大學(xué)審計(jì)檔案管理辦法

XXXX大學(xué)審計(jì)檔案管理辦法為了規(guī)范學(xué)校審計(jì)檔案管理工作，保證審計(jì)檔案的安全、完整，充分發(fā)揮審計(jì)檔案的作用，根據(jù)審計(jì)署、國(guó)家檔案局20XX年11月28日第10號(hào)令公布的《審計(jì)機(jī)關(guān)審計(jì)檔案管理規(guī)定》、《XXXX大學(xué)檔案管理辦法》和《XXXX大學(xué)內(nèi)部審計(jì)工作規(guī)定》等有關(guān)法律、法規(guī)和制度，制定本辦法。第一條本辦法所稱審計(jì)檔案，是指學(xué)校在審計(jì)活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的以紙質(zhì)、磁質(zhì)、光盤、和其他介質(zhì)形式存在的歷史記錄。審計(jì)檔案是學(xué)校檔案的重要組成部分，主要由財(cái)務(wù)審計(jì)類檔案、工程審計(jì)類檔案、綜合審計(jì)類檔案三大類組成。第二條本辦法所稱審計(jì)檔案管理，是指學(xué)校建立審計(jì)檔案所進(jìn)行的收集、整理、編制、保管、利用、統(tǒng)計(jì)、鑒別和移交等方面的管理工作。第三條學(xué)校審計(jì)檔案管理工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)分類、集中管理的原則。學(xué)校審計(jì)檔案由審計(jì)處主管，處內(nèi)設(shè)兼職檔案管理員負(fù)責(zé)審計(jì)檔案的保管工作，在業(yè)務(wù)管理上接受上級(jí)審計(jì)機(jī)關(guān)和學(xué)校檔案館的指導(dǎo)和監(jiān)督。第四條審計(jì)檔案的建立實(shí)行審計(jì)組負(fù)責(zé)制，實(shí)行誰(shuí)審計(jì)誰(shuí)立卷、審結(jié)卷成、定期歸檔，并采取按職能分類、按項(xiàng)目立卷、按單元排列的立卷方法。第五條審計(jì)項(xiàng)目確定后，審計(jì)項(xiàng)目的主審即為負(fù)責(zé)該項(xiàng)目立卷歸檔的責(zé)任人。審計(jì)項(xiàng)目一經(jīng)實(shí)施，該項(xiàng)目主審須及時(shí)收集本項(xiàng)目的文件材料；審計(jì)終結(jié)時(shí)，主審應(yīng)對(duì)本項(xiàng)目形成的全部文件材料進(jìn)行整理、鑒別和取舍（禁止在文件材料中使用鉛筆、圓珠筆書(shū)寫），并按立卷的方法和規(guī)則進(jìn)行組卷，經(jīng)審計(jì)組長(zhǎng)復(fù)核和審計(jì)處兼職檔案員檢查后，依照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行案卷的編目和裝訂。（一）審計(jì)檔案頁(yè)號(hào)應(yīng)統(tǒng)一編寫在每頁(yè)材料正面的右下角；（二）卷內(nèi)目錄填寫包括順序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)次等內(nèi)容，卷內(nèi)目錄放在卷首；（三）備考表填寫包括本卷情況說(shuō)明、立卷人、檢查人、立卷時(shí)間等內(nèi)容，備考表放在卷尾；（四）案卷封面書(shū)寫包括審計(jì)項(xiàng)目名稱、審計(jì)時(shí)間、審計(jì)組負(fù)責(zé)人、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容；（五）審計(jì)案卷的裝訂應(yīng)去掉金屬物，采用膠裝，案卷一般不超過(guò)200頁(yè)或厚度不超過(guò)2厘米。第六條審計(jì)案卷內(nèi)的文件材料按結(jié)論性文件材料、證明性文件材料、立項(xiàng)性文件材料、其他備查文件材料四個(gè)單元為序進(jìn)行排列。第一單元為結(jié)論性文件材料，采用逆審計(jì)程序并結(jié)合文件材料的重要程度進(jìn)行排列。第二單元為證明性文件材料，按與審計(jì)報(bào)告所列問(wèn)題和審計(jì)評(píng)價(jià)意見(jiàn)相對(duì)應(yīng)的順序，對(duì)審計(jì)證據(jù)、匯總的審計(jì)工作底稿、分項(xiàng)目審計(jì)工作底稿、審計(jì)法規(guī)依據(jù)等進(jìn)行排列。第三單元為立項(xiàng)性文件材料，按文件材料形成的時(shí)間順序，并結(jié)合文件材料的重要程度進(jìn)行排列。第四單元為其他備查文件材料，按文件材料形成的時(shí)間順序，并結(jié)合文件材料的重要程度進(jìn)行排列。第七條審計(jì)檔案中每份或者每組文件之間的排列要求是：（一）正件在前，附件在后；（二）定稿在前，修改稿在后；（三）批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；（四）批示在前，報(bào)告在后；（五）重要文件在前，次要文件在后；（六）匯總性文件在前，原始（基礎(chǔ)）性文件在后。第八條財(cái)務(wù)審計(jì)類項(xiàng)目應(yīng)歸檔的文件材料有：（一）向上級(jí)部門或?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)報(bào)送的有關(guān)本項(xiàng)目的審計(jì)情況報(bào)告；（二）審計(jì)結(jié)果執(zhí)行情況及審計(jì)回訪記錄等；（三）審計(jì)決定或?qū)徲?jì)意見(jiàn)書(shū)，移送處理意見(jiàn)書(shū)；（四）審計(jì)報(bào)告（定稿）及審計(jì)處審定報(bào)告的會(huì)議紀(jì)要；（五）被審計(jì)單位和責(zé)任人對(duì)審計(jì)報(bào)告的書(shū)面反饋意見(jiàn)；（六）審計(jì)報(bào)告征求意見(jiàn)書(shū)、審計(jì)報(bào)告征求意見(jiàn)稿；（七）審計(jì)證據(jù)、審計(jì)工作底稿和調(diào)查記錄；（八）被審計(jì)單位或責(zé)任人的承諾書(shū)、述職報(bào)告；（九）項(xiàng)目審計(jì)計(jì)劃、審計(jì)實(shí)施方案及其有關(guān)記錄；（十）審計(jì)通知書(shū)；（十一）審計(jì)立項(xiàng)表、審計(jì)委托書(shū)、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)審計(jì)事項(xiàng)的批示；（十二）有關(guān)審計(jì)項(xiàng)目的請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、群眾來(lái)信、來(lái)訪記錄、舉報(bào)等文書(shū)材料。第九條工程審計(jì)類項(xiàng)目應(yīng)歸檔的文件材料有：（一）工程立項(xiàng)審批表、招投標(biāo)文件、施工合同（協(xié)議）；（二）施工圖、竣工圖；（三）預(yù)結(jié)算書(shū)（含套價(jià)表、工程量計(jì)算式、工程量清單、招標(biāo)控制價(jià)、上限值的確定資料）、竣工驗(yàn)收證明；（四）設(shè)計(jì)變更通知書(shū)、經(jīng)濟(jì)技術(shù)聯(lián)系單、現(xiàn)場(chǎng)簽證單及有關(guān)批示；（五）項(xiàng)目結(jié)算定案表、結(jié)算審核報(bào)告書(shū)；（六）其他應(yīng)歸入審計(jì)檔案的文件材料。第十條綜合審計(jì)類應(yīng)歸檔的文件材料主要有：（一）審計(jì)工作日記及項(xiàng)目論證、驗(yàn)收等明細(xì)記錄；（二）經(jīng)濟(jì)合同洽談、會(huì)簽、審查意見(jiàn)書(shū)、簽發(fā)臺(tái)賬；（三）審計(jì)工作電話記錄、傳真及工作落實(shí)情況；（四）審計(jì)工作規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、請(qǐng)示、報(bào)告等文件；（五）審計(jì)工作會(huì)議或?qū)徲?jì)學(xué)術(shù)交流會(huì)議的主要文件；（六）審計(jì)處機(jī)構(gòu)設(shè)置、崗位職責(zé)、人事任免、人員聘任等文件；（七）學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)審計(jì)工作的指示、講話、批復(fù)及有關(guān)規(guī)定等文件；（八）其他與審計(jì)事項(xiàng)有關(guān)的資料。第十一條財(cái)務(wù)審計(jì)類文件材料按項(xiàng)目立卷，一個(gè)審計(jì)項(xiàng)目可立一個(gè)卷或若干卷，不得將幾個(gè)審計(jì)項(xiàng)目合立為一卷；對(duì)跨年度的審計(jì)項(xiàng)目，在審計(jì)終結(jié)的年度立卷；歸檔時(shí)間不得遲于審計(jì)項(xiàng)目結(jié)束后的次年的3月份。工程審計(jì)類、采購(gòu)審計(jì)類、綜合審計(jì)類文件材料可按文件材料形成的時(shí)間順序多個(gè)項(xiàng)目歸入一卷。第十二條審計(jì)檔案在審計(jì)處存放保管的期限為3年。審計(jì)處兼職檔案員應(yīng)定期組織檔案的裝訂、歸檔、檢查工作，不得隨意堆放、損毀、失散和泄密，確保檔案的安全。超過(guò)3年的審計(jì)檔案移交學(xué)校檔案館存放管理。第十三條審計(jì)檔案的保管期限為永久、長(zhǎng)期和短期三類。第十四條審計(jì)檔案的密級(jí)及其保密期限，按卷內(nèi)文件的最高密級(jí)及其保密期限確定，一般將永久性檔案定為絕密級(jí)，長(zhǎng)期性檔案定為機(jī)密級(jí)，短期性檔案定為秘密級(jí)，并在檔案封面頁(yè)上作出標(biāo)識(shí)。第十五條查閱審計(jì)檔案，僅限于審計(jì)工作人員，審計(jì)處以外的單位與個(gè)人如有特殊情況需要查閱審計(jì)檔案或者要求出具審計(jì)檔案證明的，須辦理登記手續(xù)，經(jīng)審計(jì)處領(lǐng)導(dǎo)和學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。審計(jì)檔案不得帶出審計(jì)處或檔案館辦公室，嚴(yán)禁涂改、