項(xiàng)目八任務(wù)1收文處理的概念及流程

人力資源文書寫作與管理

—項(xiàng)目八：人力資源文書管理

任務(wù)1：人力資源收文處理任務(wù)一

人力資源收文處理一、收文處理的概念及流程1、概念收文處理是指對(duì)外來單位發(fā)送到本企業(yè)的有關(guān)人力資源的文書進(jìn)行收進(jìn)處理的一系列程序性的工作，是公文組織與管理環(huán)節(jié)的重要組成部分。收文又可分為閱知性公文和批辦性公文兩大類。2、流程公文收文處理主要的工作流程主要為簽收、登記、審核、分送、傳閱、擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦和歸檔等環(huán)節(jié)（各企事業(yè)單位對(duì)收文辦理流程會(huì)有一定的差異，但整體上收文處理要有利于分工協(xié)作，提升工作效率，符合公司組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置）。收文處理的程序，如下圖所示。圖8-1-1收文處理流程圖（1）簽收

簽收就是企業(yè)專業(yè)的文書人員收到文件材料后，在對(duì)方的傳遞文書單或送文登記表上簽字，以表示文書已收到，急件應(yīng)當(dāng)注明具體簽收時(shí)間，如：2020年1月1日下午2：30。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)人外出參加上級(jí)會(huì)議時(shí)帶回的公文，需及時(shí)轉(zhuǎn)交綜合部門文書簽收。簽收的目的是明確交接雙方的責(zé)任，保證公文運(yùn)轉(zhuǎn)的安全可靠。簽收是公文處理程序的第一步，對(duì)后續(xù)公文處理和執(zhí)行起到了不可預(yù)估的促進(jìn)作用。

簽收的具體操作步驟一般包括：1.清點(diǎn)。逐件清點(diǎn)所收公文的數(shù)量與傳遞文書單或登記表上的數(shù)量是否一致；2.檢查。檢查所收公文封套上注明的收文機(jī)關(guān)、收件人是否為本企業(yè)，核對(duì)封套編號(hào)與傳遞文書單上登記的相符，檢查公文包裝是否有破損、拆封等問題，如發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)退回。3.簽字。經(jīng)過清點(diǎn)和檢查確認(rèn)無誤后，在傳遞文書單或送文登記表上簽署收件人姓名和收到日期。

簽收雖然是一項(xiàng)看似很簡(jiǎn)單的工作，但要求收件人具備認(rèn)真負(fù)責(zé)、耐心的職業(yè)素養(yǎng)，不能馬虎，不怕麻煩，以免出現(xiàn)差錯(cuò)。（2）登記

公文簽收后，企業(yè)綜合辦公部門逐件拆封核查登記。登記就是對(duì)收進(jìn)的文件在收文登記簿上進(jìn)行編號(hào)和記載文件的來源、去向，以保證文件的收受和處理的過程，即制作收文登記表（如表8-1-1）。目的是方便對(duì)收文數(shù)量進(jìn)行控制與管理，便于對(duì)收文查找與檢查收文的承辦情況以及后期的查考利用。

登記需要根據(jù)公文的不同屬性和功能、需要辦理的時(shí)間以及辦理的不同內(nèi)容進(jìn)行分門別類的整理，把收到的文書分好類遞交給相關(guān)部門檢閱處理，除事務(wù)性的通知、便函、請(qǐng)柬外，所有來文均屬于收文登記的范圍。案例背景：

方盈工程公司于2020年4月10日收到了總公司下發(fā)的一份《關(guān)于開展2020年春季校園招聘工作的通知》（方盈發(fā)【2020】第10號(hào)），要求我公司人力資源部配合總公司一起完成本項(xiàng)任務(wù)，要求在收件后3日后由招聘經(jīng)理王帆承辦，人力資源部張露收文后（文件共4頁，附件有招聘登記表），進(jìn)行了簽收和登記，登記如下：

表8-1-1收文登記表序號(hào)來文單位文號(hào)公文標(biāo)題頁數(shù)附件收件人收文日期承辦人承辦日期歸卷情況備注1方盈置業(yè)發(fā)展有限責(zé)任公司方盈發(fā)【2020】第10號(hào)關(guān)于開展2020年春季校園招聘工作的通知4招聘登記表張露2020年4月10日王帆2020年4月13日已歸卷

（2）登記收文登記可根據(jù)企業(yè)具體情況采用總登記或分類登記的方法。總登記適用于收文數(shù)量較少的企業(yè)，即把收到的所有文件不分類別，統(tǒng)一登記，按年度、收文時(shí)間的先后編號(hào)登記。分類登記適用于文件收發(fā)量多的企業(yè)，即對(duì)所收到的文件按來源或內(nèi)容進(jìn)行分類，然后再編號(hào)登記。文件登記項(xiàng)目一般應(yīng)包括：收文順序號(hào)、收文時(shí)間、文件標(biāo)題、密級(jí)、份數(shù)、來文單位、主送單位、簽收、歸卷號(hào)、備注等。收文登記要及時(shí)，字跡要清楚，不要勾抹或涂改，對(duì)需要催辦的文件，要在備注欄中加以注明。（3）審核審核即在收到公文時(shí)進(jìn)行審核檢查，主要由文書綜合部門對(duì)公文內(nèi)容、行文規(guī)則進(jìn)行審查核對(duì)工作，看其是否合乎規(guī)范，對(duì)于審核不符合規(guī)定的來文應(yīng)當(dāng)及時(shí)退回來文單位并說明理由。

公文審核的內(nèi)容一般有：是否應(yīng)當(dāng)由本公司辦理；是否符合行文規(guī)則；文種、格式是否符合要求；涉及其他地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)是否已經(jīng)協(xié)商、會(huì)簽，是否符合公文起草的其他要求等。（4）分送分送也稱分發(fā)或分辦，是指文秘人員在文件登記后，按照文件的內(nèi)容、性質(zhì)和辦理要求，及時(shí)、準(zhǔn)確地將收文分送到人力資源管理部門和相關(guān)承辦人員閱辦。分送公文要分清主次緩急，急件要優(yōu)先再時(shí)限內(nèi)辦畢，普通文件應(yīng)在收文之日起三日內(nèi)呈交給相關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)。分送的主要依據(jù)有：公文性質(zhì)、重要程度、部門職能分工、涉密程度、緊急程度以及有關(guān)規(guī)定和慣例等。（5）傳閱傳閱，即相關(guān)人員在工作職責(zé)范圍內(nèi)傳遞閱讀文件。一般情況下，需要傳閱的文件有兩種情況：一是文件經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)批辦后需要副職領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)人員傳閱，以掌握文件精神和主要領(lǐng)導(dǎo)的批示意見；二是來文屬于抄送件，這種情況下不需要特別辦理，只要求有關(guān)部門和人員閱讀了解即可，收文后，秘書將文件直接送有關(guān)部門和員工傳閱。需要傳閱的公文要以辦公文書人員為中心進(jìn)行“輪輻式傳閱”，即前面的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門查看完公文后，要送回辦公文書部門，再由文書人員負(fù)責(zé)往下傳，不能脫離文書人員自行傳閱，以保證文書人員及時(shí)了解公文傳閱情況，防止公文丟失和積壓。公文在傳閱過程中或公文傳閱完畢后，文書人員要及時(shí)對(duì)公文進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)有領(lǐng)導(dǎo)批示時(shí)，要按批示意見進(jìn)行處理。（6）擬辦經(jīng)審核符合規(guī)定的公文，企業(yè)綜合辦公部門對(duì)收文應(yīng)如何辦理所提出的初步意見，以供領(lǐng)導(dǎo)批辦時(shí)參考，這就是擬辦。擬辦提出的意見或建議包括：1.在公文處理單上書寫對(duì)收文辦理的方案和建議,并簽署擬辦人姓名和日期；2.對(duì)內(nèi)容復(fù)雜的公文予以摘錄；3.查詢并附上公文中涉及的有關(guān)指示或規(guī)定，為領(lǐng)導(dǎo)人批辦、部門的具體辦理提供依據(jù)；4.查詢前案處理過的有關(guān)公文，供領(lǐng)導(dǎo)人以及辦理者參考,使需要辦理的事項(xiàng)前后銜接,具有連續(xù)性；5.對(duì)需要領(lǐng)導(dǎo)批辦的公文分清主次緩急,依次報(bào)批,以增強(qiáng)批辦的計(jì)劃性；6.對(duì)收文中有關(guān)數(shù)據(jù)和重要情節(jié)進(jìn)行初步鑒別。擬辦的意見，是一種參謀性意見或建議，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)、有效地處理文件，為領(lǐng)導(dǎo)節(jié)省了時(shí)間和精力，提高了辦文效率。（7）批辦批辦是領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文件如何辦理提出最終的批示意見和要求。通常是企業(yè)總經(jīng)理對(duì)來文作出批示，這是領(lǐng)導(dǎo)人參與公文處理的重要環(huán)節(jié)，是領(lǐng)導(dǎo)人行使其職權(quán)的過程，也是收文辦理中最重要的程序，它決定了文件的最終處理要求，是決策性的辦文環(huán)節(jié)。領(lǐng)導(dǎo)人批辦公文時(shí)應(yīng)注意：1.不得越級(jí)批辦；2.嚴(yán)格控制批辦范圍；3.批辦意見需明確具體，切實(shí)可行；4.不能只閱不批；5.本人無法定奪的問題需擬辦后成交給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)決定。（8）承辦承辦一般指貫徹落實(shí)文件精神和要求，按領(lǐng)導(dǎo)人批示執(zhí)行具體的工作任務(wù)，辦理有關(guān)事宜的過程。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)部門（單位）接到企業(yè)辦公室傳閱的公文，要抓緊辦理。緊急公文按時(shí)限要求辦理，一般公文在1個(gè)工作日內(nèi)辦結(jié)，涉及人財(cái)物及其他需要協(xié)調(diào)解決問題的公文力爭(zhēng)在2個(gè)工作日內(nèi)辦結(jié)，確有困難無法及時(shí)辦理的，應(yīng)當(dāng)予以情況說明。（9）催辦催辦是文書人員或有關(guān)部門對(duì)需要承辦的文件進(jìn)行檢查督促的工作。它是公文處理中一項(xiàng)必要的制度和必不可少的環(huán)節(jié)，是解決文件積壓和延誤，加快公文辦理的有效措施。企業(yè)綜合辦公部門負(fù)責(zé)公文催辦，緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦，一般公文定期催辦。（10）注辦注辦是文件承辦部門或人員在處理完公文后對(duì)文件的辦理情況和辦理結(jié)果所作的說明，以備忘待查。這項(xiàng)工作應(yīng)由承辦部門或承辦人完成，承辦完畢后，將情況和結(jié)果填寫在文件處理單中“處理結(jié)果”處。由于注辦的工作方式不同，其內(nèi)容也不盡相同：1.不需要復(fù)文的，注明“已