行政文秘職業(yè)化教程第09講會議的籌劃與管理

第九講

會議的籌劃與管理第一頁，共三十八頁。1會議的重要性大多數(shù)企業(yè)在會議中決定其基本走向90%以上的重大決策是通過會議制定的企業(yè)花在開會上的時間越來越多開會的頻率越來越高第二頁，共三十八頁。2會議的籌劃與管理

會前的準(zhǔn)備工作會間的組織服務(wù)會后的善后處理第三頁，共三十八頁。3會前準(zhǔn)備工作

1、

安排議題、議程、日程2、

擬訂與會人員名單3、

申請會議所需資金4、

會場布置5、

安排食宿和茶水6、發(fā)出會議通知

第四頁，共三十八頁。4安排議題、議程

議題的收集和篩選議程第五頁，共三十八頁。5

委員會會議議程

7月6日上午11點格林·德雷戈飯店

1、（11：00）任命一位會議主席

2、（11：10）為缺席致歉

3、（11：15）批準(zhǔn)上次會議備忘錄

4、（11：30）上次會議提出的事項

5、（11：45）討論聯(lián)絡(luò)事宜（12：00）會間休息

6、（12：15）財務(wù)事項

7、（12：45）特別事宜

8、（13：00）其他動議

9、（13：15）其他事宜

10、（13：35）下次會議細(xì)節(jié)

議程的開頭為會議的日期、時間和地點每項均有一個起始時間下次會議細(xì)節(jié)寫在議程的末尾第六頁，共三十八頁。6擬訂與會人員名單

選擇恰當(dāng)?shù)娜顺鱿瘯h

送交上級審核

第七頁，共三十八頁。7

申請會議所需資金

確定會議規(guī)格申請經(jīng)費口頭書面第八頁，共三十八頁。8會場布置

選擇會場

a.場地大小

b.附屬設(shè)施齊全c.適當(dāng)?shù)拈_會設(shè)備

d.會場氛圍

e.場地不受外界干擾

布置會場

a.附屬設(shè)施

b.準(zhǔn)備會議文件

第九頁，共三十八頁。9討論：各種會場的利與弊會場類型優(yōu)點缺點圓桌型橢圓型口字型U型教室型第十頁，共三十八頁。10第十一頁，共三十八頁。11面對面就座當(dāng)你在討論問題或試圖作出決定時，安排持相反觀點的兩派成員坐在長桌的相對的兩邊主席坐在團隊成員之間

第十二頁，共三十八頁。12第十三頁，共三十八頁。13顯示等級如果你希望顯示等級，讓主席坐在長方桌子的頂端，其他與會者座位按資歷遞降順序就坐主席坐在長桌的頂端資歷最淺者坐在離主席最遠(yuǎn)處第十四頁，共三十八頁。14第十五頁，共三十八頁。15第十六頁，共三十八頁。16自由討論如果坦誠的討論比與會者的地位更值得關(guān)注，在會議中用一張圓桌主席可坐在任何一個位置上第十七頁，共三十八頁。17安排食宿和茶水

食宿

a.用膳

b.住宿

茶水

第十八頁，共三十八頁。18一杯香茶可贏得交易機會第十九頁，共三十八頁。19角色練習(xí)表演會議期間奉茶的禮儀第二十頁，共三十八頁。20給客人斟茶的注意事項當(dāng)桌子上放有資料文件時，不要勉強客人收拾整理，而應(yīng)說：“茶放這兒行嗎？”并等待客人的回答，按客人意愿行事。開會時，如果出席者眾多，可請同事幫忙，一人端著茶盤，另一人專為客人上茶。第二十一頁，共三十八頁。21茶溢出來了！這時不要驚慌，不忙亂，先道歉，后擦拭。切記：斟茶時，務(wù)必帶上干凈毛巾。有茶和糕點時，要先將糕點放在客人左手邊，再將茶置于客人正中略偏右手側(cè)。洽談時間較長，在一至一個半小時內(nèi)，應(yīng)更換茶葉。給客人斟茶的注意事項第二十二頁，共三十八頁。22上茶時的七個程序兩手端茶盤，盤子高度位于胸部敲門，并說：“對不起！”進(jìn)入接待室止步立正，輕輕點頭致意將茶盤的一端置于桌子側(cè)面第二十三頁，共三十八頁。23桌上不能放盤時，則左手拿盤，右手取茶壺用毛巾擦凈茶壺底，兩手從下方托住毛巾上茶結(jié)束后，左手拿茶盤，使盤緊靠左腋下；走到門口時，再次向客人點頭致意，退出接待室。上茶時的七個程序第二十四頁，共三十八頁。24

會間的組織服務(wù)

1、

簽到2、

安排就座3、

做好會議記錄和錄音4、

會場服務(wù)第二十五頁，共三十八頁。25

簽到

簽到形式

薄式卡片式代簽簽到時的接待工作

第二十六頁，共三十八頁。26游戲：會議排座第二十七頁，共三十八頁。27安排就座

要適合會議性質(zhì)讓報告者坐中央會議主持人的座位秘書的座位第二十八頁，共三十八頁。28做好會議記錄

會議記錄構(gòu)成

會議記錄方式

會議記錄寫作

第二十九頁，共三十八頁。29小組討論設(shè)計會議記錄表格（5分鐘）第三十頁，共三十八頁。30會議名稱

時間

主席

會議目的

出席人數(shù)

缺席人數(shù)

缺席理由

會議內(nèi)容和決議事項

決議事項的實施

實施項目

負(fù)責(zé)人或部門

完成期限

出席人蓋章

特別事項

第三十一頁，共三十八頁。31點評根據(jù)錄像的內(nèi)容，點評這位秘書的緊急情況處理技巧。第三十二頁，共三十八頁。32會場服務(wù)

轉(zhuǎn)接電話突發(fā)狀況

建議休息

協(xié)助上司掌握、控制會議進(jìn)程

第三十三頁，共三十八頁。33會議的善后處理

1、會場清理2、印發(fā)會議記錄3、資金4、會議的總結(jié)工作第三十四頁，共三十八頁。34會場清理

安排與會人員的離會會議文件的回收、立卷、

歸檔

第三十五頁，共三十八頁。35

印發(fā)會議記錄

完善會議記錄

起草會議紀(jì)要

確定印發(fā)范圍

接收者確認(rèn)簽發(fā)會議執(zhí)行文件第三十六頁，共三十八頁。36謝謝大家第三十七頁，共三十八頁。37內(nèi)容總結(jié)第九講

會議的籌劃與管理。90%以上的重大決策是通過會議制定的。3、

申請會議所需資金。5、

安排食宿和茶水。6、發(fā)出會議通知。議程的開頭為會議的日期、時間和地點。當(dāng)你在討論問題或試圖作出決定時，安排持相反觀點的兩派成員坐在長桌的相對的兩邊。如果你希望顯示等級，讓主席坐在長方桌子的頂端，其他與會者座位按資歷遞降順序就坐。如果坦誠的討