場部展會(huì)執(zhí)行流程

編號：版本號：A/0擬稿部門：市場部審核人：展會(huì)活動(dòng)操作規(guī)范流程生效日期：2016年5月1日目的為更好的宣傳企業(yè)形象，做好品牌推廣、產(chǎn)品展示工作，保證參展效果，特制定此流程。適用范圍適用于公司各部門。職責(zé)市場部負(fù)責(zé)展會(huì)整體統(tǒng)籌規(guī)劃（含整體方案設(shè)計(jì)、文宣品制作、保管、布展、撤展），后勤總務(wù)工作（含行程食宿安排、部門分工）。研發(fā)部負(fù)責(zé)產(chǎn)品展示及試吃環(huán)節(jié)（含產(chǎn)品的確定及準(zhǔn)備，產(chǎn)品/助陳物調(diào)撥、盤點(diǎn)、保管，展示產(chǎn)品布展和撤展，試吃產(chǎn)品制作和推介）。采購部負(fù)責(zé)參展用品的詢價(jià)及購買工作。銷售部負(fù)責(zé)現(xiàn)場售賣產(chǎn)品的確定，售賣產(chǎn)品和廚具的調(diào)撥、布展、撤展、盤點(diǎn)、保管工作，客戶資料收集，意向洽談、后續(xù)跟進(jìn)工作。行政部負(fù)責(zé)參展人員、物資的車輛運(yùn)送工作。工作程序前期籌備展會(huì)信息收集市場部應(yīng)在每年初對本年度各地展會(huì)信息進(jìn)行收集，填寫《xx年展會(huì)信息一覽表》，對收集后的展會(huì)信息進(jìn)行初步評價(jià)，對其相關(guān)性、影響力、往期信譽(yù)和效果進(jìn)行分析，以作為參展決策參考。信息調(diào)研參展前應(yīng)對目標(biāo)展會(huì)做詳盡的信息調(diào)查，包括：主辦方、承辦單位、舉辦時(shí)間、展館位置和承租信息、展展會(huì)活動(dòng)操作規(guī)范流程1/5編號：版本號：A/0擬稿部門：市場部審核人：展會(huì)活動(dòng)操作規(guī)范流程生效日期：2016年5月1日位信息、展會(huì)影響力、往期經(jīng)驗(yàn)和反饋、參展單位、參觀者范圍等。展會(huì)的選擇應(yīng)注意防范風(fēng)險(xiǎn)，尤其是首次參加，參展前應(yīng)通過各種渠道確認(rèn)其真實(shí)性。詢價(jià)和議價(jià)參展前采購部應(yīng)與舉辦方商議價(jià)格，爭取其他方面的優(yōu)惠政策。對我方擬長期重點(diǎn)合作的展會(huì)，應(yīng)與主辦方建立良好的關(guān)系，以獲得優(yōu)惠的參展價(jià)格和相關(guān)待遇。簽呈審批將參展計(jì)劃及《展會(huì)費(fèi)用預(yù)算表》呈遞上級領(lǐng)導(dǎo)審核。合同審核簽呈審批通過后，市場部應(yīng)與舉辦方訂立合同，法務(wù)部需對合同內(nèi)容和條款進(jìn)行審核。合同簽署合同經(jīng)法務(wù)部審核通過后，與合作商簽署并安排付款等相關(guān)事宜。展會(huì)策劃展位選擇展位應(yīng)選擇有利位置，如：出入口、中廳、休息區(qū)、就餐區(qū)、洗手間附近等人流密集地段。避免選擇死角、有墻柱障礙等展位。展位的大小可根據(jù)具體需要選用標(biāo)準(zhǔn)展位、特性展位以適合品牌形象策略。展臺設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)展位：不需要搭建特裝展位：市場部需拿出設(shè)計(jì)方案報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批，采購部負(fù)責(zé)尋找裝修公司進(jìn)行搭建及后續(xù)合同簽訂付款等相關(guān)事宜。展會(huì)活動(dòng)操作規(guī)范流程2/5編號：版本號：A/0擬稿部門：市場部審核人：展會(huì)活動(dòng)操作規(guī)范流程生效日期：2016年5月1日展臺搭建布置展臺布置基本原則：遠(yuǎn)觀效果醒目有沖擊力，近觀效果舒適、明快，整體效果協(xié)調(diào)。展位結(jié)構(gòu)和圖片序列應(yīng)考慮人流密度和流向。無論標(biāo)準(zhǔn)展位還是特裝展位，都必須增加照明燈光。展品和圖片的展示高度應(yīng)符合人體身高和視角。展區(qū)微觀細(xì)節(jié)構(gòu)造應(yīng)考慮：展臺、展架、展示墻、標(biāo)牌、標(biāo)識、洽談區(qū)、圖片設(shè)計(jì)、說明性文字、動(dòng)態(tài)屏幕演示系統(tǒng)、布展使用材料材質(zhì)（一次性/重復(fù)性）。展品的選擇和準(zhǔn)備研發(fā)部應(yīng)與銷售部溝通確定參展品類，展品選擇考慮因素：種類、數(shù)量、主推產(chǎn)品、銷售價(jià)格、擺放主次位置、產(chǎn)品儲存及運(yùn)輸條件等。確認(rèn)后填寫《產(chǎn)品信息統(tǒng)計(jì)表》。展品的擺放市場部負(fù)責(zé)根據(jù)參展產(chǎn)品的種類和特點(diǎn)對產(chǎn)品的擺放進(jìn)行科學(xué)合理的規(guī)劃。展品的運(yùn)輸和保管各種參展物品應(yīng)在展前列出明細(xì)清單，并責(zé)成專人負(fù)責(zé)，由行政部安排車輛運(yùn)送到會(huì)展地點(diǎn)。展后應(yīng)對展品進(jìn)行核對，避免丟失損壞。參展人員確定及展前培訓(xùn)根據(jù)展會(huì)的規(guī)模，應(yīng)配備相應(yīng)的參展人員，市場部應(yīng)與相關(guān)部門進(jìn)行溝通，確定參展人員及行程安排，并做明確的職責(zé)分配和展前培訓(xùn)。一般可分為：總負(fù)責(zé)人、迎賓接待人員、產(chǎn)品展示售賣人員、銷售人員展會(huì)活動(dòng)操作規(guī)范流程3/5編號：版本號：A/0擬稿部門：市場部審核人：展會(huì)活動(dòng)操作規(guī)范流程生效日期：2016年5月1日總負(fù)責(zé)人：市場部，負(fù)責(zé)對內(nèi)、外聯(lián)絡(luò)，協(xié)調(diào)與主辦方的關(guān)系，展會(huì)整體策劃。迎賓接待人員：負(fù)責(zé)接待引導(dǎo)客人進(jìn)入展區(qū)，對公司和產(chǎn)品進(jìn)行介紹，派發(fā)公司宣傳冊，將客人引導(dǎo)給銷售人員。產(chǎn)品展示售賣人員：研發(fā)部、銷售部員工，對產(chǎn)品非常了解，負(fù)責(zé)產(chǎn)品現(xiàn)場制作，產(chǎn)品介紹解說，將有合作意向的客戶介紹給銷售人員。銷售人員：銷售部員工，實(shí)施現(xiàn)場銷售和引導(dǎo)，與有合作意向客戶進(jìn)行深入溝通，介紹公司銷售政策。參展現(xiàn)場市場部統(tǒng)籌安排參展現(xiàn)場，聯(lián)合研發(fā)部、銷售部進(jìn)行展品的擺放。市場部需安排專人進(jìn)行拍照、攝像、同行樣冊收集等工作。事后將收集到的資料整合進(jìn)行保存。每日展會(huì)結(jié)束后，需開會(huì)總結(jié)當(dāng)天工作，整理收集到的客戶信息。展會(huì)結(jié)束市場部對廣宣品進(jìn)行回收盤點(diǎn)，研發(fā)部對產(chǎn)品/助陳物進(jìn)行回收盤點(diǎn)。銷售部將收集到的客戶資料進(jìn)行整理分類，形成《客戶信息統(tǒng)計(jì)表》，總結(jié)意向客戶量、成交量及利潤實(shí)現(xiàn)情況，后續(xù)及時(shí)跟進(jìn)聯(lián)系客戶。展會(huì)結(jié)束后一周內(nèi)，市場部聯(lián)合參展人員對展會(huì)效果進(jìn)行總結(jié)評估，形成書面報(bào)告，包括成功與不足，并提出改進(jìn)意見，為下一次參展提供依據(jù)。5流程圖展會(huì)活動(dòng)操作規(guī)范流程4/5

展會(huì)活動(dòng)操作規(guī)范流程5/5編號：版本號：A/0擬稿部門：市場部審核人：展會(huì)活動(dòng)操作規(guī)范流程生效日期：2016年5月