2023年檔案文件管理制度(2篇)

2023年檔案文件管理制度(2篇)

書目

第1篇物業(yè)檔案文件管理培訓(xùn)內(nèi)容

第2篇x地產(chǎn)公司檔案文件資料管理規(guī)定

物業(yè)檔案文件管理培訓(xùn)內(nèi)容

物業(yè)檔案文件管理培訓(xùn)

1、發(fā)文格式中,函、通告、通知、報告、請示等文件如何運用

(1)函:與不相隸屬機關(guān)或本系統(tǒng)單位之間相互商洽和聯(lián)系工作,詢問和答復(fù)問題等用'函'。

(2)通告:在工作中可能出現(xiàn)或已經(jīng)出現(xiàn)了問題,或者是有些工作或其他事項須要外界協(xié)作等用'通告'。

(3)通知:是'發(fā)覺行政法規(guī)和規(guī)章,轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)、同級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文批轉(zhuǎn)所屬單位,要求屬下單位輸或須要周知和共同執(zhí)行事項時所運用的下行文種'。常用的有'指示性通知'、'批示性通知'、'周知性通知'、'會議通知'、'任免通知'。

(4)報告:向上級機關(guān)匯報工作,反映狀況,提出建議,答復(fù)上級機關(guān)的詢問等用'報告'。

(5)請示:懇求上級機關(guān)對某項重要工作作出指示,答復(fù)和批準事項時用'請示'。

2、如何收集物業(yè)管理的重要文件、法規(guī)及信息

(1)可從上級公司傳閱的文件、資料中收集;

(2)從政府相關(guān)部門下發(fā)的文件資料中整理收集;

(3)從物業(yè)管理協(xié)會會刊中收集;

(4)征訂有關(guān)物業(yè)管理的專業(yè)信息、刊物及法規(guī)匯編等資料;

(5)常常了解物業(yè)管理專業(yè)書籍的出版狀況;

(6)保持與物業(yè)管理各政府業(yè)務(wù)主管部門的聯(lián)系,從中獲得物業(yè)管理的有關(guān)文件法規(guī);

(7)可從報刊、雜志等資料中收集。

3、檔案材料的收集和清理的詳細要求是什么

(1)嚴格檔案材料的收、發(fā)制度和借閱制度;

(2)剛好做好催還、清退工作,檔案材料不得個人保管;

(3)除做好日常材料的收集和清理工作外,每年要集中時間整理前一年的檔案材料;

(4)檔案工作應(yīng)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分級管理。公司辦公室負責(zé)公司的主體檔案,對各職能部門的檔案管理工作進行指導(dǎo)和檢查,各職能部門分層管理本部門的檔案工作;

(5)檔案材料的收集和清理要便于公司及各部門的利用;

(6)必需按檔案分類項目進行檔案的整理和歸檔;

a、檔案材料的分類方法主要有:部門分類法、問題分類法、材料性質(zhì)分類法、人物分類法和時間分類法。各部門應(yīng)依據(jù)自己的工作性質(zhì)和涉及范圍確定分類方法。

b、檔案分類項目一旦確定,要執(zhí)行究竟,不因易人而變更。

c、正式歸檔材料一般指已經(jīng)處理完畢的材料。對歸類界限不明確的材料,可依據(jù)材料與類目的親密程度進行歸類。

(7)檔案材料的卷宗的處理:

a、對無主題的材料應(yīng)擬定準確的標題;

b、全部歸檔材料均須編號,并按序號進行先后排列;

c、填寫材料書目表,其主要內(nèi)容有:依次號、發(fā)文部門、標題、文號和日期;

(8)確定檔案材料的保管年限。一般檔案分為永久保管、長期保管(15年以上)、中期保管(5-15年)、短期保管(5年以下)等。

(9)檔案材料的保管。檔案材料應(yīng)集中指定地點保存,并按類上架進柜,留意防盜、防火、防潮、防蟲、防泄密等事務(wù)的發(fā)生,要常常對檔案材料進行檢查。

4、物業(yè)管理應(yīng)保存的基本材料有哪些

物業(yè)管理公司應(yīng)保存的基本材料有:會議記錄;上下行文;政府文件;工作安排、總結(jié)、報告;規(guī)章制度;調(diào)查分析;重大事務(wù)和投訴;工作檢查、評比記錄;物業(yè)管理托付合同;物業(yè)管理各項分承包合同、協(xié)議;公司人事材料;治安事務(wù)記錄、處理材料;各工程竣工圖紙、驗收合格證明材料;技術(shù)圖紙、工程檔案;客戶/業(yè)主檔案;固定資產(chǎn)清單;財務(wù)憑證、帳冊、報表;財產(chǎn)和物資單據(jù);各類經(jīng)營證明、證件等。

x地產(chǎn)公司檔案文件資料管理規(guī)定

地產(chǎn)公司檔案文件資料管理規(guī)定

為了加強公司檔案的管理工作,確保檔案的愛護和利用,依據(jù)檔案管理規(guī)范,結(jié)合公司檔案管理實際狀況,特制定檔案資料管理制度如下:

第一部分:公司檔案資料管理

第一條檔案的定義與范圍

檔案是指過去和現(xiàn)在的公司各部門及員工在從事業(yè)務(wù)、企業(yè)管理、公關(guān)宣揚等活動中所干脆形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、帳冊、報表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。

其次條檔案管理的原則

檔案管理分為統(tǒng)一管理和分散管理相結(jié)合。即公司檔案由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一管理,各部門除已移交總經(jīng)理辦公室的檔案外,其它檔案文件由部門自行保管,以便于剛好利用,維護檔案文件的完整與平安。

第三條檔案管理的責(zé)任部門和責(zé)任人

公司總經(jīng)理辦公室為公司檔案的主管部門,設(shè)特地的檔案管理人員,負責(zé)管理公司的各類檔案,做好登記、歸類、保管、索引、供應(yīng)利用,并負責(zé)對各部門資料管理員進行工作指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查;

各部門設(shè)有資料管理員,負責(zé)本部門資料管理,并接受公司檔案管理員的監(jiān)督和檢查。

第四條歸檔的范圍

1.公司證照及企業(yè)設(shè)立和變更的申請、審批、登記以及終止等方面的文件材料(包括企業(yè)的章程及投資各方簽訂的合資、合作合同);

2.公司與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等;

3.公司會議記錄、紀要和確定(包括發(fā)布的通知、通報、機構(gòu)調(diào)整、任免、獎懲以及公司的規(guī)章制度);

4.公司制訂的安排、統(tǒng)計、預(yù)決算、工作總結(jié);

5.公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書、招投標文件等;

6.公司的各類申請、懇求與相關(guān)部門的批復(fù);

7.財務(wù)、會計及其管理方面的文件材料,公司歷年來的憑證、賬本等;

8.公司法律事務(wù)管理方面的文件材料;

9.公司各項目的技術(shù)圖紙等資料;

10.反映公司歷史沿革及公司重大活動的電子版照片及音像資料;

11.其它對公司具有利用價值和保存價值的文件資料(含各類載體,如電子文本等);

12.公司歷年獲獎資料。

第五條歸檔要求

整理方法:分為文書檔案和工程項目檔案(竣工工程檔案立卷,未竣工工程資料整理成冊)。

1.歸檔的文件材料,應(yīng)根據(jù)自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則,結(jié)合歸檔要求和文件內(nèi)容進行歸檔。

2.在一個卷內(nèi)(檔案袋、盒)的文件資料要有清楚的《卷內(nèi)文件書目》,并且按項目、內(nèi)容或文件形成時間,系統(tǒng)的排列。

3.案卷標題要簡明精確,整理好的案卷要確定保管期限,原則上分為永久、長期(十年以上)、短期(十年以下)三種。確定保管期限的基本原則是:

1)對公司有長遠利用價值的檔案應(yīng)永久保存;

2)對公司在肯定時期內(nèi)有利用價值的檔案分別為長期或短期保存;

3)凡是介于兩種保管期限之間的檔案,其保管期限一律從長。

4.按歸檔要求進行裝訂、編號、填寫《卷內(nèi)備考表》。

5.全部案卷組成后,要對案卷作統(tǒng)一排列并編寫檔案號,然后逐卷登記,填寫《案卷總書目》。

第六條過程管理

屬于公司保管的檔案文件:各部門資料員做好平常文件的預(yù)立卷工作,并在每月初或事務(wù)結(jié)束后將上月需歸檔的文件整理成冊移交總經(jīng)理辦公室保管,任何人不得據(jù)為已有。

第七條檔案銷毀規(guī)定

公司檔案文件銷毀:檔案在超出規(guī)定保存期限一年后,可由公司檔案管理員和資料所屬部門資料員整理出庫進行銷毀。銷毀檔案時必需慎重從事。銷毀前由公司檔案管理員和資料所屬部門資料員一起將須要銷毀的資料列出銷毀清單,由資料所屬部門資料員填寫《文件資料銷毀清單》進行申請,報銷毀資料所屬部門的部門經(jīng)理、主管副總審批,最終經(jīng)總經(jīng)理同意后,兩人以上執(zhí)行銷毀程序,并在銷毀清單上簽字確認,公司檔案管理員全程監(jiān)督。銷毀檔案要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定,銷毀清單由公司檔案員留存,以便備查。

部門檔案文件銷毀:部門形成的文件資料無利用價值時,可由本部門資料員填寫《文件資料銷毀清單》。提出銷毀申請,部門經(jīng)理審批同意后,兩人以上執(zhí)行銷毀程序并簽字確認。銷毀清單由本部門資料員留存,以便備查。

第八條檔案借閱

1.因工作須要借閱存在總經(jīng)理辦公室的公司檔案的,應(yīng)事先填寫檔案借閱單,逐級審批,經(jīng)總經(jīng)理同意后方可借閱。

2.員工不得攜帶公司原件材料外出,確因工作須要外帶時,需在填寫檔案借閱單時注明外帶緣由,待總經(jīng)理審批同意后方可外帶,用畢歸還。

3.借閱檔案者必需對所借檔案妥當(dāng)保管,不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等,更不能隨意亂放,以免遺失。

4.部門檔案借閱由資料員填寫《文件資料發(fā)放、借用記錄表》做好記錄,借閱人簽字確認,并按時歸還。

5.總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一管理公司資料復(fù)印件。公司檔案管理員或總經(jīng)理辦公室秘書須要在文件資料復(fù)印件上加注“僅供…運用”的用途說明。

第九條檔案備份規(guī)定

公司全部有價值的文件、報表、業(yè)務(wù)資料等檔案,須存有電子掃描文檔,無法電子掃描文檔的,必需做好備份。

第十條檔案保管

1.公司檔案員在接收文件資料存檔時,必需仔細驗收,填寫《文件資料移交登記表》,送檔人和接檔人均須簽字確認,完成檔案交接手續(xù)。

2.對于已存放