茂名科技公司零售部財務管理規(guī)范條例

茂名科技公司零售部財務管理規(guī)范條例文件編碼(GHTU-UITID-GGBKT-POIU-WUUI-8968)茂名**科技有限公司零售部財務管理規(guī)范條例文件號：為加強公司財務管理，經(jīng)全體致想科技員工討論，一致通過以下財務管理規(guī)范(一)分工及責任?(1)店長：?1、店長不能做實物賬(電腦上速達賬)及現(xiàn)金賬(商品銷售收款單及電腦上速達賬)，但要監(jiān)督并管理實物及現(xiàn)金、認真審核做賬員所做的單(貨品名稱、型號、數(shù)量、金額與否與單上及實物一至)，是否有收貨人簽名。2、每晚或每次交接現(xiàn)金要在場監(jiān)督(如果店長不在也要第三方在場)，并核實登可當晚發(fā)，也可第二天早上發(fā)，但不能超過第三天才發(fā)。如果突擊檢查出弄虛作假，重罰。?3、要督促做賬員及時做單，自己也及時審核、核對；審核完要同做賬員通知一下，特別是有錯的，要其改正并跟進。不能累積二天的單未審核，忙不是理由。4、根據(jù)各部門情況，適當留些現(xiàn)金用于支付貨款，但不能超過太多，以防被偷盜的損失。不能連續(xù)三天余額都超萬，如有特殊，請告訴財務。?(2)、收款員：?1、不能寫‘商品銷售收款單’金額，但收了款要在備注上簽名(誰銷售誰監(jiān)督)，表示已收款。平時不能核對‘商品銷售收款單’金額，只能在交接時才能核對。因為平時核對是有目的的，如果核對就罰；所以一定要看清楚‘商品銷售收款單’的金額才能收款。如果發(fā)現(xiàn)已收現(xiàn)金但銷售員沒記賬的，一定要督促其填寫。收款員無論是盤盈還是盤虧都要罰，盤盈除非找出原因的。2、同時也是銷售員，但銷售收款時，要其他銷售員或店長代其寫上‘商品銷售收款單’金額并在備注上簽名加代字；?3、如果是收款員第一手接的顧客，因收款而讓其他同事接手，無論是否換了其他商品，其提成歸收款員及談成生意員工一人一半；但一定要同幫助銷售的員工交同事，不能因為是收款員的顧客而不幫忙銷售，也不能因為有其他客人來而冷落了收款員的顧客，收款員收完款后做好防盜后要立即來接自己的顧客，不能找其(如果收款員接待顧客時店面需要收款，可暫時由其它銷售員或技術(shù)員代收款，等收款員談完生意后再復查現(xiàn)金和銷售單，銷售計提歸誰按之前訂出的銷售成交計法標準執(zhí)行。)4、收款員一定要認真收款、支付費用、貨款，盤虧現(xiàn)金的要找出原因，沒原因的就要全賠，收到假錢時也是即時全賠。5、支付貨款時，一定要有當事人簽名，如：誰收貨，電腦上有沒有單(即時現(xiàn)金采購收貨的除外)，沒人收貨，電腦單上也沒，不能支付，誰支付誰負責；有人收貨但電腦上沒做單，向供應商表明暫停支付，等查出問題才能支付，立時查庫存，找出問題，是不是漏入。如果不是漏入的上報財務，并查找原因。支付前最好就是查詢一下收貨人，是不是收到這些貨；支付時要在‘商品銷售收款單’寫上負數(shù)金額，并在備注上注明供應商，然后再并在供應商送貨單上簽名及寫上支付日期。做賬員及店長應協(xié)助收款員查單支付。6、支付費用時，做的單一定要有當事人(用款人)簽名，并要派工員(或倉管)簽名證明才能支付。沒有的不能支付。?(3)、做賬員：1、根據(jù)銷售員的銷售貨品項目(品牌機摘要上寫機身號唯一，)或維修項目，立即出銷售開單給銷售員，并在‘商品銷售收款單’品名規(guī)格上補上速達單號并寫上是否開票。當發(fā)生開發(fā)票(或刷卡)時，要在速達單摘要上說明開發(fā)票(或刷卡)。?2、后補做銷售開單的：根據(jù)手工銷售流水賬銷售內(nèi)容(或顧客簽名的手寫單)及‘商品銷售收款單’金額做銷售開單，做好后要在‘商品銷售收款單’品名規(guī)格上補上速達單號并寫上是否開票，放在當天做齊的憑證上面，作為以前每天上交?做賬員要嚴格把關(guān)，所有的單(指供應商送貨單)要有相應人簽名及日期(收貨，支付)，并核對金額，如果因為手續(xù)不齊全，而入了單，連店長也審不出來，出事后，做賬員、店長受連帶責任。?3、如‘商品銷售收款單’是否有收款人簽名。?4、銷售退貨時要在新銷售開單摘要寫上原來銷售開單(顧客)單號并要退貨人及原銷售員的簽名并核對實物是不是公司的商品，并付上顧客方原來的銷售收據(jù)?5、?代銷采購及非現(xiàn)金采購時看：收貨人是誰，簽名是否對。?6、?現(xiàn)金采購及應付款單(包括代銷結(jié)算)時看：收貨人是誰，當天支付的收款人是誰，簽名是否對。7、費用單：若是公司內(nèi)部產(chǎn)生運費的，由收貨方支付，出貨方不能付運費用；有關(guān)提貨業(yè)務員運費用報銷，運費單要有派工人簽名，并寫上收貨日期。費用單要付款人及用款人簽名。?8、及時打銷售開單讓顧客、收款人及銷售員，店長簽名。?9、未銷售的(或換貨)商品返廠家返修時做調(diào)拔單：入倉選擇：自己部門的返修倉。一定要做手工單注明：返修廠家聯(lián)系地址、電話；運輸方式、運輸公司，返修商品名稱、型號、數(shù)量、金額(均價)；經(jīng)手人、證明人、日期等，將此手單及郵寄單配在調(diào)撥單后，上交財務。收回時：做手工單注明：誰收貨，證明人，返修商品名稱、型號、數(shù)量、金額(均價)、日期，再做調(diào)拔單。?10、原則上不能累積有三天的單未做；有開發(fā)票，或刷卡的要在摘要上寫明。?11、每月按時在下個月3號前送齊上個月的單到財務部，并且每個星期三交上星12、做完一天的單就告知店長讓其審核，并主動問有沒做錯的；如果是多個做賬員的，一定要做好相應的已做單記號，并同同部門的做單員說明那些已做哪些未13、如果遇到業(yè)務要求做什么單，完成后一定要通知業(yè)務部；收到貨物，貨物帶?14、凡是商品出了店面的都要按出貨日期做相應電腦憑證，即是手工掛賬也不行，查出沒做的重罰。除品牌機外，其他的：主機、內(nèi)存、顯卡、CPU、顯視器、健盤、鼠標、鼠標墊、軟件都要分開出入賬。15、已出憑證的，后發(fā)現(xiàn)做錯修改時要注明為什么要改。所有支付都要支付人簽名及重復寫當天支付日期。?(二)、手工銷售單及收款收據(jù)使用規(guī)則：?外面賣回的不能用，所以店長一定要根據(jù)自己部門的情況及時領(lǐng)夠，不能等到用完才領(lǐng)；如果在外面賣回用(或其他的手工銷售證明)都要重罰。)，領(lǐng)用時要做備案，每本從什么號碼開始，什么日期，哪個部門領(lǐng)用的。?3、每本開完后要將存根交回財務部，寫錯只能作廢，不能撕，撕—重罰，少一張存根也要罰，要專人保管。應收款項目用四聯(lián)銷售單開，分別為存根、財務聯(lián)、收款聯(lián)、客戶聯(lián)。?4、開發(fā)票時，只能當天的速達單當天開發(fā)票，不能倒開；如有特殊需要報批，因為之前的速達單，如果顧客要開發(fā)票的，在出速達單當天就要你開發(fā)票了；要用七天之前速達單內(nèi)容開發(fā)票的，只能說你虛開發(fā)票了。如果知道同事用你的銷售內(nèi)容來開發(fā)票、或你有懷疑時，在查出之前，應主動向財務匯報，否則負連帶的內(nèi)開發(fā)票有效。)?5、誰接的業(yè)務要開發(fā)票的就由誰報寧春處開票，不能幫。?(三)其他?1、如要修改單據(jù)、現(xiàn)金交接表或店內(nèi)的流水賬不能全涂，只能劃兩橫在錯的，再在旁邊寫上正確的，并簽上修改人姓名；原單有改動的,誰改動誰簽名,原數(shù)上劃雙橫線；絕不能撕毀重新做過，這樣重罰。?2、禁止員工(無論是店長或是其他同事)帶現(xiàn)金出外采購結(jié)算(可以先調(diào)貨過來，到時一齊結(jié)算)，特殊情況需要報批。所有發(fā)生業(yè)務只能在店面其他同事見證下進行；盡量不要從公司帶貨出在外面收錢回，如果一定要這樣要報批。(盡量不要銷售員送貨及到外收款，收多少款至少要兩個員工知，有收款時要帶手工單叫客人簽名并寫電話號碼。)3、嚴禁截留貨款不入賬，當天收到就當天入，