海關(guān)帳“三帳平衡”自查自糾

企業(yè)如何引用“三帳平衡”的原理自查自糾目前企業(yè)的帳實際上十有八九都有沒法平衡的問題，這是過往十幾年來企業(yè)被查時都共同出現(xiàn)的問題，而還沒有被查過的許多企業(yè)對此卻是不加重視，甚至有些企業(yè)連帳都不做、更談不上三帳的平衡了，在海關(guān)來查廠時兩手空空，一籌莫展，不知如何是好。由于不同的企業(yè)有不同的背景，本專題主要是從企業(yè)應(yīng)如何建帳并通過一些檢查的方法確保三帳的相對平衡，而不能針對眾多企業(yè)的個案，故企業(yè)要學(xué)會引用三帳平衡的原理來指導(dǎo)企業(yè)海關(guān)帳的記帳和維護，以達到海關(guān)對企業(yè)建帳的要求，在海關(guān)來查廠時達到處變不驚，從容應(yīng)付。一、企業(yè)建帳原理圖二、“三帳”不平衡：90%加工貿(mào)易企業(yè)共同危機什么是三帳：三帳是指外商投資企業(yè)在日常的經(jīng)營活動中，根據(jù)國家有關(guān)部門的管理規(guī)定而必須建立的財務(wù)帳、倉庫帳（物流帳）、海關(guān)帳（或報關(guān)帳）。具體而言，包括以下：1.1、 倉庫帳（物流帳）保管15年1、進出存帳包括：原材料收發(fā)存帳、產(chǎn)成品帳、邊角廢料帳、生產(chǎn)設(shè)備帳、委托加工和受托加工帳；、倉庫帳包括的單證：出入倉單、送出貨單、領(lǐng)料單、退貨單、生產(chǎn)訂單、采購單、收發(fā)貨轉(zhuǎn)廠記錄表；1.2、 財務(wù)帳（保管25年）1.2.1、 加工貿(mào)易企業(yè)總帳；1.2.2、 明細帳；1.2.3、 銀行存款帳；1.2.4、 現(xiàn)金日記帳；1.2.5、 資產(chǎn)負債表；1.2.6、 各種原始憑證。1.3、報關(guān)帳（所有文件最少保存3年）1.3.1、 已核銷仍保存三年的加工貿(mào)易手冊及報關(guān)單；1.3.2、 現(xiàn)執(zhí)行的加工貿(mào)易手冊及報關(guān)單證；1.3.3、 設(shè)備的征免稅證明及報關(guān)單及相關(guān)批文；1.3.4、 內(nèi)銷料件的各種繳稅完稅憑證；進料加工轉(zhuǎn)內(nèi)銷相關(guān)憑證；1.3.5、 料件結(jié)轉(zhuǎn)的有關(guān)憑證；1.3.6、 進出口運輸單證及各種協(xié)定。三帳平衡的概念：在外商投資企業(yè)的管理活動中，根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定而建立的財務(wù)、倉庫、報關(guān)三賬的記帳結(jié)果，理論上要求相對平衡的。三帳是否平衡這也是海關(guān)在檢測一個企業(yè)是否規(guī)范經(jīng)營和科學(xué)管理的常用方法。2、“三帳”不平衡的危機：加工貿(mào)易企業(yè)在正常的日常經(jīng)營及活動中，應(yīng)對本公司或本單位同時存在的三帳采取有效的監(jiān)督管理辦法，使反映企業(yè)實際經(jīng)營狀況的三帳達致相對合理范圍平衡。但目前，大部份企業(yè)因為種種原因，企業(yè)三帳很難平衡，有部分企業(yè)報關(guān)與倉庫、財務(wù)基本沒有溝通，這“三帳”自然更不會去做平衡比較了。長期下去，企業(yè)“三帳”不平衡狀況越來越大，不符合海關(guān)監(jiān)管要求，引發(fā)眾多海關(guān)問題，企業(yè)正常的生產(chǎn)經(jīng)營也受到諸多影響，導(dǎo)致企業(yè)危機。三、 為什么企業(yè)的三帳總是不平衡：在三帳中，真實詳細記錄每一帳都非常重要，但對一些中小型企業(yè)來說，可能倉庫和財務(wù)的帳會有專人來記，而報關(guān)帳則可能根本不作記錄，全年只有一兩個報關(guān)員每日在報關(guān)，根本談不上報關(guān)帳的建帳維護和更新。有些企業(yè)干脆就把報關(guān)合同當(dāng)作報關(guān)帳記錄了事。倉庫帳、財務(wù)帳與報關(guān)帳也很少進行平衡分析，或者很少采取有效措施來平衡三帳。四、 造成三帳不平衡的具體原因有哪些？1、 工程技術(shù)部提供的BOM（物料清單）不準(zhǔn)確或企業(yè)向海關(guān)申報的單損耗不準(zhǔn)確；2、 企業(yè)內(nèi)部工藝提高了，損耗小了，但合同損耗率沒有更新；3、 實際的生產(chǎn)用料量已發(fā)生改變而合同單損耗沒有更新；4、 向海關(guān)申報的單損耗是眾多產(chǎn)品的平均BOM；5、 倉庫物料或成品發(fā)生流失，或退補料后有關(guān)三帳沒統(tǒng)一記錄；6、 海關(guān)轉(zhuǎn)廠數(shù)與實際送貨數(shù)不相符；7、 企業(yè)擅自內(nèi)銷或以一般貿(mào)易出口保稅物品等；8、 企業(yè)商品核算單位與海關(guān)商品核算單位不統(tǒng)一；9、 企業(yè)送（收）貨樣品沒有申報；10、 企業(yè)管理不善，出現(xiàn)品質(zhì)問題、失盜、失火，其它自然災(zāi)難;五、怎樣有效解決企業(yè)現(xiàn)存三帳不平衡問題三帳平衡是指一定范圍內(nèi)三帳之間的相對平衡，而不是絕對的平衡，企業(yè)三帳間的結(jié)果差異代表該公司報關(guān)事務(wù)的內(nèi)部管理水平的高低和規(guī)范程度。1.要做到三帳平衡的方法有哪些？1.1如何做到三帳平衡:、確保向海關(guān)申報的BOM與生產(chǎn)實際的BOM-致，報關(guān)組定期與相關(guān)部門進行溝通，發(fā)現(xiàn)存在差異及時變更；、工程部有BOM發(fā)生變更或有新產(chǎn)品的BOM，必須及早通知報關(guān)組，報關(guān)組要及時到海關(guān)報備新的BOM；建議有條件的企業(yè)引用電子備案，電子備案模式對企業(yè)BOM的修改非常便利；、報關(guān)組、倉庫、財務(wù)部統(tǒng)一使用同樣的單位和數(shù)據(jù)憑證進行記帳，遇到不一致的地方要協(xié)調(diào)，必須保證數(shù)據(jù)和相關(guān)的記錄憑證一致；、報關(guān)組、倉庫、財務(wù)部每月必須盤點各自部門的帳目，在每月的截止那天進行數(shù)據(jù)對帳，倉庫的庫存數(shù)必須結(jié)合公司財務(wù)部人員定期盤點，以驗證倉庫進出存帳與實物的進出存相一致，有條件的企業(yè)最好每月進行一次盤點，沒條件的企業(yè)最少每季度需要進行一次盤點，倉庫盤點是確保三帳平衡的重要環(huán)節(jié)，通過盤點得知的實際庫存與報關(guān)、財務(wù)理論的庫存作比較，可得知差異的程度和找出差異的原因；而且企業(yè)全面盤點也是企業(yè)管理必不可少的方法;、通過盤點算出三帳的差異，召集倉庫、財務(wù)、報關(guān)部開會找出真正的原因并制訂出調(diào)整平衡的方法和計劃；、對三帳差異數(shù)進行調(diào)整的主要方法有哪些？（略）六、如何有效管理和保持企業(yè)三帳平衡1.1、 企業(yè)必須按照海關(guān)的要求建立三帳和記帳，同時保存相關(guān)的單證；1.2、 企業(yè)必須嚴格按照海關(guān)的管理規(guī)定要求企業(yè)，不擅自內(nèi)銷等；1.3、 加強轉(zhuǎn)廠的管理，確保在海關(guān)結(jié)轉(zhuǎn)的數(shù)量與實際送貨數(shù)相符；1.4、 重視企業(yè)海關(guān)的建立和管理，必須將保稅與非保稅物料帳分開記帳和管理，同時在實際的倉儲時將保稅與非保稅物料區(qū)分存放和管理；1.5、 有條件的企業(yè)可買報關(guān)管理軟件將數(shù)據(jù)進行每天更新和自動提取，有關(guān)的維護和數(shù)據(jù)更新必須專人定時完成，以保證三帳在海關(guān)規(guī)定的年限內(nèi)仍然可查詢；1.6、 實行ERP軟件管理的大企業(yè)可沿用現(xiàn)有的記帳方法；要求是該企業(yè)記帳的結(jié)果和方法符合海關(guān)的監(jiān)管要求。1.7、 傳統(tǒng)手工記帳存在很多問題，不僅工作量大，錯誤率高，也不便于核算，更不便于數(shù)據(jù)維護，建議購買符合海關(guān)監(jiān)管要求的軟件來替代傳統(tǒng)手工記帳。2、現(xiàn)執(zhí)行合同物料平衡表:生產(chǎn)計劃（合同）執(zhí)行差異分析平衡表單位：東莞市賽文計算機技術(shù)服務(wù)有限公司截止日期:2005-12-31貨，物名【稱進口出口（折原材料）實際庫存項目12345=1+2+3-4678910=6+7+8-91112131415=+]序號備案數(shù)量合同總進口數(shù)收貨未杓結(jié)轉(zhuǎn)結(jié)轉(zhuǎn)未收貨合同送貨未結(jié)轉(zhuǎn)結(jié)轉(zhuǎn)未送貨原材料半成品折原材料成品折原材料發(fā)外加工未返回倉J總品名單位有關(guān)封無關(guān)封總來源總出口數(shù)有關(guān)封無關(guān)封總流向備注＜一＞:表中“倉庫滅失或盈余”欄16=15-（5-10）；＜二＞:表中“合同總進口數(shù)”欄1=現(xiàn)執(zhí)行合同的直接進口數(shù)+結(jié)轉(zhuǎn)進口數(shù)+余料結(jié)轉(zhuǎn)數(shù)；〈三＞：表中”倉庫滅失或盈余”欄正數(shù)為倉庫物料盈余，負數(shù)為倉庫物料滅失；〈四＞：表中“合同理論庫存”欄17=5-10；〈五＞：表中“合同余數(shù)”欄18=1-6；〈六＞：表中“可解釋倉庫滅失或盈余”欄21=10-19±20（當(dāng)自查補稅原因為盈余時應(yīng)減去此項數(shù)據(jù)，為滅失時應(yīng)加上此項數(shù)＜七＞:表中“國內(nèi)購買”欄19可根據(jù)倉庫盈余數(shù)量的大小提供所需發(fā)票；

3、企業(yè)整體物料平衡總表:企業(yè)生產(chǎn)物料平衡總表單位：東莞市賽文計算機技術(shù)服務(wù)有限公司 截止日期:2005-01-31物名稱項目總進倉數(shù)成品銷售總耗用數(shù)實際盤點，12345=1+2-3678910=6+8-71112序號品名單位備案數(shù)量合同總進口收貨未結(jié)轉(zhuǎn)結(jié)轉(zhuǎn)未收貨國內(nèi)采購總來源合同出口數(shù)送貨未結(jié)轉(zhuǎn)結(jié)轉(zhuǎn)未送貨國內(nèi)銷售總流向原材料半成品折原材料成備注＜一＞:物料差異數(shù)量=15-(5-10)＜二＞:第1項：合同總進口包括現(xiàn)執(zhí)行合同的直接進口、結(jié)轉(zhuǎn)進口、余料結(jié)轉(zhuǎn)數(shù)。＜三＞:物料差異數(shù)欄正數(shù)為倉庫物料溢余，負數(shù)為倉庫物料滅失。4、報關(guān)理論庫存與倉庫實際庫存存在差異原因有哪些？1） 工程技術(shù)部提供的BOM（物料清單）不準(zhǔn)確或企業(yè)向海關(guān)申報的單損耗不準(zhǔn)確；2） 企業(yè)內(nèi)部工藝提高了，損耗變小，但合同損耗率沒有更新；3） 企業(yè)內(nèi)部工程變更，物料用量計劃改變，而合同單損耗沒有及時更新；4） 向海關(guān)申報的單損耗是眾多產(chǎn)品的平均數(shù)；5） 倉庫物料或成品發(fā)生流失未及時處理，或退補料后未進行“三帳平衡”的統(tǒng)計；6） 企業(yè)實際送貨數(shù)與報關(guān)轉(zhuǎn)廠數(shù)不相符；7） 企業(yè)擅自內(nèi)銷或以一般貿(mào)易出口保稅物品；8） 企業(yè)商品核算單位與海關(guān)商品核算單位不一致，單位換算率不準(zhǔn)確造成資料統(tǒng)計錯誤；9） 企業(yè)送（收）貨樣品沒有如實向海關(guān)申報；10） 企業(yè)管理不善，出現(xiàn)品質(zhì)問題、失盜、失火，其它自然災(zāi)難；11） 企業(yè)品名與海關(guān)合同品名沒有建立明確的對應(yīng)關(guān)系表，造成企業(yè)混轉(zhuǎn)、混報情況；12） 報關(guān)、倉庫、財務(wù)未使用相同憑證進行記帳；13） 國內(nèi)購買料件（未開發(fā)票）替代保稅料件出口成品；14） 倉庫未建立正確的盤點機制，導(dǎo)致盤點數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確；15） 半成品、成品還原成材料時核算方法不正確。5、如何正確核算企業(yè)報關(guān)理論庫存與倉庫實際庫存差異？企業(yè)可每月對倉庫、車間進行盤點，并結(jié)合進出存帳數(shù)據(jù)、收（送）轉(zhuǎn)廠對照帳數(shù)據(jù)、國內(nèi)采購數(shù)據(jù)、自查補稅及其它征稅數(shù)據(jù)、現(xiàn)執(zhí)行合同進出口數(shù)據(jù)等，進行對碰分析，并填寫生產(chǎn)計劃（合同）執(zhí)行差異分析平衡表，形成三帳平衡預(yù)警機制。此機制主要可監(jiān)控如下數(shù)據(jù)，企業(yè)應(yīng)針對相關(guān)數(shù)據(jù)重點評估。1、未作關(guān)封已收（送）貨數(shù)2、 已轉(zhuǎn)廠未收（送）貨數(shù)3、 合同余數(shù)4、 理論庫存5、 倉庫可解釋滅失（或盈溢）數(shù)6、報關(guān)理論庫存與倉庫實際庫存存在差異處理有哪些方法？企業(yè)通常因上述原因造成現(xiàn)執(zhí)行合同與實際庫存存在差異，但無論如何差異只會有兩種結(jié)果，那就是海關(guān)常說的料件溢余或短少，但從任何角度來說這兩種結(jié)果對企業(yè)都是沒好處的，企業(yè)在處理此類問題時，應(yīng)根據(jù)產(chǎn)生的原因并嚴格按照海關(guān)的法規(guī)