01文件控制程序

佛山市廠文件管理程序文件編號WT-QP-001版本A.0頁次第1頁共4頁編制審核批準(zhǔn)廣州千里碼汽車用品有限公司文件編號YB-QP-01制定部門行政部生效日期2017-11-10程序文件文件控制程序文件版本A0頁碼第1頁共4頁目的對與產(chǎn)品和質(zhì)量體系有關(guān)的文件和資料進(jìn)行控制，確保各部門使用的文件都為有效版本。適用范圍適用于本公司與質(zhì)量體系標(biāo)準(zhǔn)要求有關(guān)的所有文件和資料的控制。3、定義3.1文件（document）：具有指導(dǎo)性的信息及其承載媒體。3.2程序文件（proceduredocument）為進(jìn)行某項活動或過程所規(guī)定的途徑的描述文件在本公司一般意義為本公司級即跨部門或部門內(nèi)主要的管理性文件。職責(zé)行政部文控中心負(fù)責(zé)公司質(zhì)量手冊和程序文件的登記、發(fā)放、更新版本、舊版本回收作廢。相關(guān)人員負(fù)責(zé)文件的編制。管理代表負(fù)責(zé)質(zhì)量手冊和程序文件的審核，外部文件的批準(zhǔn)。各職能部門負(fù)責(zé)本公司第三層文件的發(fā)放、更新版本、舊版本作廢。流程圖文件編寫(修改)入檔登記文件編寫(修改)入檔登記發(fā)放審批發(fā)放審批收回且作廢日常管理實施收回且作廢日常管理實施修訂修訂6工作程序6.1若文件中沒有特別規(guī)定，一般情況下文件的審核、批準(zhǔn)的權(quán)限如下：序號文件類別編制審核批準(zhǔn)管理1質(zhì)量手冊行政部管理代表總經(jīng)理行政部2程序文件相關(guān)部門承辦人管理代表總經(jīng)理行政部3三階文件相關(guān)部門承辦人管理代表總經(jīng)理行政部4外部文件管理代表總經(jīng)理行政部5表單相關(guān)部門承辦人管理代表總經(jīng)理行政部6.2.本公司文件類別6.2.1.一階文件：質(zhì)量手冊；6.2.2.二階文件：程序文件，包括不合格品管理程序、人力資源管理程序…等ISO9001標(biāo)準(zhǔn)質(zhì)量條款所含的各項程序6.2.3.三階文件：工作指導(dǎo)文件，包括作業(yè)指導(dǎo)書、技術(shù)文件、檢驗標(biāo)準(zhǔn)、圖紙等在制造過程中使用的文件資料；6.2.4.四階文件：相關(guān)表單，用以收集、傳遞信息，來控制作業(yè)流程或提供作業(yè)或結(jié)果符合規(guī)定要求的固定格式6.2.5.外部文件：客戶圖紙、標(biāo)準(zhǔn)等，以及本公司程序文件或作業(yè)指導(dǎo)書所依據(jù)并引用的非本公司文件6.2.6.記錄性文件：管理評審記錄，持續(xù)改進(jìn)的決策記錄等。6.4.文件的格式

由相關(guān)部門編制者按照本公司固定的格式編制文件，其內(nèi)容：

1)目的：指出此文件運(yùn)行時所應(yīng)達(dá)到的效果、目標(biāo)；

2)適用范圍：指出此文件適用的場所，范圍；

3)定義：指出此文件中出現(xiàn)的專用名詞的內(nèi)涵和外延；

4)職責(zé)：指出此文件運(yùn)行時的職責(zé)劃分；

5)程序：詳細(xì)列出為達(dá)到所需目的而進(jìn)行的作業(yè)程序和步驟。

6)相關(guān)表單：由本程序引出的表單名稱及其編號。6.5.文件編制﹑修訂﹑作廢作業(yè)6.5.1文件的編制作業(yè)

由相關(guān)部門承辦人進(jìn)行編制，編制完成后填寫《文件發(fā)放登記表》，列明需要分發(fā)文件的部門及數(shù)量，然后交行政部完成文件審核、批準(zhǔn)作業(yè)。6.5.2.文件的修訂作業(yè)6.5.2.1各類文件在實際作業(yè)中，若有不合現(xiàn)狀須修改者，由發(fā)現(xiàn)部門或文件編制部門填寫《文件更改申請表》，提出修訂原因，交原編制課室研究修改的可行性。6.5.2.2若原編制部門認(rèn)為文件可以修訂時，則由原編制部門負(fù)責(zé)文件修訂，修訂完成后的文件，交行政部完成文件審核、批準(zhǔn)作業(yè)。6.5.2.3文件修訂內(nèi)容記錄于《文件更改申請表》，并由行政部將修訂摘要轉(zhuǎn)載記錄于《文件修訂記錄》內(nèi)?！段募抻営涗洝穬H與文件最新版本的原件保存在一起，《文件修訂記錄》不發(fā)放。6.5.3文件的作廢作業(yè)

文件作廢的申請﹑批準(zhǔn)等作業(yè)同文件的修訂作業(yè)。但文件作廢后，原文件編號不可再重復(fù)使用。6.6.文件編碼體系文件順序號6.6.1.文件編碼體系

YB□□□□□文件順序號 文件類別號文件類別號表示公司表示公司6.6.1.1文件類別：

為一位大寫的英文字母，具體區(qū)分如下，其余由各部門自行編制。

QM–手冊

QP–程序文件

QW–作業(yè)指導(dǎo)書

H–其它作業(yè)文件6.6.1.3順序號

由三位阿拉伯?dāng)?shù)字組成，各文件順序號均由阿拉伯?dāng)?shù)自001起，文件順序號可以不連續(xù)，但同類文件中其順序號不得重復(fù)。相關(guān)表單的編碼

YBQR□□流水號流水號QR表示表單QR表示表單表示公司表示公司6.7.版本6.7.1文件和相關(guān)表單的版本號以一位大寫的英文字母表示，依次位A、B、C等。6.7.2版本號可以單獨(dú)使用，亦可連在文件/相關(guān)表單編號后面一起使用。6.8.文件分發(fā)﹑回收作業(yè)6.8.1.行政部對受控的文件和表單應(yīng)以《受控文件清單》列表管理，不得有重復(fù)或誤用的情形。6.8.2.由行政部按照《文件發(fā)放登記表》發(fā)放文件；6.8.3.文件原件保留在行政部，不蓋任何章；6.8.4.凡受控文件均需加蓋紅色“受控文件”章，作廢文件蓋藍(lán)色“作廢”章，非受控文件不蓋章；6.8.5.凡“受控文件”章是復(fù)印的文件均視為無效文件；6.8.6.作廢的受控文件由行政部按照《文件發(fā)放登記表》的名單收回，非受控文件不收回；6.8.7.回收的文件由行政部保存或銷毀。6.8.8.“受控文件”對外的分發(fā)，得由適當(dāng)?shù)膶ν獠块T代簽收，分發(fā)時應(yīng)加蓋紅色“受控文件”章并于《文件發(fā)放登記表》中記錄。6.8.9文件修訂總覽記錄在《文件修訂記錄表》。6.9.文件的補(bǔ)發(fā)

因文件破損、遺失或其他原因需要申請補(bǔ)發(fā)文件時，由行政部主管在《文件發(fā)放登記表》中簽名，然后辦理文件補(bǔ)發(fā)手續(xù)。6.10.外部文件的控制6.10.1.凡部門因工作需要，將外部文件列為質(zhì)量體系運(yùn)作的依據(jù)或標(biāo)準(zhǔn)時，為正確地使用文件滿足要求，需要對此類文件進(jìn)行控制，如：規(guī)范、工業(yè)/國家/國際標(biāo)準(zhǔn)等。6.10.2