訂單管理制度

訂單管理制度訂單管理制度1

（一）選購訂單的明細管理

選購訂單的明細管理主要是通過對選購訂單各項目的管理，使企業(yè)相關(guān)部門能夠明確把握商品訂貨的狀況。當選購單位打算選購對象后，企業(yè)通常會寄發(fā)訂購單給供應(yīng)商，以作為雙方將來交貨、驗收、付款的依據(jù)。訂購單內(nèi)容主要側(cè)重于交易條件、交貨日期、運輸方式、單價、付款方式等。因用途不同，訂購單可分為廠商聯(lián)（第一聯(lián)），作為供應(yīng)商交貨時間的憑證；回執(zhí)聯(lián)（其次聯(lián)），由供應(yīng)商簽字確認后寄回給企業(yè)物料聯(lián)（第三聯(lián)），作為企業(yè)掌握存量和驗收的參考；請款聯(lián)（第四聯(lián)），作為結(jié)算貨款的依據(jù)；承辦聯(lián)（第五聯(lián)），由制發(fā)訂購單的單位自存。

（二）選購訂單的跟蹤管理

訂單跟蹤是選購人員的重要職責，訂單跟蹤的目的有三個：促進合同正常執(zhí)行、滿意企業(yè)的商品需求、保持合理的庫存水平。在實際訂單操作過程中，合同、需求、庫存三者之間會產(chǎn)生沖突，突出地表現(xiàn)為由于各種緣由合同難以執(zhí)行、需求不能滿意導致缺貨、庫存難以掌握。恰當?shù)靥幚砉?yīng)、需求、緩沖余量之間的關(guān)系是衡量選購人員力量的關(guān)鍵指標。選購訂單跟蹤過程如圖所示。

1.合同執(zhí)行前訂單跟蹤。訂單人員在完成訂單合同之后，要準時了解供應(yīng)商是否接受訂單，是否準時簽返訂單合同。在選購環(huán)境里，同一商品往往有幾家供應(yīng)商可供選擇，獨家供應(yīng)商的狀況很少。雖然每個供應(yīng)商都有安排比例，但在詳細操作時可能會遇到由于各種緣由的拒單現(xiàn)象，由于消失變化，供應(yīng)商可能要提出轉(zhuǎn)變某些合同條款，包括價格、質(zhì)量、交貨日期等。假如供應(yīng)商按時返簽訂單合同，則說明供應(yīng)商的選擇正確；假如供應(yīng)商的確難以接受訂單，可以在選購環(huán)境里另外選擇其他供應(yīng)商。與供應(yīng)商正式簽訂的合同要準時存檔，以備后查。

2.合同執(zhí)行過程中訂單的跟蹤。進人訂單實際作業(yè)階段的第一項工作，就是要簽訂一份與供應(yīng)商的正式合同。這份合同具有法律效力，訂單人員應(yīng)全力跟蹤，并且應(yīng)和供應(yīng)商相互協(xié)調(diào)，建立起相互之間的業(yè)務(wù)連接、作業(yè)規(guī)范的合作框架。合同跟蹤應(yīng)留意以下事項：

（1）嚴密跟蹤供應(yīng)商預備商品的具體過程，保證訂單正常執(zhí)行。在跟蹤過程中，發(fā)覺問題要準時反饋，需要中途變更的要馬上解決，不行貽誤時間。不同種類的商品，其預備過程不同?？傮w上可分為兩類：一類是供應(yīng)商需要根據(jù)樣品或圖紙定制的商品，存在著加工過程的周期長，變化多的特點。對于這類訂單的跟蹤管理，可以向供應(yīng)商單位派常駐代表，以起到信息溝通、技術(shù)指導和監(jiān)督檢查的作用。常駐代表應(yīng)當深化到生產(chǎn)線各個工序、各個管理環(huán)節(jié)，關(guān)心發(fā)覺問題，提出改進措施，切實保證徹底解決有關(guān)問題；另一類是供應(yīng)商有存貨，不存在加工過程，周期短。對這類訂單的跟蹤管理可視狀況分別采納定期或不定期到工廠進行監(jiān)督檢查，或者設(shè)監(jiān)督點對關(guān)鍵工序或特別工序進行監(jiān)督檢查；要求供應(yīng)商自己報告生產(chǎn)條件狀況、供應(yīng)相應(yīng)檢驗記錄、讓大家進行評議等方法實行監(jiān)督掌握。

（2）緊密響應(yīng)生產(chǎn)需求形勢。假如因市場緣由需求緊急，要求本批商品馬上到貨，應(yīng)立刻與供應(yīng)商協(xié)調(diào)，必要時可關(guān)心供應(yīng)商解決疑難問題。有時市場需求消失滯銷，企業(yè)經(jīng)討論打算延緩或取消本次訂單商品供應(yīng)，訂單人員也應(yīng)盡快與供應(yīng)商進行溝通，確定其可承受的延緩時間，或終止本次訂單操作，給供應(yīng)商相應(yīng)的賠款。

（3）慎重處理庫存掌握。庫存水平在某種程度上體現(xiàn)了訂單人員的水平。訂單人員既要保證銷售正常，又要保持最低的庫存水平，也就是必需保持與正常經(jīng)營相適應(yīng)的商品庫存量。由于企業(yè)庫存過大，占用資金，增加管理費用；庫存過小，則品種不全，數(shù)量不足，簡單造成脫銷。

（4）掌握好商品驗收環(huán)節(jié)。商品到達訂單規(guī)定的交貨地點，對國內(nèi)供應(yīng)商來說一般是企業(yè)倉庫，對境外交貨則是企業(yè)國際物流中轉(zhuǎn)中心。境外交貨的狀況下，供應(yīng)商在交貨前會將到貨狀況表傳真給訂單人員，訂單操應(yīng)根據(jù)原先所下的訂單對到貨的物品、批量、單價及總金額等進行確認，并進行錄入歸檔，開頭辦理付款手續(xù)。境外的付款條件可能是預付款或即期付款，一般不采納延期付款，因此訂單人員必需在交貨前把付款手續(xù)辦妥。

3.合同執(zhí)行后訂單跟蹤。應(yīng)按合同規(guī)定的支付條款對供應(yīng)商進行付款，并進行跟蹤。訂單執(zhí)行完畢的柔性條件之一是供應(yīng)商收到本次訂單的貨款，假如供應(yīng)商未收到付款，訂單人員有責任督促付款人員根據(jù)流程規(guī)定加快操作，否則會影響企業(yè)信譽。商品在使用過程中，可能會消失問題，偶發(fā)性的小問題可由選購：人員或現(xiàn)場督驗者聯(lián)系供應(yīng)商解決，重要的問題可由質(zhì)檢人員解決。

（三）選購訂單的使用管理

對于尚未使用電腦系統(tǒng)的公司，一份訂單通常有7～9份副本。而在使用計算機的條件下，將一份選購訂單分寄到每個部門的電子郵箱就可以了。供應(yīng)商在原件上簽字后將其送回買方，就表明供應(yīng)商已收到訂單并同意訂單的內(nèi)容。從法律上來講，發(fā)送訂單的選購部門構(gòu)成了合同供應(yīng)者，而確認訂單的供應(yīng)商則構(gòu)成合同接受者，提交和接受是具有法律約束力的合同的兩個重要組成部分。

選購部門將一份訂單副本送達會計部門（例如應(yīng)付賬款），提出需求的部門接收并進行交易。選購部門通常保留有幾份訂單的副本及相關(guān)收據(jù)，其他部門應(yīng)對選購訂單和收款收據(jù)有很高的透亮?????度：

1.會計部門能夠得知將來的支付條件，同時還持有一份訂單副本，以便在：貨物到達時應(yīng)付款進行核對。

2.選購訂單應(yīng)有訂單編號以便相關(guān)部門備案。

3.接收部門持有與商品收據(jù)相匹配的訂單副本，該部門還可以用特別的選購訂單關(guān)心猜測進貨的作業(yè)量。

4.提出需求者在需要查詢一份訂單狀況時可參考的選購訂單數(shù)字。

5.運輸部門知曉交貨要求，針對每一次交貨支配承運人或使用公司內(nèi)部運輸。

6.訂單將在全部的部門長期有效，直到買方公司確認貨物已收且符合數(shù)量及質(zhì)量要求為止。

訂單管理制度2

一、目的:為了掌握物料,保證生產(chǎn)方案的順當執(zhí)行,避開過程積壓的同時又確保生產(chǎn)線運作順暢,特制定本規(guī)定。

二、適用范圍:選購供應(yīng)、方案物控、倉儲、生產(chǎn)車間、成品庫等單位和過程。

三、流程和操作:

1、選購下單時依照生產(chǎn)方案在訂購單上填寫生產(chǎn)訂單號,經(jīng)科長查閱訂單,審批后落單選購,便于監(jiān)督選購單的適時、適量和適價性;

2、供應(yīng)商供貨時除附帶我司的選購單外,還必需在送貨單上注明選購單上的生產(chǎn)訂單號,每次送貨依據(jù)訂單號方案量送完為止,對分批送貨的物料,倉管員要建立帳務(wù),下次送貨時要進行扣減,不同訂單相同物料依據(jù)物控需要可以一次性送貨,但必需在送貨單上注明不同物料批次(不同的訂單號);

3、倉庫在收貨時,依據(jù)選購單、生產(chǎn)方案單核對送貨單,無誤后方可按流程辦理入倉手續(xù),全部進倉物料倉管員要按訂單號標識清晰,并在該訂單足數(shù)后在mrpⅱ系統(tǒng)帳上注明,無方案不允許收貨,除非物控員事先知會并得到批準;

4、倉庫收貨后必需打印入倉單一式四聯(lián),倉庫自留一聯(lián),其余各聯(lián)分發(fā)到選購、物控和客戶,保證各單位有據(jù)可查;

5、每次車間領(lǐng)料必需在《領(lǐng)料單》上寫清訂單號,倉管員發(fā)物料時要嚴格按訂單號執(zhí)行,發(fā)完該訂單材料后(含允許的損耗率)不再進行發(fā)料,如車間因其他緣由(如來料不良、人為損壞、丟失等)要求補領(lǐng)時,必需先將不良物料辦理退倉手續(xù)(或補領(lǐng)手續(xù))后方可補領(lǐng);

6、車間在生產(chǎn)時要在標識卡或轉(zhuǎn)移單上注明訂單號,總裝車間是通過條形碼來識別,成品完工進倉時,倉管員在收貨過程中要嚴格按訂單數(shù)執(zhí)行,車間統(tǒng)計員要和倉管員同步點數(shù)(通過質(zhì)量跟蹤卡來核對數(shù)據(jù)),相互確認,避開過程疏忽造成無法出貨或影響工資核算精確?????性;

7、車間同一用料部門不同班組(如a1班和a2班之間),在轉(zhuǎn)班交接時對專用件要相互交接物料數(shù)量和領(lǐng)用狀況并簽字,避開材料丟失或毀損后相互扯皮推卸,責任到人,杜絕過程鋪張造成出貨時缺料;

8、對標準件等通用材料,物控依據(jù)月生產(chǎn)方案和供貨周期及倉庫庫容來通知選購進貨頻率和送貨量,保證不影響生產(chǎn)又不積壓太多物料。

訂單管理制度3

1.目的為使顧客在質(zhì)量、價格、交貨期等方面的要求得到識別和滿意,公司對顧客要求予以評審,確保有力量履行合同要求。

2.適用范圍適用于顧客訂單的受理、評審、變更及管理。

3.職責

3.1業(yè)務(wù)部負責

3.1.1受理訂單,與顧客接洽。

3.1.2組織訂單評審及變更評審,對品名、規(guī)格、價格、付款方式進行評審。

3.1.3簽訂服裝訂貨合同。

3.1.4合同(訂單)資料整理、歸檔、移交。

3.2工廠部負責

3.2.1數(shù)量、交貨期、工藝、質(zhì)量要求的評審。

3.2.2合同及訂單變更通知單中的相關(guān)要求的執(zhí)行。

3.3總經(jīng)辦文控員負責合同(訂單)資料按期接收。

4.工作程序

4.1訂單受理

4.1.1業(yè)務(wù)部針對顧客發(fā)出的服裝招標、訂購信息,依據(jù)公司的接單條件來衡量能否滿意對方的要求,如滿意即可同顧客接洽。

4.1.2服裝加工類訂單,由業(yè)務(wù)部相關(guān)業(yè)務(wù)員將顧客要求,如品名、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期,記錄于'訂單受理記錄表',并要求顧客供應(yīng)明確的工藝要求。

4.1.3自主設(shè)計的項目,由設(shè)計部門依據(jù)目標顧客預期要求進行設(shè)計,繪制款式圖樣,確定布、輔料及工藝技術(shù)要求,參照《樣衣制作掌握程序》制作樣衣,交顧客確認。

4.2訂單評審

4.2.1價格、付款方式評審。業(yè)務(wù)部相關(guān)人員依據(jù)服裝的款式及工藝要求,按《服裝報價標準》制作'報價單',由業(yè)務(wù)主管或業(yè)務(wù)經(jīng)理審核確定后,報價給客戶。

4.2.2品名、規(guī)格評審。業(yè)務(wù)部依據(jù)《生產(chǎn)力量一覽表》審核。

4.2.3工藝、質(zhì)量要求評審。工廠部、工藝科、質(zhì)檢科依據(jù)《服裝產(chǎn)品標準》審核。

4.2.4數(shù)量、交貨期評審。工廠部總調(diào)度依據(jù)設(shè)備生產(chǎn)力量及生產(chǎn)方案狀況審核。

4.2.5各部門應(yīng)將評審結(jié)果記錄于'訂貨受理記錄表'相應(yīng)欄目。

4.2.6如有不能滿意顧客要求的項目,由業(yè)務(wù)部與顧客協(xié)商,達成協(xié)議。

4.2.7評審通過或協(xié)議達成后,業(yè)務(wù)部按《合同管理制度》與顧客簽訂訂貨合同。

4.3訂單變更若顧客對已簽訂的合同內(nèi)容提出變更,業(yè)務(wù)部應(yīng)組織相關(guān)部門對其進行評審,并將'變更要求'和'評審意見'記錄于'訂貨受理記錄表';評審通過后,業(yè)務(wù)部確定'變更內(nèi)容',填寫'訂單變更通知單'通知相關(guān)部門執(zhí)行變更。

4.4變更評審

4.4.1款式或規(guī)格尺寸變更,由工廠部技術(shù)科作出評審意見。

4.4.2數(shù)量、交貨期變更,由工廠部總調(diào)度作出評審意見。

4.4.3價格、付款方式變更,由業(yè)務(wù)部與顧客協(xié)商,并呈報業(yè)務(wù)經(jīng)理審定。

4.4.4工藝、質(zhì)量要求變更,由工廠部、質(zhì)檢科作出評審意見。

4.4.5業(yè)務(wù)部依據(jù)各部門的評審意見與顧客協(xié)商,擬定'變更內(nèi)容'交業(yè)務(wù)經(jīng)理或總經(jīng)理批準。

4.4.6業(yè)務(wù)部依據(jù)'變更內(nèi)容'估算公司的損失,與顧客協(xié)商合理的賠償。

4.5合同確定后,各部門應(yīng)按合同要求執(zhí)行,如遇難以克服的困難,應(yīng)通告業(yè)務(wù)部,由業(yè)務(wù)部與顧客協(xié)商解決。

4.6合同(訂單)資料管理

4.6.1簽訂或確認后的有效合同(訂單),業(yè)務(wù)部需按客戶類別、合同(訂單)號排序歸檔。

4.6.2合同(訂單)的正本統(tǒng)一保存在資料室,訂單變更的資料視為訂單保管。

4.6.3合同(訂單)為機密資料,未經(jīng)過業(yè)務(wù)主管同意,不得帶出業(yè)務(wù)部。

4.6.4合同期滿且結(jié)案后的次年年底,業(yè)務(wù)部應(yīng)將合同資料整理成冊,移交總經(jīng)辦資料室保存。

1.相關(guān)文件

5.1《合同管理制度》

5.2《樣衣制作掌握程序》

5.3《服裝報價標準》

5.4《生產(chǎn)力量一覽表》

5.5《服裝產(chǎn)品標準》

5.6《質(zhì)量記錄掌握程序》

2.記錄

6.1訂單受理記錄表

6.2合同(訂單)

6.3訂單變更通知單

6.4聯(lián)絡(luò)記錄單

訂單管理制度4

1、目的

規(guī)范選購管理工作，加強選購過程掌握，強化供應(yīng)商管理，確保適時、適價、適量地供應(yīng)公司生產(chǎn)所需物料。

2、適用范圍

適用于公司生產(chǎn)物料的選購過程掌握、對賬發(fā)票管理以及新開發(fā)廠商和合格供應(yīng)商定期或不定期的評估選擇等。

3、職責

3.1選購文員：負責選購訂單的下達，物料的催貨，特別的追蹤，訂單對賬、請款和發(fā)票的催繳以及幫助進行供應(yīng)商的評估等。

3.2選購專員：負責物料價格的談判、定價，選擇合格的供應(yīng)商，物料特別的處理、追蹤及特別信息的傳遞，對賬單、請款單的初審，物料選購成本的掌握分析以及合作供應(yīng)商關(guān)系的協(xié)調(diào)等。

3.3供應(yīng)管理員：依據(jù)物料供應(yīng)商需求猜測分析，為選購專員供應(yīng)經(jīng)評估合格的供應(yīng)商供其選擇，供應(yīng)商的定期或不定期評估結(jié)果的.制定和傳達，跟進新物料或新供應(yīng)商的打樣狀況。

3.4方案組主管：對物料選購訂單的審核，協(xié)調(diào)物料特別狀況的處理和跟蹤處理結(jié)果，審核供應(yīng)商的考評和選取，完善物料選購管理。

3.5生產(chǎn)部經(jīng)理：負責選購對賬單和請款單的批準，物料選購成本掌握的審核，供應(yīng)商合作關(guān)系的協(xié)調(diào)，以及跨部門之間特別的協(xié)調(diào)。

4、選購訂單管理流程

（見附件）

5、選購訂單管理內(nèi)容

5.1供應(yīng)商選用規(guī)定

5.1.1選購專員依據(jù)訂單要求和供應(yīng)商管理員供應(yīng)的供應(yīng)商評估報告，合理選擇合作廠商并進行價格確認。5.1.2選購專員必需選擇經(jīng)供應(yīng)商管理評估合格的供應(yīng)商或經(jīng)生產(chǎn)部經(jīng)理核準的選用供應(yīng)商作為訂單下單的對象，未經(jīng)評估合格的供應(yīng)商臨時不做考慮（特別物料的供應(yīng)商除外）。

5.1.3合作供應(yīng)商在未經(jīng)評估合格（特別物料除外）的狀況下選用的，造成的特別損失由下單人員負責并記錄個人考評。

5.1.4選購訂單的供應(yīng)商選擇和價格評定需由方案組主管審核，生產(chǎn)部經(jīng)理批準后才能下單達給合作供應(yīng)商。未經(jīng)供應(yīng)商選用審核或批準而下達的選購訂單，其造成的責任由下單人員負責，并記錄個人考評。

5.2價格管理規(guī)定

5.2.1選購專員依物料規(guī)格、交期、品質(zhì)要求及其它交易條件，選擇適當?shù)墓?yīng)商，作詢價、比價、議價作業(yè)。

5.2.2選購專員合理選擇供應(yīng)商之后，依據(jù)其收集的市場信息跟供應(yīng)商進行價格談判（