文秘科管理制度

文秘科管理制度1.總則本制度是為規(guī)范文秘科工作，提高文秘工作效率和質(zhì)量，加強(qiáng)文秘科對(duì)機(jī)關(guān)其他部門的支持服務(wù)，保護(hù)機(jī)關(guān)重要機(jī)密文書和檔案安全而制定。2.職責(zé)（一）管理職責(zé)制定和完善文秘科管理制度，嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行管理；統(tǒng)籌安排人員配置和文秘工作計(jì)劃；組織開展機(jī)關(guān)文件管理工作，保證機(jī)關(guān)文件及時(shí)、準(zhǔn)確、完整、方便的流轉(zhuǎn)和保存，加強(qiáng)機(jī)要保密工作；負(fù)責(zé)檔案的管理和保存，保證機(jī)關(guān)檔案材料的安全保密和完整性；協(xié)調(diào)、聯(lián)系政務(wù)公開工作，保障政務(wù)公開工作的順利運(yùn)行。（二）具體職責(zé)承辦機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的日常文書、會(huì)議筆錄、文件匯編等文秘工作；為機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)提供政策參考性報(bào)告和涉密報(bào)告，提供信息預(yù)警與反饋；負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)各項(xiàng)活動(dòng)的秘書服務(wù)，包括會(huì)議議程的起草、通知和組織、紀(jì)要的起草和處理等；統(tǒng)一管理機(jī)關(guān)文件、信件和檔案、載體，制定機(jī)關(guān)文件管理規(guī)定和檔案管理制度；起草內(nèi)部機(jī)關(guān)文件及機(jī)關(guān)發(fā)文；承擔(dān)文件處理和檔案管理軟件的安裝、維護(hù)、更新工作；保密工作檢查、監(jiān)督和核查，負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)保密工作。3.工作流程（一）文件的處理流程文件的起草根據(jù)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的要求和業(yè)務(wù)需要，起草相應(yīng)的文件內(nèi)容；根據(jù)規(guī)定制定文件格式，包括標(biāo)題、編號(hào)、日期、文種等；完善文件內(nèi)容，保證文句通順、用語(yǔ)準(zhǔn)確。文件的審批由機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或主管領(lǐng)導(dǎo)審批；由相關(guān)部門和職能部門審核、審批；經(jīng)過保密審查、簽署、印刷后發(fā)文或歸檔保存。文件的分發(fā)由收文員分發(fā)給相關(guān)人員；記錄分發(fā)情況，建立收發(fā)記錄。（二）檔案的管理流程檔案材料的篩選對(duì)機(jī)關(guān)文件和辦公室相關(guān)材料進(jìn)行篩選，保留重要、有歷史價(jià)值且需要長(zhǎng)期保存的檔案材料；按照相關(guān)制度進(jìn)行文件歸檔；根據(jù)檔案材料的重要程度、保存期限等進(jìn)行分類保存。檔案的登記及存儲(chǔ)對(duì)檔案材料進(jìn)行登記，記錄檔案材料的基本信息和文件目錄；制定存儲(chǔ)方案，專門設(shè)置檔案庫(kù)房，建立檔案檔案管理制度；根據(jù)不同檔案管理要求做好安全保密工作，保障檔案的安全性和完整性。檔案的利用及借閱根據(jù)規(guī)定對(duì)檔案的利用及借閱進(jìn)行管理，保證檔案的安全性和利用效益。4.工作紀(jì)律（一）保密工作保守機(jī)關(guān)重要機(jī)密文書和檔案的安全，嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)文件的保密制度；加強(qiáng)保密管理，嚴(yán)格落實(shí)保密責(zé)任制；堅(jiān)決防范和查處泄密行為；根據(jù)保密制度和要求進(jìn)行保密教育和培訓(xùn)工作。（二）文件管理嚴(yán)格按照文件管理規(guī)定和制度，規(guī)范文件的流轉(zhuǎn)和處理；實(shí)行文號(hào)管理制度，做到文號(hào)連續(xù)不間斷、文號(hào)有序；全面實(shí)施電子化文件管理，加快文件審批和傳閱速度。（三）檔案管理嚴(yán)格遵守檔案管理制度和規(guī)定，根據(jù)不同機(jī)關(guān)的需求制定相應(yīng)的管理制度和文件；嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密制度，加強(qiáng)保密管理，確保檔案的安全性和完整性。（四）會(huì)議管理會(huì)議按時(shí)召開，按規(guī)定時(shí)間記錄會(huì)議事件、協(xié)助會(huì)議記錄構(gòu)成會(huì)議紀(jì)要，并及時(shí)下發(fā)；會(huì)議室衛(wèi)生和布置要進(jìn)行定期檢查，確保會(huì)議室的整潔和舒適。5.其他條款本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，同時(shí)廢止以前的所有文件和規(guī)定；對(duì)于規(guī)定不明確、需要補(bǔ)充的事項(xiàng)，由文秘科負(fù)責(zé)人做具體解釋和規(guī)定。6.結(jié)束語(yǔ)為了保證機(jī)關(guān)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，規(guī)范文秘科工作，提高文秘工作效率和質(zhì)量，加強(qiáng)文秘科對(duì)機(jī)關(guān)其他部門