會展項目的現(xiàn)場管理

第八章會展項目現(xiàn)場管理第一節(jié)會展項目現(xiàn)場管理的意義第二節(jié)會展項目現(xiàn)場管理的原則與內(nèi)容第三節(jié)現(xiàn)場管理的方法與措施第八章會展項目的現(xiàn)場管理第一節(jié)會展項目現(xiàn)場管理的意義1、會展現(xiàn)場現(xiàn)場是執(zhí)行或?qū)嵤┱故尽⒄钩龈鱾€環(huán)節(jié)的操作時段，地點以主辦方開始啟用后的場館為主，也包括其他相關(guān)涉及的場所，如運輸拆卸場地等。現(xiàn)場包括室內(nèi)外場館及其配套活動場所與設(shè)施，如會展場館的門禁系統(tǒng)、館區(qū)連接通道、貴賓接待室、開（閉）幕典禮及相關(guān)活動場所、休息場所、餐飲場所、衛(wèi)生間、停車場等。會展現(xiàn)場就是從會展開始布展、開幕、開放展覽、觀眾參觀直到會展閉幕后撤展所涉及的場地及環(huán)境。2第八章會展項目的現(xiàn)場管理2、會展項目現(xiàn)場管理進場布置的第一天到展覽結(jié)束撤館結(jié)束的這段時間內(nèi)，展覽主辦方對參展商、搭建商、運輸商等各類服務(wù)商在內(nèi)的各實施單位在現(xiàn)場按原有計劃進行有序的協(xié)調(diào)、監(jiān)督和管理，以及對參展商、觀眾在現(xiàn)場所發(fā)生的一切需求所進行的協(xié)調(diào)服務(wù)和管理。會展項目的現(xiàn)場管理就是會議或展覽主辦方對會展活動的現(xiàn)場及周邊環(huán)境實施的總體管理。3第八章會展項目的現(xiàn)場管理3、現(xiàn)場管理的意義（1）保障會展項目的正常進行從準備階段的會場布置、展臺搭建、展商報到，到開始階段的開幕式、觀眾和與會者的登記、現(xiàn)場服務(wù)、各類社會及專業(yè)活動，再到會展結(jié)束階段的會場善后、會議文件整理及撤展管理。（2）取得最佳的會展活動效果會展現(xiàn)場及環(huán)境管理做得不好會影響整個會展活動的品質(zhì)。會展的圓滿舉辦還離不開會務(wù)服務(wù)公司、搭建商、運輸商、餐飲公司、廣告媒體等服務(wù)供應(yīng)商的合作和支持。（3）體現(xiàn)會展管理的組織水平管理對象不僅涉及會議代表、與會者、參展商、客戶商和各類服務(wù)商，還包括各種設(shè)備物件、各項管理和服務(wù)細節(jié)。4第八章會展項目的現(xiàn)場管理第二節(jié)會展項目現(xiàn)場管理的原則和內(nèi)容一、管理原則（一）基礎(chǔ)性管理原則會展項目管理涉及多項基礎(chǔ)性工作：會議場所的布置、會議設(shè)備的管理、會議活動的組織、展覽區(qū)域的劃分、展臺的設(shè)計布局、展品的登記管理、會議代表及展商的接待、現(xiàn)場環(huán)境的保潔、秩序管理、安全檢查等。（二）綜合性管理原會展項目現(xiàn)場管理不但包括會展目標效益管理，還包括會展資源、人力配置、參展與會人員的組織協(xié)調(diào)、現(xiàn)場環(huán)境及文明的管理。5第八章會展項目的現(xiàn)場管理（三）群體性管理原則會展項目的現(xiàn)場管理綜合性強，內(nèi)容多，必須依靠項目團隊中每一位成員的合理分工及有效合作。群體性管理的原則就是要求重視每一個人員、每一個崗位，發(fā)揮每一個人的主觀能動性。（四）動態(tài)性管理原則由于會展項目所處的環(huán)境是復雜而不斷變化的，會展現(xiàn)場管理和服務(wù)具有不確定性的特征。因此，應(yīng)根據(jù)實際情況實行動態(tài)管理，以不斷適應(yīng)變化了的情況。6第八章會展項目的現(xiàn)場管理二、會展現(xiàn)場管理的要求展會現(xiàn)場管理是對展會期間各種工作的計劃和管理，現(xiàn)場服務(wù)是其最有表現(xiàn)力的環(huán)節(jié)，是展會成功與否的直接體現(xiàn)。1、會展現(xiàn)場服務(wù)的基本要求基本要求可歸納為以下四點：一是以客戶為中心；二是細節(jié)決定成??；三是以真誠換取信任；四是樹立全程服務(wù)思想。7第八章會展項目的現(xiàn)場管理(1)具備團隊合作精神(2)精力充沛(3)自信進取(4)解決問題的能力強(3)坦誠相待、守時守信(1)熱情周到、觀察入微(2)以人為本、禮貌先行(4)專業(yè)扎實、表達得當2、會展服務(wù)禮儀的基本規(guī)范3、會展服務(wù)禮儀人員的素質(zhì)要求8第八章會展項目的現(xiàn)場管理三、管理內(nèi)容（一）合理規(guī)劃會展場地1、展覽場地的規(guī)劃指對會展場地的平面劃分，包括對展覽展示區(qū)、登記與咨詢區(qū)、接待和洽談區(qū)、休息區(qū)、辦公區(qū)、儲存區(qū)參觀路線、消防通道等的合理劃分與布局。2、會議場所的布置包括與會登記區(qū)的布置、會場內(nèi)座位的布局、主席臺的布置、同聲傳譯室的布置、視聽設(shè)備監(jiān)控室的布置、新聞采訪拍攝區(qū)的布置、貴賓室的布置等。合理布置會場主要考慮兩大因素：一是會議類型二是會議規(guī)模9第八章會展項目的現(xiàn)場管理（二）展區(qū)和展位的劃分1、劃分原則（1）按專業(yè)題材劃分展區(qū)不僅可以使會展秩序井然，還有助于提高布展效率。（2）力圖提高會展檔次展區(qū)和展位的劃分直接影響到參展商和觀眾對會展的印象；而劃分不好，會認為它檔次不高、不專業(yè)，印象也不會好。（3）方便觀眾參觀給予觀眾方便有利于會展貿(mào)易成交量的提高，提高會展在觀眾心目中的地位。10第八章會展項目的現(xiàn)場管理（4）提高展出效果展區(qū)和展位的劃分對參展商和展出效果有直接的影響。因此，展區(qū)和展位的劃分既要符合展品的特點，也要考慮到展位的搭建裝飾效果，還要考慮到方便觀眾參觀和集聚。（5）便于會展現(xiàn)場管理和現(xiàn)場服務(wù)展區(qū)和展位的劃分不要留有閑置的展覽死角，要注意展館消防安全，緊急時的人員疏散，方便展位的搭建和拆卸、展品的進館和出館。

劃分好展區(qū)和展位以后，要制作會展展位平面圖，并在圖中標明各展區(qū)展位的具體位置、展館各出入口、樓梯以及現(xiàn)場服務(wù)點等，使人一目了然。如圖8-1所示。11第八章會展項目的現(xiàn)場管理展位平面圖12第八章會展項目的現(xiàn)場管理2、應(yīng)注意的問題（1）注意統(tǒng)籌兼顧最大限度地兼顧辦展機構(gòu)、參展商、觀眾以及社會服務(wù)商各方面的利益和便利性。（2）因地制宜要充分考慮到展館的場地條件，因地制宜設(shè)立合理的展位數(shù)量，提高使用率，盡量使所有的展位都面向觀眾。（3）避免遮擋展館的服務(wù)設(shè)施不能遮擋消防栓、賭塞消防和安全通道、遮擋配電箱等。（4）適應(yīng)參觀人流的規(guī)律一般來說，參觀人流的形成和流動都一定的特點和規(guī)律。（5）合理安排展覽的功能服務(wù)區(qū)域安排一些如登記處、咨詢處、洽談區(qū)、休息區(qū)、新聞中心等功能服務(wù)區(qū)域。13第八章會展項目的現(xiàn)場管理（三）會展空間布設(shè)的人本化1、人本化是最好的布展藝術(shù)會展功能是人組織物、陳列物，物招引人、服務(wù)人的整體活動。會展的時效性是指會展空間設(shè)計受特定時間的制約，表現(xiàn)為三維空間和時間的交集，構(gòu)成“時—空”交融的多維空間。如圖8-2所示。會展空間的布設(shè)還必須充分

考慮貫徹人本化理念，講究人本化藝術(shù)。8-214第八章會展項目的現(xiàn)場管理2、人本化對布展的要求會展空間導向設(shè)計必須有效考慮四個方面要求：空間尺度、空間時序、空間動線、空間的無障礙導向設(shè)計。在會展空間實際布設(shè)中，主要有以下內(nèi)容要求：（1）展覽空間的人本化布設(shè)一是會展空間設(shè)計需要做到人性化二是會展空間設(shè)計要以最有效的空間位置展示展品三是要保證展示環(huán)境空間的安全性（2）回憶空間的人本化布設(shè)為了保證良好的會議效果和給與會者營造一個舒適的參會空間，會場空間的布設(shè)要貫徹人本理念，講究科學性、合理性和藝術(shù)性。15第八章會展項目的現(xiàn)場管理（四）加強施工現(xiàn)場檢查在會場布置、展覽布展期間，從事會議設(shè)計、展臺設(shè)計搭建的企業(yè)成分復雜，因此，整個會展活動期間，會展中心或主辦方都需要有專人負責值班、巡視，做好施工現(xiàn)場的監(jiān)控和管理，保證施工安全，若發(fā)現(xiàn)事故“苗頭”要及時阻止、排除。展臺搭建施工管理具體內(nèi)容如圖8-3所示。16第八章會展項目的現(xiàn)場管理17第八章會展項目的現(xiàn)場管理（五）觀眾登記和參觀指南1、觀眾登記（1）觀眾登記途徑網(wǎng)上預登記與現(xiàn)場登記結(jié)合，現(xiàn)場登記采用分類登記方式。觀眾登記表是觀眾登記的重要信息記載手段。（2）觀眾登記的注意事項專人負責觀眾登記工作，督促觀眾提交完整的客戶資料。18第八章會展項目的現(xiàn)場管理2、參觀指南參觀指南是會展編印的、用來指引觀眾參觀的一種小手冊。主要向會展的專業(yè)觀眾、媒體記者以及參展的嘉賓發(fā)放，以便他們方便參觀。參觀指南內(nèi)容包括五大方面：一是會展的基本內(nèi)容；二是會展的簡短介紹；三是展區(qū)和展位劃分與安排；四是相關(guān)圖表；五是相關(guān)活動安排。19第八章會展項目的現(xiàn)場管理（六）加強人流物流的疏導會展活動進展期間，是人流、物流異常密集的時期，容易引發(fā)各種矛盾和沖突。首先，會展在短時間內(nèi)聚集了來自四面八方的人流，所以，會展主辦方需要制定相關(guān)的人流管理和疏導計劃，加強現(xiàn)場秩序的控制，安排人群有秩序地登記、參觀和購買。其次，展覽現(xiàn)場的物流管理工作十分繁瑣，涉及了展覽所需物品的包裝、運輸、裝卸、搬運等眾多工作，需要規(guī)劃專門的運輸通道并進行引導。另外，還要加強對會展現(xiàn)場交通的疏導工作，包括現(xiàn)場的交通工具、停車場及線路的規(guī)劃等。20第八章會展項目的現(xiàn)場管理掌握現(xiàn)場觀眾流動的規(guī)律（1）展館關(guān)鍵區(qū)位形成的觀眾流比如出入口處；主道；服務(wù)區(qū)等觀眾比較集中。（2）跟隨觀眾流羊群效應(yīng)明顯。也就是無意識的、無目的人會隨著有目的人流動。（3）好奇適應(yīng)之后的觀眾流據(jù)觀察，一般觀眾都是進入展廳之后，隨意走一段之后，才看展品。（4）本能所形成的觀眾流人們進入大廳之后，大多數(shù)人會自然向左轉(zhuǎn)，然后按順時針方向走。21第八章會展項目的現(xiàn)場管理（七）保證安全清場撤場一般情況下，許多參展商在會展最后一天下午一兩鐘就開始進行撤展了，如果這個階段管理不善，很容易造成混亂。一般在此之前召開撤展會議，將撤展的相關(guān)計劃和方案通知各方及各展位負責人，統(tǒng)一協(xié)調(diào)撤展工作的展開。在會展結(jié)束后，要做好善后工作，如有序疏散與會人員、整理會議資料、檢查設(shè)施設(shè)備、歸還租賃物品、清理會場等，使會展活動圓滿完成。22第八章會展項目的現(xiàn)場管理撤展期間的主要現(xiàn)場管理工作工作項目工作標準具體描述拆除展臺安全操作、恢復場地原貌對于標準攤位或由參展商委托施工的展臺，由指定搭建商負責拆除；特裝修展臺則由參展商負責。參展商退還展具協(xié)助參展商順利退還展具協(xié)調(diào)各方面的關(guān)系，幫助參展商及時將所租用的展具退還場館的相關(guān)服務(wù)部門或指定搭建商處理展品協(xié)助參展商妥善處理展品展會結(jié)束后，參展商處理展品的常用方法有出售、贈送、回運或銷毀，必要時主辦單位應(yīng)提供協(xié)助展品出館管理嚴格執(zhí)行出門證管理制度參展商向主辦單位申請出門證，場館保安人員檢查放行展場清潔安全管理加強安全和消防保衛(wèi)工作定時巡邏，及時消除各種安全隱患撤展管理23第八章會展項目的現(xiàn)場管理【案例分析】：德國科隆國際家用電器博覽會的服務(wù)清單——收集兩三張所在地展會參觀指南等現(xiàn)場管理資料，評析其不足及其理論依據(jù)。24第八章會展項目的現(xiàn)場管理第三節(jié)現(xiàn)場管理的方法和措施會展現(xiàn)場是最終檢驗會展項目前期籌備工作如何的場地和場館。因此，會展項目現(xiàn)場成為項目各相關(guān)部門和相關(guān)任務(wù)高度交織和共同協(xié)作的特殊空間。一、管理方法（一）責任到崗成立現(xiàn)場管理專門組織，責任到崗、責任到人。一般而言，現(xiàn)場管理組設(shè)六個小組：物業(yè)組、施工管理組、設(shè)備設(shè)施組、展具服務(wù)組、商務(wù)服務(wù)組和儲運組。如圖8-4所示。25第八章會展項目的現(xiàn)場管理26第八章會展項目的現(xiàn)場管理（二）標準化管理標準化管理就是按照標準和制度進行現(xiàn)場管理，使管理程序標準化、管理方法標準化、管理效果標準化，以及考核方法標準化。在會展項目現(xiàn)場管理中，主要表現(xiàn)在施工操作標準化、展品設(shè)備管理標準化、會議和展覽服務(wù)流程標準化、展覽環(huán)境標準化等。27第八章會展項目的現(xiàn)場管理（三）檢查與考核為了確保會展項目順利達到預期目標，需要對各項計劃的執(zhí)行結(jié)果進行檢查與考核。檢查結(jié)果與計劃比對后，有偏差時要查明造成差距的原因，以改進管理工作，提高管理效果。（四）目視管理目視管理是生產(chǎn)管理的重要手段之一，是利用形象直觀而又色彩適宜的各種視覺感知信息來進行現(xiàn)場活動的組織和管理。目視管理，也叫可視化管理，它是一種以公開化和視覺顯示為特征的管理方式。28第八章會展項目的現(xiàn)場管理現(xiàn)場觀眾控制的方法(1)根據(jù)展出的目的結(jié)合展品的特征、展覽的背景、展館的條件來設(shè)計、布局、標志引導。(2)通過展示內(nèi)容控制人流。內(nèi)容相同按順序歸類為一排；展示重點分布均衡；在岔路口，在希望的觀眾流方向安排能吸引人的展品、裝飾。(3)通過場地控制，比如封閉式、開放式設(shè)計，展臺的布局等。(4)通過指示標記控制。場地示意圖、路標、彩道、繩索等。29第八章會展項目的現(xiàn)場管理二、管理措施（一）開展“6S”管理“6S”管理是現(xiàn)代企業(yè)行之有效的現(xiàn)場管理理念和方法，“6S”是指整理（Seiri）、整頓（Seiton）、清掃（Seiso）、清潔（Seiketsu）、素養(yǎng)（Shitsuke）和安全（Safety）六項內(nèi)容?！?S”前五項起源于日本，其日語羅馬拼音均以“S”開頭，簡稱“5S”。我國企業(yè)引入這一管理模式時，加上“安全（Safety）”成為“6S”。推行“6S”活動的作用：“現(xiàn)場管理規(guī)范化、日常工作部署化、物品擺放標識化、展區(qū)管理整潔化、人員素養(yǎng)整齊化、安全管理常態(tài)化”。30第八章會展項目的現(xiàn)場管理31第八章會展項目的現(xiàn)場管理1、整理是指對會展現(xiàn)場的人、事、物進行分析，按照有關(guān)要求區(qū)分有必要和不必要的、合理的和不合理的，將會展現(xiàn)場不需要和不合理的人、事、物及時處理。目的：騰出空間，使其活用，防止誤用，從而塑造清爽的會展現(xiàn)場。2、整頓在整理基礎(chǔ)上，根據(jù)會展現(xiàn)場的布置和有關(guān)規(guī)定，科學合理地確定現(xiàn)場所需人、設(shè)備、物品物料，使其依規(guī)定位置擺放、設(shè)崗，使物放置整齊并加以標示。目的：使會展現(xiàn)場一目了然，呈現(xiàn)整齊的現(xiàn)場環(huán)境，消除尋找人和物的時間，消除過多的積壓物品。32第八章會展項目的現(xiàn)場管理3、清掃是對會展現(xiàn)場的設(shè)備、場地、展臺、物品等進行維護和清潔打掃，保持場館干凈、設(shè)備正常、環(huán)境亮麗。目的：穩(wěn)定會展品質(zhì)，減少傷害和不滿意。4、清潔就是將整理、整頓、清掃進行到底，通過清潔，是現(xiàn)場保持良好的環(huán)境和秩序，并始終使場館環(huán)境處于最佳狀態(tài)。目的：維持上面3S的成果。33第八章會展項目的現(xiàn)場管理5、素養(yǎng)就是努力提高會展現(xiàn)場全體人員的素質(zhì)，使每位成員養(yǎng)成良好的習慣，并遵守規(guī)則做事，培養(yǎng)積極主動的工作精神，這是開展“6S”活動的核心和精髓。目的：培養(yǎng)有好習慣，遵守規(guī)則的員工，營造團隊精神。6、安全是指要時刻保持安全第一的觀念，重視全員的安全教育，制定各項安全管理制度和防范措施，嚴格執(zhí)行安全技術(shù)規(guī)程、規(guī)范、標準，防范于未然。目的：建立起安全生產(chǎn)的環(huán)境，所有的工作應(yīng)建立在安全的前提下。34第八章會展項目的現(xiàn)場管理“6S”管理精髓（1）全員參與董事長——一線員工，所有部門：生產(chǎn)、技術(shù)、行管、財