旅游生態(tài)開發(fā)投資有限公司文件管理規(guī)定

旅游生態(tài)開發(fā)投資有限公司文件管理規(guī)定一、總則1．目的為規(guī)范員工公文寫作和保證公司文檔管理的科學(xué)性，從而確保文件事務(wù)正常順利進行，提高管理工作效率。2．適用范圍凡隸屬本公司員工之文件管理，悉依照本規(guī)定執(zhí)行。3．權(quán)責(zé)單位總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)本規(guī)定制定、修改、廢止之起草工作。二、范圍和種類章程、制度、規(guī)定、條例、辦法、細(xì)則、決議、決定、公告、指示、令、議案、方案、通知、通告、會議紀(jì)要、請示、意見、批復(fù)、會議記錄、函、報告三、格式要求1．各類公文的寫作格式及范例可參考《國家行政機關(guān)各類公文格式和寫作范例》；2.文件標(biāo)題根據(jù)內(nèi)容擬定，用小二號宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當(dāng)；3文件基本內(nèi)容應(yīng)包括起因以及中間交涉過程，必要時應(yīng)附上相關(guān)資料與文件。用語應(yīng)簡明扼要，主題明確，一事一議，用詞必須準(zhǔn)確規(guī)范；文件內(nèi)容須仔細(xì)斟酌，以便能順利實施；文種表述須準(zhǔn)確；4文件須注明起草者或請示者及其所屬部門，并簽署名字及編制日期；簽名應(yīng)使用正楷字體，字跡清晰可辨；5文件中對于重要事項的部分，需字體加粗表示出來。有重大修改變動的部分，需使用下劃線并加粗表示；6文件的最下端需注明主題詞、主送部門及抄送部門；7部門名稱統(tǒng)一按人力資源部定義的部門名稱執(zhí)行；8公文如有附件，在正文下空l行左空2字用四號仿宋體字標(biāo)識“附件”，后標(biāo)全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯?dāng)?shù)碼(如“附件：1．×××××”)；附件名稱后不加標(biāo)點符號。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識“附件”，有序號時標(biāo)識序號；附件的序號和名稱前后標(biāo)識應(yīng)一致。注：公文正文中有一些內(nèi)容，如圖表、名單、規(guī)定等，如穿插在公文正文中，往往隔斷公文前后意思的聯(lián)系而造成閱讀上的不便。需要將其從公文正文中抽出而作為公文的附件單獨表述。公文的附件是正文內(nèi)容的組成部分，與公文正文一樣具有同等效力。四、版面、用紙及裝訂要求1.公文用紙統(tǒng)一使用白色A4紙；人事任命及獎勵通報統(tǒng)一使用粉色A4紙；僅對外聯(lián)絡(luò)發(fā)函需要方可使用公司統(tǒng)一印刷的便簽紙；提交的文件一律禁止使用熱敏紙；2.排版時，正文視內(nèi)容量選擇使用小四號或五號宋體字；段落行距為16—20磅；3.印刷要求版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標(biāo)準(zhǔn)，版心不斜；4.裝訂要求左側(cè)裝訂，不掉頁；公文封面與書芯不脫落，后背平整、不空；無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；后背不可散頁明訂。五、文件提交1.各部門上交的文件或需匯總的數(shù)據(jù)，原則上以各部門為單位進行提交或匯總，由各部門指定的人員進行上交和簽收；2.個別部門定時文件須按時按量自覺提交，收文部門無須再次進行提醒，延遲遞交的按本規(guī)定第十一點的相關(guān)責(zé)任追究責(zé)任；3.如確因客觀原因未能及時按會議中規(guī)定時限提交文件，提交部門須提前告知收文部門：①當(dāng)天需上交的文件，至少需提前2個小時告知；②時限超2天以上（含2天），至少需提前1天告知；在征得收文部門同意后，才能按重新約定的時間提交；但仍須追究文件逾期責(zé)任并納入績效考核；4.收文部門有權(quán)對任何逾期上交的部門提請?zhí)幜P。六、文件審核或批準(zhǔn)1．文件由部門經(jīng)理級以上的主管，負(fù)責(zé)對文件進行審閱、修改以及其它必要的處理，或者由其指定下屬對文件進行具體處理。如果有遇到重要或異常事項，必須及時與上一級主管取得聯(lián)系，按上級指示處理。文件審核，如無特殊時間限制，正常情況下半個工作日須審核完畢，對于被退回文件，需要在2個小時之內(nèi)處理完畢；2．事項涉及多個部門的文件，必須經(jīng)相關(guān)部門商議一致后方能處置。在處理意見上如果存在分歧，則由所直屬總辦協(xié)商，協(xié)商不成的，上報或請示公司總辦；3．正常情況同一部門由下至上審核簽字后,轉(zhuǎn)至另外相關(guān)的專項審核部門,最后按資金權(quán)限提交批準(zhǔn)；4．請示審批是公司經(jīng)營的一項重要程序，凡公司經(jīng)營重要事項，都必須經(jīng)請示，獲得總經(jīng)理審查、裁決和公文批復(fù)之后，方能實行。七、文件發(fā)放、簽收與歸檔管理1．文件應(yīng)一式多份，在一個工作日內(nèi)將副本直接發(fā)放到各部門指定的文件簽收人處，做好簽收或通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)發(fā)文后做好回執(zhí)確認(rèn)并詳細(xì)記錄發(fā)文日期、時間及接收人，以備查詢；2．在發(fā)放給相關(guān)部門時,各收文人員檢查文件的正文及附件是否完整，如有缺少，應(yīng)立即追回。對審批手續(xù)有遺漏的和與本案無關(guān)的、不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)立即退回或告知文件發(fā)放部門；3．各部門收文人員收文后，原則上應(yīng)隨到隨送，不得積壓，最遲應(yīng)于文到3個工作日內(nèi)送交或傳真有關(guān)人員。來文定有答復(fù)期限者，應(yīng)按來文所定期限內(nèi)處理完畢；4．文件發(fā)放后，發(fā)文部門的文件管理人員把正本歸檔；各部門負(fù)責(zé)人在文件傳閱完畢后需簽“已閱”并將副本分類存檔；5．（1）各類文件存檔應(yīng)視部門組織、業(yè)務(wù)項目、機密程度、保存年限等因素，按部門、大類、小類三級分類。先以部門類別區(qū)分，部門類別之后依案件性質(zhì)分為若干大類，再在同類中再分為若干小類。依據(jù)各類別做好清晰的目錄清單；（2）分類應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊；（3）各級分類、卷次及目次的編號，應(yīng)以阿拉伯?dāng)?shù)字或英文字母表示，其位數(shù)應(yīng)視案件多少決定。（4）各級名稱及編號一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應(yīng)事先審查討論；（5）文件歸檔，應(yīng)日案日清，最遲不得逾二日，將分類完畢的文件，按不同的分類和序號分別歸放在翻頁文件夾內(nèi)，以便隨時查看；（6）各部門需統(tǒng)一交檔案室保管的文件，應(yīng)做好簽收，以便調(diào)檔。八、文件上傳下達及跟蹤文件上傳下達與跟蹤須注意文件的時效性、準(zhǔn)確性、完整性及傳達的到位性。九、涉密文件的處理原則1．文件按其密級可分為以下幾類：（1）絕密：指極為重要并且不得向無關(guān)人員泄漏內(nèi)容的文書。（2）秘密：指次重要并且所涉及內(nèi)容不能向公司內(nèi)外無關(guān)人員透露的文書。（3）機密：指不宜向公司以外人員透露內(nèi)容的文書。（4）普通：指非機密文書。如果附有其他調(diào)查問卷之類的重要東西，則另當(dāng)別論。（5）傳閱：指在本公司內(nèi)部傳閱或傳達的文書。2．處理原則：（1）必須根據(jù)密級對文件進行嚴(yán)格保密，否則將承擔(dān)一切法律責(zé)任。（2）涉及秘密的文件原則上由責(zé)任者或當(dāng)事者自行處理。（3）指名或親啟文件，應(yīng)在封面上注明文書收文者姓名，并由發(fā)文者封緘。（4）到達的指名或親啟文件，由信封上所指名的人開啟，其他人不得擅自啟封。如果某主管在職務(wù)上有權(quán)替代來件所指名者，不受本條規(guī)定的約束。十、保存期限文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：1．永久保存：（1）公司章程；（2）營業(yè)報告等文件；（3）政府機關(guān)的許可證、認(rèn)證書以及指示命令等文件；（4）契約書等具有永久效力的文件；（5）工作計劃、總結(jié)、匯報、會議記錄；（6）有關(guān)高管人事方面的重要文件；（7）其它需永久保存的重要文件、帳簿及統(tǒng)計資料。2．10年保存：（1）高管會議等經(jīng)營管理上重要的查考性文件；（2）市場調(diào)查的匯總報告書。3．5年保存：（1）期滿或解除之合約；（2）其它經(jīng)核定保存5年的文件。4．1年保存：文件執(zhí)行完畢后無長期保存必要的。十一、銷毀1．對于多余、重復(fù)、過時和無保存價值的文件，要定期清理造冊，并按上級有關(guān)規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)，并于目錄表附注欄內(nèi)注明銷毀日期；2．保