辦公室各崗位職責(zé)分工細(xì)化

辦公室各崗位分工及職責(zé)一、行政后勤崗位說明1、崗位職責(zé)（1）食堂工作：食堂采購、日常管理、成本控制重視食堂食品安全，嚴(yán)格執(zhí)行食堂采購，監(jiān)管送菜質(zhì)量，保障食堂采購渠道安全，為員工提供健康的飯菜；關(guān)注食堂伙食狀況，通過對員工合理意見的搜集，適時調(diào)整食堂菜譜和改進(jìn)伙食質(zhì)量同時合理控制好成本；關(guān)注食堂整體衛(wèi)生文化環(huán)境，營造積極向上的食堂就餐文化；食堂設(shè)備、設(shè)施管理、報修。2）辦公樓及公司公共區(qū)衛(wèi)生食堂內(nèi)及外圍衛(wèi)生；辦公樓內(nèi)及領(lǐng)導(dǎo)辦公室衛(wèi)生；遇重大接待應(yīng)將辦公樓大廳玻璃及玻璃雨棚沖刷干凈。3）保安管理；4）后勤設(shè)備、設(shè)施管理及報修；5）行政辦公用品采購及成本控制；6）廠區(qū)綠植的日常維護(hù)保養(yǎng)工作；7）物流發(fā)貨等；8）宿舍、浴室和更衣室日常管理；9）公司車輛管理（包括電動車）：保養(yǎng)維修、車險辦理、違章處理、派車等；10）公司后勤其他補(bǔ)給管理：純凈水、牛奶發(fā)放等11）行政后勤相關(guān)工作流程梳理優(yōu)化及制度起草、修改等；2、工作要求及紀(jì)律1）要有嚴(yán)格的時間觀念，按時上下班不得遲到、早退、曠工，此處按時上班指在公司規(guī)定的時間點之前到達(dá)崗位并做好工作準(zhǔn)備，下班指在公司規(guī)定的下班時間點之后離崗下班；2）養(yǎng)成良好的職業(yè)習(xí)慣，充分利用上班時間做好本職工作，當(dāng)天事情當(dāng)天做，不等、不拖、不推，按時完成各項工作任務(wù)并及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報工作進(jìn)展和完成情況；3）工作電腦除允許瀏覽網(wǎng)頁外，不得聊天或網(wǎng)上購物等做與工作無關(guān)事情；4）每天對所管轄區(qū)域至少巡查一次，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，做好工作記錄；5）工作期間加強(qiáng)同事之間溝通、團(tuán)結(jié)，具備良好的服務(wù)意識；6）工作中應(yīng)加強(qiáng)崗位業(yè)務(wù)知識和技能的學(xué)習(xí)，鼓勵積極改進(jìn)工作方法，不斷提高工作效率和質(zhì)量；7）工作中遇到不可解決的問題和困難及時向部門主管匯報、求助；8）嚴(yán)守公司機(jī)密和秘密。二、行政人事專員側(cè)重人事工作1、崗位職責(zé)1）員工考勤匯總核對；2）嚴(yán)格按工作流程做好員工入職手續(xù)辦理；a員工入職材料的審查和收集：審核體檢表是否合格、其他入職材料；b建立員工個人檔案；c員工培訓(xùn)材料的發(fā)放：主要制度、入職須知、筆、本子發(fā)放并監(jiān)督員工認(rèn)真學(xué)習(xí)；d聯(lián)系EHS進(jìn)行公司級安全培訓(xùn)工作；e聯(lián)系部門做好入職人員到崗工作， 員工到崗前要完成餐柜、 更衣柜、鞋柜等領(lǐng)取工作。（3）做好員工人事檔案的日常管理工作新員工檔案建立、人事檔案的更新管理如工作中涉及到個人薪資異動、晉升、獎懲內(nèi)容的資料；員工離職時應(yīng)及時將檔案分離并妥善保管；人事檔案要注意保密、安全，一般員工無權(quán)翻閱；d離職人員檔案要及時送檔案室保管，至少保管 3年。4）做好員工勞動合同簽訂和續(xù)簽工作a新入職員工一個月內(nèi)必須簽訂勞動合同；b老員工在合同到期前一個月以書面形式通知員工是否續(xù)簽；c員工領(lǐng)取勞動合同需有個人簽收記錄；d勞動合同應(yīng)及時放入員工檔案保管5）員工試用期轉(zhuǎn)正手續(xù)辦理提前半個月將試用期轉(zhuǎn)正表格發(fā)至部門；必須在試用期滿前及時跟蹤考核表完成情況；c優(yōu)秀員工提前轉(zhuǎn)正必須由部門提出并要求個人提交提前轉(zhuǎn)正申請， 部門負(fù)責(zé)人說明提前轉(zhuǎn)正理由經(jīng)行政人事部審核合格后報分管領(lǐng)導(dǎo)審批；d轉(zhuǎn)正考核表需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后生效并將轉(zhuǎn)正申請表存入個人檔案6）員工離職手續(xù)辦理嚴(yán)格履行員工離職手續(xù)辦理流程：辭職流程員工提出書面辭職報告，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意離崗后發(fā)放離職交接單離職交接時員工需填寫解除勞動關(guān)系證明書，完成退工備案后放入個人檔案，如新單位需要可以將原件領(lǐng)走但需要留復(fù)印件并簽收員工離職交接完成后方可正常離職7）員工社保公積金及意外險的更變審核a每月中旬梳理當(dāng)月需辦理社保公積金及意外險需變更情況， 員工入職第 3個月開始辦理社保，入職滿年后辦理公積金，辦理前需告知本人征求意見。將需變更人員名單報部門負(fù)責(zé)人審核后交負(fù)責(zé)辦理人員辦理變更手續(xù)8）做好工資核算按照薪資管理辦法及流程做好薪資異動手續(xù)辦理和工資表更新；凡工資異動必須經(jīng)總經(jīng)理簽字確認(rèn)后方可執(zhí)行，嚴(yán)禁任何擅自更改員工工資的行為。b按照薪資核算規(guī)則和員工考勤做好每月工資核算，每月 5日前完成上月工資核算并報財務(wù)審核，10日前將公司發(fā)放表發(fā)財務(wù)，制作完成電子工資條和紙質(zhì)工資條9）各領(lǐng)導(dǎo)辦公室日常服務(wù)工作：各類需求、衛(wèi)生打掃、來客等10）協(xié)助做好日常行政接待工作11）領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的其他工作2、工作要求及紀(jì)律1）要有嚴(yán)格的時間觀念，按時上下班不得遲到、早退、曠工，此處按時上班指在公司規(guī)定的時間點之前到達(dá)崗位并做好工作準(zhǔn)備，下班指在公司規(guī)定的下班時間點之后離崗下班；2）養(yǎng)成良好的職業(yè)習(xí)慣，充分利用上班時間做好本職工作，當(dāng)天事情當(dāng)天做，不等、不拖、不推，按時完成各項工作任務(wù)并及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報工作進(jìn)展和完成情況；3）認(rèn)真理解和領(lǐng)會崗位職責(zé)，不斷提高崗位意識，增強(qiáng)服務(wù)意識，積極主動做好崗位工作；4）工作電腦除允許瀏覽網(wǎng)頁外，不得聊天或網(wǎng)上購物等做與工作無關(guān)事情；5）加強(qiáng)辦公軟件及電腦操作技能學(xué)習(xí)，不斷提高辦公自動化技能和水平；6）工作期間加強(qiáng)同事之間溝通、團(tuán)結(jié)，具備良好的服務(wù)意識和團(tuán)隊意識；7）工作中應(yīng)加強(qiáng)崗位業(yè)務(wù)知識和技能的學(xué)習(xí)，鼓勵積極改進(jìn)工作方法，不斷提高工作效率和質(zhì)量；8）工作中遇到不可解決的問題和困難及時向部門主管匯報、求助；9）嚴(yán)守公司機(jī)密和秘密如員工基本信息、公司財務(wù)數(shù)據(jù)、員工工資信息等。3、行政人事文員側(cè)重行政工作（1）日常行政接待茶水準(zhǔn)備；接待場所準(zhǔn)備；拍照攝影等接待結(jié)束及時清場將接待工具歸位2）檔案管理公司級證照管理：妥善保管、及時變更等負(fù)責(zé)檔案室日常管理維護(hù)將檔案資料合理分類按一定順序編排，便于查閱使用及時歸檔資料，整合檔案提高利用率3）行政辦公用品發(fā)放及行政倉庫管理行政辦公用品發(fā)放、記錄、統(tǒng)計；根據(jù)庫存量及時對易耗品提出采購申請；辦公固定資產(chǎn)采購由需求部門寫采購申請；定期盤點行政倉庫物品，倉庫要求整潔、有條理4）會務(wù)工作按照會議要求通知參會人員；會務(wù)文件資料準(zhǔn)備、會場準(zhǔn)備；會后整理、會場及時歸位；5）行政后勤各科室備用鑰匙保管負(fù)責(zé)妥善保管各科室、會議室、行政倉庫等備用鑰匙；保證備用鑰匙安全如發(fā)現(xiàn)備用鑰匙不足及時報行政后勤增配6）社保及公積金變更手續(xù)辦理嚴(yán)格按公司社保及公積金政策辦理變更手續(xù)；每月15日前核對當(dāng)月人員申報明細(xì)，發(fā)現(xiàn)問題及時解決；及時將變更情況整理歸檔；按時向新辦員工發(fā)放社?？?，向新入職人員收集相關(guān)社保辦理信息（7）員工考勤及請休假統(tǒng)計、審核、公示a每月10日、20日、30日做好當(dāng)月階段考勤匯總及請假統(tǒng)計工作b次月1日公示考勤要求考勤統(tǒng)計及時、準(zhǔn)確8）各領(lǐng)導(dǎo)辦公室日常服務(wù)工作：各類需求、衛(wèi)生打掃、來客等9）領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的其他工作2、工作要求及紀(jì)律1）要有嚴(yán)格的時間觀念，按時上下班不得遲到、早退、曠工，此處按時上班指在公司規(guī)定的時間點之前到達(dá)崗位并做好工作準(zhǔn)備，下班指在公司規(guī)定的下班時間點之后離崗下班；2）養(yǎng)成良好的職業(yè)習(xí)慣，充分利用上班時間做好本職工作，當(dāng)天事情當(dāng)天做，不等、不拖、不推，按時完成各項工作任務(wù)并及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報工作進(jìn)展和完成情況；3）認(rèn)真理解和領(lǐng)會崗位職責(zé)，不斷提高崗位意識，增強(qiáng)服務(wù)意識，積極主動做好崗位工作；4）工作電腦除允許瀏覽網(wǎng)頁外，不得聊天或網(wǎng)上購物等做與工作無關(guān)事情；5）加強(qiáng)辦公軟件及電腦操作技能學(xué)習(xí)，不斷提高辦公自動化技能和水平；6）工作期間加強(qiáng)同事之間溝通、團(tuán)結(jié)，具備良好的服務(wù)意識和團(tuán)隊意識；7）工作中應(yīng)加強(qiáng)崗位業(yè)務(wù)知識和技能的學(xué)習(xí)，鼓勵積極改進(jìn)工作方法，不斷提高工作效率和質(zhì)量；8）工作中遇到不可解決的問題和困難及時向部門主管匯報、求助；9）嚴(yán)守公司機(jī)密和秘密如員工基本信息、公司財務(wù)數(shù)據(jù)、員工工資信息等。4、行政人事文員（1）負(fù)責(zé)招聘工作招聘信息發(fā)布、招聘網(wǎng)站的實施維護(hù)；應(yīng)聘人員篩選聯(lián)系，建立企業(yè)人才信息庫；應(yīng)聘面試人員組織、錄用手續(xù)辦理、錄用及入職相關(guān)手續(xù)通知各類應(yīng)聘建立的整理歸檔參加各類招聘會，開發(fā)和維護(hù)各類招聘渠道2）部門各類管理報表的統(tǒng)計匯總每天更新食堂報表、牛奶領(lǐng)用匯總表、純凈水采購表等行政費用開支明細(xì)統(tǒng)計及時向部門負(fù)責(zé)人提供報表實時情況3）公司行政支出費用的匯總報銷事宜酒店訂餐、訂房的費用結(jié)算核對統(tǒng)計；其他記賬點的定期結(jié)算核對統(tǒng)計4）項目申報事務(wù)性工作項目申報工作所需材料的收集準(zhǔn)備；項目申報其他事務(wù)性工作5）員工食堂消費卡增值6）各領(lǐng)導(dǎo)辦公室日常服務(wù)工作：各類需求、衛(wèi)生打掃、來客等7）協(xié)助做好日常行政接待工作（8）領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的其他工作2、工作要求及紀(jì)律1）要有嚴(yán)格的時間觀念，按時上下班不得遲到、早退、曠工，此處按時上班指在公司規(guī)定的時間點之前到達(dá)崗位并做好工作準(zhǔn)備，下班指在公司規(guī)定的下班時間點之后離崗下班；2）養(yǎng)成良好的職業(yè)習(xí)慣，充分利用上班時間做好本職工作，當(dāng)天事情當(dāng)天做，不等、不拖、不推，按時完成各項工作任務(wù)并及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報工作進(jìn)展和完成情況；3）認(rèn)真理解和領(lǐng)會崗位職責(zé)，不斷提高崗位意識，增強(qiáng)服務(wù)意識，積極主動做好崗位工作；4）工作電腦除允許瀏覽網(wǎng)頁外，不得聊天或網(wǎng)上購物等做與工作無關(guān)事情；5）加強(qiáng)辦公軟件及電腦操作技能學(xué)習(xí)，不斷提高辦公自動化技能和水平；6）工作期間加強(qiáng)同事之間溝通、團(tuán)結(jié)，具備良好的服務(wù)意識和團(tuán)隊意識；7）工作中應(yīng)加強(qiáng)崗位業(yè)務(wù)知識和技能的學(xué)習(xí)，鼓勵積極改進(jìn)工作方法，不斷提高工作效率和質(zhì)量；8）工作中遇到不可解決的問題和困難及時向部門主管匯報、求助；9）嚴(yán)守公司機(jī)密和秘密如員工基本信息、公司財務(wù)數(shù)據(jù)、員工工資信息等。5、駕駛員1）負(fù)責(zé)保障公司領(lǐng)導(dǎo)正常用車和部門公務(wù)用車；2）負(fù)責(zé)朗逸帕（蘇CT8715）、薩特（蘇CT8735）、全順（蘇CT8385）車輛的日常保養(yǎng)檢查工作；3）對所負(fù)責(zé)車輛應(yīng)及時加油，保障車輛油量處于充足狀態(tài)，節(jié)約油耗，降低車輛維修保養(yǎng)成本；4）安全行駕車輛，自覺遵守交通法規(guī)；5）有權(quán)拒絕車況不良或有故障的車輛指派，非公司高層領(lǐng)導(dǎo)和辦公室，其他部