會(huì)議管理系統(tǒng)及督查督辦系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案

會(huì)議管理系統(tǒng)及督查督辦系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案會(huì)議管理系統(tǒng)及督查督辦系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案全文共41頁(yè)，當(dāng)前為第1頁(yè)。會(huì)議管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)會(huì)議管理系統(tǒng)及督查督辦系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案全文共41頁(yè)，當(dāng)前為第1頁(yè)。會(huì)議管理模塊實(shí)現(xiàn)了會(huì)議室管理、一般會(huì)議管理、常委常務(wù)會(huì)議管理、大型會(huì)議管理、會(huì)議紀(jì)要管理等一系列全過(guò)程管理。功能全面細(xì)致，操作簡(jiǎn)單方便；而且實(shí)現(xiàn)了與公文傳輸系統(tǒng)及其他系統(tǒng)的信息交互和無(wú)縫集成，使各系統(tǒng)協(xié)同工作，發(fā)揮最大的效率，幫助用戶(hù)方便、安全、快捷地完成業(yè)務(wù)管理工作。系統(tǒng)概述為進(jìn)一步完善市體育局的會(huì)議系統(tǒng)，需在現(xiàn)有協(xié)同辦公基礎(chǔ)上拓展會(huì)議管理功能模塊，在各會(huì)議室設(shè)置投影儀，實(shí)現(xiàn)會(huì)議投影功能，共4臺(tái)；并配套10個(gè)無(wú)線話筒，實(shí)現(xiàn)會(huì)議擴(kuò)聲功能。會(huì)議系統(tǒng)提供會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后的一體化會(huì)議管理。會(huì)議室管理功能概述會(huì)議管理系統(tǒng)及督查督辦系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案全文共41頁(yè)，當(dāng)前為第2頁(yè)。會(huì)議室管理子模塊實(shí)現(xiàn)對(duì)內(nèi)部會(huì)議室基本信息的管理，包括會(huì)議室基本資料錄入、會(huì)議室狀態(tài)維護(hù)等。會(huì)議管理系統(tǒng)及督查督辦系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案全文共41頁(yè)，當(dāng)前為第2頁(yè)。會(huì)議室管理模塊分為兩種權(quán)限：瀏覽權(quán)限及會(huì)議室管理權(quán)限。可通過(guò)后臺(tái)權(quán)限管理配置。瀏覽權(quán)限只能瀏覽會(huì)議室基本信息，管理員權(quán)限可新增、修改、刪除會(huì)議室。會(huì)議室的基本信息有：會(huì)議室名稱(chēng)、會(huì)議室位置、座位數(shù)量、附加設(shè)備、使用單位、是否可用、描述等。功能圖圖：會(huì)議室管理功能組成會(huì)議室基本資料維護(hù)會(huì)議室基本資料維護(hù)實(shí)現(xiàn)會(huì)議室的增、刪、改操作，可以將單位內(nèi)部所有會(huì)議室進(jìn)行統(tǒng)一登記，實(shí)現(xiàn)會(huì)議室信息的共享，便于單位內(nèi)部人員選擇所需會(huì)議室。會(huì)議管理系統(tǒng)及督查督辦系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案全文共41頁(yè)，當(dāng)前為第3頁(yè)。會(huì)議管理系統(tǒng)及督查督辦系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案全文共41頁(yè)，當(dāng)前為第3頁(yè)。圖：會(huì)議室基本資料會(huì)議室狀態(tài)維護(hù)會(huì)議室狀態(tài)維護(hù)由會(huì)議室管理員維護(hù)，如果將狀態(tài)設(shè)置為“不可用”，該會(huì)議室將不能被用戶(hù)預(yù)定。權(quán)限管理分配會(huì)議室管理權(quán)限，權(quán)限分為管理權(quán)和瀏覽權(quán)。默認(rèn)情況下所有用戶(hù)都具有瀏覽權(quán)，管理權(quán)由系統(tǒng)管理員或模塊管理員指定。會(huì)議室申請(qǐng)當(dāng)業(yè)務(wù)部門(mén)需要組織一個(gè)跨部門(mén)會(huì)議時(shí)，可以使用會(huì)議申請(qǐng)功能。會(huì)議申請(qǐng)關(guān)聯(lián)工作流，通過(guò)會(huì)議室預(yù)定申請(qǐng)實(shí)現(xiàn)會(huì)議的申請(qǐng)工作，在申請(qǐng)表中選擇會(huì)議室，會(huì)議時(shí)間，參加會(huì)議人員等信息。會(huì)議申請(qǐng)發(fā)出后，會(huì)議室自動(dòng)被預(yù)定，參會(huì)人員也會(huì)自動(dòng)收到通知。會(huì)議管理系統(tǒng)及督查督辦系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案全文共41頁(yè)，當(dāng)前為第4頁(yè)。會(huì)議管理系統(tǒng)及督查督辦系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案全文共41頁(yè)，當(dāng)前為第4頁(yè)。圖：會(huì)議申請(qǐng)表會(huì)議室預(yù)定對(duì)于無(wú)需跨部門(mén)組織的會(huì)議，如接待外單位來(lái)訪人員，或者部門(mén)內(nèi)部會(huì)議，可以直接在會(huì)議室預(yù)定中選擇會(huì)議室。選擇會(huì)議室前可以查看會(huì)議室可用情況，會(huì)議室預(yù)定后參加會(huì)議人員可收到提醒。會(huì)議管理系統(tǒng)及督查督辦系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案全文共41頁(yè)，當(dāng)前為第5頁(yè)。會(huì)議室使用沖突管理會(huì)議管理系統(tǒng)及督查督辦系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案全文共41頁(yè)，當(dāng)前為第5頁(yè)。會(huì)議室被占用后，系統(tǒng)將自動(dòng)提醒此會(huì)議室被占用時(shí)間，供會(huì)議室申請(qǐng)人查看。議題庫(kù)管理議題庫(kù)管理是指辦會(huì)人員將需要提交到會(huì)議上討論的議題加入到會(huì)議議題庫(kù)中，通過(guò)增加、刪除、修改以及查詢(xún)等操作來(lái)管理議題。如果單位收發(fā)文流轉(zhuǎn)到領(lǐng)導(dǎo)審批環(huán)節(jié)的時(shí)候，領(lǐng)導(dǎo)批示意見(jiàn)為：同意安排上會(huì)議審議，則當(dāng)公文流轉(zhuǎn)到兩辦收發(fā)文人員處理的時(shí)候，由兩辦辦文人員加入到議題庫(kù)中，議題入庫(kù)后公文可以繼續(xù)辦理。議題登記：議題的登記分為自動(dòng)登記和手工登記兩種形式。自動(dòng)登記指當(dāng)公文流轉(zhuǎn)到兩辦收發(fā)文人員處理的時(shí)候，表單上方會(huì)出現(xiàn)“加入議題庫(kù)”按鈕，此時(shí)兩辦辦文人員點(diǎn)擊此按鈕，該份公文的相關(guān)信息會(huì)自動(dòng)加入到議題庫(kù)中，議題名稱(chēng)就是表單標(biāo)題，表單和正文以及附件作為議題的相關(guān)材料，如下圖所示：點(diǎn)擊表單上方的“加入議題庫(kù)”按鈕，系統(tǒng)提示“操作成功”，即可將該議題納入到會(huì)會(huì)議管理系統(tǒng)及督查督辦系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案全文共41頁(yè)，當(dāng)前為第6頁(yè)。議議題庫(kù)中。點(diǎn)擊“電子會(huì)議”導(dǎo)航欄，進(jìn)入“議題庫(kù)”子欄目，可以看見(jiàn)相關(guān)的議題已經(jīng)被添加進(jìn)議題庫(kù)中，如下圖所示：會(huì)議管理系統(tǒng)及督查督辦系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案全文共41頁(yè)，當(dāng)前為第6頁(yè)。此頁(yè)面只有兩辦相關(guān)人員才能看見(jiàn)，用戶(hù)可以在此頁(yè)面對(duì)議題進(jìn)行新增、修改、刪除以及查詢(xún)等操作。新增議題：就是議題的手工登記方式。點(diǎn)擊“新增議題”按鈕，彈出如下圖所示的頁(yè)面：用戶(hù)填寫(xiě)相關(guān)信息并添加附件后，點(diǎn)擊“確定”即可將議題添加成功。議題材料上報(bào)議題納入議題庫(kù)后，辦會(huì)人員要求擬上會(huì)的議題的匯報(bào)部門(mén)補(bǔ)充相關(guān)材料，按照規(guī)定材料分為四種：議題情況說(shuō)明、議題摘要表、征求意見(jiàn)情況表、資金測(cè)算表。其中議題情況說(shuō)明、議題摘要表必須填寫(xiě)。會(huì)議管理系統(tǒng)及督查督辦系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案全文共41頁(yè)，當(dāng)前為第7頁(yè)。當(dāng)某個(gè)議題被納入到議題庫(kù)中后，議題狀態(tài)為“待補(bǔ)充材料”，督查科辦會(huì)人員選擇需要補(bǔ)充材料的議題，點(diǎn)擊“補(bǔ)充材料”按鈕，該議題匯報(bào)部門(mén)的收發(fā)文人員系統(tǒng)中“單位議題庫(kù)”中就會(huì)出現(xiàn)該議題，并且標(biāo)題前面顯示紅色“new”標(biāo)示，同時(shí)系統(tǒng)也會(huì)自動(dòng)發(fā)出短信通知收發(fā)文人員，有議題需要補(bǔ)充材料。收發(fā)文人員點(diǎn)擊議題標(biāo)題，彈出如下圖所示頁(yè)面：會(huì)議管理系統(tǒng)及督查督辦系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案全文共41頁(yè)，當(dāng)前為第7頁(yè)。單位收發(fā)文人員補(bǔ)充相關(guān)材料后，點(diǎn)擊確定，督查科辦會(huì)人員議題庫(kù)中議題狀態(tài)變?yōu)椤按龑徟保硎静牧弦呀?jīng)補(bǔ)充，可以進(jìn)入議題審批。如果辦會(huì)人員認(rèn)為材料補(bǔ)充的不完整，還可以重復(fù)上述過(guò)程，直到材料補(bǔ)充完整。議題審批議題審批是指辦會(huì)人員將議題庫(kù)中的議題挑選出來(lái)，通過(guò)議題審批流程來(lái)確定最后哪些議題上會(huì)。會(huì)議管理人員根據(jù)議題的重要性和材料的準(zhǔn)備情況，從議題庫(kù)中挑選一組議題在會(huì)議上討論。會(huì)議管理人員首先在議題庫(kù)中選擇一組議題，然后點(diǎn)擊“啟動(dòng)議題審批流程”按鈕來(lái)啟動(dòng)審批流程，出現(xiàn)如下圖所示的頁(yè)面：大部分的內(nèi)容系統(tǒng)已經(jīng)按照默認(rèn)信息填好，用戶(hù)填寫(xiě)會(huì)議名稱(chēng)、會(huì)議時(shí)間以及會(huì)議序會(huì)議管理系統(tǒng)及督查督辦系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案全文共41頁(yè)，當(dāng)前為第8頁(yè)。號(hào)即可。會(huì)議管理員建好議題審批表后，點(diǎn)擊表單上方的“下一步”按鈕，將審批表發(fā)送給相關(guān)人員審批即可。會(huì)議管理系統(tǒng)及督查督辦系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案全文共41頁(yè)，當(dāng)前為第8頁(yè)。注意：點(diǎn)擊議題審批表中每個(gè)議題的“查看材料”按鈕，彈出下圖所示的頁(yè)面：點(diǎn)擊材料名稱(chēng)，右邊顯示此材料的詳細(xì)內(nèi)容，也可以點(diǎn)擊“上一份”、“下一份”按鈕在不同材料直接切換。議題表發(fā)送出去以后，用戶(hù)可以在“議題審批”中查詢(xún)到審批表當(dāng)前的狀態(tài)，和公文查詢(xún)類(lèi)似，如下圖所示：流程監(jiān)控可以查看審批表當(dāng)前在哪位領(lǐng)導(dǎo)那里；審批表發(fā)出之后不能刪除也不能修改，只有新建后沒(méi)有發(fā)送過(guò)的情況下才可以修改或者刪除。相關(guān)人員收到議題審批表后，會(huì)在系統(tǒng)首頁(yè)的“會(huì)議通知”中顯示相關(guān)信息，如下圖所示：會(huì)議管理系統(tǒng)及督查督辦系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案全文共41頁(yè)，當(dāng)前為第9頁(yè)。會(huì)議管理系統(tǒng)及督查督辦系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案全文共41頁(yè)，當(dāng)前為第9頁(yè)。用戶(hù)點(diǎn)擊名稱(chēng)，打開(kāi)議題審批表，查看每個(gè)議題的相關(guān)信息后，可以增加或者刪除議題，也可以修改議題的提出部門(mén)和參加部門(mén)，系統(tǒng)自動(dòng)將用戶(hù)的操作記錄下來(lái)，顯示在操作記錄欄中，如下圖所示：用戶(hù)也可以切換到“批示意見(jiàn)”頁(yè)面中填寫(xiě)相關(guān)意見(jiàn)，如下圖所示：完成后將審批表發(fā)送出去。接收會(huì)議通知全部人員審批完成后，審批表會(huì)回到會(huì)議管理人員這里。會(huì)議管理人員打開(kāi)議題審批會(huì)議管理系統(tǒng)及督查督辦系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案全文共41頁(yè)，當(dāng)前為第10頁(yè)。表，系統(tǒng)默認(rèn)顯示會(huì)議通知編輯頁(yè)面，用戶(hù)點(diǎn)擊“套紅”按鈕，系統(tǒng)自動(dòng)生成會(huì)議通知，用戶(hù)只需稍做調(diào)整就成為一份正式的會(huì)議通知，如下圖所示：會(huì)議管理系統(tǒng)及督查督辦系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案全文共41頁(yè)，當(dāng)前為第10頁(yè)。將會(huì)議通知蓋章后，送“通知區(qū)領(lǐng)導(dǎo)”和“通知與會(huì)單位”。收到會(huì)議通知的人員，系統(tǒng)桌面上會(huì)顯示會(huì)議通知的信息，如下圖所示：點(diǎn)擊會(huì)議通知標(biāo)題，會(huì)看見(jiàn)套紅蓋章后的會(huì)議通知，如下圖所示：會(huì)議管理系統(tǒng)及督查督辦系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案全文共41頁(yè)，當(dāng)前為第11頁(yè)。會(huì)議管理系統(tǒng)及督查督辦系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案全文共41頁(yè)，當(dāng)前為第11頁(yè)。如果收到通知的是領(lǐng)導(dǎo)，那么該份通知會(huì)停留在領(lǐng)導(dǎo)系統(tǒng)首頁(yè)上，方便領(lǐng)導(dǎo)隨時(shí)查看，直到會(huì)議時(shí)間過(guò)去一天后自動(dòng)消失；如果收到通知的是單位收發(fā)文人員，那么將進(jìn)入單位內(nèi)部流轉(zhuǎn)程序。發(fā)布會(huì)議通知以后，相關(guān)單位收發(fā)文人員可以在系統(tǒng)首頁(yè)的“會(huì)議通知”欄目中查看到提示信息，如下圖所示：點(diǎn)擊通知標(biāo)題，彈出會(huì)議通知的內(nèi)容頁(yè)面，如下圖所示：會(huì)議管理系統(tǒng)及督查督辦系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案全文共41頁(yè)，當(dāng)前為第12頁(yè)。會(huì)議管理系統(tǒng)及督查督辦系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案全文共41頁(yè)，當(dāng)前為第12頁(yè)。此頁(yè)面中顯示的是會(huì)議通知的正文內(nèi)容，收發(fā)文人員選擇頁(yè)面左上方的“通知單位領(lǐng)導(dǎo)”選項(xiàng)，然后點(diǎn)擊頁(yè)面右上方的“發(fā)送”按鈕，可以將會(huì)議通知發(fā)送給本單位領(lǐng)導(dǎo)，如下圖所示：在彈出的發(fā)送頁(yè)面中，選擇好本單位的領(lǐng)導(dǎo)，點(diǎn)擊“確定”按鈕，即可將通知發(fā)送給單位領(lǐng)導(dǎo)。單位領(lǐng)導(dǎo)收到會(huì)議通知后，點(diǎn)擊通知標(biāo)題，會(huì)顯示通知的詳細(xì)內(nèi)容，如下圖所示：會(huì)議管理系統(tǒng)及督查督辦系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案全文共41頁(yè)，當(dāng)前為第13頁(yè)。會(huì)議管理系統(tǒng)及督查督辦系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案全文共41頁(yè)，當(dāng)前為第13頁(yè)。單位領(lǐng)導(dǎo)在中可以查看到會(huì)議通知的正文內(nèi)容，如上圖所示；在中可以查看到與本單位有關(guān)的議題信息，如下圖所示：點(diǎn)擊材料名稱(chēng)，系統(tǒng)彈出此材料的詳細(xì)內(nèi)容，可以點(diǎn)擊“上一份”、“下一份”按鈕在不同材料直接切換，如下圖所示：會(huì)議管理系統(tǒng)及督查督辦系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案全文共41頁(yè)，當(dāng)前為第14頁(yè)。會(huì)議管理系統(tǒng)及督查督辦系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案全文共41頁(yè)，當(dāng)前為第14頁(yè)。領(lǐng)導(dǎo)查看完會(huì)議信息后，需要在中做出批示。原則上來(lái)說(shuō)，不管是領(lǐng)導(dǎo)自己參會(huì)還是需要單位其他人代替參會(huì)，都需要在批示中加以說(shuō)明，如下圖所示：領(lǐng)導(dǎo)批示完成后，點(diǎn)擊頁(yè)面右上方的按鈕，即可將會(huì)議通知發(fā)送出去。會(huì)議紀(jì)要管理會(huì)議結(jié)束后，需要將會(huì)議決議分解成任務(wù)，落實(shí)到每個(gè)責(zé)任人，對(duì)各個(gè)事項(xiàng)進(jìn)行全程跟蹤管理。會(huì)議記錄每次會(huì)議之后，由督查室起草一份會(huì)議紀(jì)要。選擇相應(yīng)的會(huì)議記錄，點(diǎn)擊“啟動(dòng)會(huì)議紀(jì)要審批流程”按鈕，如下圖所示：會(huì)議管理系統(tǒng)及督查督辦系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案全文共41頁(yè)，當(dāng)前為第15頁(yè)。會(huì)議管理系統(tǒng)及督查督辦系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案全文共41頁(yè)，當(dāng)前為第15頁(yè)。系統(tǒng)自動(dòng)生成一份會(huì)議紀(jì)要審批表，發(fā)文同志將草擬的會(huì)議紀(jì)要添加到審批表的正文中，通過(guò)發(fā)文流程提交給領(lǐng)導(dǎo)審批，整個(gè)審批流程結(jié)束后，該會(huì)議紀(jì)要自動(dòng)添加到會(huì)議模塊的對(duì)應(yīng)會(huì)議記錄中，至此，整個(gè)會(huì)議過(guò)程中產(chǎn)生的所有資料和信息將全部匯總，分成六個(gè)TAB頁(yè)面顯示出來(lái)，如下圖所示為會(huì)議信息頁(yè)面：下圖所示為會(huì)議紀(jì)要頁(yè)面：會(huì)議管理系統(tǒng)及督查督辦系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案全文共41頁(yè)，當(dāng)前為第16頁(yè)。會(huì)議管理系統(tǒng)及督查督辦系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案全文共41頁(yè)，當(dāng)前為第16頁(yè)。根據(jù)用戶(hù)權(quán)限的不同，能看到的頁(yè)面也有所不同，兩辦人員和區(qū)領(lǐng)導(dǎo)，可以看見(jiàn)的界面如下：會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議信息界面、議題信息界面、會(huì)議通知、議題批示意見(jiàn)界面、紀(jì)要批示意見(jiàn)界面；普通用戶(hù)可以看見(jiàn)的界面如下：會(huì)議紀(jì)要、議題信息界面(只顯示與本單位有關(guān)的議題)、會(huì)議通知界面。會(huì)議紀(jì)要審批會(huì)議紀(jì)要審批采用工作流實(shí)現(xiàn)，根據(jù)用戶(hù)需要進(jìn)行個(gè)性化配置，完成整個(gè)會(huì)議紀(jì)要的起草、審批過(guò)程。會(huì)議資料與信息管理會(huì)議資料管理涵蓋于會(huì)議有關(guān)的會(huì)議通知、參加人員名單、會(huì)議議題、會(huì)議紀(jì)要等相關(guān)材料的管理。會(huì)議資料管理是以會(huì)議為主線的，一個(gè)會(huì)議關(guān)聯(lián)多個(gè)會(huì)議資料。會(huì)議資料的產(chǎn)生可以在會(huì)議過(guò)程中，也可以在會(huì)議中結(jié)束后添加、修改相關(guān)材料。會(huì)議結(jié)束后，需要將會(huì)議決議分解成任務(wù)，落實(shí)到每個(gè)責(zé)任人，對(duì)各個(gè)事項(xiàng)進(jìn)行全程跟蹤管理。會(huì)議管理系統(tǒng)及督查督辦系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案全文共41頁(yè)，當(dāng)前為第17頁(yè)。會(huì)議管理系統(tǒng)及督查督辦系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案全文共41頁(yè)，當(dāng)前為第17頁(yè)。圖：會(huì)議資料管理會(huì)議查詢(xún)會(huì)議查詢(xún)模塊提供統(tǒng)一的查詢(xún)?nèi)肟?，如根?jù)會(huì)議名稱(chēng)、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議參與人等信息查詢(xún)，查詢(xún)到會(huì)議信息后，相應(yīng)的會(huì)議申請(qǐng)、會(huì)議紀(jì)要等。查詢(xún)結(jié)果支持圖形化展示。一般會(huì)議管理功能概述一般會(huì)議管理指由部門(mén)組織發(fā)起的小型會(huì)議，主要包括會(huì)議申請(qǐng)及通知，會(huì)議室預(yù)定，會(huì)議紀(jì)要審批、會(huì)議查詢(xún)等功能功能圖圖：一般會(huì)議管理會(huì)議申請(qǐng)當(dāng)業(yè)務(wù)部門(mén)需要組織一個(gè)跨部門(mén)會(huì)議時(shí)，可以使用會(huì)議申請(qǐng)功能。會(huì)議申請(qǐng)關(guān)聯(lián)工作流，通過(guò)會(huì)議申請(qǐng)流程實(shí)現(xiàn)會(huì)議的申請(qǐng)工作，在申請(qǐng)表中選擇會(huì)議室，會(huì)議時(shí)間，參加會(huì)會(huì)議管理系統(tǒng)及督查督辦系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案全文共41頁(yè)，當(dāng)前為第18頁(yè)。議人員等信息。會(huì)議申請(qǐng)通過(guò)后，會(huì)議室自動(dòng)被預(yù)定，參會(huì)人員也會(huì)自動(dòng)收到通知（包括短信通知）。會(huì)議管理系統(tǒng)及督查督辦系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案全文共41頁(yè)，當(dāng)前為第18頁(yè)。會(huì)議室預(yù)定對(duì)于無(wú)需跨部門(mén)組織的會(huì)議，如接待外單位來(lái)訪人員，或者部門(mén)內(nèi)部會(huì)議，可以直接在會(huì)議室預(yù)定中選擇會(huì)議室。選擇會(huì)議室前可以查看會(huì)議室可用情況，會(huì)議室預(yù)定后參加會(huì)議人員可收到提醒。會(huì)議管理系統(tǒng)及督查督辦系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案全文共41頁(yè)，當(dāng)前為第19頁(yè)。會(huì)議管理系統(tǒng)及督查督辦系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案全文共41頁(yè)，當(dāng)前為第19頁(yè)。會(huì)議通知會(huì)議通知功能結(jié)合在會(huì)議申請(qǐng)和會(huì)議室預(yù)定功能中，通知的方式包括系統(tǒng)內(nèi)信息和短信息或郵件等。會(huì)議紀(jì)要審批會(huì)議紀(jì)要審批采用工作流實(shí)現(xiàn)，根據(jù)用戶(hù)需要進(jìn)行個(gè)性化配置，完成整個(gè)會(huì)議紀(jì)要的起草、審批過(guò)程。會(huì)議查詢(xún)會(huì)議查詢(xún)模塊提供統(tǒng)一的查詢(xún)?nèi)肟?，如根?jù)會(huì)議名稱(chēng)、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議參與人等信息查詢(xún)，查詢(xún)到會(huì)議信息后，相應(yīng)的會(huì)議申請(qǐng)、會(huì)議紀(jì)要等。查詢(xún)結(jié)果支持圖形化展示。上級(jí)會(huì)議管理功能概述上級(jí)會(huì)議管理實(shí)現(xiàn)上級(jí)會(huì)議通知的處理、通知等工作，通過(guò)工作流實(shí)現(xiàn)上級(jí)通知的處理，在處理過(guò)程可以指定參加人員，處理完畢自動(dòng)通知相關(guān)人員。會(huì)議管理系統(tǒng)及督查督辦系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案全文共41頁(yè)，當(dāng)前為第20頁(yè)。功能圖會(huì)議管理系統(tǒng)及督查督辦系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案全文共41頁(yè)，當(dāng)前為第20頁(yè)。圖：上級(jí)會(huì)議管理會(huì)議通知處理根據(jù)需要定制所需的處理流程，將上級(jí)來(lái)文進(jìn)行處理，也可以結(jié)合在收文處理流程中。圖：會(huì)議通知辦理表會(huì)議通知與一般會(huì)議管理的會(huì)議通知功能一致。會(huì)議管理系統(tǒng)及督查督辦系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案全文共41頁(yè)，當(dāng)前為第21頁(yè)。常委/常務(wù)會(huì)議管理會(huì)議管理系統(tǒng)及督查督辦系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案全文共41頁(yè)，當(dāng)前為第21頁(yè)。功能概述常委/常務(wù)會(huì)議管理面對(duì)會(huì)議議題，上傳會(huì)議資料、會(huì)中匯報(bào)、會(huì)后會(huì)議紀(jì)要的審批等。功能圖議題庫(kù)管理議題庫(kù)管理是指辦會(huì)人員將需要提交到會(huì)議上討論的議題加入到會(huì)議議題庫(kù)中，通過(guò)增加、刪除、修改以及查詢(xún)等操作來(lái)管理議題。議題的登記分為手工登記和自動(dòng)登記兩種形式。手工登記指人工將議題登記到議題庫(kù)中。圖：登記界面自動(dòng)登記指當(dāng)公文流轉(zhuǎn)到收發(fā)文人員處理的時(shí)候，表單上方會(huì)出現(xiàn)“加入議題庫(kù)”按會(huì)議管理系統(tǒng)及督查督辦系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案全文共41頁(yè)，當(dāng)前為第22頁(yè)。鈕，此時(shí)辦文人員點(diǎn)擊此按鈕，該份公文的相關(guān)信息會(huì)自動(dòng)加入到議題庫(kù)中，議題名稱(chēng)就是表單標(biāo)題，表單和正文以及附件作為議題的相關(guān)材料，如下所示：會(huì)議管理系統(tǒng)及督查督辦系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案全文共41頁(yè)，當(dāng)前為第22頁(yè)。圖：公文轉(zhuǎn)議題登記完的議題還可以進(jìn)行增刪改等操作圖：議題管理界面議題審批議題審批是指辦會(huì)人員將議題庫(kù)中的議題挑選出來(lái)，通過(guò)議題審批流程來(lái)確定最后哪些議題上會(huì)。會(huì)議管理系統(tǒng)及督查督辦系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案全文共41頁(yè)，當(dāng)前為第23頁(yè)。會(huì)議管理人員首先在議題庫(kù)中選擇一組議題，然后點(diǎn)擊“啟動(dòng)議題審批流程”按鈕來(lái)啟動(dòng)審批流程：會(huì)議管理系統(tǒng)及督查督辦系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案全文共41頁(yè)，當(dāng)前為第23頁(yè)。大部分的內(nèi)容系統(tǒng)已經(jīng)按照默認(rèn)信息填好，用戶(hù)填寫(xiě)會(huì)議名稱(chēng)、會(huì)議時(shí)間以及會(huì)議序號(hào)即可。在會(huì)議議題審批界面還可以對(duì)議題進(jìn)行增刪改操作，也可以指定議題討論順序。全部人員審批完成后，審批表會(huì)回到會(huì)議管理人員。會(huì)議管理人員打開(kāi)議題審批表，系統(tǒng)默認(rèn)顯示會(huì)議通知編輯頁(yè)面，用戶(hù)點(diǎn)擊“套紅”按鈕，系統(tǒng)自動(dòng)生成會(huì)議通知，用戶(hù)只需稍做調(diào)整就成為一份正式的會(huì)議通知，如下圖所示：會(huì)議管理系統(tǒng)及督查督辦系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案全文共41頁(yè)，當(dāng)前為第24頁(yè)。收到會(huì)議通知的人員，系統(tǒng)桌面上會(huì)顯示常務(wù)會(huì)議通知的信息。會(huì)議管理系統(tǒng)及督查督辦系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案全文共41頁(yè)，當(dāng)前為第24頁(yè)。也可以打開(kāi)會(huì)議通知，查看具體內(nèi)容。會(huì)中匯報(bào)在會(huì)議上，參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)可隨著匯報(bào)者的匯報(bào)演示在個(gè)人電腦上自行查看會(huì)議議題、與議題相關(guān)的會(huì)議材料。（匯報(bào)者的匯報(bào)演示也是使用相同的功能模塊通過(guò)投影儀來(lái)展現(xiàn)）。每個(gè)議題的參加部門(mén)人員和匯報(bào)部門(mén)人員只能查看與自己相關(guān)議題的議題名稱(chēng)和議題材料，其他議題不可見(jiàn)。辦會(huì)人員可以調(diào)整議題排列順序和相關(guān)參會(huì)人員。圖：圖中匯報(bào)列表會(huì)議管理系統(tǒng)及督查督辦系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案全文共41頁(yè)，當(dāng)前為第25頁(yè)。匯報(bào)部門(mén)和參加部門(mén)人員只能看見(jiàn)與自己有關(guān)的議題信息，如下圖所示：會(huì)議管理系統(tǒng)及督查督辦系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案全文共41頁(yè)，當(dāng)前為第25頁(yè)。會(huì)議紀(jì)要審批針對(duì)大型會(huì)議，每次會(huì)議之后，由相關(guān)部門(mén)起草一份會(huì)議紀(jì)要，發(fā)送給領(lǐng)導(dǎo)審批，最終形成正式的會(huì)議紀(jì)要并發(fā)布。圖：?jiǎn)?dòng)會(huì)議紀(jì)要流程會(huì)議紀(jì)要審批窗口由三個(gè)部分組成：審批意見(jiàn)、會(huì)議信息和會(huì)議紀(jì)要正文，這三部分的顯示順序可以調(diào)整。會(huì)議紀(jì)要審批完成后，系統(tǒng)自動(dòng)將會(huì)議紀(jì)要的正文添加到相應(yīng)常務(wù)會(huì)議記錄中，如下會(huì)議管理系統(tǒng)及督查督辦系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案全文共41頁(yè)，當(dāng)前為第26頁(yè)。圖所示：會(huì)議管理系統(tǒng)及督查督辦系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案全文共41頁(yè)，當(dāng)前為第26頁(yè)。會(huì)議系統(tǒng)與協(xié)同辦公接口為降低維護(hù)難度，我公司承諾會(huì)議管理系統(tǒng)與協(xié)同辦公系統(tǒng)進(jìn)行無(wú)縫集成，并且會(huì)議管理系統(tǒng)使用協(xié)同辦公平臺(tái)的用戶(hù)，與協(xié)同辦公平臺(tái)實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一待辦、統(tǒng)一信息展現(xiàn)，會(huì)議管理系統(tǒng)過(guò)程中產(chǎn)生的議題、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議通知、會(huì)議室預(yù)定等相關(guān)審批表單都需使用已建成的應(yīng)用支撐平臺(tái)提供的工作流工具及表單工具設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn)。甲方提供協(xié)同辦公系統(tǒng)相關(guān)接口資料。系統(tǒng)主要設(shè)備參數(shù)要求請(qǐng)補(bǔ)充請(qǐng)補(bǔ)充會(huì)議管理系統(tǒng)及督查督辦系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案全文共41頁(yè)，當(dāng)前為第27頁(yè)。督查督辦系統(tǒng)設(shè)計(jì)會(huì)議管理系統(tǒng)及督查督辦系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案全文共41頁(yè)，當(dāng)前為第27頁(yè)。參照同類(lèi)單位督查督辦功能的實(shí)現(xiàn)方法，結(jié)合本系統(tǒng)所提供的相關(guān)功能以及廣州是體育局實(shí)際業(yè)務(wù)情況，我公司將實(shí)現(xiàn)該功能，完全滿足廣州市體育局實(shí)際業(yè)務(wù)需求。督查督辦建設(shè)目標(biāo)梳理、優(yōu)化督辦業(yè)務(wù)流程工作匯報(bào)智能提醒自動(dòng)催辦規(guī)范工作匯報(bào)流程提供完善的查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)手段督查督辦提供了督查立項(xiàng)，督查辦理，督查反饋，督查事項(xiàng)查詢(xún)，督查統(tǒng)計(jì)等功能。完成對(duì)督查事項(xiàng)的篩選、立項(xiàng)、督辦、反饋、統(tǒng)計(jì)、匯總、查詢(xún)等的全程自動(dòng)化管理。同類(lèi)機(jī)關(guān)督查督辦業(yè)務(wù)說(shuō)明業(yè)務(wù)范圍說(shuō)明我公司已經(jīng)在眾多政府中實(shí)現(xiàn)了督查督辦業(yè)務(wù)（如清遠(yuǎn)市政府、黃埔區(qū)、南沙區(qū)、天河區(qū)等），經(jīng)過(guò)總結(jié)，督查督辦業(yè)務(wù)范圍可描述如下：序號(hào)業(yè)務(wù)范圍描述1督查來(lái)源督查件來(lái)源分為兩種：一種是限制辦理時(shí)間的公文；另一種是限制辦理時(shí)間或重要性較高的事項(xiàng)；這兩種督查件的共通點(diǎn)是超過(guò)辦理期限時(shí)，需要通知相關(guān)人員，并對(duì)辦理人員進(jìn)行催辦；不同點(diǎn)在于公文辦理有各自的辦文流程，而事項(xiàng)辦理為各自的辦事流程；2督查形式督查的過(guò)程按照督查形式可以分為事前催辦和事后監(jiān)督：事前催辦在于督促辦理人員按照辦理要求對(duì)督查件進(jìn)行快速辦理；會(huì)議管理系統(tǒng)及督查督辦系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案全文共41頁(yè)，當(dāng)前為第28頁(yè)。事后監(jiān)督體現(xiàn)為在績(jī)效評(píng)估期間，可以根據(jù)督查件的辦理統(tǒng)計(jì)結(jié)果對(duì)辦理人員及部門(mén)進(jìn)行總體評(píng)估。會(huì)議管理系統(tǒng)及督查督辦系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案全文共41頁(yè)，當(dāng)前為第28頁(yè)。3督查內(nèi)容督查內(nèi)容可按照單一事項(xiàng)及匯總事項(xiàng)來(lái)分類(lèi)：1、在單一辦理事項(xiàng)中，根據(jù)事項(xiàng)辦理過(guò)程中，收集辦理數(shù)據(jù)匯總后，成為單一事項(xiàng)的督查內(nèi)容；2、在對(duì)評(píng)估期間對(duì)多個(gè)督查事項(xiàng)的辦理過(guò)程進(jìn)行統(tǒng)計(jì)并分析數(shù)據(jù)，形成辦理績(jī)效統(tǒng)計(jì)表，是對(duì)辦理人員或部門(mén)的匯總事項(xiàng)的督查內(nèi)容。黃埔區(qū)政府督查流程督辦類(lèi)型一覽：督查類(lèi)型對(duì)應(yīng)流程市級(jí)市委領(lǐng)導(dǎo)批示件區(qū)委辦督查類(lèi)省市傳閱件市部門(mén)督查事項(xiàng)區(qū)委辦督查類(lèi)省市傳閱件會(huì)議管理系統(tǒng)及督查督辦系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案全文共41頁(yè)，當(dāng)前為第29頁(yè)。區(qū)內(nèi)會(huì)議管理系統(tǒng)及督查督辦系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案全文共41頁(yè)，當(dāng)前為第29頁(yè)。會(huì)議事項(xiàng)督查全會(huì)區(qū)委辦督查通知常委會(huì)區(qū)委辦督查通知視頻會(huì)議區(qū)委辦督查通知其他會(huì)議區(qū)委辦督查通知決策督查區(qū)委辦督查通知區(qū)內(nèi)—專(zhuān)項(xiàng)督查區(qū)委辦督查通知區(qū)內(nèi)—領(lǐng)導(dǎo)交辦事項(xiàng)督查區(qū)委領(lǐng)導(dǎo)同志交辦事項(xiàng)辦理情況呈批表區(qū)內(nèi)—區(qū)委領(lǐng)導(dǎo)批示件1．

區(qū)委辦關(guān)于辦理領(lǐng)導(dǎo)批示件的通知（用于發(fā)出事項(xiàng)）2.區(qū)委領(lǐng)導(dǎo)同志批示件辦理情況呈批表（辦理）區(qū)內(nèi)—督查專(zhuān)報(bào)區(qū)委辦督查類(lèi)區(qū)內(nèi)傳閱件工作通報(bào)工作通報(bào)部分流程設(shè)置利用應(yīng)用支撐平臺(tái)設(shè)計(jì)統(tǒng)計(jì)表督查事項(xiàng)已發(fā)出督查數(shù)各單位完成數(shù)督查科已辦理事項(xiàng)數(shù)各單位未完成數(shù)各單位續(xù)報(bào)數(shù)市級(jí)市委領(lǐng)導(dǎo)批示件市部門(mén)督查事項(xiàng)區(qū)內(nèi)會(huì)議事項(xiàng)督查全會(huì)常委會(huì)視頻會(huì)議其它會(huì)議決策督查專(zhuān)項(xiàng)督查領(lǐng)導(dǎo)交辦事項(xiàng)督查區(qū)委領(lǐng)導(dǎo)批示件督查專(zhuān)報(bào)工作通報(bào)單位名稱(chēng)承辦總數(shù)完成數(shù)按時(shí)完成數(shù)延時(shí)完成數(shù)超時(shí)完成數(shù)未完成數(shù)會(huì)議管理系統(tǒng)及督查督辦系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案全文共41頁(yè)，當(dāng)前為第30頁(yè)。單位名稱(chēng)會(huì)議管理系統(tǒng)及督查督辦系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案全文共41頁(yè)，當(dāng)前為第30頁(yè)。承辦督查事項(xiàng)總數(shù)已完成總數(shù)按時(shí)完成數(shù)經(jīng)區(qū)委辦督科同意延時(shí)后，延時(shí)完成督查事項(xiàng)的總數(shù)超過(guò)時(shí)間，未經(jīng)督查科同意但仍然完成的督查事項(xiàng)的總數(shù)未處理督查事項(xiàng)總數(shù)體育局督辦流程設(shè)計(jì)流程說(shuō)明：督辦新建成功后，會(huì)自動(dòng)在督辦人員的督辦事項(xiàng)列表中顯示，同時(shí)也會(huì)在被督辦人員會(huì)議管理系統(tǒng)及督查督辦系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案全文共41頁(yè)，當(dāng)前為第31頁(yè)。的督辦事項(xiàng)列表中顯示。督辦事項(xiàng)列表可以看到所有的督辦事項(xiàng)，包括已反饋和未反饋的；會(huì)議管理系統(tǒng)及督查督辦系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案全文共41頁(yè)，當(dāng)前為第31頁(yè)。被督辦人員必須在反饋時(shí)限前填寫(xiě)反饋意見(jiàn)，并上傳相關(guān)辦理成果附件提交到督辦科人員審核；如果超過(guò)反饋時(shí)限還沒(méi)填寫(xiě)反饋意見(jiàn)，則默認(rèn)無(wú)反饋意見(jiàn)并把督辦事項(xiàng)的狀態(tài)更新成下一階段的督辦事項(xiàng)；未提交反饋意見(jiàn)的督辦會(huì)顯示在“未反饋”列表中，已提交反饋意見(jiàn)的督辦會(huì)顯示在“未反饋”列表中；審核沒(méi)有通過(guò)的督辦反饋，會(huì)退會(huì)到被督辦人員重新修改后再提交。如果督辦人員沒(méi)有審核反饋意見(jiàn)，在超過(guò)督辦期限后會(huì)自動(dòng)通過(guò)審核；如果被督辦人員覺(jué)得督辦事項(xiàng)已完成，無(wú)需再提交反饋，可以選擇“無(wú)需反饋”提交，如果審核通過(guò)則此督辦事項(xiàng)被列為已完成事項(xiàng)。督辦立項(xiàng)新建督辦的權(quán)限可根據(jù)實(shí)際情況配置。新建督辦的情況分為兩種，第一種是手動(dòng)新建一個(gè)督辦，督辦的事項(xiàng)是獨(dú)立的，由建立督辦的用戶(hù)自由填寫(xiě)。第二種是由收文直接轉(zhuǎn)換成督辦，督辦的事項(xiàng)就是公文所需要辦事的事項(xiàng)。新建督辦后，督辦人員根據(jù)實(shí)際需要發(fā)送到督辦科長(zhǎng)、督辦科副主任、督辦科主任審核，或不需要審核直接發(fā)送到被督辦單位。手動(dòng)新建督辦督辦人員進(jìn)入督辦頁(yè)面，點(diǎn)擊“新建督辦”，進(jìn)入新建督辦界面，如下圖：會(huì)議管理系統(tǒng)及督查督辦系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案全文共41頁(yè)，當(dāng)前為第32頁(yè)。會(huì)議管理系統(tǒng)及督查督辦系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案全文共41頁(yè)，當(dāng)前為第32頁(yè)。新建督辦時(shí)，需要填寫(xiě)的信息包括：督辦文號(hào)（督辦科自定義），督辦分類(lèi)（區(qū)政府重點(diǎn)工作、承辦市政府重點(diǎn)工作、區(qū)長(zhǎng)辦公會(huì)議、區(qū)政府常務(wù)會(huì)議），任務(wù)內(nèi)容（被督辦事項(xiàng)的內(nèi)容摘要），領(lǐng)導(dǎo)批示，相關(guān)附件（被督辦事項(xiàng)的附件），牽頭（負(fù)責(zé)）單位（可多選），配合（協(xié)辦）單位（可多選），第一次反饋時(shí)限（所有的督辦由第一次反饋時(shí)限為結(jié)束時(shí)間，但如果選擇了反饋頻率，則每次反饋的時(shí)限為“第一次反饋時(shí)限”+“反饋頻率”），反饋頻率（下拉框：每周、每月、每半月、每季度、每半年、每年），經(jīng)辦人，經(jīng)辦人電話（被短信催辦的對(duì)象）。如果是以收文轉(zhuǎn)督辦件的方式新建督辦，則系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)摘取任務(wù)內(nèi)容、相關(guān)附件和領(lǐng)導(dǎo)批示等信息。如果手動(dòng)新建，則以上內(nèi)容必須手動(dòng)填寫(xiě)。如下圖：填寫(xiě)完成后點(diǎn)擊“發(fā)起督辦”按鈕，可以發(fā)起督辦。督辦信息可隨時(shí)修改，系統(tǒng)根據(jù)修改的情況自動(dòng)調(diào)整督辦時(shí)限。會(huì)議管理系統(tǒng)及督查督辦系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案全文共41頁(yè)，當(dāng)前為第33頁(yè)。收文轉(zhuǎn)督辦會(huì)議管理系統(tǒng)及督查督辦系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案全文共41頁(yè)，當(dāng)前為第33頁(yè)。督辦人員先通過(guò)公文查詢(xún)功能找到需要轉(zhuǎn)督辦的公文，然后點(diǎn)擊打開(kāi)公文，在公文上方的菜單點(diǎn)擊“督辦”按鈕即可對(duì)該公文發(fā)起督辦，如下圖：收文轉(zhuǎn)督辦件系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)把復(fù)制收文的相關(guān)內(nèi)容到督辦信息里。督辦反饋被督辦人員在接收到督辦事項(xiàng)后至第一次反饋時(shí)限前的時(shí)間段可以根據(jù)督辦事項(xiàng)辦理情況填寫(xiě)反饋意見(jiàn)并提交。查看督辦事項(xiàng)督辦人員發(fā)起督辦后，被督辦單位的督辦人可以在公文督辦的“待反饋”頁(yè)面找到督辦項(xiàng)，所有需要反饋的督辦事項(xiàng)都可以在此頁(yè)面找到，已經(jīng)提交反饋且還沒(méi)到下一階段反饋時(shí)間的督辦事項(xiàng)，會(huì)在“已反饋”頁(yè)面顯示，如下圖：提交反饋牽頭（負(fù)責(zé)）單位根據(jù)實(shí)際情況填寫(xiě)結(jié)果反饋，并在反饋時(shí)限前提交，否則系統(tǒng)自動(dòng)提交，提交的內(nèi)容包括：結(jié)果反饋和上傳附件，如下圖所示：會(huì)議管理系統(tǒng)及督查督辦系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案全文共41頁(yè)，當(dāng)前為第34頁(yè)。會(huì)議管理系統(tǒng)及督查督辦系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案全文共41頁(yè)，當(dāng)前為第34頁(yè)。反饋時(shí)限說(shuō)明所有督辦事項(xiàng)都會(huì)有第一次反饋時(shí)限和反饋頻率（可為空）。當(dāng)反饋頻率不為空時(shí)，督辦事項(xiàng)會(huì)一直在未完成的狀態(tài)，當(dāng)被督辦人員在第一次反饋時(shí)限前提交了反饋意見(jiàn)后，以后的每一次督辦時(shí)限為第一次反饋時(shí)限日期+反饋頻率，直到牽頭（負(fù)責(zé)）單位點(diǎn)擊“無(wú)需繼續(xù)反饋”按鈕。在未超出本階段的反饋時(shí)限前，不能提交下一次反饋意見(jiàn)。在督辦反饋時(shí)限前被督辦人員必須提交反饋意見(jiàn)，否則系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)提交空意見(jiàn)（即沒(méi)有反饋意見(jiàn)）。一旦反饋提交后將不能修改，除非沒(méi)有通過(guò)督辦單位審核。多次反饋的意見(jiàn)最終會(huì)匯總在一起，如下圖所示：會(huì)議管理系統(tǒng)及督查督辦系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案全文共41頁(yè)，當(dāng)前為第35頁(yè)。會(huì)議管理系統(tǒng)及督查督辦系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案全文共41頁(yè)，當(dāng)前為第35頁(yè)。反饋審核牽頭（負(fù)責(zé)）單位或配合（協(xié)辦）單位提交反饋后，將不能作出修改，反饋意見(jiàn)由督辦單位進(jìn)行審核，如果審核不通過(guò)，可以在反饋期限前退回反饋單位，如果在超出反饋時(shí)期仍未對(duì)反饋意見(jiàn)進(jìn)行審核，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)默認(rèn)為審核通過(guò)。審核通過(guò)的反饋會(huì)更新到督辦事項(xiàng)的結(jié)果反饋匯總。如圖所示：即使是沒(méi)通過(guò)審核的反饋意見(jiàn)，領(lǐng)導(dǎo)也隨時(shí)可以查看。督辦事項(xiàng)的顯示會(huì)議管理系統(tǒng)及督查督辦系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案全文共41頁(yè)，當(dāng)前為第36頁(yè)。督辦事項(xiàng)會(huì)根據(jù)督辦人處理情況自動(dòng)顯示在不同的督辦列表中。其中主辦跟協(xié)辦分開(kāi)顯示，即督辦事項(xiàng)（主辦）列表分為有“未反饋”、“已反饋”和“已完成”，同樣督辦事項(xiàng)（協(xié)辦）也一樣（同公文的待辦跟待閱），如下表：會(huì)議管理系統(tǒng)及督查督辦系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案全文共41頁(yè)，當(dāng)前為第36頁(yè)。督辦事項(xiàng)處理情況督辦人員列表被督辦人員列表公文督辦列表未反饋已反饋已完成公文督辦列表未反饋已反饋待審核已完成新建督辦●●●●未提交反饋意見(jiàn)●●●●已提交反饋意見(jiàn)●●●●審核通過(guò)●●●●審核不通過(guò)●●●●進(jìn)入下一個(gè)反饋周期●●●●無(wú)需反饋●●督辦列表顯示字段督辦事項(xiàng)列表顯示的字段包括：督辦分類(lèi)、任務(wù)內(nèi)容、督辦文號(hào)、任務(wù)來(lái)源、分管領(lǐng)導(dǎo)、緊急程度、牽頭（負(fù)責(zé)）單位、配合（協(xié)辦）單位、第一次反饋時(shí)間、反饋頻率、催辦、接收情況。其中接收情況可以點(diǎn)擊彈出查看頁(yè)面，顯示所有單位（主辦和協(xié)辦）的接收情況。領(lǐng)導(dǎo)批示督辦領(lǐng)導(dǎo)可隨時(shí)查看督辦事項(xiàng)，并對(duì)督辦事項(xiàng)進(jìn)行批示，如下圖：會(huì)議管理系統(tǒng)及督查督辦系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案全文共41頁(yè)，當(dāng)前為第37頁(yè)。會(huì)議管理系統(tǒng)及督查督辦系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案全文共41頁(yè)，當(dāng)前為第37頁(yè)。智能提醒和催辦系統(tǒng)可根據(jù)督查事項(xiàng)的任務(wù)匯報(bào)間隔，通過(guò)系統(tǒng)消息、手機(jī)短信自動(dòng)發(fā)送工作匯報(bào)提醒，提醒主辦部門(mén)環(huán)節(jié)和會(huì)辦部門(mén)環(huán)節(jié)完成相關(guān)督辦事項(xiàng)。系統(tǒng)可根據(jù)督查事項(xiàng)的緊急程度、任務(wù)匯報(bào)間隔（如果沒(méi)有設(shè)置任務(wù)匯報(bào)間隔，就是要求完成時(shí)間）等條件設(shè)置及完成情況，通過(guò)手機(jī)短信/系統(tǒng)消息自動(dòng)發(fā)送催辦通知，并記錄催辦次數(shù)系統(tǒng)自動(dòng)催辦新建督辦事項(xiàng)后，如果牽頭（負(fù)責(zé)）單位在反饋時(shí)限過(guò)了一半時(shí)間還沒(méi)反饋，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)發(fā)短信到經(jīng)（督）辦人進(jìn)行催辦，如果牽頭（負(fù)責(zé)）單位在限時(shí)前三天還沒(méi)有反饋，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)發(fā)短信到經(jīng)（督）辦人進(jìn)行催辦。手動(dòng)催辦發(fā)起督辦單位可以對(duì)牽頭（負(fù)責(zé)）單位進(jìn)行手動(dòng)催辦，跟公文催辦類(lèi)似，可以通過(guò)系會(huì)議管理系統(tǒng)及督查督辦系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案全文共41頁(yè)，當(dāng)前為第38頁(yè)。統(tǒng)催辦，也可以通過(guò)短信催辦。選擇需要發(fā)起催辦的公文，進(jìn)入催辦界面，輸入催辦信息后選擇系統(tǒng)催辦或短信催辦，是否知會(huì)上級(jí)等，然后點(diǎn)擊發(fā)起催辦。催辦可以選擇對(duì)督辦員或經(jīng)辦人催辦。會(huì)議管理系統(tǒng)及督查督辦系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案全文共41頁(yè)，當(dāng)前為第38頁(yè)。手動(dòng)催辦支持批量催辦功能。用戶(hù)只要選擇多個(gè)督辦事項(xiàng)，點(diǎn)擊“催辦”按鈕，即可同時(shí)對(duì)多個(gè)督辦事項(xiàng)進(jìn)行催辦。查詢(xún)統(tǒng)計(jì)和導(dǎo)出查詢(xún)針對(duì)所有不同類(lèi)型的督辦事項(xiàng)，系統(tǒng)提供一套統(tǒng)一、快捷的查詢(xún)方式，提供給領(lǐng)導(dǎo)、督查人員進(jìn)行快捷查詢(xún)及督辦，針對(duì)領(lǐng)導(dǎo)、文秘部門(mén)、處領(lǐng)導(dǎo)、承辦人員、會(huì)辦人員等，應(yīng)當(dāng)具有不同的查詢(xún)權(quán)限，領(lǐng)導(dǎo)可以看到所有的督辦件，普通人員只能看到與他相關(guān)的督辦件。具有局級(jí)督辦權(quán)的用戶(hù)，可以看到所有督辦件；具有處級(jí)督辦權(quán)的用戶(hù)，只能看到所有本部門(mén)或本處的督辦件；普通用戶(hù)只能看到與他相關(guān)的督辦件。查詢(xún)條件若包括公文標(biāo)題、督辦級(jí)別、督辦件狀態(tài)、完成時(shí)間、被督辦部門(mén)等五項(xiàng)。督辦統(tǒng)計(jì)要求督辦事項(xiàng)可以用時(shí)間、期限、類(lèi)型等等進(jìn)行查詢(xún)統(tǒng)計(jì)，統(tǒng)計(jì)結(jié)果可以形成報(bào)表或圖表。如下圖表：會(huì)議管理系統(tǒng)及督查督辦系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案全文共41頁(yè)，當(dāng)前為第39頁(yè)。2015年6月