準(zhǔn)備參加某個(gè)會議，應(yīng)立即將會議通知丟掉，以免干擾其他事情。（×）

29．如果會議氣氛緊張，且對上司立場不利時(shí)，文員可借奉茶為名，態(tài)度和藹，輕柔緩慢地端出茶點(diǎn)，以消除緊張的氣氛。（∨）

30．會議租用的設(shè)備，文員必須確保賓館（或其他供應(yīng)者）把所需用設(shè)備都送過來，并在會議開始前有足夠的時(shí)間布置好，這些設(shè)備應(yīng)由文員具體操作和負(fù)責(zé)。（×）

31．代表會議依法定期召開，與會代表必須達(dá)到法定人數(shù)方為有效，因此文員應(yīng)仔細(xì)核對出席人數(shù)。（∨）

32．如果上司一年之中交往很多，但很難記住每一個(gè)人和每一次見面的情況，文員應(yīng)把有關(guān)資料輸入電腦，準(zhǔn)備交往提示文件。（∨）

33．受到直屬上司以外的指派時(shí)，假如是文員自己能夠安排辦理，而且不會影響到直屬上司所指示的工作就可以接受，否則要向直屬上司請示后再作決定。（∨）34．如果不小心發(fā)生日程安排計(jì)劃重復(fù)的情形，就要排定能夠動用的空檔，自己決定優(yōu)先順序。（×）

35．上司自己安排的約會忘了事先告訴你，出現(xiàn)約會沖突，解決方法是讓上司先見他自己安排的那一位。（×）

36．文員因?yàn)橐呀?jīng)打過，并給對方留了言，即是已經(jīng)完成任務(wù)了?！白鲞^某項(xiàng)工作”和“完成某項(xiàng)工作”是完全相同的。（×）37．對于誤投郵件，文員可先拆開看看，然后在信封上寫上“該地址不對”，并把它退回去。（×）

38．假如對方所要求的日期已經(jīng)被預(yù)約，除非有相當(dāng)?shù)拇_認(rèn)，文秘人員切不可獨(dú)斷地拒絕，應(yīng)該問明上司的意思，因?yàn)榛蛟S那是件必須取消原定約會的重要事情。（∨）

39．拜訪長輩或地位較高人士時(shí)，可先請人遞上你的名片，以作通報(bào)。（∨）

40．當(dāng)上司要求文員協(xié)助私人事務(wù)時(shí)，就把它當(dāng)作是上司利用文員下屬同事的關(guān)系來協(xié)助他解決私人的事務(wù)。（∨）

41．即使是上司私人的應(yīng)酬，文秘人員也應(yīng)該積極、樂意地去協(xié)助。（∨）

42．如果是沿著人行道走，兩個(gè)人并行，“尊貴的位置”是在右邊，三個(gè)人并行，則在中間。（∨）

43．文員坐下時(shí)，腳尖在膝蓋垂直線以×）

44．女性文員坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背離椅面有一個(gè)拳頭大小距離。（∨）

45．當(dāng)與人擦肩而過，或越過長輩、上司前面，或因事中途離坐時(shí)，都要招呼一聲。（∨）

46．交際應(yīng)酬要講求時(shí)效，若時(shí)機(jī)錯(cuò)過再來補(bǔ)救，不但無法表達(dá)誠意，還會破壞彼此關(guān)系。（∨）

47．宴請的菜譜應(yīng)符合對方的飲食習(xí)慣，但必須有反映我國傳統(tǒng)風(fēng)味的土特產(chǎn)品，如茅臺等烈性酒。（×）

48．不要在酒宴上評論或附和別人對某人的議論，也不可評論菜肴的優(yōu)劣。（∨）

49．用叉、匙進(jìn)食西餐時(shí)，可將餐具的整體放人嘴里，或用舌頭去舔。（×）

50．宴請的請柬一般要提前一至二周發(fā)出，以便客人及早安排，已經(jīng)口頭約定的就不要補(bǔ)發(fā)請柬了。（×）

51．無論何種禮服都應(yīng)考慮宴會的地點(diǎn)、時(shí)間、形式。請?zhí)现付ù颉昂陬I(lǐng)結(jié)”，便表示穿無尾正式禮服。（∨）

52．雞尾酒會一般要安排好座次，在請柬上注明對著裝的要求。（×）53．口頭語言視時(shí)間、場合、對象的不同而有所不同，對上司或長者說話，應(yīng)文雅些；對一般同事或顧客說話，就可通俗。（×）

54．要發(fā)問或有意見時(shí)，應(yīng)該等上司說完話之后再發(fā)問，可以提出自己的看法。如果上司不加采用，應(yīng)說服上司。（×）55．如果要拒絕別人，最好是依照自己和對方的人際關(guān)系程度，分別使用表示方法，以避免因?yàn)榫芙^而發(fā)生不必要的困擾。（V）56．合適的話題可以有雙方都感興趣的、有共同利益的話題、比較高雅的話題和夸耀自己的話題。（×）

57．凡是單位撤消，原公章應(yīng)立即停用，不用通知有關(guān)單位。（×）

58．監(jiān)印員可把印章攜帶出辦公室，去其他地方蓋章。（×）59．文秘人員開出的介紹信的正本和存根必須一致，可以出具空白介紹信。（×）

60．值班人員要認(rèn)真填寫值班接待登記表或值班日志，直接解決不了的問題要報(bào)請領(lǐng)導(dǎo)批示或轉(zhuǎn)交有關(guān)部門處理。（×）61．面對突發(fā)事件，值班人員有時(shí)在領(lǐng)導(dǎo)人未指示前就要采取臨時(shí)應(yīng)急措施。（×）

62．辦公室人員值班工作的制度有交接班制度、請示報(bào)告制度和安全、保密制度，但沒有崗位責(zé)任制度。（×）

63．列入保密范圍的公文，應(yīng)在產(chǎn)生的同時(shí)，由制文機(jī)關(guān)確定密級和保密范圍，密級和保密期限的變更和解密。（∨）

64．注辦是指文秘人員在《文件處理單》上或文尾的下角注明公文辦理的結(jié)果。（∨）

65．檔案是指使用過的、文件中所指事情已經(jīng)辦理完畢、具有保存價(jià)值的文書。（∨）

66．即使客觀形勢發(fā)生變化，也不應(yīng)變更檔案的密級、期限。（×）

67．文書部門立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管，稱為“歸檔”，有歸檔范圍和要求，但沒有期限。（×）

68．文秘人員或文書人員依照已經(jīng)編好的立卷類目，將已經(jīng)處理完畢的文件，隨時(shí)按類目上的對應(yīng)條款歸人卷×）簡答題

1．什么是受意？受意有幾種？辦公室人員應(yīng)怎樣運(yùn)用受意方法？受意：是指文員接受和領(lǐng)會上司意圖。一種：直接受意另一種：間接受意。文員在受意過程中應(yīng)注意的事項(xiàng)：——用心傾聽、認(rèn)真記錄、弄清意圖、及時(shí)實(shí)施。

2．文員進(jìn)言是指什么?進(jìn)言具有什么作用?方法和要求是什么？P36—37進(jìn)言:是指文員主動對上司提出意見、建議、批評或規(guī)勸。進(jìn)言的意義和作用：參謀作用、補(bǔ)缺作用、增進(jìn)關(guān)系作用。進(jìn)言的方法和要求：⑴適事⑵適時(shí)⑶適地⑷適度

3．來信受訪的范圍包括哪些?受理與處理的程序和基本要求是什么？(1)受理的范圍是:國家機(jī)關(guān),主管部門或新聞單位轉(zhuǎn)來的信件;職工,群眾直接給機(jī)關(guān),單位領(lǐng)導(dǎo)的信件.(1分)(2)及時(shí)拆封.拆封時(shí),不要損壞郵票,郵戳和其他書寫內(nèi)容的地方.對急信,要信,或有過激言語的來信,要處理及時(shí),報(bào)告上司,還要以有效方式通告有關(guān)單位緊急處理.拆開后在裝訂時(shí),信紙?jiān)谇?信封在后,要一并裝訂.(2分)

(3)認(rèn)真閱讀.把握信中的主要內(nèi)容,也可用顏色筆為領(lǐng)導(dǎo)標(biāo)明信中的重點(diǎn),或在信紙的空白處注明"參閱某卷宗’’或"可與前信印證"等.提供領(lǐng)導(dǎo)復(fù)信所需要的資料.(2分)(4)逐項(xiàng)登記.用鋼筆將寫信人的姓名,職業(yè),單位或住址,寫信時(shí)間,收發(fā)日期,主要內(nèi)容,要求,收信單位(人)以及承辦后的情況,結(jié)果和立卷存檔號等詳細(xì)記載,便于統(tǒng)計(jì),查找和催辦.(1分)(5)認(rèn)真處理.處理信伺:應(yīng)該按照"分級負(fù)責(zé),歸口辦理"的原則,進(jìn)行轉(zhuǎn)辦,交辦或自辦.(2分)(6)及時(shí)復(fù)信.復(fù)信是取信于職工群眾的有效措施,增加職工群眾對組織的信任.復(fù)信可采取收信人(單位)復(fù)信,或承辦人(單位)復(fù)信兩種方式進(jìn)行.(2分)

4．文員受上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會時(shí)應(yīng)注意哪些要點(diǎn)？決定時(shí)間、地點(diǎn)時(shí)要注意什么？p170—17(1)要獲得上司的許可；(2)如果用寫信的方式，在等到對方收到信后，再打給對方的文秘人員以確認(rèn)(3)要正確告知對方赴約者的姓名、職務(wù)、目的、時(shí)間、地點(diǎn)、方式(早餐會、午餐會等)、所需要的時(shí)間等等；(4)約定好以后，一定要向上司匯報(bào)，并填寫在日程安排計(jì)劃表』：。還應(yīng)準(zhǔn)備約會所需要的文件資料(5)星期一早上、周末、即將下班之前、午餐前后不要安排約會；(6)對方的休息日、節(jié)假日或有特殊政治和宗教意義的日子不要安排約會；(?)公司有重大活動的那一天不宜安排約會；(8)地點(diǎn)選擇對方比較方便的地方，還應(yīng)考慮約會的禮儀規(guī)格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。

5．文員利用提示系統(tǒng)提醒上司的工作，有哪些提示系統(tǒng)？具體做法是怎樣的？p178—181（1）有電子提示系統(tǒng)和人工提示系統(tǒng)((2分)（2）電子提示系統(tǒng)的做法:在電腦中設(shè)置日程表,報(bào)警系統(tǒng),一周計(jì)劃以及其他提示事項(xiàng),文員3.應(yīng)該隨著情況的變化不斷編排和修改輸人的信息.(3分)4.人工提示系統(tǒng)的做法:設(shè)置基本辦公日程表((1分)5.,固定活動日期一覽表((1分),6.使用提示性備忘錄((1分),準(zhǔn)備約會表((1分),準(zhǔn)備特殊提示卡(<1分),準(zhǔn)備交往提示文件((1分).

6．文員所作的完整的會議記錄應(yīng)該包括哪些事項(xiàng)？p137（1）會議名稱；（2）會議記錄人的姓名、蓋章；（3）時(shí)間（開始時(shí)間，結(jié)束時(shí)間）；（4）會議地點(diǎn)；（5）議題；（6）主持人、主席；（7）出席者名單；(8)會議的經(jīng)過情形及結(jié)論；（9）相關(guān)的資料；（10）下次會議預(yù)定日期。

7．提高會議效率可以有哪些做法？p156—159遵循法律法規(guī)；合理確定會議目標(biāo)；確定必要的與會者；減少會議的數(shù)量；縮小會議規(guī)模；簡化會議程序；縮短會議時(shí)間；控制會議經(jīng)費(fèi)；分析會議成本。8．文員所作的口頭報(bào)告的基本方法是怎樣的，有什么要求？p234（1）不要時(shí)區(qū)報(bào)告的適當(dāng)時(shí)機(jī)，最好是在完成被指示工作之時(shí)，但也有時(shí)要在未完成前作期中報(bào)告；如果上司太忙，或報(bào)告時(shí)間長，要預(yù)先約好時(shí)間。（2）不要弄錯(cuò)報(bào)告對象及順序，要直接向指示工作的人報(bào)告，順序基本上是先說結(jié)論，接著依照必要說明理由及經(jīng)過，事先要把要說的事及順序整理好，一定要簡短、扼要、流暢；復(fù)雜的報(bào)告，內(nèi)容要按5W2H的原則檢查是否有遺漏。

9．辦公室人員為了說服對方接受自己的看法應(yīng)該怎么做，要領(lǐng)有哪些？p237—238讓對方接受自己的看法而沒有勉強(qiáng)的感覺；用語言和態(tài)度去打動別人；清楚的知道最想說什么；了解并研究對方的立場和意向；以誠懇的態(tài)度為對方著想而發(fā)言。

10．單位印章主要有哪些？p244—245印章的刻制和使用有哪些規(guī)定？p245—247(1)單位印章,套印章，鋼印,領(lǐng)導(dǎo)人簽名章,其他印章；（2）刻制公章有兩種情況:一種是由上級主管機(jī)關(guān)刻制頌發(fā)；另一種由法人代表申請,經(jīng)主管部門批準(zhǔn),公安部門登記后由專門刻制廠刻制；公章一般由指定的文秘人員統(tǒng)一使用,其他印章也應(yīng)專人專用；加蓋公章,是哪一級的公章,須經(jīng)哪一級的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),并審核簽名；將蓋用文件名稱,編號,日期,簽發(fā)人,領(lǐng)用人,蓋章人等項(xiàng)詳細(xì)登記；功日蓋印章必須做到用力均勻,使印章端正,完整,不歪斜,更不能顛倒；凡以單位名義發(fā)出的公文,信函等都必須加蓋單位公章方能有效。

11．按照2000年《國務(wù)院行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的規(guī)定，國務(wù)院規(guī)定的行政公文共有幾類幾種？p255(1)命令(令)；(2)決定；(3)公告;通告；(4)通知、通報(bào)；(5)議案；(6)報(bào)告；(7)請示；(8)批復(fù):意見；(9)函；(10)會議紀(jì)要。

12．公文的完全格式包括哪幾項(xiàng)？請寫出這些項(xiàng)目。P255—256(1)版頭,發(fā)文字號,印刷順序號；(2)密級,緊急程度；(3)簽發(fā)人姓名；<4)公文標(biāo)題；<5)主送機(jī)關(guān)；<6)正文,附件；(7)發(fā)文機(jī)關(guān),成文日期,機(jī)關(guān)印章；<8)注釋,閱讀(發(fā)送)范圍；<9)主題詞；(10)抄送單位,印發(fā)說明。

13．文員根據(jù)單位需要向外或向內(nèi)發(fā)文，需要經(jīng)過一系列程序即為發(fā)文處理過程。請說明這一系列過程。P259—263(1)擬稿.(2)核稿.是指擬稿人員的上級負(fù)責(zé)人對初稿的審查和核實(shí)(3)簽發(fā).指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對文稿的最后審定,簽字發(fā)出(4)編號.已經(jīng)簽發(fā)的文件,由文秘人員統(tǒng)一編排發(fā)文字號(5)繕印.對已經(jīng)簽發(fā)的文件定稿進(jìn)行謄清,復(fù)印或排版印制.(6)校對,指將文件的謄寫稿,打印稿或清樣按定稿核對校正(7)用印,是指在完成的文件上加蓋機(jī)關(guān)印章.(8)登記(9)分發(fā).指對準(zhǔn)備發(fā)出的文件:進(jìn)行分裝和發(fā)送

.14．什么是文書的立卷特征?通常可以按照哪幾種特征立卷？p265—267(1)文秘或檔案人員把文書按照某些共同特征組合成案卷,稱為"立卷特征"；(2)按問題特征立卷；(3)按作者特征立卷；(4)按文種特征立卷；(5)按時(shí)間特征立卷；(6)按地區(qū)特征立卷；(7)按通訊者特征立卷；(8)在運(yùn)用六個(gè)特征立卷時(shí),需要運(yùn)用兩個(gè)或兩個(gè)以上的特征組合每一個(gè)案卷。設(shè)計(jì)題

1．小李是剛到公司的文員，公司辦公室內(nèi)有各種文件柜、儲物架、書報(bào)架，辦公室主任給她配置了帶鎖的辦公桌、電腦、機(jī)，還給了她新的文件架、文具用品盒、各種筆、膠水、剪刀、參考書、需要翻譯的資料、公司印章、印盒、墨水、復(fù)印紙(2刀)，要求小李整理好辦公桌，把東西分門別類放置在適當(dāng)?shù)奈恢?。小李?yīng)該怎么做?(P13)放在辦公桌左邊,便于左手摘機(jī),右手做記錄;電腦放在右邊；新文件夾放需要翻譯的資料,在文件夾上貼上相應(yīng)的標(biāo)識條；各種筆,膠水,剪刀,印盒等文具分門別類放在文具用品盒內(nèi)；參考書應(yīng)該放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屜里；公司印章放入辦公桌帶鎖的抽屜內(nèi)；墨水放置在儲物架底層,復(fù)印紙放在下面幾層。

2．安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作，上海以品牌、技術(shù)入股，利用安徽比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。上海代表團(tuán)一行10人將于8月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請小李作好準(zhǔn)備。假如你是小李，你怎樣設(shè)計(jì)這個(gè)接待方案？(P121)(1)接受任務(wù)；(2)了解來賓；(3)制訂計(jì)劃；<4)預(yù)訂食宿；<5)迎接來賓；<6)商議日程；<7)安排會談；<8)陪同參觀；(9)送別客人；(10)接待小結(jié)。

3．康橋賓館位于本市南京西路45號，是個(gè)中型賓館，有會議室、餐飲、停車場等，某企業(yè)準(zhǔn)備在11月15日上午9:00到12：00召開全廠中層干部大會，討論第二年產(chǎn)品發(fā)展和銷售計(jì)劃，地點(diǎn)就在康橋賓館的12樓會議室。這次會議由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)安排。辦公室主任讓小付擬一個(gè)會議通知。他應(yīng)該考慮哪些問題？(P123)(1)會議的名稱；(2)出席會議者的姓名或組織,部門的名稱；(3)日期,時(shí)間(開始到結(jié)束的預(yù)定時(shí)刻)；(4)地點(diǎn):(具體在幾樓幾號會議室)；（5)議題(或者議事日程)；(6)主辦者的聯(lián)絡(luò)處,號碼等；(7)開會所在地,建筑物名稱,幾樓,號碼(必要時(shí)可附上地圖)；(8)注意事項(xiàng),是否備有餐點(diǎn),有否停車場,或當(dāng)天應(yīng)備的資料等。

4．文秘人員如何主持會議？應(yīng)注意哪些細(xì)節(jié)？(P145)文秘人員如果在會議上要發(fā)言,應(yīng)該先把要講的內(nèi)容徹底考慮一下,作一個(gè)總結(jié)結(jié)構(gòu)的構(gòu)思,簡略記下發(fā)言的要點(diǎn),條理清楚,重點(diǎn)突出.即使是即席發(fā)言,呀要想好了再說,講什么,怎么講,哪些可以敘述,哪些必須強(qiáng)調(diào),都事先有個(gè)框架.這樣才能使你的發(fā)言清晰明了,富有感染力.會議上應(yīng)始終保持平穩(wěn)挺直的姿態(tài)和愉快熱誠的表情,用規(guī)范的言語

和抑揚(yáng)頓挫的響亮聲調(diào)說話,并控制發(fā)言的時(shí)間,必要時(shí)可用目光掃視聽眾,以引起他們的注意,也可以在某些時(shí)候坐一停頓,以給聽眾思考余地.雖然文秘人員的會議通常是非正式的,進(jìn)行過程中還是要加以引導(dǎo).要求別人回答時(shí).一次只叫一位發(fā)言人,并緊緊圍繞議程或主題順序進(jìn)行.如果討論稿偏離了主題,應(yīng)該提醒各位時(shí)間有限.在某件事上有不同意見的時(shí)候,不必進(jìn)行正式的投票,表示接受或反對這些意見的即可.如果是一位助手,你給他分配一些日常的工作人，提示一下解決問題的方法,再問他有沒有問題即可.在很多人參加的會議上,不要當(dāng)眾批評某人.應(yīng)該給其他與會者發(fā)言的機(jī)會,認(rèn)真傾聽他們的意見.最后,對討論和任何決定了的事進(jìn)行總結(jié),同意大家的認(rèn)識.每位參加會議的人都要做好筆記,特別是任務(wù)分配或作出關(guān)于各種程序的決定時(shí).主持會議,則要作好筆記并把每次會議機(jī)要的打印件存放進(jìn)一個(gè)專門的文件夾,如果日后出現(xiàn)問題,可以查看筆記,證實(shí)某一天你曾給某人安排了工作等.

5．麥格公司為了解新產(chǎn)品的科技含量和市場競爭力，以制定合適的價(jià)格打入市場，決定召開專家座談會，對新產(chǎn)品進(jìn)行評估，辦公室人員應(yīng)該如何準(zhǔn)備和開好這次座談會？(P150)(1)座談會邀請對象必須是新產(chǎn)品所在領(lǐng)域的專家和學(xué)者,能獨(dú)立思考,有主見又敢于發(fā)表意見者；(2)座談會以小型為主,人數(shù)以七,八人為宜；<3)座談會上,文秘人員應(yīng)與主持人密切配合；<4)主持人負(fù)責(zé)引導(dǎo),組織,可不做記錄；(5)詳細(xì)的記錄應(yīng)由文秘人員在不引人注目的座位上去做；<6)座談會的時(shí)間不必嚴(yán)格規(guī)定,可長可短；(7)會場應(yīng)準(zhǔn)備些飲料,茶點(diǎn),邊吃邊談,可使氣氛輕松。

6．某個(gè)下雨天，在利達(dá)公司各職能部門的正副經(jīng)理、辦公室正副主任和職工代表等，共46人，會議文秘人員和其他服務(wù)人員4人，會議時(shí)間為5小時(shí)。參加會議人員月平均工資為2400元，其他收入600元，假設(shè)一個(gè)月工作30天、一天工作8小時(shí)。會議后勤費(fèi)用開支有：文件材料費(fèi)200元，飲料費(fèi)100元，因會議緊張安排午餐，餐費(fèi)每人10元。請計(jì)算會議的成本。(P161)(1)會議成本=2×3[(G+S)×T]n+后勤開支=6(G+S)T·n+后勤開支(2)G-------參加會議人員的每小時(shí)人均工資數(shù)；每個(gè)人每小時(shí)平均工資為10元，(2400÷30÷8)(3)S——參加會議人員每小時(shí)人均其他收入數(shù)；其他收入為2．5元。(600÷30÷8)(4)T——參加會議人員人均到會時(shí)間為5小時(shí)；(5)n——參加會議人數(shù)為50人(46+4)；(6)后勤開支——等于支票開支、現(xiàn)金開支和實(shí)物開支的總和為800(200+100+10×50)(7)會議成本一6×(10+2．5)×5×50+800=18750一-800=19550(元)

8．文秘人員在單獨(dú)或隨同上司旅行結(jié)束后，要做好哪些工作？(P196)(1)整理好旅行過程中所有的單據(jù),憑證,送上司審閱,簽字后向財(cái)務(wù)部門報(bào)銷,或者結(jié)算預(yù)支的出差費(fèi)用(2)回到公司上班后,應(yīng)將出差過程以及有關(guān)事務(wù)寫出工作匯報(bào).如果是與上司同行的,可根據(jù)上司的原始記錄整理出報(bào)告,送上司過目或批準(zhǔn),然后存檔備案(3)盡快恢復(fù)正常工作和生活狀態(tài),繼續(xù)做旅行前未完的工作(4)把在出差時(shí)結(jié)識的有關(guān)人士,單位等情況做好記錄,以便將來有用(5)對在旅行過程中給予幫助和照顧的有關(guān)部門和人員,分別去函或去電表示感謝。9．文員應(yīng)該為上司的商務(wù)旅行作許多準(zhǔn)備工作，在準(zhǔn)備國內(nèi)國際旅行時(shí)要考慮哪些項(xiàng)目？(P186)履行哪些職責(zé)？(P1182)(1)準(zhǔn)備旅行計(jì)劃和旅館信息.旅行計(jì)劃表要說明出發(fā)和到達(dá)地點(diǎn),是乘飛機(jī)還是汽車,火車或輪船,出發(fā)和到達(dá)的日期及時(shí)間,座位情況,旅館情況.(2)制定約會計(jì)劃.約會計(jì)劃表包括:城市名和省(州)名(如果是國外旅行,寫明城市名和國家名),日期和時(shí)間,與上司約會者的姓名,公司和地址,號碼.(3)為商務(wù)洽談收集資料.(4)決定旅行用品.把上司作商務(wù)旅行時(shí)需要帶的用品列出清單.(5)考慮行李問題.通過航空公司出版的旅行計(jì)劃手冊或旅行社代辦人信息.為每件:行李準(zhǔn)備識別標(biāo)簽.(6)安排差旅費(fèi).(7)建立旅行——旅館信息資料庫.隨時(shí)與旅行社聯(lián)系,建立最新信息充實(shí)自己的資料庫.(8)辦理旅行保險(xiǎn),如意外傷害保險(xiǎn)等。10．某公司成立三周年，準(zhǔn)備舉行大型宴會，辦公室人員應(yīng)該如何做好準(zhǔn)備，要做哪些工作？(P126)(1)客人的選擇.確定名單,再請上司核定.(2)確定時(shí)間.如果是涉外宴請,宴請時(shí)間應(yīng)該按照國際慣例,征詢客人的意見,要避免選擇對方的重大節(jié)假日.(3)會場的選擇.要考慮宴會的性質(zhì),客人的數(shù)目,以及預(yù)算費(fèi)用等,考慮宴會的形式與氣氛等。

11．文秘人員經(jīng)常要代替上司選擇禮品，向他人贈送禮品，在處理這些事情應(yīng)考慮什么，怎樣做？(P223)(1)在贈禮前必須搞清贈禮目的,如是為周年慶典,生日,結(jié)婚,榮升,喬遷,或是圣誕節(jié),中秋節(jié)等(2)還要清楚贈禮對象身份,愛好,文化背景,性格習(xí)慣等;(3)在日歷上應(yīng)該清楚地標(biāo)明節(jié)日活動安排以引起上司的注意.時(shí)間如何取決于當(dāng)?shù)氐馁徫锃h(huán)境.(4)還應(yīng)熟知以下規(guī)則:除非上司有特殊的要求,不必送太昂貴的禮物,只要用心為對方選擇適當(dāng)?shù)亩Y物即可.(5)要看對方的實(shí)際情況選擇禮品,做到恰如其分,適合對方.(6)贈送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價(jià),并應(yīng)請商店用精美包裝紙重新包裝一下.(7)如果不是親自送禮,應(yīng)該在禮物的外包裝上寫上贈送者的姓名或附上名片,賀卡.(8)文秘人員應(yīng)準(zhǔn)備一張節(jié)日禮物名單,上司可以在上面作一些增減,表示是否同意你提的建議或者提出一些其他的意見,以及標(biāo)明價(jià)格范圍.(9)為了避免所送禮物的重復(fù),文秘人員應(yīng)該為所有接受上司禮物的人做一張卡片記錄.

12．上海某企業(yè)欲與德國某企業(yè)合作，德國以品牌、技術(shù)入股，利用上海比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。德國代表團(tuán)一行9人將于8月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請小李作好準(zhǔn)備。假如你是小李，你怎樣設(shè)計(jì)這個(gè)接待方案？(P103)接受任務(wù)；了解來賓；制定計(jì)劃；預(yù)定食宿；歡迎來賓；商議日程；禮節(jié)性拜訪；宴請；正式會談；簽訂協(xié)議書；陪同參觀游覽；互贈禮品；歡送來賓；接待小結(jié)。

13．某中外外資公司總部德方總經(jīng)理來訪，恰逢生日，上司要求文員小陳購買禮物贈送，小陳應(yīng)如何辦？要考慮哪些因素？(P223)了解清楚德方總經(jīng)理的愛好,文化背景,性格習(xí)慣等,求上司意見或同意,在允許的錢款額度范圍內(nèi)選購禮物,較合適的生日禮物是有中國特色的,總經(jīng)理又比較喜歡的物品贈送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價(jià),并應(yīng)請商店用精美包裝紙重新包裝一下附上賀卡寫上中國公司的名稱,讓上司親自送給德方總經(jīng)理

14．總經(jīng)理把保管單位公章和蓋印的任務(wù)交給了秘書小付，小付應(yīng)該怎樣做？(P248)小付應(yīng)把印章放在辦公室裝鎖的抽屜或保險(xiǎn)箱內(nèi),鑰匙隨身攜帶；每次用畢應(yīng)將印章加鎖存放,隨印隨鎖;如因事外出,須經(jīng)批準(zhǔn)交他人代管；加蓋單位公章,須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),并審核簽名；并要將蓋用文件名稱,編號,日期,簽發(fā)人,領(lǐng)用人,蓋章人等項(xiàng)詳細(xì)登記；加蓋印章必須做到用力均勻,使印章端正,完整。案例分析題

1．新加坡利達(dá)公司銷售部文員劉小姐要結(jié)婚了，為了不影響公司的工作，在征得上司的同意后，她請自己最好的朋友陳小姐暫時(shí)代理她的工作，時(shí)間為一個(gè)月。陳小姐大專剛畢業(yè)，比較單純，劉小姐把工作交代給她，并鼓勵(lì)她努力干，準(zhǔn)備在蜜月回來后推薦陳小姐頂替自己。

某一天，經(jīng)理外出了，陳小姐正在公司打字，鈴響了，陳小姐與來電者的對話如下：??????????..上司回來后，陳小姐也沒有把來電的事告知上司。過了一星期，上司提起他剛談成一筆大生意，以1.4美元一打賣出了100萬打。陳小姐突口而出：“啊呀，上星期有人問1．6美元一打行不行，我知道你的定價(jià)是1.8，就說不行的?！鄙纤井?dāng)即臉色一變說：“你被解雇了”，陳小姐哭喪著臉說：”為什么？”上司說：“你犯了五個(gè)錯(cuò)?！标愋〗惚唤夤褪且?yàn)樯纤菊f她犯了五個(gè)錯(cuò)，分別是什么？她在禮儀方面還犯了哪些錯(cuò)？參考答案：五個(gè)錯(cuò)：(1)該問的沒有問(指對方情況，手套的需要量)；(2)該記的沒有記錄(對方的姓名、公司、號碼)；(3)該說的沒有說(沒有及時(shí)向上司匯報(bào))；(4)不該說的卻說了(價(jià)格上的自作主張，不向上司請示)；(5)不懂得保護(hù)自己(即使自己自作主張拒絕了對方，犯了錯(cuò)誤，也沒必要告訴上司，使自己陷入被解雇的境地)。禮儀方面：（1）接時(shí)沒有自報(bào)家門；(2)不等對方說完，就“啪”掛上。

2．文員鄧小姐第一天上班，上司讓她負(fù)責(zé)處理公司的郵件。早上第一批郵件到了，鄧小姐正忙著打，她讓送信者把信就堆放在已有一些信件的辦公桌上，一邊打，一邊拿過筆簽了字。打完，心不在焉地把所有的信都剪開了，其中一封信被剪掉了回信地址的一角，她也沒有注意。她抽出所有的信紙，放在一邊，而把所有的信封放在了另一邊。鄧小姐拿起一張信紙看了起來，只

見上面寫著：“親愛的紅：??”，她意識到拆錯(cuò)了信，匆匆看完了信，她把信又用膠水粘了起來（但是外表還是有些痕跡）。她又看了幾封信，其中有一封急件，覺得應(yīng)該由上司回信，于是，她把幾封信混在一起放在上司的辦公桌上。這時(shí)，上司把寫有美國地址的英文名片，讓她打印一個(gè)寄往美國的信封，鄧小姐按照以往寫信的習(xí)慣，把收件人地址、姓名打印在信封的上面，把公司的地址打印在右下角。

你認(rèn)為鄧小姐處理郵件是否正確，為什么？請講出理由并說明正確的做法。(P73)（1）不應(yīng)該直接把信堆到桌上，并一邊打一邊簽字，而應(yīng)該當(dāng)面點(diǎn)清郵件總數(shù)，并填寫“郵件收領(lǐng)單”，特別要寫清楚機(jī)要郵件、經(jīng)辦人等項(xiàng)目；如有污損還應(yīng)該當(dāng)面指出，以分清責(zé)任；（2）不應(yīng)隨意打開所有的信，而應(yīng)按照一定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，允許拆封的信件應(yīng)按正確的方式拆封，并規(guī)整好信件和信封；私人和不便拆封的信件要轉(zhuǎn)交給相應(yīng)的個(gè)人和部門；（3）對于誤拆的信件，不應(yīng)看信的內(nèi)容，應(yīng)馬上重新封口，信封上要寫上“誤拆”，并簽上姓名，當(dāng)面交給對方并道歉；（4）交給上司的信件不能混合，要按重要程度從上至下堆疊；（5）寄至國外的信件，信封的打印應(yīng)該按國外習(xí)慣，寄信人姓名和地址印在信封左上角，收信人姓名地址印在中部靠左下部位。

3．文員小曹向分管營銷業(yè)務(wù)的孫副經(jīng)理請示了業(yè)務(wù)處理的意見后，又遇到了負(fù)責(zé)宣傳的張副經(jīng)理，小曹又向他作了請示，結(jié)果兩位領(lǐng)導(dǎo)的意見很不一致，小曹無所適從，兩位領(lǐng)導(dǎo)也因此矛盾加深。孫認(rèn)為小曹與張關(guān)系親近些，支持過張，認(rèn)為小曹有意與他作對；而張認(rèn)為此業(yè)務(wù)是他引介的，小曹應(yīng)先同他通氣。請你分析小曹這樣做對不對？錯(cuò)在哪里？面對這種情況小曹應(yīng)該怎么辦？

參考答案：(1)小曹犯了多頭請示的錯(cuò)誤。遵照領(lǐng)導(dǎo)職權(quán)分工、單向請示的原則，既然向主管領(lǐng)導(dǎo)請示了，就應(yīng)按孫的意見辦，不應(yīng)多頭請示；(2)在工作中不應(yīng)過分親近或疏遠(yuǎn)某領(lǐng)導(dǎo)，以至落到尷尬的境地；(3)兩位領(lǐng)導(dǎo)都作了指示，如果張通情達(dá)理，小曹應(yīng)向他說明只能按職權(quán)分工辦事，求得諒解后，按孫的意見辦；(4)如果不能求得諒解時(shí)，小曹應(yīng)向兩位領(lǐng)導(dǎo)分別自我檢討，再建議兩位商議一個(gè)方法遵照執(zhí)行；(5)如果矛盾不能統(tǒng)一，應(yīng)向總經(jīng)理請示，遵照總經(jīng)理的意見辦，并請他對孫或張作解釋。這是文員執(zhí)行主要決策人的意見。

4．某年3月5日，新欣化工公司的總經(jīng)理出差了，這次的期限是從3月5日至3月12日，預(yù)定12日上午回來。文員小王負(fù)責(zé)處理公司的各類郵件。小王從收發(fā)室取回了郵件，其中上司親啟的信一封，一個(gè)郵包，總經(jīng)理辦公室收件三封，其中有一封寄自河南分公司的信總經(jīng)理曾關(guān)照過讓銷售科科長處理。正好銷售科的小李走過辦公室，小王說：“小李，把這封信交給你們科長”，小李把信帶走了。小王把總經(jīng)理親啟件放在總經(jīng)理辦公桌的抽屜里，又拆開總經(jīng)理辦公室收件，一封是邀請總經(jīng)理參加定于3月12日下午的研討會，小王想，總經(jīng)理前幾天還談到準(zhǔn)備參加這次研討會，12日他正好回來，一定會參加的。于是小王打印了接受邀請的回信，明確告知對方總經(jīng)理將參加會議，并替總經(jīng)理簽了名。拆開第二封信，拿出信紙，里面還有兩張產(chǎn)品樣品的照片，小王看了信的內(nèi)容，附件里說明有三張照片，小王不知道如何處理，她把照片又放回了信封中。小王拆開郵包，發(fā)現(xiàn)是產(chǎn)品研發(fā)中心為了開發(fā)新產(chǎn)品，在前幾天訂購的新型材料，一共有五個(gè)品種，小王憑印象覺得訂購的是三種，多了兩種。心想，是供應(yīng)商主動送來的，不拿白不拿，于是她打讓研發(fā)中心的人取走了。小王處理郵件的做法是否正確？如果不正確，正確的做法應(yīng)該是怎樣的？(1)河南分公司郵件轉(zhuǎn)交銷售科處理的,應(yīng)制作簽收單,要求小李簽名,并注明時(shí)間(2)把上司親啟信件先保存下來,并通知發(fā)信人信已收到,告訴對方何時(shí)可能得到答復(fù)(3)12日回來就參加會議不妥當(dāng),不宜在總經(jīng)理出差回來的當(dāng)天安排活動(4)在回信上應(yīng)簽上自己的職稱(某某人的文秘人員),發(fā)出前復(fù)印一份,留待上司過目(5)發(fā)現(xiàn)附件缺少,應(yīng)該在信封上寫上缺少的附件的名稱和數(shù)量,接著應(yīng)及時(shí)打或?qū)懶排c寄信人聯(lián)系(6)沒有訂購的東西不能簽收(7)在移交郵包里的物品時(shí),要先打印一份清單,注明收到的日期,請接受人員在上面簽字,并保存好。

5．某國營企業(yè)總經(jīng)理辦公室人員小趙正在看當(dāng)天準(zhǔn)備上報(bào)的統(tǒng)計(jì)報(bào)表，本公司一位實(shí)習(xí)生，剛從大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理專業(yè)畢業(yè)的小林走了進(jìn)來，小林針對該公司管理寫的畢業(yè)論文中的某些觀點(diǎn)和見解很得指導(dǎo)老師賞識，他本人也認(rèn)為對公司改革有一定作用，他準(zhǔn)備找總經(jīng)理談?wù)?。小趙客氣地請小林坐下，說：“總經(jīng)理外出了，有什么事請跟我說吧”。小林就滔滔不絕地講了起來。小趙一邊聽，一邊看報(bào)表。小林言談中常帶“像我們這樣的小公司??”，小趙越聽越不高興，結(jié)果沒等小林把話說完，他便滿臉怒氣地說：“公

司小是否埋沒了你的才能?你是大材小用，為什么不去大公司呢？”小趙的冷嘲熱諷，激怒了小林，引起了激烈的爭執(zhí)，最后小林氣憤地離開了辦公室。小趙還在悶悶不樂時(shí)，三名被解職的職工吵吵嚷嚷地進(jìn)來了，他們因平時(shí)工作不遵守紀(jì)律，完不成任務(wù)被解職，此刻要找總經(jīng)理解決他們的問題。小趙說總經(jīng)理不在，想請他們坐下來慢慢談，他們不相信，非要找總經(jīng)理不可。正好總經(jīng)理走了進(jìn)來，他們怒氣沖沖地推推搡搡，揪住總經(jīng)理的衣服不放。小趙在一邊干著急，不知道怎么辦才好??你認(rèn)為小趙在這兩件事上做得怎么樣？他有什么失誤，他應(yīng)該怎么做才對？(1)不能說"總經(jīng)理外出了,有什么事請跟我說吧",辦公室人員不能替上司做主；(2)接待來訪者應(yīng)細(xì)心傾聽,不應(yīng)邊看報(bào)表邊聽；<3)對提重要建議的來訪者,應(yīng)認(rèn)真記錄,匯報(bào)上司；(4)應(yīng)熱情,不能對來訪者冷嘲熱諷；<5)對言辭激烈的來訪者應(yīng)有禮有節(jié),宣傳政策；(6)應(yīng)盡快為總經(jīng)理解圍,可以請保安或打110。

6．東華公司辦公室人員小沈能講一口漂亮的法語，小陳則很喜歡打扮。公司明天要與法國某公司談判，古總經(jīng)理叮囑擔(dān)任翻譯的小沈和作會議記錄兼會議服務(wù)的小陳要好好準(zhǔn)備。小沈和小陳除了在文本、資料等方面作了準(zhǔn)備，還化了一番功夫進(jìn)行了打扮。正式會談這天，只見坐在古總經(jīng)理一旁的小沈衣著鮮艷，金耳環(huán)、大顆寶石戒指閃閃發(fā)光，這使得古總身上的那套價(jià)值千元的名牌西服也黯然失色。古總經(jīng)理與法國客商在接待室內(nèi)寒暄時(shí)，小陳拿來了托盤準(zhǔn)備茶水，只見她花枝招展，一對大耳環(huán)晃來晃去，五顏六色的手鐲碰桌有聲，高跟鞋叮叮作響。她從茶葉筒中拈了一撮茶葉放入杯中??這一切引起了古總經(jīng)理和客商的不同反應(yīng)?？蜕堂鎺Р粣傊炎约旱牟璞频眠h(yuǎn)遠(yuǎn)的，古總經(jīng)理也覺得尷尬。談判中討價(jià)還價(jià)時(shí)，古總一時(shí)性起，雙方爭執(zhí)起來，小沈站在古總一邊，指責(zé)客商?？蜕谭餍涠?。古總望著遠(yuǎn)去的客商的背影，沖著小沈：“托你的福，好端端一筆生意，讓你給毀掉了，無能！”小沈并不知道自己有什么過錯(cuò)，為自己辯解：“我，我怎么啦！客商是你自己得罪的，與我有什么關(guān)系？”小沈和小陳的穿著打扮、言談舉止是否正確？正確的做法應(yīng)該是怎樣的？（1）沈和小陳的穿著打扮不符合工作環(huán)境,不符合特定的會談工作要求;(2)沈的穿著突出自己,影響了古總經(jīng)理的形象;(3)陳的穿著打扮干擾談判,影響工作,破壞工作場所安靜；(4)陳用手拿茶葉,不衛(wèi)生,引起客商不滿,使得談判一開始就不順利；<5)小沈應(yīng)該對領(lǐng)導(dǎo)的作風(fēng),性格有所了解,有針對性地彌補(bǔ)領(lǐng)導(dǎo)的不足.古總經(jīng)理與客商爭執(zhí),她應(yīng)采取補(bǔ)救措施,可以將上司借故引開,并示意上司忍耐些,使談判繼續(xù),而不是指責(zé)客商；(6)小沈受到上司批評,即使是過頭話,也應(yīng)保持冷靜,不反駁,應(yīng)理解上司的難處.找適當(dāng)?shù)臋C(jī)會,用適當(dāng)?shù)姆绞秸f明情況,交流思想和感情。

7．小李受上司委托在浦東機(jī)場接到公司的一位重要客人，“歡迎，歡迎”，嘴里說著，并不主動伸手，等客人伸手了，小李才與之相握。小李一把拿過客人的行李，放入汽車的行李箱，接著引導(dǎo)客人到副駕駛座位上，說：“坐在這里視野好。”然后，自己坐在汽車后排座位上。一路上，小李非常關(guān)心地詢問了客人所在公司的情況，打聽客人的收入、福利和家庭情況，而這位客人似乎對這一切不很滿意，話越來越少。小李有點(diǎn)摸不著頭腦，心想我這么殷勤地對待他，他怎么??你認(rèn)為小李的舉止是否合乎禮儀？為什么？小李應(yīng)該怎么做才是正確的？(1)主人和客人之間,應(yīng)該主人先伸手<2)在替客人拿行李前應(yīng)征求同意:"我替你拿可以嗎(3)哪些行李可以放人行李箱中也要征得同意;

(4)司機(jī)開車,汽車的位次禮儀是"右為上,左為下;后為上,前為下";<5)客人應(yīng)該坐后排,小李應(yīng)該坐副駕駛座;(6)客人公司的一些內(nèi)部情況,個(gè)人收人,福利和家庭情況等是不合適的話題;(7)應(yīng)該與客人談一些合適的話題,如天氣,風(fēng)土人情,新聞等;

8．波揚(yáng)公司資金積累在本市市中心召開大型新產(chǎn)品訂貨會，參加的有本單位，外單位的人員?？偨?jīng)理讓辦公室負(fù)責(zé)安排，會上要放映資料電影，進(jìn)行產(chǎn)品操作演示。而公司沒有放映機(jī)。預(yù)定會議廳和租借黎明大廈的會議廳。會議的召開時(shí)間是8月9日上午十點(diǎn)整，而資料放映時(shí)間是十點(diǎn)十五分。劉小姐打給租賃公司，要求租賃公司在9日上午九點(diǎn)四十五分必須準(zhǔn)時(shí)把放映機(jī)送到黎明大廈的會議廳。會議開幕前，辦公室人員去黎明大廈布置會場，結(jié)果發(fā)現(xiàn)會議廳靠近熱鬧的馬路，噪音很大。9日上午，大家正在緊張地做著最后的準(zhǔn)備工作，劉小姐一看表，呀，已經(jīng)9點(diǎn)五十分了，放映機(jī)還沒有送到。劉小姐馬上打去問，對方回答機(jī)器已送出。眼看著各地方來賓已陸續(xù)進(jìn)場，劉小姐心急如焚??突然外面一陣喧嘩，有人在大聲嚷嚷：“怎么這個(gè)地方連停車場也沒有??”問

題：（1）假如你是劉小姐，對接下去可能發(fā)生的各種情況，應(yīng)該如何處理？（2）假如放映機(jī)在十點(diǎn)十分還未送到，你還應(yīng)該做些什么（3）從這件事中你得到了什么教訓(xùn)？(1)請租賃公司告知送貨員的聯(lián)系方法,想辦法聯(lián)系送貨員;(2)如果聯(lián)系不上送貨員,向總經(jīng)理匯報(bào),請求該如何辦;(3)馬上向總經(jīng)理報(bào)告,不得擅自決定調(diào)整會議議程;(4)得到總經(jīng)理指示,可否把資料放映的時(shí)間往后推移半個(gè)小時(shí)或一小時(shí)<5)聯(lián)系新的租賃公司加急送一臺放映機(jī)(或原租賃公司再送一臺);<6)召開大型會議,各種準(zhǔn)備工作,包括音響,電子類裝置應(yīng)至少提前一天安排;(7)租借會議廳應(yīng)全面考慮內(nèi)外部環(huán)境和設(shè)施,包括噪音,停車場等問題;(8)不能僅憑聯(lián)系,應(yīng)實(shí)地查看;(9)重要設(shè)備應(yīng)考慮備用(或兩套方案).

9．公司經(jīng)理在星期一早上告訴文員小劉，星期四上午9：00到1l：00召開銷售員會議，要求小劉通知有關(guān)人員。小劉剛到公司不久，不太清楚公司有多少銷售員，她到幾個(gè)業(yè)務(wù)部門轉(zhuǎn)了轉(zhuǎn)，大多數(shù)人外出了，也沒有遇到銷售員。接下來小劉忙于其他的事情，幾乎把通知的事忘了。一直到星期三下午，經(jīng)理問她會議通知了沒有，她才匆忙在公司的布告欄里寫了如下的通知：“茲定于星期四上午在會議室召開銷售員會議，會議重要，請務(wù)必出席。”星期四上午8：30左右，有2個(gè)銷售員到了會議室，但會議室里沒有人招呼，以為會議不開了，坐了一會就走了。9：00左右有6個(gè)銷售員來了，什么資料也沒帶，其中兩個(gè)說，他們已經(jīng)約好客戶在10：00見面。到了·10點(diǎn)，只剩下4位銷售員，也談不出什么東西，會議草草結(jié)束了，經(jīng)理很不高興。公司一共有12位銷售員，事后去問另外4位，他們說，根本沒有看到通知。經(jīng)理對小劉非常不滿。請問，小劉究竟錯(cuò)在哪些地方？正確的做法應(yīng)該是怎樣的？(1)應(yīng)該搞清銷售員的人數(shù)和姓名,準(zhǔn)備這份名單(2)打印好書面通知(3)在三天內(nèi),當(dāng)面發(fā)放通知或通知(中需要對方確認(rèn)時(shí)間,地點(diǎn),內(nèi)容等)到名單上的每個(gè)人(4)通知不能寫在布告欄里,可能不被人注意(5)通知上應(yīng)寫清會議的時(shí)間(開始到結(jié)束時(shí)間),地點(diǎn)(6)應(yīng)詳細(xì)寫清會議內(nèi)容,應(yīng)做好哪些準(zhǔn)備(7)應(yīng)提前到會議室做好準(zhǔn)備,做好簽到工作

10．為迎接兄弟單位和上級部門的衛(wèi)生檢查，某局要召開迎接衛(wèi)生檢查動員大會，局長要秘書小萬寫一份通知。小萬一邊寫一邊想，有些部門的領(lǐng)導(dǎo)一向不重視衛(wèi)生問題，如果他們知道召開的是衛(wèi)生工作會議可能自己不來而派其他人員來了。于是他寫了如下的通知：

會議通知

經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)決定，茲定于4月2日上午9時(shí)在局辦公大樓會議室召開各部門負(fù)責(zé)人會議，會議重要，請準(zhǔn)時(shí)出席。

小萬將通知下發(fā)后不久，就接到了不少部門的詢問開什么會議，言談中頗有些責(zé)怪的意思。

問題一：小萬錯(cuò)在哪里？應(yīng)該怎樣寫這份會議通知？

過了幾天，局里召開傳達(dá)上級精神黨員代表大會，有數(shù)百人參加，小萬負(fù)責(zé)會議材料工作。會議上，聽完報(bào)告后，進(jìn)人小組討論。這時(shí)卻出現(xiàn)了麻煩，不少代表，特別是特邀代表和列席代表不知道參加到哪一組討論。因?yàn)榇蛴〉姆纸M小組名單上，根本沒有他們的名字。一查底稿，原來是打印人員翻重了頁，校對也馬馬虎虎，沒有更正。一些特邀代表和列席代表認(rèn)為是對他們不尊敬，紛紛離會而去，會場上出現(xiàn)了一陣騷亂。

問題二：作為大會組織者，小萬錯(cuò)在哪里？針對這樣的緊急情況，他應(yīng)采取什么措施？問題一:會議通知缺少主題(議題)；時(shí)間上缺少從幾點(diǎn)到幾點(diǎn)；請哪些人出席不明確；發(fā)放會議通知要交到會議出席者手上,可進(jìn)行說明解釋；如本人不在,應(yīng)請代收人(或秘書)簽字,打確認(rèn)是否出席。問題二:會前準(zhǔn)備工作的每個(gè)細(xì)節(jié)問題都應(yīng)認(rèn)真對待；小萬沒有認(rèn)真校對材料；最后也沒能仔細(xì)審查所有會議材料,加以改正。補(bǔ)救措施可以是：小萬快步趕到走在最前面一位帶頭離會的特邀代表身邊,耳語了幾句,又拿出底稿解釋了一翻,作了自我檢討,終于扭轉(zhuǎn)了尷尬局面.代表們按原來小組劃分展開了討論。

11．請將下列文件分別組合成三至四個(gè)案卷，并擬制案卷標(biāo)題：（1）市教委關(guān)于2003年招生工作的通知；（2）東方學(xué)院關(guān)于招生工作院務(wù)擴(kuò)大會議紀(jì)要；（3）東方學(xué)院2003年招生工作計(jì)劃；（4）東方學(xué)院關(guān)于2003年招生工作的請示(呈市教委)；（5）市教委關(guān)于東方學(xué)院2003年招生工作的批復(fù)；（6）東方學(xué)院院務(wù)會議關(guān)于調(diào)整系主任的決定；（7）東方學(xué)院關(guān)于調(diào)整系主任的通知；（8）東方學(xué)院關(guān)于做好開學(xué)工作的通知；（9）東方學(xué)院各系關(guān)于開學(xué)準(zhǔn)備工作的報(bào)告；（10）東方學(xué)院各系關(guān)于加強(qiáng)學(xué)生思想工作的報(bào)告；（11）東方學(xué)院各系關(guān)于提高教學(xué)質(zhì)量的報(bào)告；（12）東方學(xué)院2003年度工作總結(jié)；案卷一：1.市教委關(guān)于2003年招生工作的通知；4.東方學(xué)院關(guān)于2003年招生工作的請示(呈市教委)；L市教委關(guān)于東方學(xué)院2003年招生工作的批復(fù)；標(biāo)題:市教委,東方學(xué)院關(guān)于招生工作的通知,請示,批復(fù)。

案卷二：2.東方學(xué)院關(guān)于招生工作院務(wù)擴(kuò)大會議紀(jì)要；6.東方學(xué)院院務(wù)會議關(guān)于調(diào)整系主任的決定；7.東方學(xué)1憲關(guān)于調(diào)整系主任的通知；8.東方學(xué)院關(guān)于做好開學(xué)工作的通知標(biāo)題:東方學(xué)院關(guān)于招生工作,系主任調(diào)整,開學(xué)工作的會議紀(jì)要,決定,通知。

案卷三：3.東方學(xué)院2003年招生工作計(jì)劃；12.東方學(xué)院2003年度工作總結(jié)；標(biāo)題:東方學(xué)院招生工作計(jì)劃,年度工作總結(jié)。

案卷四：9.東方學(xué)院各系關(guān)于開學(xué)準(zhǔn)備工作的報(bào)告；10.東方學(xué)院各系關(guān)于加強(qiáng)學(xué)生思想工作的報(bào)告；11.東方學(xué)院各系關(guān)于提高教學(xué)質(zhì)量的報(bào)告；標(biāo)題:東方學(xué)院各系關(guān)于開學(xué)準(zhǔn)備,加強(qiáng)學(xué)生思想工作,提高教學(xué)質(zhì)量的報(bào)告。

12．請將下列文件分別組合成三至四個(gè)案卷，并擬制案卷標(biāo)題：（1）利華公司2003年2月份經(jīng)理會議記錄；（2）利華公司2003年銷售計(jì)劃；（2）市工商局關(guān)于年檢工作的通知；（3）利華公司致香港凱福公司關(guān)于合作事宜的函；（5）利華公司4月份經(jīng)理會議記錄；（6）市物價(jià)局關(guān)于物價(jià)檢查的通知；（7）香港凱福公司關(guān)于合作事宜給利華公司的復(fù)函；（8）利華公司2003年6月份經(jīng)理會議記錄；（9）利華公司與香港凱福公司會議紀(jì)要；（10）利華公司2003年8月份經(jīng)理會議記錄；（11）市稅務(wù)局關(guān)于稅務(wù)自查的通知；（12）利華公司2003年銷售工作總結(jié)。

案卷一：1.利華公司2003年2月份經(jīng)理會議記錄5.利華公司4月份經(jīng)理會議記錄8.利華公司2003年6月份經(jīng)理會議記錄10.利華公司2003年8月份經(jīng)理會議記錄標(biāo)題:利華公司2003年經(jīng)理會議記錄

案卷二2.利華公司2003年銷售計(jì)劃12.利華公司2003年銷售工作總結(jié)標(biāo)題:利華公司2003年銷售工作計(jì)劃,總結(jié)

案卷三:3.市工商局關(guān)于年檢工作的通知;6.市物價(jià)局關(guān)于物價(jià)檢查的通知;11.市稅務(wù)局關(guān)于稅務(wù)自查的通知;標(biāo)題:市工商局,物價(jià)局,稅務(wù)局關(guān)于年檢,物價(jià),稅務(wù)自查的通知

案卷四:4.利華公司致香港凱福公司關(guān)于合作事宜的函;7.香港凱福公司關(guān)于合’Y事宜給利華公司的復(fù)函;9.利華公司與香港凱福汀司會議紀(jì)要;標(biāo)題:利華公司與香港凱福公司關(guān)于合作事宜的函件,會議紀(jì)要

13．皇朝貿(mào)易公司總經(jīng)理辦公室的秘書是李麗，她聰明能干，在公司深受重用。她經(jīng)常與羅浪斯公司的總經(jīng)理秘書陳珍妮在一起游玩。兩家都進(jìn)行皮革進(jìn)出口貿(mào)易。雖然兩人的性格完全不一樣，李麗熱情開朗，樂于助人，陳珍妮溫柔沉靜，內(nèi)向含蓄，兩人幾乎是無話不談的好朋友。在一次閑聊時(shí)，陳珍妮說最近的心情不太好，因?yàn)楣旧庖恢辈患眩偨?jīng)理急得茶飯不思，并且常常把氣出在她的身上。李麗說：“你也不要太在意，我們做秘書的要自己調(diào)節(jié)心情。我們公司的成績倒不錯(cuò)，我們經(jīng)理在今天上午就簽定了一個(gè)合作意向書，有上千萬元。如果這筆生意做成，可以賺進(jìn)一百多萬元。我沒法告訴你詳細(xì)情況。但這次談判確實(shí)非常順利?！崩铥愐贿呎f，一邊沉浸在談判成功的喜悅之中。過了幾天，李麗跟隨總經(jīng)理去白天鵝賓館與德國某貿(mào)易代表團(tuán)簽定正式合同時(shí)，超過了約定時(shí)間，還不見代表團(tuán)的影子。后來德國某公司長駐中圉的代表打來說：“代表團(tuán)已與昨天回國，就在昨天上午與貴市的羅浪斯公司簽定了購貨合同，價(jià)格低于貴公司百分之十。”皇朝貿(mào)易公司上下都非常沮喪，李麗更是懊惱無比，她想沒有提醒總經(jīng)理及時(shí)采取快速行動，也責(zé)怪自己沒有時(shí)時(shí)注意德國代表團(tuán)的動向。令她百思不得其解的：羅浪斯公司是怎樣獲取德國代表團(tuán)的情報(bào)的？他們是如何搶走生意的？

問題：（1）羅浪斯公司是怎樣獲得德國代表團(tuán)的購貨合同的？（2）秘書與親朋好友談話或閑聊時(shí)，是否可以不分場合、不分對象暢所欲言？（3）企業(yè)的機(jī)密有哪些？（4）秘書在日常工作中應(yīng)該怎樣做好保密正作？(1)李麗在談話中無意透露出的信息,給羅浪斯公司的陳珍妮抓住了機(jī)會,得到了這筆生意(2)即使是最好的朋友,也不可不分情況暢所欲言,何況是競爭對手,這是文秘人員的基本職業(yè)道德(3)企業(yè)的機(jī)密包括公司的生產(chǎn)流程,工藝技術(shù),組織人事,資金運(yùn)作,客戶資料,流通渠道等.上司正在考慮,討論而未作定論,未公開宣布的內(nèi)容.上司的隱私,疾病和公司內(nèi)發(fā)生的事故,人事爭端,內(nèi)部失竊,經(jīng)濟(jì)糾紛等(4)應(yīng)做到不該說的不說,不該聽的不聽,不該記錄的不記錄,機(jī)密內(nèi)容用專用記錄本記并妥善保管,機(jī)密文件嚴(yán)密保管,自己的電腦設(shè)置密碼等。

辦公用易耗品主要有：1．信封、紙張；2．軟盤、光盤等；3．鉛筆；4．圓珠筆；5．簽字筆或鋼筆；6．修正液或修正帶；7．印盒；8．各種小型機(jī)器，如訂書機(jī)（包括訂書針）、打孔機(jī)、裝訂機(jī)（包括裝訂線）、日期號碼機(jī)、切紙機(jī)、計(jì)算機(jī)、拆信器、碎紙機(jī)等；9．小刀；10．日歷等；11．其他，如標(biāo)簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大頭針、紙夾等。首先說明文員工作的步驟是什么？以及三者關(guān)系？文員工作分為三個(gè)步驟：計(jì)劃、實(shí)施和檢查。1．計(jì)劃的步驟，要充分了解即將開始的工作內(nèi)容，并思考以什么方法進(jìn)行效率會最佳。2．實(shí)施的步驟，要注意：同時(shí)檢查是否按照當(dāng)初所擬定的順序進(jìn)行；上司所指示的工作無論是哪一種，都要正確地實(shí)施；配合上司預(yù)期的期限。3．檢查的步驟，要分析計(jì)劃和實(shí)績的差異，并把以前進(jìn)行過的工作或別人做過的工作和目前自己所從事相同性質(zhì)的工作加以比較分析。三者的關(guān)系為：先作計(jì)劃，付諸實(shí)施，然后檢查結(jié)果，圍繞“計(jì)劃——實(shí)施——檢查”這樣一個(gè)滾動的過程開展。三者相互聯(lián)系形成一個(gè)循環(huán)。文員首先要仔細(xì)制定計(jì)劃，然后根據(jù)這個(gè)計(jì)劃去實(shí)施，并嚴(yán)格檢查其結(jié)果，使得這個(gè)結(jié)果對下一次的計(jì)劃有所幫助和啟示。在按照“優(yōu)先順序”制定計(jì)劃書時(shí)，要按以下三個(gè)步驟進(jìn)行：1．將自己要做的事情分為：A.是否應(yīng)該做的事？B.是否做或不做都無所謂的事？C.是否不可以做的事？對于A要集中精力做，對于B和C可以從計(jì)劃中刪掉。2．對于A類事情再進(jìn)行分類，分為：重要并且緊急的事（優(yōu)先做）；緊急但是并不重要的事（第二做）；重要但是并不緊急的事（第三做）；雖有做的價(jià)值，但是既不重要也不緊急的事（可以請他人代勞）。3．與上司形成默契，可以直接找上司商量、請示。

五、從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談?wù)勀愕墓ぷ黧w會或?qū)Υ斯ぷ鞣椒ǖ恼J(rèn)識。1．請示方法和報(bào)告方法；2．計(jì)劃方法和總結(jié)方法；3．受意方法；4．傳達(dá)方法；5．進(jìn)言方法；6．變通方法和擋駕方法；7．分工方法與合作方法。

受意就是文員接受和領(lǐng)會上司的意圖。可以分為直接受意（即領(lǐng)會上司在會議講話、文件批示、工作部署或與文員談話時(shí)，直接就某一問題或某項(xiàng)工作所發(fā)表的意見和想法等，易于文員判斷和領(lǐng)會）和間接受意（即上司在平時(shí)隨便交談的情況下，或與其他人員談話種就某一問題、某項(xiàng)工作發(fā)表的意見和看法等）。

受意方法要注意：（1）善于領(lǐng)會上司意圖，不要曲解上司意圖；（2）備好記錄本，記錄下指示要點(diǎn)；（3）注意傾聽，用心判斷指示的用意；（4）必要時(shí)可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話；（5）如有不同意見，可以公開提出，但要言之成理，并要注意方式、態(tài)度；（6）接受指示后，要不失時(shí)機(jī)地貫徹實(shí)施。2．結(jié)合實(shí)際談體會。我曾經(jīng)經(jīng)歷過一件事情，使我充分認(rèn)識到，在受意時(shí)，充分做好記錄的重要性。

才開始工作時(shí)，我到一家房地產(chǎn)公司當(dāng)文員。有一天，總經(jīng)理