技術(shù)檔案歸檔管理制度

技術(shù)檔案歸檔管理制度技術(shù)檔案歸檔管理制度一、目的技術(shù)檔案歸檔管理制度的目的是為了規(guī)范企業(yè)技術(shù)檔案的歸檔管理，確保技術(shù)檔案存儲的完整性、安全性和可用性，提高企業(yè)技術(shù)管理水平，提高生產(chǎn)效率和產(chǎn)品質(zhì)量，保證企業(yè)長遠(yuǎn)進(jìn)展。二、適用范圍本制度適用于企業(yè)各部門、各類技術(shù)檔案的歸檔管理。三、基本原則1.技術(shù)檔案管理以規(guī)范為基礎(chǔ)，以保密為原則，以信息共享為目標(biāo)。2.技術(shù)檔案存儲中不得顯現(xiàn)遺漏，謝絕存儲不正當(dāng)、違法、不實(shí)、不穩(wěn)定、不安全信息。3.歸檔人員必需諳習(xí)相關(guān)法律法規(guī)和技術(shù)規(guī)范，保證技術(shù)文件處于安全狀態(tài)。四、職責(zé)分工1.歸檔人員（1）依據(jù)歸檔計劃，精準(zhǔn)地將相關(guān)技術(shù)檔案密封裝袋后輸入電腦信息系統(tǒng)，再存放到宣揚(yáng)刊物柜子內(nèi)，售后客訴柜子內(nèi)等各個標(biāo)簽下的合適位置，并進(jìn)行防水、防潮、防蟲、防火、防盜措施。（2）負(fù)責(zé)檔案的檢索、借閱和交流、復(fù)制等相關(guān)工作。（3）定期對技術(shù)檔案進(jìn)行清理和整理工作，并對未達(dá)到保留期限的技術(shù)檔案進(jìn)行銷毀處理。（4）對外反映計劃執(zhí)行情況，將管理評估結(jié)果納入集團(tuán)評估系統(tǒng)，以便集團(tuán)進(jìn)行有效的評估和監(jiān)控。2.部門主管（1）負(fù)責(zé)做好技術(shù)檔案的歸檔管理工作，并對部門技術(shù)檔案進(jìn)行定期檢查，確保其完整性和真實(shí)性及與其責(zé)任有關(guān)的質(zhì)量記錄的可查性。（2）對部門進(jìn)行培訓(xùn)，提高歸檔管理水平，防備檔案的故障。（3）對技術(shù)檔案進(jìn)行安全防范工作，定期組織審查及對安全隱患進(jìn)行排查、處理，提升公司技術(shù)檔案管理水平。3.企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)（1）依據(jù)實(shí)際情況，審定和重新訂立本制度及執(zhí)行方法。（2）檢查技術(shù)檔案的儲存情況，引導(dǎo)各級部門做好技術(shù)檔案歸檔管理工作，提高技術(shù)檔案管理水平。五、歸檔流程1.技術(shù)文件進(jìn)廠流程：技術(shù)文件由技術(shù)部門供給，經(jīng)過初步審定后，若為緊要技術(shù)文件、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等，需進(jìn)行復(fù)查，確認(rèn)無誤后，將技術(shù)文件提交給檔案管理部門進(jìn)行歸檔處理。檔案管理部門在收到技術(shù)文件時，必需進(jìn)行登記、轉(zhuǎn)移和備份，以確保技術(shù)文件的真實(shí)性和牢靠性。2.技術(shù)文件歸檔流程：（1）歸檔人員依照技術(shù)文件的種類、編號、名稱等信息將技術(shù)文件精準(zhǔn)無誤的輸入電腦信息系統(tǒng)，制作歸檔標(biāo)簽，完成前期工作。（2）將技術(shù)文件依照發(fā)文日期、編號等信息進(jìn)行歸檔，訂立認(rèn)真的檔案清單，標(biāo)明文件的編號、名稱、頁數(shù)、密級、保管期限等信息，置放于技術(shù)分卷內(nèi)，進(jìn)行登記。（3）制作技術(shù)檔案表，記錄技術(shù)檔案類別、文件名稱、編號、受領(lǐng)人員、受領(lǐng)日期、保管期限等信息，以便今后通過表格查詢?nèi)魏渭夹g(shù)檔案的位置和詳情。（4）將歸檔的技術(shù)文件發(fā)送至財務(wù)、銷售等相關(guān)部門，對技術(shù)文件進(jìn)行確認(rèn)，在系統(tǒng)中進(jìn)行存儲和備份，避開遺忘或疏漏。3.技術(shù)文件借閱程序：（1）借閱人向檔案管理部門提出借閱申請，同時供給申請單、借閱理由及個人信息等。（2）檔案管理部門應(yīng)核實(shí)借閱人員，核實(shí)初始申請單，確定借閱的確是合規(guī)的。（3）批準(zhǔn)申請后，準(zhǔn)備技術(shù)文檔，并加添技術(shù)文檔借閱記錄表。（4）依據(jù)管理規(guī)定對借閱技術(shù)文件進(jìn)行標(biāo)示、密級判定等處理，并認(rèn)真做好保密工作。4.技術(shù)文件復(fù)制溝通程序：（1）歸檔人員依照技術(shù)文件的種類、編號、名稱等信息將技術(shù)文件精準(zhǔn)無誤的知會申請人，審批申請。（2）供給復(fù)印服務(wù)，在知會申請人的基礎(chǔ)上，復(fù)制所需的技術(shù)文件。（3）送交知會申請人，并記錄明細(xì)和代表復(fù)印情況。（4）將技術(shù)文件歸檔放置到技術(shù)檔案中。6.技術(shù)檔案管理規(guī)定（1）技術(shù)檔案的保密操作：技術(shù)檔案往往有較高的價值以及市場化的價值，存儲技術(shù)檔案時必需嚴(yán)格保密，歸檔人員必需簽訂保密協(xié)議，嚴(yán)格保密技術(shù)機(jī)密。（2）歸檔人員的資格：歸檔人員必需經(jīng)過嚴(yán)格的培訓(xùn)和考核，嫻熟把握技術(shù)檔案管理學(xué)問,確保技術(shù)檔案安全、牢靠。（3）技術(shù)檔案的保管期限：技術(shù)檔案的保管期限是以歸檔記錄上的顯示為準(zhǔn)，超過保管期限的，應(yīng)當(dāng)做好銷毀處理。（4）收發(fā)文件的安保：全部技術(shù)檔案都應(yīng)由專門的收件人來接收，以進(jìn)行識別登記，避開技術(shù)檔案遺失。（5）技術(shù)檔案的錯誤管理：若發(fā)覺技術(shù)檔案顯現(xiàn)錯誤，歸檔人員應(yīng)立刻通知相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，搭配推出打造舉措，以削減對企業(yè)造成的影響。七、實(shí)施效果評估與監(jiān)督依據(jù)本制度的規(guī)定和要求，對技術(shù)檔案的管理情況進(jìn)行評估和監(jiān)督，并在適當(dāng)?shù)臅r間對制度進(jìn)行修訂，不斷提高技術(shù)檔案管理的水平，確保技術(shù)檔案管理能有效的發(fā)揮應(yīng)有的作用。八、結(jié)論技術(shù)檔案的安全歸檔管理是企業(yè)技術(shù)管理加強(qiáng)的關(guān)鍵之