時間管理與目標管理

關于時間管理與目標管理第1頁，課件共42頁，創(chuàng)作于2023年2月您的時間管理現狀如何？小測試：時間管理現狀測評第2頁，課件共42頁，創(chuàng)作于2023年2月下面的每個問題，請你根據自己的實際情況，如實地給自己評分。計分方式為：“從不”0分，“有時”1分，“經?！?分，“總是”3分。測測你的時間安排是否合理1我在每個工作日之前，都能為計劃中的工作做些準備?？偸墙洺Ｓ袝r從不2凡是可交派下屬（別人）去做的，我都交派下去。

3我利用工作進度表來書面規(guī)定工作任務與目標。

4我盡量一次性處理完畢每份文件。

5我每天列出一個應辦事項清單，按重要順序來排列，依次辦理這些事情。

6我盡量回避干擾電話、不速之客的來訪，以及突然的約會。

7我試著按照生理節(jié)奏變動規(guī)律曲線來安排我的工作。

8我的日程表留有回旋余地，以便應對突發(fā)事件。

9當其他人想占用我的時間，而我又必須處理更重要的事情時，我會說“不”。

第3頁，課件共42頁，創(chuàng)作于2023年2月總結你的時間掌控情況22～27分 恭喜！你是值得學習的時間管理典范0～12分救命！你沒有時間規(guī)劃，總是讓別人牽著鼻子走。13～17分 當心！你試圖掌握自己的時間，卻不能持之以恒。18～22分 可以！你的時間管理狀況良好第4頁，課件共42頁，創(chuàng)作于2023年2月5◎不可以缺少的：◎不可以增減：◎不可以替代：◎不可以存儲：◎可以管理：時間管理的基本理論認知第5頁，課件共42頁，創(chuàng)作于2023年2月時間管理的演進與理論認知第一代：利用便條和備忘錄第二代：強調日歷與日程表第三代：講求優(yōu)先順序依據輕重緩急設定短、中、長期目標.第四代：以原則為重心，著重個人計劃，兼顧重要性和緊急性，強調效果和效率齊頭并進；第6頁，課件共42頁，創(chuàng)作于2023年2月時間管理的四象限重要重要緊急

M1重要不緊急

M2不重要不重要緊急

M3不重要不緊急

M4緊急不緊急盡量避免擴大M1盡量減少M3事情多投資時間在M2勸你避而遠之M4第7頁，課件共42頁，創(chuàng)作于2023年2月正確理解和運用四象限時間管理·

危機·

緊急的問題·

有限期的任務、會議·

準備事項·

細瑣、忙碌的工作·

無關緊要的電話、信件·

浪費時間的事·

“逃避性”活動·

看太多的電視·

干擾，一些電話·

一些信件、報告·

許多緊急事件·

許多湊熱鬧的活動·

準備事項、預防工作·

價值觀的澄清·

計劃·

關系的建立·

真正的休閑充電緊急不緊急重要不重要第8頁，課件共42頁，創(chuàng)作于2023年2月時間管理的誤區(qū)

誤區(qū)之一：工作缺乏計劃誤區(qū)之二：工作分不清主次

誤區(qū)之三：不善于說不一旦確定了哪些事情是重要的，對那些不重要的事情就應當說"不”誤區(qū)之四：無法適當處理干擾第9頁，課件共42頁，創(chuàng)作于2023年2月電話干擾無視重點會而不議時間浪費誤區(qū)外部客觀效率不速之客習慣拖延浪費時間的癥狀表現第10頁，課件共42頁，創(chuàng)作于2023年2月浪費時間的主觀及客觀原因1、缺乏明確的目標2、作風拖拉3、缺乏優(yōu)先順序，抓不到重點4、過于注重細節(jié)，事必躬親5、做事有頭無尾第11頁，課件共42頁，創(chuàng)作于2023年2月浪費時間的原因6、缺乏條理與整潔，不簡潔7、不會拒絕別人的請求8、簡單的事情復雜化9、消極思考第12頁，課件共42頁，創(chuàng)作于2023年2月杜絕時間浪費的常用技巧一、設定明確的目標目標要明確，可衡量的、可達成的，有關聯性的，有時效性的二、設定遠大人生目標事業(yè)目標，人生目標，堅持專長和興趣，假如價值觀不明確，就很難知道什么對你是最重要的，當你的價值觀不明確時，就無法做到合理地分配時間。時間管理的重點不在管理時間，而在于如何分配時間。三、記錄你的“生產”時間,合理安排時間。用于與目標相關工作上的時間四、每天一定要擬定每日計劃在記事簿上寫下3-6項今天要完成事項，尚未開始工作前擬定，不必訂下確定的時間五、使用記事簿記下每日行程，每日你花了多少時間在做哪些事情，把它詳細地記錄下來，你會清晰地發(fā)現浪費了哪些時間。當你找到浪費時間的根源，你才有辦法改變。第13頁，課件共42頁，創(chuàng)作于2023年2月杜絕時間浪費的常用技巧六、提升工作的效率

假如你每天能有一個小時完全不受任何人干擾地思考一些事情，或是做一些你認為最重要的事情，這一個小時可以抵過你一天的工作效率。七、清理你的桌子待丟棄、待處理、待歸檔、待送出八、絕不半途而廢經常在做了90％的工作后，放棄了最后可以成功的10％。任何新工作都有一段你懂得比周圍人少的困難階段。剛開始每件事情都要掙扎，但是過了一段時間，最初有壓力的工作就會變得輕而易舉了。九、充分做好事前準備

環(huán)境變化前考慮清楚，想到就應該立刻做十、避免拖延避免不重要的事變緊急，避免遺忘，不必因心事有事而始終掛念第14頁，課件共42頁，創(chuàng)作于2023年2月15杜絕時間浪費的常的技巧—工具介紹ABC管理法美國企業(yè)管理顧問萊金提出將不同目標下的內容分為三個等級（一）A重要的工作，必須完成的工作（二）B較重要的工作，很想完成的工作（三）C較不重要的工作，可以暫時擱置的工作第15頁，課件共42頁，創(chuàng)作于2023年2月16杜絕時間浪費的常的技巧—工具介紹ABC時間管理的步驟（一）每天工作開始時列出有關的工作清單（二）將工作分類，常規(guī)性工作則按程序處理（三）確定ABC級別順序（四）按ABC級別順序設定，畫出分類表（五）全力投入A級工作，直到順利完成（六）完成A級工作，再轉向B級工作（七）對于C級工作，盡量不直接執(zhí)行，節(jié)約時間（八）記錄每一事件實際消耗執(zhí)行，填入分類表（九）每天循環(huán)自我訓練，并不斷總結評價。第16頁，課件共42頁，創(chuàng)作于2023年2月ABC工作分類時間使用統計卡（一）類別工作項目時間預分配實際完成時間A（1）

（2）

（3）

B（1）

（2）

（3）

C（1）

（2）

（3）

第17頁，課件共42頁，創(chuàng)作于2023年2月ABC工作分類時間使用統計卡（二）分類比例特征管理要點時間分配A占工作總量20-30%，每日1-3件1、最重要必須做好占工作時間60-80%2、最迫切現在必須做好3、后果影響大親自去做好B占工作總量30-40%，每日1-3件1、重要一般管理，最好自己去做，可授權別人去做好占工作時間20-40%2、一般迫切3、后果影響不大C占工作總量40-50%，每日1-3件1、無關緊要不必管理

2、不迫切3、影響小或無后果第18頁，課件共42頁，創(chuàng)作于2023年2月成功的十八項時間管理策略掌控每天—被牽著走改變原有思維確定目標—窮于應付規(guī)劃工作細節(jié)實事求是—盲目樂觀制定計劃—貿然行動快速、即時隨手記錄決不拖拉—不緊不慢管理表單—混亂無序第19頁，課件共42頁，創(chuàng)作于2023年2月成功的十八項時間管理策略有效規(guī)劃—隨心所欲重要任務首先完成輕重有別—急事急辦圍繞重要工作安排，分批處理小任務，分清輕重緩急溝通細節(jié)—粗枝大葉專心致志—多頭并舉合理分配—加班加點清理桌面—先工作后整理

第20頁，課件共42頁，創(chuàng)作于2023年2月成功的十八項時間管理策略辦公室5S—亂成一堆

5S整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)減少干擾—隨叫隨到管理郵件—受制于它管理電話—隨意接打充分授權—事必躬親分析任務風險，員工能力，選擇合適的進行授權，并提供支持管理會議—文山會海有理由才開會，可以用郵件替代，會議時間。第21頁，課件共42頁，創(chuàng)作于2023年2月目標管理第22頁，課件共42頁，創(chuàng)作于2023年2月目標管理與傳統管理理念的區(qū)別目標管理傳統管理著重目標達過程雙向溝通訂定目標明確目標可達成性自我控制，自我管理以激勵激發(fā)潛能有彈性以目標為管理手段目標自上而下指派目標過于遠大，難以執(zhí)行上級控制下級以監(jiān)督方式減少偷懶缺乏變通第23頁，課件共42頁，創(chuàng)作于2023年2月目標管理一般步驟與各階段的注意重點一、目標設定階段1、建立完整的目標體系2、確定上下級目標關系

3、以協商模式建立共識二、工作晤談階段1、目標體系與組織結構相吻合2、清理組織結構第24頁，課件共42頁，創(chuàng)作于2023年2月目標管理一般步驟與各階段的注意重點三、績效晤談階段1、執(zhí)行者的自我控制2、無須凡事事必躬親3、定期績效評估四、定期考核階段1、明確的時限設定2、考評模式的靈活選擇

3、明確公平獎懲制度第25頁，課件共42頁，創(chuàng)作于2023年2月你如何知道已到哪里？如何確定目標設定方式你如何到達那里？你想要去哪里？你現在在哪里？一、目標設定的規(guī)劃程序診斷現狀決定目標訂定計劃檢視評估第26頁，課件共42頁，創(chuàng)作于2023年2月進行目標設定的技巧

一、S、M、A、R、T的目標設定法Specific–

目標明確的—簡易清楚Measurable-可衡量的—有意義的Achievable-可以達成的—有行動的Realistic-實際可行的—負責任的TimeBound-有時間限性的—有未來第27頁，課件共42頁，創(chuàng)作于2023年2月第一次提問第二次提問第三次提問結論現狀為什么能否改善新的方案對象（what）生產什么為什么要生產這種產品和配件是否可以生產別的到底應該生產什么目的（why）什么目的為什么是這種目的有無別的目的應該是什么目的地點（where）在何處做為何要在此處做有無其它更好的地方應該在何處做時間（when）何時做為何要在此時做有無其它更好的時間應該在何時做人物（who）由何人來做為何要此人做有無其它更好的人應該由何人做方法（how）如何做為何要這樣做有無其它更好的方法應該如何做1、提問技巧5W1H目標管理執(zhí)行過程中的有效控制第28頁，課件共42頁，創(chuàng)作于2023年2月計劃(Plan)：是指建立改善的目標及行動方案

1）是分析過去的事實，提出未來的假設，據以設計行動的方案，使能實現預期的目標2）計劃階段：找出存在問題的原因；分析產生問題的原因；找出其中主要原因；擬訂措施計劃（預計效果）四個步驟。行動(Action)指新作業(yè)程序的實施及標準化，以防止原來的問題再次發(fā)生

廣泛檢討，匯集各方意見，擬訂下一階段的工作計劃或行動方案。檢查(Check)指確認是否依計劃的進度在實行，以及是否達成預定的計劃

追蹤計劃是否落實，執(zhí)行是否徹底，預期效果是否體現；如執(zhí)行過程效果不良，馬上考慮修改計劃，作第二次改善，再確認效果。

執(zhí)行（do）：又稱執(zhí)行，是指依照計劃推行

一種情況是做對的事(DoRightThing)另一種情況把事做對(DoThingRight)做事的優(yōu)先次序，首先要找對問題，做對計劃，然后再把計劃的事做好做對，執(zhí)行出真知。APCDPDCA內容2、PDCA的內容第29頁，課件共42頁，創(chuàng)作于2023年2月3、四個特點特點之一——周而復始

PDCA循環(huán)的四個過程不是運行一次就完結，而是周而復始地進行。一個循環(huán)結束了，解決了一部分問題，可能還有問題沒有解決，或者又出現了新的問題，再進行下一個PDCA循環(huán)，依此類推。二、PDCA管理循環(huán)第30頁，課件共42頁，創(chuàng)作于2023年2月特點之二——大環(huán)帶小環(huán)

類似行星輪系，一個公司或組織的整體運行的體系與其內部各子體系的關系，是大環(huán)帶小環(huán)的有機邏輯組合體。PDCA管理循環(huán)例如：對于公司檢修而言，編寫方案在p階段，p階段又有自己的pdca1、現狀分析（P）2、編寫方案（D)3、方案檢查(C)4、方案完善、定稿(A)第31頁，課件共42頁，創(chuàng)作于2023年2月特點之三——大階梯式上升

PDCA循環(huán)不是停留在一個水平上的循環(huán)，不斷解決問題的過程就是水平逐步上升的過程。PDCA管理循環(huán)特點之四——統計的工具

PDCA循環(huán)應用了科學的統計觀念和處理方法，作為推動工作、發(fā)現問題和解決問題的有效工具。第32頁，課件共42頁，創(chuàng)作于2023年2月4、八個步驟P階段：計劃①分析現狀、找出問題②分析問題產生的原因③找出主要要因④擬定措施，制定計劃D階段：執(zhí)行⑤執(zhí)行措施，執(zhí)行計劃C階段：檢查⑥檢查工作，調查效果A階段：行動⑦總結經驗⑧提出新問題PDCA管理循環(huán)第33頁，課件共42頁，創(chuàng)作于2023年2月目標管理的成果評估第34頁，課件共42頁，創(chuàng)作于2023年2月個人自我評估表技能：優(yōu)勢和差距你最強的五項技能是什么（你最熟練或最喜歡使用的那些）？為了工作的進一步發(fā)展、得到升職或找到新的工作，你首先需要學習的兩、三種技能是什么？你有哪些可以轉移的技能，即那些不僅適用于某一具體工作而是可以適用于許多職位上的工作的技能？例如，基礎計算機技能、談判技能、財務分析技能等你認為自己在別人看來具有哪些優(yōu)勢？下一步和機會為達到長期職業(yè)目標的下一步，從現在起的六至十二個月內你計劃做些什么？你有哪些發(fā)展機會可以利用？你工作中哪些內容你愿意繼續(xù)做下去，或使用更多的技能去做？你愿意嘗試哪些新的工作活動或職位？你的短期職業(yè)發(fā)展目標是什么？為達到這些目標你需要哪些支持（培訓、人員、時間、金錢等）？你認為其他人對你的工作了職業(yè)期望和計劃有何看法？第35頁，課件共42頁，創(chuàng)作于2023年2月績效實地觀察個別教導自我學習訓練講師團體教導員工培育記錄第36頁，課件共42頁，創(chuàng)作于2023年2月目標管理的成果評估小組建立

一、績效評估領導者的角色透過他人并且一起合作，共同達成工作目標，列出可能遇到的問題和障礙并事先尋求解決方法、列出實現目標所需要的知識和技能、列出為達成目標需合作的外部對象與資源。二、績效評估領導的職責執(zhí)行任務，培育人才，陳述面談目的、員工的自我評估、向員工告知評估結果、商討員工不同意的方面和共同制定績效改進計劃等。三、領導者必須具備的九大能力了解：聆聽與發(fā)問、分析、規(guī)劃行動：組織力、創(chuàng)造力、持續(xù)力追蹤：目標導向、監(jiān)督撐握、自我反省第37頁，課件共42頁，創(chuàng)作于2023年2月工作中的二八原則要懂得有效地運用二八原則來調整你的策略，采取正確的方法，抓住最關鍵的20%。20%的人成功

80%的人不成功

20%的人用脖子以上賺錢

80%的人脖子以下賺錢

20%的人正面思考

80%的人負面思考

20%的人支配別人

80%的人受人支配

20%的人做事業(yè)

80%的人做事情

20%的人重視經驗

80%的人重視學歷

20%的人有目標