殘疾人集中就業(yè)服務規(guī)范：檔案管理

殘疾人集中就業(yè)服務規(guī)范：檔案管理范圍DB37/T3891的本部分規(guī)定了殘疾人集中就業(yè)企業(yè)檔案管理的管理部門和工作人員、檔案內容、檔案的收集、保管、檔案的提供利用和檔案的轉遞。本部分適用于XX省殘疾人集中就業(yè)企業(yè)殘疾人職工的檔案管理工作。本部分也適用于各級殘疾人聯(lián)合會通過查驗檔案，督查殘疾人集中就業(yè)企業(yè)對殘疾人各項政策的落實情況。術語和定義下列術語和定義適用于本文件。殘疾人職工檔案企業(yè)針對殘疾人職工進行聘用、調配、培訓、考核、獎懲、選拔和任用等過程中，形成的記錄個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務技術水平、工作成績和工作變動等情況的文件、影像等資料。管理部門和工作人員殘疾人職工檔案管理可由辦公室或綜合管理部等職能部門設置專職或兼職人員進行日常管理。檔案管理工作人員應具備檔案管理基本知識，熟悉人力資源和社會保障政策法規(guī)等。檔案內容殘疾人職工檔案入職材料入職時檔案材料可包括：個人簡歷；殘疾人證及身份證復印件，學歷、學位復印件，專業(yè)技能、專業(yè)資質及相關認證材料；入職評估綜合評估表，入職體檢報告，入職登記表；轉正材料；待遇核定事項審批材料；勞動合同書。工作期間檔案材料工作期間檔案材料可包括殘疾人職工的社會保障、定崗定級、年度考核、任免及調動、學歷與職稱、培訓、醫(yī)療康復、獎勵或處分及退休或離職等，具體包括但不限于以下內容：社會保險相關材料；工資待遇核定文件；年度考核記錄；任免、調動文件；學歷與職稱變動材料；培訓記錄；體檢信息、康復信息；獎懲文件；退休或與企業(yè)解除（終止）勞動關系的材料。企業(yè)檔案政府相關政策文件：包括國家、地方政府頒布的有關殘疾人的政策法規(guī)和相關文件等。企業(yè)內部管理文件：可包括企業(yè)制定的有關殘疾人職工的規(guī)章制度、文件和有關殘疾人職工的會議紀要、培訓記錄、工作考核記錄、工資表、社會保險相關材料、福利待遇發(fā)放文件及記錄等。榮譽及表彰：包括企業(yè)在安置殘疾人集中就業(yè)工作中獲得政府及相關單位表彰所授予的證件、牌匾、證書及相關文件等。檔案的收集、保管殘疾人職工自入職之日起，即建立個人檔案，應一人一檔，檔案封面左上方應標記檔案編號、職工姓名、性別及身份證號。檔案資料收集內容見本標準4.1。殘疾人職工工作期間的新增和變動材料（見本標準4.1.2）應及時歸檔。檔案材料應分類歸檔，材料完善、編排有序、目錄清楚、完整條理、妥善保管。檔案保管應做好防火、防蛀、防潮、防光、防盜等工作。有條件的企業(yè)宜建立電子檔案。檔案管理工作人員應認真做好殘疾人職工檔案的收集及管理工作，嚴禁篡改、偽造殘疾人職工檔案。檔案的提供利用檔案一般采取現(xiàn)場查閱的原則進行提供利用。特殊情況必須借出查閱的，應以書面形式說明理由，填寫《查（借）閱檔案審批表》（參見附錄A），經(jīng)企業(yè)相關領導批準后辦理登記手續(xù)進行查閱。查閱人員不得涂改、圈劃、抽取、撤換檔案，不得泄露或擅自復制、拍攝、向外公布檔案內容，如因工作需要確需從檔案中取證的，應填寫《查（借）閱檔案審批表》，經(jīng)企業(yè)相關領導批準后復制或拍攝。查（借）閱檔案應及時歸還，檔案管理人員應在核查無誤后進行歸檔。檔案的轉遞殘疾人職工調動、辭職、解除勞動合同或被開除、辭退等，應根據(jù)其要求及時將其檔案轉交其新的工作單位或其戶口所在地的人力資源和社會保障部門。轉遞檔案應根據(jù)新的工作單位或其戶口所在地的人力資源和社會保障部門的要求，將檔案材料進行密封后郵寄或交本人自帶。

（資料性附錄）

查（借）閱檔案審批表查（借）閱檔案審批表姓名部門查（借）閱檔案材料名稱查（借）閱檔案原因：查（借）閱檔案時間：年月日查（借）閱檔案歸還時間：年月日檔案管理部門負責人簽字：檔案管理部門分管領導簽