文件編寫培訓課件

2023/5/291匯報人：某某某匯報時間：2023.X.X文件編寫培訓2023/5/292培訓提綱文件是什么文件編寫內容流程圖程序文件編寫文件編寫出現(xiàn)的問題一、文件是什么1、文件的含義2023/5/293

文件document

信息（3.7.1）及其承載媒介示例：記錄（3.7.6）、規(guī)范(3.7.3)、程序文件、圖樣、報告、標準。

信息informatin

有意義的數(shù)據(jù)。實例：圖樣、標志牌、標志線、信號燈等。

文件能夠溝通意圖、統(tǒng)一行動，其使用有助于：

a）滿足顧客要求和質量改進；

b）提供適宜的培訓；

c）重復性和可追溯性；

d）提供客觀證據(jù)；

e）評價質量管理體系的有效性和持續(xù)適宜性。文件的形成本身并不是目的，它應當是一項增值的活動。2、文件的價值2023/5/294一、文件是什么一、文件是什么3、為什么需要編寫文件2023/5/295文件編寫是一個組織高增值的活動傳達管理者的意志（思想傳達），沒有文件就不能統(tǒng)一意志或統(tǒng)一行動。

規(guī)定活動最優(yōu)化的方法（合適的、有效率的），沒有文件就不能保證作業(yè)質量，影響作業(yè)的一致性（同質性）或作業(yè)的效率。確定評價準則（正確的標準），沒有文件就不能提供客觀證據(jù)和評價依據(jù)。提供培訓、規(guī)范信息溝通。4、文件的性質2023/5/296法規(guī)性文件是內部法規(guī)，領導應帶頭遵守。常問“文件是怎么要求的？”以提醒自己執(zhí)行文件。下屬不好意思提醒領導。動態(tài)性隨著變化，文件內容不適應的部分應當及時更改。許多部門懶得修改文件而使其“法規(guī)性”大打折扣。滯后性策劃不周或變化未能預見，更改文件通常是滯后的。切記不能讓文件的規(guī)定束縛住思維，阻礙靈感和創(chuàng)新。一、文件是什么5、文件分類2023/5/297一、文件是什么管理文件外來文件：政府、顧客、相關方等內部文件時效文件：計劃、通知、樣品等行政文件管理文件(含管理手冊、管理程序)紅頭文件、會議紀要專業(yè)技術規(guī)范：規(guī)程、標準、圖紙等實物文件(標準物質、樣板)管理文件的管轄范圍（公司、地方、區(qū)域）下級文件的要求必須服從上級文件的要求下級文件是否需要編寫，取決于:★上級文件是否強制規(guī)定

★體系管理標準是否規(guī)定要編制文件要求

★上級文件是否直接可以執(zhí)行、操作

★上級文件是否直接發(fā)到執(zhí)行者★下級是否需要提出高于上級文件的要求6、文件層級2023/5/298一、文件是什么7、文件的要求文件的要求文字越簡越好，簡明、清楚、可操作。按照既定的規(guī)則書寫文件。職責—明確負責做什么即可。適用范圍—行政范圍、地理范圍。適用于所轄區(qū)域和部門。程序文件—管理流程中的事項要面面俱到，有其他文件支撐時可引出文件。手冊—依托程序文件；沒有程序文件的部分文字描述要詳細些。表達方式按如下順序：圖示—表式—文字。程序內容按5W1H描述。即WHAT(干什么)、WHY(何故)、WHO(何人)、WHEN(何時)、WHERE(何處)、HOW(如何控制)。作業(yè)文件—按作業(yè)流程中的事項面面俱到，要詳細、具體。重點是描述干什么、怎么干、干到什么程度或要求，遇到問題時怎么辦，留下什么記錄等。記錄—依照文件要求設計的表式，使用時記載信息。一、文件是什么2023/5/2998、文件控制文件控制文件發(fā)布前得到批準，以確保文件是充分與適宜的；防止作廢文件的非預期使用，若因任何原因而保留作廢文件時，對這些文件進行適當?shù)臉俗R。確保外來文件得到識別，并控制其分發(fā)；確保文件保持清晰、易于識別；確保在使用處可獲得適用文件的有關版本；確保文件的更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)得到識別；必要時對文件進行評審與更新，并再次批準；一、文件是什么2023/5/29109、文件的標準化一、文件是什么文件標準化?文件（標準）是對一定范圍內的重復性事物和概念所做的統(tǒng)一規(guī)定。目的是在給定范圍內達到最佳有序化程度。?制定文件的對象是重復管理的業(yè)務或事物，指的是同一事物反復多次出現(xiàn)的性質。目的是總結以往的經驗，選擇最佳方案，作為今后實踐的目標和依據(jù)。?文件是實踐經驗的總結。具有重復特征的事物，才能把以往的經驗加以積累。文件的修訂是積累的深化，是新經驗取代舊經驗。文件的標準化過程是實踐經驗不斷積累與不斷深化的過程。2023/5/2911培訓提綱一文件是什么二文件編寫內容三流程圖四程序文件編寫文件編寫出現(xiàn)的問題2023/5/2912

文件名稱要準確反映所描述的業(yè)務活動過程，從文件名稱中能夠大體了解文件所控制的業(yè)務活動。一般管理文件的名稱用“（限定詞）＋業(yè)務活動（動詞）＋管理程序”。文件名稱要避免－空泛?！霸O備管理條例”－小事套大帽。“流動污染源控制的管理程序”－以點蓋面。“采購供應管理制度”二、文件編寫內容1、文件名稱的要求2023/5/2913二、文件編寫內容2、管理文件的主要構成A、范圍B、定義或術語（需要時）C、管理職責D、業(yè)務管理程序和主題內容E、記錄F、附圖附表：管理流程圖、記錄表管理文件的構成2023/5/2914二、文件編寫內容3、管理文件的內容

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3.1、文件“編號和標題”

?文件編號按公司《文件編寫管理標準》的要求執(zhí)行。

?文件標題按文件名稱的要求確定，如“文件控制管理程序”。

3.2、文件“范圍”

?簡明描述擬規(guī)定的業(yè)務主題活動內容和適用范圍。

?業(yè)務主題活動內容是文件標題的具體細化。

?適用范圍是指行政范圍、地理范圍或作業(yè)活動范圍。明確必須遵守本管理文件的行政組織范圍。

?如“本程序規(guī)定了……基本要求”目的?！氨境绦蜻m用于……”范圍。2023/5/2915二、文件編寫內容3、管理文件的內容（續(xù)1）3.3、文件“引用標準和術語”（必要時增加）?引用標準:是指所引用的組織外的法規(guī)文件（國家標準、行業(yè)標準、地方標準和適用的法律法規(guī)），包括上級組織的文件。必須識別和指定到適用條款。?定義或術語（需要時）：對業(yè)務活動中有特殊含義的詞匯給出解釋，幫助文件閱讀者更清晰地理解文件。3.4、文件“管理職責”（應盡的本分）

?明確實施此文件業(yè)務的管理部門以及具體職責。

?排序：先寫公司領導職責（如果有），再寫業(yè)務主管部門（一般是文件編制部門）職責，再寫其他部門職責。職能部門的職責必須分開寫。?部門職責按照流程圖中各部門縱向欄目中業(yè)務活動內容來寫。?明確由哪個部門負責管理什么事務，賦予其什么管理職權和事權。注意：不要把“怎么做”、管理活動的接口和相互關系的內容寫進職責中。2023/5/2916二、文件編寫內容3、管理文件的內容（續(xù)2）3.5、文件“管理程序”（業(yè)務管理主題內容）

1）業(yè)務管理主題要求是核心內容，與范圍的內容相呼應。2）業(yè)務管理主題內容的編寫要與流程圖描述相互對應。3）按業(yè)務流程順序逐一向后展開，明確業(yè)務管理活動過程中5W1H的具體操作內容及要求。包括應用信息和環(huán)境等條件，與其他活動接口處的協(xié)調關系，報告的審簽，例外任務或特殊活動，出現(xiàn)偏離要求時該怎么辦。4)業(yè)務主題內容描述方式：部門根據(jù)什么（輸入）做什么（活動）做出什么（輸出）來進行編寫。例如：“財務部根據(jù)公司年度生產經營計劃和公司領導要求等編制公司各單位年度績效評價標準”。2023/5/2917二、文件編寫內容3、管理文件的內容（續(xù)3）3.5、文件“管理程序”（業(yè)務管理主題內容）（續(xù)）5)涉及合規(guī)管理的，必須將公司遵守的法定要求和做法在文件中描述。例如：產品標準管理，必須明確企業(yè)標準經公司批準后，報自治區(qū)質量技術監(jiān)督局備案。新產品控制管理，必須明確設計評審、設計驗證和設計確認的要求。否則，存在不合規(guī)風險。

6)業(yè)務主題內容描述不需要詳細寫出作業(yè)文件（專業(yè)技術規(guī)程和標準）的內容，而是引出文件名。例如：危險品清單，財務報銷標準，人員崗位工資標準等。引出組織外的文件，包括上級組織的文件，屬于引用標準。7)同級管理文件引用，要明確引用文件的編號以便于查找；同時，A管理文件的編寫者要密切跟蹤B、C管理文件的變化。2023/5/2918二、文件編寫內容

3、管理文件的內容（續(xù)4）3.6、文件“記錄”1）記錄設計要求記錄的定義：“闡明所取得的結果或提供所完成活動的證據(jù)的文件”。記錄是一種文件，只是這種文件不能修改，一般情況下不需要批準，因為它是對當時客觀事物的陳述。2）

記錄表式設計記錄的設計應當和文件的編制同步進行，在編制文件的同時制定相應的記錄表式，并附在文件后面，確保記錄與文件協(xié)調一致，接口清楚。2023/5/2919二、文件編寫內容

3、管理文件的內容（續(xù)5）3.6、文件“檢查與考核”（必要時）

?執(zhí)行本文件需要對其執(zhí)行者的能力、結果或業(yè)績進行監(jiān)視和測量，并納入責任考核時，明確檢查方法和頻次、檢查結果與具體的考核規(guī)定。由此產生的記錄列入本文件記錄欄內。

?根據(jù)某某某號《關于變更管理文件考核實施流程與方法的通知》公司管理文件明確的業(yè)務質量考核要求，按以下流程和方法實施：a)業(yè)務管理部門執(zhí)行管理文件擬定的考核通知單，下發(fā)至被考核單位，同時報公司組織部。b)被考核單位按照管理文件規(guī)定和考核通知單，執(zhí)行考核要求，并公示考核結果。c)公司組織部按被考核單位的考核通知單和跟蹤結果，定期對被考核單位負責人進行績效評價和考核。2023/5/2920二、文件編寫內容3、管理文件的內容（續(xù)6）3.7、文件“其他”（必要時）

?明確本文件生效時，同時廢止原有的文件。

管理文件的末尾，不需要寫“本文件的解釋權歸某某單位?！绷粲薪忉寵?，說明文件本身沒有寫清楚；情況變化實際不能操作。

?要通過文件定期評審來修改或完善文件內容。文件要使閱讀文件的人員能夠按照文件要求正確地開展工作。

?公司管理文件簽發(fā)：文件編制部門不需要填寫，根據(jù)公司領導實際簽發(fā)人由辦公室填寫。

發(fā)布日期：由辦公室根據(jù)領導實際批準日期填寫。

實施日期：由辦公室按文件批準日期確定。如文件編制部門有特殊要求，與公司辦公室聯(lián)系確定實施日期。

擬稿人：直接填寫文件擬稿人姓名。

審核人：填寫文件審核的部門領導人姓名。2023/5/2921二、文件編寫內容4、文件編寫注意事項

編寫文件時用語要明確、具體，不能含糊其辭。措辭要嚴謹準確，不使用可能引起混淆、誤解的語言，盡可能采用定量描述的方法，如對時間的要求等。同一要求在任何地方出現(xiàn)，都應使用惟一和一致的描述用語。文件中涉及的文件名稱、產品名稱、顧客名稱等，若在文件（或記錄）中多處出現(xiàn)時，其名稱應保持唯一性。文件做到“該說（做）到的要寫（說）到，說（寫）到的一定要做到，做到的要留有證據(jù)”，不要將不切合實際的做法寫入，一定要注意文件的可操作性。使用的術語和定義，要保持唯一性。對已有標準或法規(guī)適用的條款內容可直接引用，或明確引用的文件名及引用條款。文件形成過程一般采用“三審一定”方法，工作過程見文件編制流程，以確保文件編寫符合上述要求。2023/5/2922三稿一定工作過程二、文件編寫內容5、文件編制流程2023/5/2923二、文件編寫內容6、文件擬稿人基本要求

?熟悉公司（部門、單位）的總體業(yè)務分工和本專業(yè)業(yè)務運作的要求及流程。

?了解公司（部門、單位）綜合管理體系適用標準的總體要求，熟悉標準要求中與本專業(yè)業(yè)務相關的主題內容。

?了解擬定管理文件的主題內容和具體要求，并能在日常工作中監(jiān)督其貫徹執(zhí)行。2023/5/2924培訓提綱一文件是什么二文件編寫內容三流程圖四程序文件編寫文件編寫出現(xiàn)的問題2023/5/2925三、流程圖1、流程圖的作用流程圖的編寫，是國際體系管理標準對體系管理的總體要求識別管理體系所需的過程及其在企業(yè)中的應用。確定這些過程的順序和相互作用。流程圖作用

?流程圖是展現(xiàn)過程步驟和決策點順序的圖形文檔，是將一個過程的若干步驟用圖的形式表示出來的一種圖示技術。

?利用流程圖，可幫助發(fā)現(xiàn)潛在的問題、系統(tǒng)中的瓶頸、不必要的步驟、不必要的返工等。

?流程圖有助于明確質量改進項目的范圍—團隊工作或調整的邊界。清楚地界定工作范圍將增加項目成功的可能性。2023/5/2926三、流程圖2、流程圖的編制要點流程圖編制要點?將涉及文件業(yè)務過程的所有部門列入。?按業(yè)務過程的職責和順序分別列入業(yè)務的活動模塊。?業(yè)務活動模塊要求用動詞，簡潔、明了。?業(yè)務活動模塊是各責任部門必須的工作，不承擔任何責任的活動都是沒有意義的過程（不增值），就是要通過流程梳理明確后取消，縮短工作流程以達到提高工作效率的目的。2023/5/2927三、流程圖2、流程圖的編制要點流程圖編制要點（續(xù)）?

流程圖中的責任部門，不允許出現(xiàn)不是本文件適用范圍的部門。如佳域公司、物業(yè)分公司、鋼城公安分局等。因為公司管理文件對相關方的要求是沒有任何法律作用的。業(yè)務過程中涉及相關方的要求，一般通過合同附件的形式向相關方提出，在文件中，其責任必須落（寫）在公司內部對口的部門身上。?在流程圖中，業(yè)務職能管理部門對業(yè)務過程要考慮完整性，原則上從業(yè)務過程的各階段按：策劃P－執(zhí)行D－檢查C－措施A的順序編制。?業(yè)務流程的結果要考慮與其他業(yè)務流程的聯(lián)系。例如：用戶異議管理的結果，要提交公司管理評審；環(huán)境法律法規(guī)的符合性評價結果要提交公司管理評審；供方績效評價結果要提交公司管理評審。2023/5/2928三、流程圖3、流程圖的編制2023/5/2929文件復印過程三、流程圖3、流程圖的編制（續(xù)1）2023/5/2930案例文件編制流程三稿一定工作過程三、流程圖3、流程圖的編制（續(xù)2）2023/5/2931案例三、流程圖3、流程圖的編制（續(xù)3）水壺先接水。將壺放穩(wěn)在電盤座上。插上電源。打開開關（綠色旋鈕往上推）：紅燈亮（正在燒開水）紅燈滅（水已燒開）不使用時，請拔掉點源。使用電燒水壺步驟案例2023/5/2932培訓提綱一文件是什么二文件編寫內容三流程圖四程序文件編寫文件編寫出現(xiàn)的問題2023/5/2933為進行某項活動或過程(3.4.1)所規(guī)定的途徑。

注1：程序可以形成文件，也可以不形成文件。注2：當程序形成文件時，通常稱為“書面程序”或“形成文件的程序”。含有程序的文件(3.7.2)可稱為“程序文件”。?程序是形成客觀事實或過程結果的邏輯順序的活動步驟及其要求。?程序文件可以是管理過程活動的，也可以是管理作業(yè)活動的；可以是跨部門管理，也可以是部門內管理。四、程序文件編寫1、程序的定義及其理解程序procedure2023/5/2934四、程序文件編寫2、程序文件的編寫程序文件的作用闡明與質量有關人員的責任并作為執(zhí)行、驗證和評審質量活動的依據(jù)。程序文件編寫程序文件結構和編寫要求，同“文件編寫內容”(P13)。程序文件編制流程確定程序文件名稱（業(yè)務管理的主題內容）→調查現(xiàn)狀→編制征求意見稿→廣泛征求意見→擬定送審稿→審定并修改→編寫報批稿→審核→批準發(fā)布。（見P31）2023/5/2935四、程序文件編寫3、文件編制準備3.1、資料收集與分析收集現(xiàn)行有效文件并與應用的標準要求進行比對，分析存在的漏項或活動。將現(xiàn)有的執(zhí)行文件和與此相關的文件收集并整理出來，與可用于認證的質量、職業(yè)健康安全、環(huán)境和測量管理體系標準的相應條款要求進行比對，擬定出程序文件主題內容的名稱；或與管理要求進行比對，擬定出程序文件主題內容的名稱。3.2、識別和確定主題內容的過程對主題內容所必需的各過程進行識別，確定主題內容中各項活動的責任部門及相關部門，由責任部門勾畫并制訂出各過程活動的作業(yè)流程及其相互作用，分析過程中的不足，建立和保持持續(xù)改進過程及其各項作業(yè)流程的要求。3.3、確定所需的程序及其文件根據(jù)業(yè)務管理活動確定的體系文件，按流程圖描述事項的順序依次編寫內容。除用于認證標準所規(guī)定的需形成程序的文件外，確定能夠確保體系過程有效運行和控制所需的其他程序及其文件。文件要形成清單,并確保每一個文件只關注一個主題內容。對關鍵環(huán)節(jié)點處、重要接口處應