體系文件、記錄管理考核制度

/體系文件、記錄管理考核制度一、引言隨著企業(yè)規(guī)模不斷擴大，業(yè)務范圍不斷拓展，各類文檔、記錄也隨之增多。為確保這些文檔、記錄真實、完整、準確、安全，并能夠及時查找、追溯，我們需要建立一套系統(tǒng)的體系文件、記錄管理考核制度。二、體系文件管理1.體系文件定義體系文件是為了實現(xiàn)企業(yè)管理目標所必需的文件，包括制度、流程、標準、規(guī)范、說明等文檔。體系文件需要經(jīng)過過審查、批準、發(fā)布、實施、維護、修訂等過程，同時與管理活動和流程相關聯(lián)。2.體系文件管理職責體系文件管理職責由質(zhì)量部門負責，具體職責如下：制定體系文件管理制度和流程。管理企業(yè)內(nèi)所有正式文件，包括流程、標準、規(guī)范、程序、文檔等。對所管控文件進行審核、更新、存檔和撤銷。提供培訓和指導文檔管理，并與其他部門協(xié)作共同開展文件管理活動。體系文件管理職責需要在質(zhì)量部門部門手冊中完整記錄，為了保護文件安全，除管理部門外，其他人員需獲得特定權限。3.體系文件管理流程體系文件管理流程涵蓋了所有管理文件從建立到廢棄的流程，確保所有文件的準確性和完整性。主要流程如下：MSDS文件的準備過程文件評審和批準過程文件發(fā)布為有效版本的過程文件從有效版本到廢棄版本的過程資源采購矩陣的準備過程三、記錄管理考核1.記錄定義記錄是與質(zhì)量管理體系相關的文件，記錄各項業(yè)務活動的形式和結果，以用于監(jiān)督、評估和進一步改善各項活動。例如，會議紀要、公告、傳真、電子郵件、備忘錄、檢查記錄、驗證記錄等。2.記錄管理職責記錄管理職責由各營業(yè)部和資產(chǎn)管理部門負責，具體職責如下：確定與QUALITY內(nèi)部質(zhì)量管理體系相關的記錄。確保記錄準確，完整，可避免誤解。負責記錄的存放并維護其機密性。為記錄編確定期限以確保定期審核庫存，特別是工程文件。關注記錄保留期及其保護。定期審核記錄并退出不再合適的記錄。各部門應全員參與記錄管理，遵守記錄管理職責和相應規(guī)定。3.記錄管理考核記錄管理考核是確保記錄符合要求和能夠滿足管理和審計要求的有效手段。當然，也需要按照相關規(guī)定追究相應的責任；通過記錄考核，可以評價和改進記錄管理的質(zhì)量，體現(xiàn)出記錄的價值。記錄管理考核的實施流程如下：根據(jù)考核標準確定考核內(nèi)容和考核人員?？己藰藴蕬ǎ河涗浀臏蚀_性、完整性、準確性、規(guī)范性。記錄分類、編號、存檔，檢索等工作是否得當。記錄保存期限符合要求。建立考核工作小組以及考核時間表。進行考核。對記錄管理過程及其內(nèi)容和質(zhì)量進行檢查評價，并給出評價意見。匯總意見形成評估報告，并確定改進建議。四、結論體系文件和記錄管理是企業(yè)質(zhì)量管理體系中重要的組成部分。體系文件和記錄管理無論從內(nèi)部管理還是外部監(jiān)控來看都具有至關重要的意義。對于企業(yè)而言，制定體系文件和記