變電所記錄管理制度

PAGEPAGE1變電所記錄管理制度變電所記錄管理制度第一章總則為規(guī)范變電所記錄管理工作，提高變電所文檔管理的質(zhì)量和效率，制定本制度。第二章責任與權(quán)限1.變電所主任對變電所記錄管理負總責，負責制定變電所的記錄管理制度，并落實執(zhí)行。2.變電所主任委托記錄管理負責人，具體負責變電所各類記錄管理的監(jiān)督、指導和檢查，并做好相關(guān)工作的匯報。3.記錄管理負責人負責變電所各類記錄檔案管理的組織、實施和監(jiān)督，并根據(jù)需要啟動核查和整理工作，保證文件的合法性和完整性。4.變電所相關(guān)管理人員在各自工作范圍內(nèi)負責記錄管理工作的實施、監(jiān)督和落實。第三章記錄管理范圍和種類1.記錄管理范圍：變電所日常工作中產(chǎn)生并需保存的各類紙質(zhì)和電子文檔。2.記錄管理種類：-日志：包括供電、運行、設(shè)備檢修、安全、應(yīng)急等方面的日志；-統(tǒng)計表：包括用電量、運行時間、設(shè)備運行指標等方面的統(tǒng)計表格；-報表：包括安全報告、運行報告、檢修報告等相關(guān)報表；-通知：包括內(nèi)部通知、外部通知、通告等方面的文件；-合同：包括用電合同、供電合同、維保合同等各類合同；-工作單據(jù)：包括安全警示單、巡視登記單、熱記錄表等各類單據(jù)；-其他：包括相應(yīng)設(shè)備的技術(shù)資料、備件清單、廠家送檢材料等其他相關(guān)記錄。第四章記錄制度和要求1.文件編號和管理系列號：針對每份文件和記錄進行編號和管理系列號，方便存放和查找。2.文件按時分類存儲于各自存儲位置，并加以保護，以免遭到破壞、損壞、滅失。3.各部門日報必須按時報送，且報送內(nèi)容應(yīng)真實準確、完整無誤、格式清晰規(guī)范、時間要求嚴格。日報保留期限為6個月。4.各部門月報、季報、年報等文稿，應(yīng)按時編制，并做好備份工作。保留期限分別為1年、3年、5年。5.對重要內(nèi)容的文件必須要做備份，并引導各部門做好信息自動備份和恢復功能。6.對電子文檔的上傳和備份，應(yīng)注重安全性和完整性。文件命名應(yīng)規(guī)范、簡潔、易識別，以方便后續(xù)查找。7.對文件的修改、刪除、移動等操作必須要有相應(yīng)的審批手續(xù)，并要有刪除理由和填寫修改記錄。8.變電所重要會議的記錄應(yīng)按時記錄，并做好整理、備份工作，保留期限為3年。9.對已經(jīng)不再使用或者已經(jīng)過期的文件，應(yīng)及時清理，以節(jié)省存儲空間。第五章記錄管理的設(shè)施和環(huán)境1.記錄室應(yīng)盡量避免陽光直射和潮濕環(huán)境，確保防火、防盜和防潮。2.記錄設(shè)施的檔案柜、書架、檔案袋以及相關(guān)器材等，應(yīng)該有專人保管和維護。3.對于紙質(zhì)文檔，應(yīng)該按類別、編號進行分類，并規(guī)范存放，方便管理和查找。4.對于電子文檔，應(yīng)規(guī)范加密、備份、存儲和分類，以保證文件的安全性和完整性。第六章記錄管理的流程1.形成：各部門責任人可編輯相應(yīng)文字，按格式逐一填寫、審核部門為最后審核人。2.簽發(fā)：記錄管理負責人審核確認后，進行簽發(fā)。同時賦予管理負責人相關(guān)簽字權(quán)限。3.發(fā)放：簽發(fā)過的文檔應(yīng)該按照規(guī)定發(fā)放給各個相關(guān)部門或個人。4.展示：要求對重要內(nèi)容的文件在各部門醒目的地方進行展示，以確保信息的及時傳遞和溝通。第七章附則1.本制度自頒布之日起施行，通過工作實行的修訂和補充，與企業(yè)相關(guān)制度和規(guī)章的銜接。2.變電所人