萬科房地產(chǎn)成都公司文件管理規(guī)范

年5月29日萬科房地產(chǎn)成都公司文件管理規(guī)范文檔僅供參考1．目的為規(guī)范公司和各部門的文件分類、編制、更改、傳閱、存檔、查閱、借閱、下發(fā)、作廢及電子文檔的管理,并滿足文件的價值,使其可提供適宜的培訓(xùn)、重復(fù)性和可追溯性,特制訂本文件管理規(guī)范。2．范圍2.1適用于公司內(nèi)各部門文件管理3．職責(zé)公司總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)以公司名義對內(nèi)、外行文的編制、發(fā)文以及存檔的文件管理?？偨?jīng)理辦公室指定專門的檔案管理員,統(tǒng)一負(fù)責(zé)公司所有原始檔案資料的管理,以防止檔案資料管理的混亂、重復(fù)現(xiàn)象。各部門負(fù)責(zé)以本部門名義對內(nèi)、外行文編制、發(fā)文以及存檔的文件管理。各部門指定一個兼職檔案管理員,負(fù)責(zé)本部門內(nèi)文件管理及收發(fā)管理等。3.3公司總經(jīng)理辦公室負(fù)有對公司文件管理進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查的職責(zé)。4．規(guī)范內(nèi)容:文件的分類:為滿足不同文件的性質(zhì)及需要,總經(jīng)理辦公室及各部門應(yīng)對于各類文件予以分類。4.1.1公司內(nèi)部管理文件類:以公司名義發(fā)出的規(guī)章制度、通知通報、人事任免、會議紀(jì)要、計劃總結(jié)等文件。4.1.2公司對外往來文件類:以公司名義與政府部門、上級公司、相關(guān)業(yè)務(wù)單位及其它單位往來文等。部門文件類:以部門名義發(fā)出的通知、通報、會議紀(jì)要、計劃總結(jié)、請示、報告等。業(yè)務(wù)報告類:項目的調(diào)研報告、可行性研究報告、樓盤銷售情況、工程進展情況、審計報告、公司按揭情況等。業(yè)務(wù)合同類:工程合同、營銷合同、管理合同、設(shè)計合同、售樓合同等。4.2文件的編制4.2.1為保證公司文檔管理體系的有效性和持續(xù)適宜性,公司各類文件的編制需按規(guī)定的格式和編號方法進行,統(tǒng)一使用打印稿,行文應(yīng)規(guī)范,不得有錯別字。4.2.2文件標(biāo)題定為小三號宋體字加粗,文件編號為小四號黑體字,文件內(nèi)容為小四號宋體字。4.2.3各部門所有需以公司名義對外發(fā)文,都必須到總經(jīng)理辦公室文件管理員處獲取統(tǒng)一發(fā)文編號加蓋公章后,方可對外發(fā)文,編碼方式為:成萬科[年度]序號,對政府部門發(fā)文需使用紅頭文件紙打印。4.2.4以公司名義下發(fā)的紅頭文件編碼規(guī)則為:成萬字[年度]第序號。公司、部門日常性下發(fā)文件編碼規(guī)則為:總經(jīng)理辦公室——成萬辦字[年度]序號,財務(wù)管理部成萬財字[年度]序號等,新增部門以此格式類推。部門日常無須存檔的零星發(fā)文不用編號。文件格式的樣板(僅限于規(guī)章制度類文件使用)成都萬科房地產(chǎn)有限公司編號名稱版本第頁共頁編制更改審核批準(zhǔn)生效期年月日目的:(要明確闡述編制和使用本文件的目的)范圍:(要明確闡述本文件適用范圍。)職責(zé):(要明確闡述本文件所列執(zhí)行部門或個人的職責(zé)。)格式頭定為五號宋體字(后附正文)4.2.8文件編號格式(僅限于規(guī)章制度類文件使用):VKCD部門簡稱XX-XX1部門本類文件的支持性文件以”001”起順推部門本類文件順序,以”01”起順推。見4.2.8.1公司名稱縮寫4.2.8.1各部門名稱簡稱:總經(jīng)理辦公室——ZB,財務(wù)管理部——CW,營銷策劃部——YXCH,設(shè)計部——SJ,成本管理部——CB,項目發(fā)展部-——XM,珠峰在線——ZF等。4.3文件的傳閱需公司領(lǐng)導(dǎo)審閱的非電子文檔類文件,由總經(jīng)理秘書負(fù)責(zé)傳遞至相關(guān)公司領(lǐng)導(dǎo)并簽署<文件處理表>,由總經(jīng)理辦公室存檔或轉(zhuǎn)相關(guān)部門存檔。4.5文件的存檔部門須規(guī)定本部門文件的歸檔時間,并做好保管工作,明確標(biāo)明存檔人、案卷題名、案卷號、保管期限等。(詳見<檔案管理規(guī)范>:檔案分類管理、檔案編號方法)4.6電子文檔的管理4.6.1公司文件管理員負(fù)責(zé)文檔資料的電腦儲存及管理工作,各部門須指定專人負(fù)責(zé)本部門各類文檔的電腦儲存及管理工作。4.6.2電子文檔須定期存儲,并按文件類別設(shè)立相應(yīng)的子目錄,分類保存各類文件,重要文件須加密,且以軟盤備份,并指定專人保管。4.7文件的保密4.7.1公司任一人員均有責(zé)任和義務(wù)保守公司的經(jīng)營管理機密,未經(jīng)公司或部門負(fù)責(zé)人授權(quán)或批準(zhǔn),不準(zhǔn)對外提供標(biāo)有密級的公司文件,以及其它未經(jīng)公開的經(jīng)營情況、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。4.7.2公司以下文件需嚴(yán)格保密:辦公會議紀(jì)要、公司經(jīng)營戰(zhàn)略性會議紀(jì)要、財務(wù)收支情況、重大事故分析報告、重要合同、薪金福利制度等。4.7.3部門負(fù)責(zé)人指定文件管理員負(fù)責(zé)妥善保管部門文件,并履行監(jiān)督職能。如文件發(fā)生短缺或遺失,追究部門負(fù)責(zé)人和文件管理員責(zé)任。4.7.4任何人未經(jīng)批準(zhǔn),不得復(fù)印公司重要文件(4.7.2所列文件)。4.7.5任何人不得利用職務(wù)之便,擅自攜帶公司重要文件外出。4.7.6有權(quán)閱讀保密文件的公司任一人員均需對保密文件負(fù)有相關(guān)責(zé)任,務(wù)必妥善保管所持有的涉密文件。4.8文件的查閱、借閱4.8.1非本公司人員不得查閱、借閱公司重要文件。特殊情況須部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。4.8.2查閱文件不得帶離辦公室,嚴(yán)禁復(fù)印。4.8.3各部門如工作需要借閱文件時,須填寫<借閱登記表>,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可借閱;如需要借閱保密文件時,經(jīng)辦公室主任、部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱。借出的文件由文件管理員負(fù)責(zé)及時收回并檢查完整情況,如發(fā)現(xiàn)遺失,需在<借閱登記表>的”備注”欄加以注明,追究借閱者責(zé)任。公司文件如需要隔夜借出,須征得部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)同意后,方可借出,并妥善保管。文件外借時間最長不得超過3天。4.9文件的下發(fā)、作廢處理4.9.1新編或更改的管理制度類文件,在獲得批準(zhǔn)后,由總經(jīng)理辦公室文件管理員下發(fā)至公司全體。各部門的臨時性管理文件,在獲本部門第一負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,由部門文件管理員發(fā)至公司各部門、室。各部門的管理制度類文件,在獲分管本部門的總經(jīng)理或副總經(jīng)理批準(zhǔn)后,由總經(jīng)理辦公室下發(fā)至公司全體。在文件修改之前,各部門必須嚴(yán)格按照現(xiàn)有管理文件執(zhí)行。新版文件開始生效后,舊版文件自動失效。文件的傳遞及報批為配合公司辦公自動化的發(fā)展和信息系統(tǒng)的建立,提高工作效率,達(dá)到辦公自動化、無紙化的目的。公司內(nèi)部間的往來文件均采用電子郵件的形式。文件的報批請詳見<電子郵件傳送管理守則>5、支持文件:\l"1"<檔案管理規(guī)范>