辦公用品管理制度辦公用品購置、入庫、發(fā)放、領用規(guī)定

制度名稱辦公用品管理制度編號JLT-RL-ZD-受控狀態(tài)管理部門第一章總則第一條為加強辦公用品管理，提高利用效率，降低辦公經費，規(guī)范辦公用品的申請、發(fā)放、領用程序，特制定本制度。第二條本制度適用于山西中條山林源森林食品有限公司的所有人員。第二章細則第三條規(guī)定中的辦公用品包括：辦公用的固定資產和一般辦公用品；一、固定資產包括：桌子、椅子、文件柜、電腦、電話機、打印機、復印機、電風扇、電暖氣等；（注：固定資產需遵守固定資產管理制度）二、一般辦公用品分為：消耗品、管理消耗品和管理品三類；1、消耗品：鉛筆、橡皮、刀片、大頭針、曲別針、便簽、標簽、信封、復寫紙、打復印紙、圓珠筆芯、中性筆芯、筆記本、夾子、卷宗、檔案袋、檔案盒、訂書針、膠帶、紙杯等；2、管理消耗品：中性筆、圓珠筆、白板筆、修正液、電池、固體膠等；3、管理品：剪刀、美工刀、尺子、筆筒、計算器、印章、印臺、訂書機、黑白板、板擦、鋼筆等；第四條辦公用品計劃一、根據(jù)辦公用品的庫存量及各部門消耗使用情況，每月25日前報下月辦公用品申請計劃，部門負責人審批簽字后報行政部門；經行政主管審核后，方可交辦公用品管理員進行登記申請；（附件：表1部門辦公用品申領單）二、管理員核對部門辦公用品申領單和臺賬庫存后，編制《物品采購申請表》，經行政主管、總經理簽字后，方可采買；（附件：表2物品采購申請表）第五條辦公用品購置一、行政部根據(jù)審批后的《物品采購申請表》上的內容進行購買；二、了解辦公用品供應商及市場價格，保證最優(yōu)性價比和質量；三、臨時急需的辦公用品，由各部門提出書面申請，部門主管確認，經理批準后購置。第六條驗貨入庫一、采購人員應將所購回的物品交給管理員，收到購買的辦公用品后，按購貨清單驗收，核對品種、規(guī)格、數(shù)量、質量；二、管理員辦理登記入庫手續(xù)，根據(jù)采購價格計入領用部門費用，每月填報《辦公用品使物資領用/出庫單物資領用/出庫單部門:年度/月份:部門:序號日期物資類別辦公/生活/勞保物品名稱規(guī)格型號單位數(shù)量領用人簽字部門名稱備注物品交接表日期：年月日序號物資類別/辦公/生活/勞保物資名稱規(guī)格型號單位數(shù)量備注12345678910111213141516移交人部門移交人職務移交人簽字年月日接受人部門接受人職務接受人簽字年月曰監(jiān)交人部門監(jiān)交人職務監(jiān)交人簽字,年月曰核稿：主辦部門：行政人事部會辦部[]:各部|]核稿：主辦部門：行政人事部會辦部[]:各部|]附件：2份數(shù)：份數(shù):頁數(shù)：6發(fā)文時間:簽發(fā)：發(fā)文：事由：辦公文化用品管理制度主送：抄送：校對：發(fā)文編號:辦公文化用品管理制度公司辦公用品管理、領用、發(fā)放規(guī)定，為更好的控制辦公消耗成本，規(guī)范工廠辦公用品的發(fā)放、領用和管理工作，特制定本規(guī)定。一、辦公用品管理規(guī)定：為加強辦公用品使用的管理，節(jié)約開支、杜絕浪費現(xiàn)象。辦公用品由人事行政部門統(tǒng)一保管，并指定保管人，按公司核定的費用標準向使用人發(fā)放。辦公用品常用品由人事行政部門根據(jù)各部門每月申請單進行匯總采購。固定資產采購由使用部門（人）提出申購，固定資產采購和低值易耗品的采購審批，都必須經公司董事長批準，批準后的《固定資產、低值易耗品采購申購單》交采購中心執(zhí)行購買。未填寫《固定資產、低值易耗品采購申購單》及未經領導批準擅自購買的不予報銷。采購人員應將所采購的物品交保管人辦理登記入庫手續(xù)，保管人根據(jù)采購價格核定物品單價，計入領用部門費用，并在每月終填報《辦公用品使用情況匯總表》。辦公電腦、打印機、復印機、傳真機等，辦公設備的申請及耗材維修由設備使用部門（人）負責申請，并經董事長批準，交于公司的人事行政部門負責采購。辦公用品使用實行月統(tǒng)計年結算，由物品保管人出具每月報表，行政人事審核并公告欄張貼明示。部門要控制和合理使用辦公用品，杜絕浪費現(xiàn)象。水筆芯、圓珠筆芯、膠水、墨水、涂改液、計算器等辦公用品重新領用時應以舊換新。7凡調出或離職人員在辦理離職或交接手續(xù)時，應將所領用的辦公用品（一次性消耗品除外）如數(shù)歸還。有缺失的應照價賠償，否則不予辦理有關手續(xù)。1.8電腦耗材品（鼠標、墨盒、打印墨水碳粉、硒鼓等）由各部門主管審核簽字，由行政人事發(fā)料員以舊換新。二、辦公用品領用規(guī)定2.1.辦公用品分耐用辦公用品和易耗辦公用品1.1.耐用辦公用品包括：電腦、打印機、掃描儀、電話、計算器、訂書機、文件欄、文件夾、活頁夾、筆筒、打孔機、剪刀、壁紙刀、直尺、起釘器等可長期使用物品。1.2.耐用辦公用品已于員工入職時按標準發(fā)放，原則上不再增補，若破損、殘舊需更換的必須以舊換新。易耗辦公用品的領用分兩部門：部門所需用品和個人所需用品1部門所需用品包括：傳真紙、復（寫）印紙、打印紙、墨盒、碳粉、硒鼓、光盤、墨水、裝訂夾、白板筆。個人所需用品包括：簽字筆（芯）、圓珠筆（芯）、鉛筆、筆記本、雙面膠、透明膠、膠水或膠棒、釘書釘、回形針、橡皮擦、涂改液、信箋紙、大頭針、燕尾夾、雙面夾、熒光筆。常用易耗辦公用品月用量標準根據(jù)各部門三個月平均數(shù)為依據(jù)。以此平均數(shù)為基數(shù)，備15%的易耗辦公用品。每月5日前，由各部門主管將當月《低值易耗品申購表》填好（常用易耗辦公用品不得超過每月用量標準），經部門經理初核，董事長批準后，交于行政人事部匯總，按各部門的需求量，做估算采購物質計劃表并標示價格，計劃表做好后交于行政采購員統(tǒng)一采購。三、辦公用品發(fā)放物品保管人應按各部門每月申請的數(shù)量標準，嚴格把好申購和領用關。物品保管人不得超標發(fā)放辦公用品，確因工作需要超標領用的，需經董事長審批，再發(fā)放。發(fā)放時間：每月一次，每月的第二周最后一天給予辦理辦公用品的領用手續(xù)。領用方法：由各部門主管得到行政通知后到人事行政部申領，填寫《領料單》，經部門經理簽字后交于行政人事部發(fā)料員。發(fā)料員按《低值易耗品申購表》發(fā)放，若部門有特殊情況領用超出申購表的，須經人事行政部主管確認庫存情況是否有庫存后可發(fā)放。四、未列入耐用及易耗辦公用品的其它物品的申領，必須由部門總監(jiān)簽字確認，董事長批準才能申請購買和領用。五、新進人員到職時由各部門提出向人事行政部領取辦公用品，并列入新進員工領用卡,人員離職時,應將剩余用品一并交人事行政部.六、遇到特殊情況時，各部門提出的當月采購申請單外采購的，由本部門主管簽字并注明“告急”，從新填寫《低值易耗品采購申請單》在董事長簽字“同意”后方可購買，辦理入庫后方可即時領取。七、辦公用品嚴禁帶回家私用.八、本規(guī)定自簽發(fā)之日起執(zhí)行，各部門嚴格遵守本規(guī)定附：《固定資產申請表》《低值易耗品申請表》申購部門 申購人年月日申購原因及用途物品名稱品牌單位規(guī)格、使用功能和服務要求采購數(shù)量市場單價（約）預算總價備注使用部門意見部門經理簽字行政部意見部門總監(jiān)意見董事長審批采購安排行政部留存采購部留存承辦部門確認采購途徑1、市場直接采購2、協(xié)議供貨3、招標4、其它：承辦結果生產設備/定資產申購表注：本表一式二聯(lián)：一聯(lián)由承辦部門留檔；一聯(lián)由行政部留檔。生產設備/定資產申購表低值易耗品/辦公用品采購申請單申請日期： 申請單號：OMOO□輔料口設備口備品備件□五金類口工具，電子電器，管件口包材口勞?？谵k公用品口其他請選擇類別V申請人： 部門：序號名稱申請理由單位單價數(shù)量金額需求時間備注：1.2.3.4.5.部門經理：行政人事部：部門總監(jiān)：董事長：采購人員接收確認：申請聯(lián)(1) 采購聯(lián)(2)用情況匯總表》。（附件：表3辦公用品使用情況匯總表）第七條辦公用品發(fā)放原則一、消耗品：可依據(jù)歷史記錄（如過去半年耗用平均數(shù)），經驗法則（估計消耗時間）設定領用管理基準；二、管理消耗品：自發(fā)放使用后，必須以舊換新，但純消耗品不在此限；三、管理品：應列如移交范圍，如有故障或損壞，應以舊換新，如有遺失則由個人或部門賠償或自購；四、部門公用物品剪刀、美工刀、橡皮擦、曲別針、大頭針、尺子、訂書機按區(qū)域分配，每辦公區(qū)分配一套（至少兩人一套）；五、新員工入職可按標配領用中性筆一支、筆記本一本、文件夾兩個；第八條辦公用品領用程序一、管理員根據(jù)各部門已申請簽批的《部門辦公用品申領單》建立檔案，制《部門辦公用品領取登記表》，據(jù)表單如實發(fā)放所列物品，部門負責人領取后需簽字確認。（附件：表4部門辦公用品領取登記表）二、各部門每月計劃外，庫房已有庫存的辦公用品，各部門領用時需在《辦公用品物資領用/出庫單》上做領用登記；（附件：表5辦公用品物資領用/出庫單）第九條辦公用品的管理一、辦公用品嚴禁取回家私用，一經發(fā)現(xiàn)按原物奉還，并處罰款50元；二、辦公用品由行政人事部統(tǒng)一保管，按標準發(fā)放；二、辦公用品的領用要嚴格履行手續(xù)后方可領用；三、各部門應按公司核定的辦公用品費用定額申購和領用。確因工作需要超標領用的，應經行政主管同意；四、核定的費用由人事行政部門根據(jù)人員變動情況進行調整，各部門因特殊情況需增加費用的，應以書面形式報批，經分管領導審核后，由總經理特批增加該項費用；五、辦公用品使用要月統(tǒng)計，年結算，人事行政部門出具報表；六、各部門每人每月最多領用1支中性筆，如果保管不好丟失自行負責購買。七、紙張應合理利用反面，杜絕浪費；八、每周二和周四下統(tǒng)一領用辦公用品，其他時間嚴禁領用。第十條管理員的職責一、管理員應嚴格按照程序對辦公用品進行歸檔和領用；二、管理員建立和登記辦公用品臺賬，定期或不定期盤點庫存，保證賬實相符；三、管理員須根據(jù)辦公用品的消耗或領用情況，保持合理的庫存種類和數(shù)量，以減少資金占用和保證正常使用；第十一條辦公用品的交接與回收一、凡員工離職或崗位變動時，應對所領用的辦公用品及固定資產進行交接或收回（一次性消耗品除外），有缺失的應照價賠償，否則不予辦理有關手續(xù)；二、移交人需列出物品清單，管理員根據(jù)清單核實后填寫《物品交接表》，存檔備查。（附件：表6《物品交接表》）第三章附則第十二條本制度修改權、解釋權歸屬公司人力資源部；第十三條本制度由公司總經理批準后生效，自頒布之日起執(zhí)行；第十四條本制度相關流程、表單：編制日期2016年3月11日審核日期2016年3月11日生效日期2016年3月日部門辦公用品申領單申請部門： 年月日編號名稱規(guī)格單位數(shù)量使用人備注部門領導簽字行政總監(jiān)簽字注：部門人員填寫一部門領導審核一行政管理中心簽批一管理員建檔后如實發(fā)放物品采購申請表申請部門申請日期編號采購物品單位數(shù)量預計單價（元）合計