建筑工程公司辦公室管理制度

建筑工程公司辦公室管理制度一、文件資料管理制度1、總則為保證項(xiàng)目施工現(xiàn)場使用的文件和資料得到有效管理，特制定本制度2、適用范圍本制度適用于對公司實(shí)施項(xiàng)目管理體系要求所形成的全部文件和資料，包括適當(dāng)范圍的外來文件和資料的管理3、職責(zé)⑴綜合辦公室負(fù)責(zé)組織貫徹實(shí)施本制度⑵綜合辦公室綜合檔案室負(fù)責(zé)公司項(xiàng)目掛你文件的收發(fā)，文件和資料的貯存和管理⑶各職能部門負(fù)責(zé)職責(zé)范圍內(nèi)支持性文件和資料以及作業(yè)指導(dǎo)書的編制、發(fā)放、更改的控制和管理⑷項(xiàng)目經(jīng)理部負(fù)責(zé)對接收的文件、資料和施工過程中形成記錄的控制和管理4、文件資料的編制與審批⑴各職能部門按項(xiàng)目管理職責(zé)編制相應(yīng)文件⑵文件擬稿要求一律使用碳素墨水或藍(lán)黑墨水，字跡清楚⑶文件底稿應(yīng)保留，并附在一份印制的文件后面由綜合辦公室存檔備查⑷項(xiàng)目管理職能部門編制的支持性文件，由職能部門領(lǐng)導(dǎo)審批，必要時(shí)，由公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。納入公司項(xiàng)目管理體系支持性文件范圍的國家法律以及上級部門頒發(fā)的有關(guān)管理辦法、文件等，由各職能部門領(lǐng)導(dǎo)確定⑸文件和資料內(nèi)容需進(jìn)行更改，由制定該文件的部門負(fù)責(zé)實(shí)施。文件和資料經(jīng)多次或大面積內(nèi)容更改后，要重新印制⑹文件和資料更改的審批由原審批部門或人員進(jìn)行。若指定其他部門或人員審批時(shí)，該部門或人員要獲得原審批部門或人員所依據(jù)的有關(guān)背景資料。禁止未經(jīng)授權(quán)和批準(zhǔn)的任意更改⑺文件更改時(shí)，與更改文件有關(guān)的其他文件的相關(guān)內(nèi)容必須同時(shí)修改，以保證相關(guān)文件的有效性⑻各職能部門編制〈文件修改記錄〉，記錄文件的修改情況⑼對項(xiàng)目管理體系有效運(yùn)行起重要作用的各個(gè)工作場所，都得使用相應(yīng)文件的有效版本，及時(shí)撤出作廢文件5、文件資料登記、發(fā)放和回收1）文件和資料登記項(xiàng)目管理職能部門、項(xiàng)目經(jīng)理部的資料員按文件編號、文件名稱等項(xiàng)目，填寫〈受控文件清單〉。項(xiàng)目經(jīng)理部與業(yè)主、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位之間涉及工程項(xiàng)目的來往函件也要進(jìn)行登記，按本單位實(shí)際情況對文件、資料分門別類進(jìn)行登記2）文件的收發(fā)⑴文件餓發(fā)放范圍，由該文件的批準(zhǔn)人決定。資料員按規(guī)定發(fā)放，收文人員必須在〈發(fā)放回收登記表〉上簽字，以便備查⑵項(xiàng)目經(jīng)理部需要分發(fā)的文件和資料，如目標(biāo)、指標(biāo)及管理方案等，由主管領(lǐng)導(dǎo)確定發(fā)放范圍，資料員負(fù)責(zé)發(fā)放，并填寫〈發(fā)放回收登記表〉⑶各職能部門下發(fā)的支持性文件應(yīng)及時(shí)通知公司經(jīng)理辦公室綜合檔案室3）文件資料的回收⑴資料員對被替代或作廢、失效文件和資料，按發(fā)放范圍及時(shí)回收，并在〈發(fā)放回收登記表〉上注明回收日期⑵資料員對調(diào)離本單位人員領(lǐng)取的文件和資料予以回收⑶項(xiàng)目經(jīng)理部解體時(shí)，各職能部門對其領(lǐng)用的文件和資料予以回收6、文件和資料的存檔⑴項(xiàng)目管理職能部門和項(xiàng)目經(jīng)理部的資料員每半年檢查一次在用文件和資料的有效性，并將檢查結(jié)果報(bào)送公司經(jīng)理辦公室綜合檔案室⑵作為資料留存的作廢文件和資料，由資料員將其及時(shí)交回公司經(jīng)理辦公室綜合檔案室，并在登記此文件的相關(guān)表格上標(biāo)識出“該文件作廢”字樣。該文件由發(fā)放部門銷毀⑶經(jīng)理辦公室綜合檔案室保管體系管理文件和職能部門移交的全部文件和資料⑷綜合檔案室于次年一季度前收回替代或作廢、失效的管理文件。填寫〈文件銷毀（留用）申請表〉，報(bào)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后統(tǒng)一銷毀。附表：資料管理清單類別目錄資料盒設(shè)立備注文件收文規(guī)范性文件項(xiàng)目部發(fā)文部門聯(lián)系單（函）外來文件發(fā)文對外報(bào)告對內(nèi)報(bào)告申請部門事項(xiàng)聯(lián)系單資料ISO9002宣傳資料宣傳資料采購資料采購資料合同資料合同資料供應(yīng)商資料供應(yīng)商資料對供應(yīng)商的選擇、評價(jià)質(zhì)量資料材質(zhì)書各類質(zhì)量記錄表往來帳戶往來帳戶報(bào)表報(bào)表其他資料其他資料發(fā)放回收登記表序號文件編號文件名稱接收人簽字接收日期回收日期備注文件修改記錄序號文件編號文件名稱修改時(shí)間修改性質(zhì)備注文件銷毀（留用）審批表序號文件編號文件名稱批準(zhǔn)人批準(zhǔn)時(shí)間原因份數(shù)備注文件和資料借閱登記表序號名稱及編號領(lǐng)導(dǎo)簽批借閱者借閱日期歸還時(shí)間備注外來文件管制表序號文件名稱文件編號份數(shù)版本持有部門登記日期二、文印管理制度⑴文件資料的復(fù)印、打印須經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后才予辦理。部門經(jīng)理不在時(shí)，可經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任同意后辦理（機(jī)密件除外）⑵私人資料不得在公司打印、復(fù)印⑶文印室工作人員應(yīng)認(rèn)真做好本職工作，按時(shí)完成任務(wù)。對收到的文件資料，文印室工作人員應(yīng)及時(shí)給有關(guān)部門、人員送發(fā)，或及時(shí)通知有關(guān)人員到文印室取回，不得延誤⑷文印室工作人員應(yīng)樹立嚴(yán)格的保密觀念，不得隨意將打印、復(fù)印或傳真資料中有關(guān)商業(yè)秘密或企業(yè)管理中須保密的事項(xiàng)透露給他人，不得截留任何文件⑸對送來打印、復(fù)印、傳真的文件資料，文印室工作人員應(yīng)做好登記，并在月終統(tǒng)計(jì)核算。涉密文件的復(fù)印廢件應(yīng)及時(shí)銷毀⑹不得擅自復(fù)印絕密文件和個(gè)人資料。復(fù)印機(jī)密文件需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)⑺復(fù)印機(jī)由專人保管使用，其他人員非經(jīng)允許不得自行開機(jī)⑻文印室工作人員應(yīng)按規(guī)程操作文印設(shè)備，定期對設(shè)備進(jìn)行維護(hù)、檢測、保養(yǎng)，下班時(shí)注意檢查設(shè)備電源的關(guān)閉情況，斷開電源三、辦公用品管理制度為規(guī)范辦公用品的管理，提高工作效率，特制定本制度⑴公司辦公用品采用定額預(yù)算管理制⑵公司各部門必須將所需辦公用品提前半個(gè)月報(bào)至綜合辦公室，綜合辦公室根據(jù)實(shí)際用量和庫存情況制定購置計(jì)劃，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后購置⑶每月月底前，物資部統(tǒng)計(jì)各部門的辦公用品清單報(bào)綜合辦公室⑷對于預(yù)算限額內(nèi)的辦公用品領(lǐng)用，職員須填寫〈辦公用品申領(lǐng)單〉，經(jīng)部門經(jīng)理根據(jù)預(yù)算審核簽字后，直接到物資采購中心領(lǐng)?、蓚淦钒l(fā)放采取定期發(fā)放制度，每月的1日和15日辦理，其他時(shí)間不予辦理⑹備品倉庫設(shè)專人負(fù)責(zé)。備品入庫需根據(jù)〈入庫單〉嚴(yán)格檢查品種、數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、單價(jià)是否與〈進(jìn)貨單〉相符，按手續(xù)驗(yàn)收入庫，登記入帳。為辦入庫手續(xù)，財(cái)務(wù)一律不予報(bào)銷⑺備品保管要材料清、帳目清、數(shù)量清，擺放整齊、庫房整齊，帳、卡、物一致，做到日清月結(jié)。⑻做好出庫管理。在日清月結(jié)的條件下，倉庫負(fù)責(zé)人月末必須對所有單據(jù)按部門統(tǒng)計(jì)，及時(shí)轉(zhuǎn)到財(cái)務(wù)部結(jié)算⑼各部門設(shè)立耐用辦公用品檔案卡，由綜合辦公室定期檢查使用情況，如非正常損壞或丟失，由當(dāng)事人賠償⑽公司員工離職時(shí)，須如數(shù)退還辦公用品（易耗品除外）。如有遺失按公司規(guī)定賠償，否則，不予辦理離職手續(xù)附表：辦公用品采購計(jì)劃表填表日期：年月日采購辦公用品明細(xì)辦公用品名稱規(guī)格使用目的備注領(lǐng)導(dǎo)意見簽字：辦公用品領(lǐng)用申請?zhí)畋砣掌冢耗暝氯丈暾埲诵彰ぷ鲘徫宦毞Q領(lǐng)用辦公用品明細(xì)辦公用品名稱規(guī)格領(lǐng)用目的備注領(lǐng)導(dǎo)意見簽字：辦公用品耗用統(tǒng)計(jì)表部門上月耗用金額（元）本月耗用金額（元）差異額（元）差異率%人數(shù)說明代號名稱總務(wù)部經(jīng)理：經(jīng)辦人：注：差異額為本月耗用金額減去上月耗用金額的代數(shù)差。重要辦公用品登記表管理部門：使用部門：名稱編號規(guī)范廠名或牌名構(gòu)造附屬設(shè)備存放地點(diǎn)耐用年限原價(jià)增加價(jià)值日期憑證號數(shù)單位數(shù)量增加減損結(jié)存年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日辦公用品管理檢查表類別品名常備數(shù)因故損壞修理中無法修理丟失不明須補(bǔ)充四、車輛管理制度為規(guī)范公司車輛使用管理，特制定本制度⑴單位和個(gè)人因公使用車輛，要首先綜合辦公室提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可用車⑵派車人派車須填寫〈派車單〉，使用車輛人員僅限于在所申請的地點(diǎn)使用車輛⑶駕駛員要定期檢查車輛情況，確保車輛始終保持良好狀態(tài)⑷嚴(yán)禁酒后駕駛車輛，違者一次罰款500元，并處停止其在單位6個(gè)月的駕駛資格，造成后果由本人承擔(dān)責(zé)任⑸車輛使用中發(fā)生的費(fèi)用，按規(guī)定審批報(bào)銷。附表：車輛使用申請表使用車輛預(yù)定起止時(shí)間自月日時(shí)使用車輛實(shí)際起止時(shí)間自月日時(shí)至月日時(shí)到達(dá)地點(diǎn)達(dá)到地點(diǎn)任務(wù)任務(wù)備注備注年月日