F公司檔案管理制度

Word版本，下載可自由編輯F公司檔案管理制度公司檔案管理制度

1.目的

規(guī)范檔案的編號(hào)、分類、收拾、保管及借閱工作。

2.適用范圍

本制度適用于集團(tuán)各公司各類檔案的管理。

3.職責(zé)

3.1由總經(jīng)理審批檔案的借閱申請(qǐng)及清單。

3.2人力資源及行政部經(jīng)理監(jiān)督管理的實(shí)施工作。

3.3人力資源及行政部行政助理負(fù)責(zé)對(duì)檔案文件的分類、記下、編號(hào)、保存等管理工作。

4.檔案分類及編號(hào)

4.1檔案按其內(nèi)容及關(guān)聯(lián)部門可分為六大類：

4.1.1行政類

4.2.2財(cái)務(wù)類

4.3.3人事類

4.4.4業(yè)務(wù)類

4.5.5工程類

4.6.6資源類

4.7.7合同類

4.2機(jī)要檔案須在檔案編號(hào)后注明：絕密、機(jī)密、隱秘。詳細(xì)劃分規(guī)章見(jiàn)本制度第三節(jié)其次條。

.-物業(yè)經(jīng)理人

4.3檔案編號(hào)以“一案一號(hào)”為原則，遇有一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主要類別舉行編號(hào)。

4.4歸檔后須填寫《檔案管理記下表》

5.機(jī)要檔案

5.1機(jī)要檔案按其內(nèi)容分為“絕密”、“機(jī)密”、“隱秘”三級(jí)。

5.2劃分標(biāo)準(zhǔn)

5.2.1絕密檔案包括

公司經(jīng)營(yíng)進(jìn)展中的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略、經(jīng)營(yíng)方向、經(jīng)營(yíng)規(guī)劃、經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目及經(jīng)營(yíng)決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議等重大合同。

5.2.2機(jī)密檔案包括

●財(cái)務(wù)資料;

●公司重要會(huì)議紀(jì)要;

●公司經(jīng)營(yíng)狀況;

●人事檔案、薪資性檔案、勞動(dòng)合同;

●技術(shù)資料。

5.2.1隱秘檔案包括：

●重要項(xiàng)目資料;

●項(xiàng)目合同協(xié)議。

6.檔案的裝訂

6.1以左方裝訂為原則,右上角標(biāo)明檔案號(hào)。

6.2文件如有皺折、破損、參差不齊等狀況，應(yīng)先整補(bǔ)，裁切折疊，使其整齊，再裝訂。

7.保存期限

檔案保存期限除政府有關(guān)法令或本公司其他規(guī)則制度特定者外，一律根據(jù)下列規(guī)定辦理：

7.1永遠(yuǎn)保存

●公司章程

●股東名簿

●股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議紀(jì)要

●公司證照

●各級(jí)批文

●印鑒

●公司年度經(jīng)營(yíng)方案

●公司年度經(jīng)營(yíng)總結(jié)

●年度財(cái)務(wù)報(bào)表

●技術(shù)資料

●不動(dòng)產(chǎn)全部權(quán)狀及其他債權(quán)憑證

●人事資料

●大型活動(dòng)圖片、音像資料

●其他核定須永遠(yuǎn)保存的文書

7.2十五年保存：會(huì)計(jì)憑證、其他經(jīng)核定須十五年保存的文書。(其它財(cái)務(wù)檔案的保存期限按國(guó)家相關(guān)規(guī)定和公司財(cái)務(wù)管理制度規(guī)定執(zhí)行)

7.3五年保存：期滿或解除的合同協(xié)議、完結(jié)后的項(xiàng)目計(jì)劃、其他經(jīng)核定須保存五年的文書。

7.4一年保存：部門工.作方案及工作總結(jié)、完結(jié)后的部門哀求報(bào)告、完結(jié)后無(wú)長(zhǎng)久保存須要文書。

7.5公司規(guī)則制度由總經(jīng)理辦公室永遠(yuǎn)保存，使用部門視其有效期限予以保存。

8.保管部門

8.1財(cái)務(wù)專項(xiàng)機(jī)要檔案由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部負(fù)責(zé)保管。

8.2人事專項(xiàng)機(jī)要檔案由人力資源部負(fù)責(zé)保管。

8.3股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)資料由董事會(huì)秘書或法務(wù)部保管。

8.4其他檔案均由總經(jīng)辦指派專人保管。

9.檔案移交

9.1公司各類證照、批文在頒發(fā)之日起移交總經(jīng)辦。

9.2公司章程，股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議紀(jì)要、決議，應(yīng)自簽發(fā)之日起三日內(nèi)移交總經(jīng)辦。

9.3合同協(xié)議應(yīng)在簽訂之日移交總經(jīng)辦。

9.4財(cái)務(wù)檔案、人事檔案由部門自行立卷、歸檔、管理。

9.5其余檔案半年移交一次，時(shí)光為每年的1月和7月。

9.6檔案移交須填寫《檔案移交清冊(cè)》。

9.7《檔案移交清冊(cè)》一式三份，移交雙方各一份，總經(jīng)辦留存一份。

10.檔案調(diào)閱

10.1因工作需要需調(diào)閱檔案時(shí)，須填寫《檔案調(diào)閱申請(qǐng)單》，并經(jīng)相應(yīng)核準(zhǔn)人核準(zhǔn)后方可調(diào)閱。

10.2行政類檔案、財(cái)務(wù)類檔案、人事類檔案、業(yè)務(wù)類檔案、工程類檔案、市場(chǎng)類檔案的調(diào)閱須部門經(jīng)理核準(zhǔn)，跨部門檔案調(diào)閱須總經(jīng)辦主任核準(zhǔn)，但僅僅限于檔案的查閱、復(fù)印，使用原件或調(diào)閱機(jī)要檔案資料須總經(jīng)理核準(zhǔn)。

10.3檔案管理人員必需嚴(yán)格根據(jù)《檔案調(diào)閱申請(qǐng)單》的內(nèi)容，將檔案調(diào)出，供調(diào)檔人查閱。

10.4調(diào)檔人必需是《檔案調(diào)閱申請(qǐng)單》里注明的查閱人。

10.5《檔案調(diào)閱申請(qǐng)單》由檔案管理人員留存?zhèn)洳椤?/p>

10.6檔案借閱時(shí)光最長(zhǎng)不超過(guò)8個(gè)工作時(shí)，如借閱時(shí)光需要超過(guò)8小時(shí)，應(yīng)在說(shuō)明理由，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

10.7如調(diào)檔內(nèi)容更改、調(diào)檔時(shí)光延伸，應(yīng)按調(diào)檔程序重新辦理。

11.檔案的銷毀

11.1超過(guò)保存期，且無(wú)保存價(jià)值的檔案應(yīng)銷毀。

11.2需銷毀的檔案由保管部門填報(bào)《檔案銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)相應(yīng)核準(zhǔn)人核準(zhǔn)后方可銷毀。

11.3部門內(nèi)部檔案由部門經(jīng)理核準(zhǔn)銷毀;機(jī)要檔案由總經(jīng)理核準(zhǔn)銷毀;其余檔案由主管副總經(jīng)理核準(zhǔn)銷毀。

11.4銷毀檔案須兩人以上人員共同完成，總經(jīng)辦指定專人監(jiān)督銷毀，并填寫《檔案銷毀記下表》。

11.5檔案銷毀每半年舉行一次，即每年的1月和7月。

11.6《檔案銷毀申請(qǐng)表》、《檔案銷毀記下表》各一式二份，申請(qǐng)部門一份，總經(jīng)辦一份。

12.其他

12.1檔案管理人員應(yīng)妥當(dāng)保管，防蟲(chóng)蛀、防霉、防走失，保證檔案平安。

12.2全部檔案應(yīng)有專柜存放、加鎖，定期清理通風(fēng)，防濕。

12.3全部檔案不得任意查閱、復(fù)印，不得置于公共場(chǎng)所。

12.4本制度附件包括：《機(jī)要檔案管理制度》。

12.5以上表格均由行政部統(tǒng)一編號(hào)。

12.6各部門必需嚴(yán)格根據(jù)本制度相關(guān)規(guī)定保管檔案。

篇2：學(xué)院干部人事檔案室管理制度

學(xué)院干部人事檔案室管理制度

一、嚴(yán)格遵守國(guó)家關(guān)于干部人事檔案平安、保密的有關(guān)規(guī)定，做好檔案室管理工作。

二、仔細(xì)做好防火、防盜、防潮、防塵、防光、防蟲(chóng)、防鼠、防污染等“八防”工作，確保檔案材料平安。

三、干部人事檔案室為機(jī)要重地，非工作人員不得入內(nèi)。

四、保持檔案室清潔衛(wèi)生，通風(fēng)良好，預(yù)防灰塵、蛀蟲(chóng)對(duì)檔案材料的傷害。

五、檔案室、檔案柜鑰匙由管理員妥當(dāng)保管，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意不得交與他人代管。

六、常常檢查柜內(nèi)檔案，發(fā)覺(jué)異樣準(zhǔn)時(shí)做好補(bǔ)救工作。

七、定期舉行平安檢查，杜絕檔案材料走失、損壞和其他意外事故發(fā)生。

八、嚴(yán)禁在檔案室存放易燃及化學(xué)物品。

九、離開(kāi)檔案室，必需切斷電源、關(guān)好門窗，嚴(yán)防平安事故發(fā)生。

篇3：學(xué)院干部人事檔案室保密制度

學(xué)院干部人事檔案室保密制度

一、仔細(xì)貫徹執(zhí)行《中華人民共和國(guó)保密法》、《中華人民共和國(guó)檔案法》及上級(jí)有關(guān)規(guī)矩，做好檔案平安保密工作。

二、嚴(yán)格執(zhí)行干部人事檔案材料接收、保管和提供通過(guò)制度。

三、干部人事檔案室為機(jī)要重地，非工作人員不得入內(nèi)。

四、檔案進(jìn)出，須嚴(yán)格履行審批、核對(duì)、簽字、記下等手續(xù)。

五、查閱檔案原則上在檔案室舉行。查閱密級(jí)檔案不得擅自摘抄、復(fù)印、拍照。

六、借閱檔案必需辦理借閱手續(xù)，借閱人員要擔(dān)當(dāng)檔案平安保管責(zé)任。

七、復(fù)印隱秘級(jí)檔案材料，應(yīng)嚴(yán)格履行審批、記下手續(xù)，標(biāo)明復(fù)印單位、份數(shù)、日期。復(fù)印件視同原件管理。

八、干部人事檔案管理人員必需嚴(yán)格遵守保密制度，不得以任何形式泄露檔案內(nèi)容。

九、嚴(yán)禁任何個(gè)人私自保存他人檔案。

十、對(duì)違犯保密紀(jì)律，玩忽職守，造成重大遺失、泄密等責(zé)任事故者，按有關(guān)規(guī)定鄭重處理。

篇4：學(xué)院干部人事檔案查（借）閱制度

學(xué)院干部人事檔案查(借)閱制度

一、查(借)閱干部人事檔案，須填寫《干部人事檔案查(借)閱審批表》，并經(jīng)人事科長(zhǎng)初審、副處長(zhǎng)審核、處長(zhǎng)審批同意后方可查(借)閱。

二、查(借)閱干部人事檔案，要愛(ài)惜檔案，嚴(yán)禁圈劃、涂改、抽換、摘抄、拍攝、復(fù)制，不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容，違者賦予批判教導(dǎo)直至紀(jì)律處分。

三、個(gè)人不得查(借)閱本人及其親屬的檔案。

四、查閱干部人事檔案，須持查閱部門介紹信在檔案室查閱。

五、干部人事檔案原則上不得外借，如有特別狀況必需借閱，須履行借閱審批手續(xù)，借閱時(shí)光普通不超過(guò)5天。如需續(xù)借，應(yīng)準(zhǔn)時(shí)履行審批手續(xù)，續(xù)期不超過(guò)3天。外借檔案必需妥當(dāng)保管，不得攜帶回家，不得讓無(wú)關(guān)人員翻閱。

六、嚴(yán)禁在查閱檔案時(shí)喝水、吸煙，謹(jǐn)防損壞檔案。

七、外單位人員查閱我院干部人事檔案，須持《查閱干部人事檔案介紹信》，經(jīng)組織人事處負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。

八、借出檔案，應(yīng)清點(diǎn)記下;收回檔案，應(yīng)在核對(duì)無(wú)誤后放歸原位。

篇5：小學(xué)檔案室管理制度（七）

小學(xué)檔案室管理制度(七)

檔案員崗位職責(zé)

一、檔案室工作人員歸口辦公室管理，須遵守作息時(shí)光，按時(shí)上下班。

二、檔案室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙或燃燒廢紙。

三、嚴(yán)禁在檔案室內(nèi)外存放易燃易爆物品。

四、常常檢查檔案室的照明等用電設(shè)備，發(fā)覺(jué)問(wèn)題準(zhǔn)時(shí)報(bào)告處理。

五、常常檢查門、窗和門鎖，以確保檔案室平安。

六、保持檔案室的清潔衛(wèi)生，裝具案卷等羅列整齊。

七、檔案室內(nèi)必需做到：防火、防盜、防鼠、防蟲(chóng)、防潮、防塵、防強(qiáng)光、防高溫、防有害氣體。

八、對(duì)防火設(shè)備要常常檢查，做到有備無(wú)患。

九、嚴(yán)格遵守保密制度，做好檔案平安保密工作。

十、健全檔案管理制度。

檔案借閱制度

一、檔案室管理的檔案，主要提供上級(jí)主管部門和本局相關(guān)人員使用，科、室、校、人員借閱檔案時(shí)必需辦理記下手續(xù)方可借閱。

二、機(jī)密檔案借閱，需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，就地查閱，不得帶出檔案室。

三、借閱檔案資料人員負(fù)責(zé)保管、保密、愛(ài)惜所借檔案，不得拆卷涂改、疊頁(yè)和勾勒、污損檔案干凈，發(fā)覺(jué)遺失準(zhǔn)