會計檔案整理規(guī)范演示文稿

會計檔案整理規(guī)范演示文稿當前第1頁\共有91頁\編于星期日\18點會計檔案整理規(guī)范當前第2頁\共有91頁\編于星期日\18點會計檔案：《會計檔案管理辦法》所稱會計檔案是指單位在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。當前第3頁\共有91頁\編于星期日\18點※會計檔案的特點：來源的廣泛性、內(nèi)容的連續(xù)性、形式的多樣性、表達的一致性

※會計檔案管理原則

實行集中統(tǒng)一管理。即：檔案部門統(tǒng)一制定工作制度，統(tǒng)一工作程序,統(tǒng)一保管。當前第4頁\共有91頁\編于星期日\18點需要掌握的主要內(nèi)容：《會計檔案管理辦法》的相關(guān)規(guī)定；會計檔案的歸檔；會計檔案的整理方法和具體要求；會計檔案的利用；會計檔案的鑒定與銷毀當前第5頁\共有91頁\編于星期日\18點法律依據(jù)：

《中華人民共和國會計法》已由第九屆人大常委會第一步次會議于1999年10月31日修訂通過，于2000年7月1日起施行。第一章的第四條、第五條（會計檔案的真實性）第二章的第十條、十一條、二十三條（會計檔案的內(nèi)容）第五章的第三十七條（會計機構(gòu)和會計人員）當前第6頁\共有91頁\編于星期日\18點《會計檔案管理辦法》2015年12月11日，中華人民共和國財政部、國家檔案局第79號令，《會計檔案管理辦法》已經(jīng)財政部部務(wù)會議、國家檔案局局務(wù)會議修訂通過,現(xiàn)將修訂后的《會計檔案管理辦法》公布,自2016年1月1日起施行。1998年8月21日財政部、國家檔案局發(fā)布的《會計檔案管理辦法》(財會字〔1998〕32號)同時廢止。當前第7頁\共有91頁\編于星期日\18點《會計檔案管理辦法》詳解第五條內(nèi)容：第六條內(nèi)容：（會計資料的歸檔）第八條、九條內(nèi)容：（電子會計檔案）第十條、十一條、十二條內(nèi)容：（會計檔案移交）第十四、十五條內(nèi)容：當前第8頁\共有91頁\編于星期日\18點第十六、十七、十八、十九條內(nèi)容：（會計檔案的鑒定與銷毀）第二十四條內(nèi)容第二十八條內(nèi)容當前第9頁\共有91頁\編于星期日\18點不能列入會計檔案管理范疇的文書檔案：（《會計檔案管理辦法》第二十八條和《企業(yè)文件材料歸檔范圍和保管期限規(guī)定》。）（一）財務(wù)管理工作的方針、政策、法規(guī)文件;

（二）財務(wù)管理工作的規(guī)劃、計劃、總結(jié)、預(yù)算、報告、通知等;

（三）財務(wù)工作的請示、批復(fù);

（四）財務(wù)管理的制度、規(guī)定、辦法;（五）固定資產(chǎn)新增、報廢、調(diào)撥文件材料；（六）本單位稅務(wù)登記、交納、減免、返還等工作文件材料；

當前第10頁\共有91頁\編于星期日\18點以上文件不是在會計檔案歸檔的內(nèi)容,屬于會計部門形成的文書檔案。

（七）生產(chǎn)財務(wù)和成本核算文件材料；（八）資金管理、價格管理、會計管理文件材料;（九）本企業(yè)經(jīng)營盈虧情況報告、報表；（十）本企業(yè)財務(wù)預(yù)、決算報告

（十一）審計工作制度、總結(jié)；

（十二）審計意見、審計報告、專項審計通知、報告、批復(fù)、結(jié)論、調(diào)查與證明等文件材料；（十三）審計工作方案、計劃、報告、紀要等。當前第11頁\共有91頁\編于星期日\18點工資年度報表，職工工資、獎金及各種福利待遇審批名冊，養(yǎng)老保險繳納名冊，調(diào)整、新增審批表，職工聘用、轉(zhuǎn)正等審批表、協(xié)議書，事業(yè)統(tǒng)計報表，清產(chǎn)核資材料，干部職工調(diào)動的工資介紹信等文件材料，應(yīng)當執(zhí)行文書檔案管理規(guī)定。當前第12頁\共有91頁\編于星期日\18點會計檔案的歸檔范圍《會計檔案管理辦法》第六條對會計核算材料的歸檔范圍作了規(guī)定，具體包括：

1、會計憑證：是用來記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)，明確經(jīng)濟責任、作為記賬依據(jù)的書面證明。按填制的程序和用途可分為：原始憑證和記賬憑證。當前第13頁\共有91頁\編于星期日\18點

2、會計賬簿：以經(jīng)過審核的會計憑證為依據(jù)，連續(xù)、系統(tǒng)、全面地記錄各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的簿籍，是編制財務(wù)報告的重要依據(jù)。主要包括：總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款賬、經(jīng)費支出等其他各類明細賬、固定資產(chǎn)賬、輔助賬簿（備查賬簿）等。當前第14頁\共有91頁\編于星期日\18點3、財務(wù)會計報告：是根據(jù)日常會計核算材料定期編制的，是單位對外提供的反映單位某一特定日期的財務(wù)狀況和某一會計期間的經(jīng)營成果、現(xiàn)金流量等會計信息的文件。按編制時間可分為：月報、季報、年報。！注意：會計報表，附表及相關(guān)的編制說明，文字補充材料，都應(yīng)視為財務(wù)報告的組成部分，一并歸檔。當前第15頁\共有91頁\編于星期日\18點

4、其他會計資料，主要包括：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、保管清冊、銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書。當前第16頁\共有91頁\編于星期日\18點

會計檔案歸檔時間

《會計檔案管理辦法》第十一條要求：“當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構(gòu)保管一年，最長不超過三年，期滿之后，應(yīng)當由會計機構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管”。（由會計人員整理完畢后，由會計保管一年，再移交檔案室。）當前第17頁\共有91頁\編于星期日\18點會計檔案歸檔要求

歸檔的會計核算材料應(yīng)符合完整齊全、真實準確、裝訂成冊、有利于保管和利用的要求。（必須使用噴墨打印機，色帶打印的會計核算材料不符合歸檔要求。）當前第18頁\共有91頁\編于星期日\18點會計檔案的歸檔手續(xù)

會計檔案在歸檔移交時，會計人員和檔案人員雙方必須履行一定的交接手續(xù)，以明確責任。（第十二條）

會計機構(gòu)和檔案機構(gòu)要逐卷認真清點，嚴格交接手續(xù)，雙方簽字。當前第19頁\共有91頁\編于星期日\18點會計檔案整理方法會計檔案的分類統(tǒng)一采用：“類別——會計年度——保管期限”進行分類。（每個類別分別進行整理）當前第20頁\共有91頁\編于星期日\18點※即先把會計檔案分成“會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告和其他會計資料”四類分開。

※然后每類再按會計年度排列，每一年

度內(nèi)的會計檔案根據(jù)保管期限的長短依次排列。

※四個類別的檔案分別編制四個流水案卷號，每年度順延，形成四本案卷目錄。當前第21頁\共有91頁\編于星期日\18點會計憑證的整理方法一、排列一年內(nèi)形成的會計憑證按照形成時間的先后順序進行排列：

1月、2月、3月一直到12月；一個月內(nèi)形成多本憑證的按每月內(nèi)的順序排列：第1冊、第2冊、第3冊…當前第22頁\共有91頁\編于星期日\18點跨年度大流水編制案卷號，案卷號一般不超過999。每個年度的案卷號連續(xù)編排。從2015年從“1”開始重新起號，新建一本案卷目錄。

每一憑證包角正面齊縫處蓋“單位財務(wù)章”，包角背面齊縫處蓋“會計人名章”。當前第23頁\共有91頁\編于星期日\18點將口取紙倒貼在每本憑證上如圖所示：200556當前第24頁\共有91頁\編于星期日\18點擬寫會計檔案案卷題名單位名稱北京市昌平區(qū)檔案局二00五年一月記賬憑證

會計年度或時間會計核算材料名稱當前第25頁\共有91頁\編于星期日\18點案卷號類別

題名起止年月日頁數(shù)期限存放地點備注1憑證昌平區(qū)檔案局二0一五年一月會計憑證

2015.1.1—1.311-2430年2憑證昌平區(qū)檔案局二0一五年二月會計憑證2.1—2.291-3530年3憑證昌平區(qū)檔案局二0一五年三月會計憑證之一3.1—3.151-1630年4憑證昌平區(qū)檔案局二0一五年三月會計憑證之二3.16—3.3117-4530年會計檔案案卷目錄注：此表每頁10個空行。

“頁數(shù)”：起止憑單號。打印會計檔案案卷目錄當前第26頁\共有91頁\編于星期日\18點※每個年度一頁抄不下，可以抄幾頁※注意：隔年斷頁※以后每年產(chǎn)生的憑證還按這個順序、步驟進行整理歸檔。當前第27頁\共有91頁\編于星期日\18點

年度

卷號頁號2015年115122016年163目次表當前第28頁\共有91頁\編于星期日\18點裝訂會計案卷目錄

當前第29頁\共有91頁\編于星期日\18點全宗名稱保管期限30年裝盒、填寫盒封面當前第30頁\共有91頁\編于星期日\18點年度起止案卷號盒脊背貼口取紙當前第31頁\共有91頁\編于星期日\18點會計賬簿整理方法

會計賬簿包括：現(xiàn)金日記賬、銀行存款賬、總分類賬（總賬）和各類明細賬?！铿F(xiàn)金日記賬和銀行存款賬保管期限為30年★總分類賬（總賬）保管期限為30年★各類明細賬保管期限為30年注意：從2015年從“1”開始重新起號，新建一本案卷目錄。當前第32頁\共有91頁\編于星期日\18點手工記賬方式★一般現(xiàn)金日記賬、銀行存款賬和總分類賬（總賬）為訂本式賬（死頁賬）★各類明細賬為活頁賬★死頁賬與活頁賬有不同的整理方法當前第33頁\共有91頁\編于星期日\18點電算化管理方式

實現(xiàn)會計電算化后，形成的會計檔案要用打印機打印出來，不能使用針式打印機打印會計檔案。

電算化形成的會計檔案采用活頁賬的整理方法。當前第34頁\共有91頁\編于星期日\18點死頁賬（本賬）的整理方法（傳統(tǒng)手工）

打印卷內(nèi)文件目錄（豎版）順序號

文

號

責任者

題名日期頁號備注

1北京市昌平區(qū)檔案局二0一五年銀行存款日記賬2015.1.1--12.311--100注：此表每頁20空行。卷內(nèi)文件目錄當前第35頁\共有91頁\編于星期日\18點總分類賬在抄寫“卷內(nèi)文件目錄”中“題名”欄，要填寫“一級科目名稱”。

總分類賬有書寫內(nèi)容的賬頁要編頁號。（用鉛筆編寫）當前第36頁\共有91頁\編于星期日\18點填寫卷內(nèi)備考表

本卷情況說明：

立卷人

檢查人

立卷時間2015.4.20卷內(nèi)備考表（豎版）會計人員檔案員當前第37頁\共有91頁\編于星期日\18點填寫口取紙（從2016年開始會計賬簿口取紙的填寫方法如圖所示）

62016年度案卷號當前第38頁\共有91頁\編于星期日\18點口取紙一式填兩份分別貼在：※死頁賬的封面的右上角※賬簿盒的脊背上※一一對應(yīng)當前第39頁\共有91頁\編于星期日\18點裝盒死頁賬（本賬）：一個檔案盒只裝一本賬。按照卷內(nèi)文件目錄、賬、卷內(nèi)備考表的順序裝入盒內(nèi)。當前第40頁\共有91頁\編于星期日\18點北京市昌平區(qū)檔案局二0一五年現(xiàn)金日記賬

單位名稱會計年度或時間會計核算材料名稱擬寫會計檔案案卷題名當前第41頁\共有91頁\編于星期日\18點全宗名稱案卷題名起止時間填寫盒面，如右圖所示：

30年當前第42頁\共有91頁\編于星期日\18點填寫口取紙

62016年度案卷號當前第43頁\共有91頁\編于星期日\18點活頁賬的整理方法

編頁號※剔除空白賬頁（手記賬）※電算化機打的賬頁※一卷會計賬簿一流水編制頁碼，頁數(shù)合適。（一個年度的賬簿不能編制大流水頁號。）※有書寫內(nèi)容的頁都要編頁號※用鉛筆編制頁碼（有印花稅和賬戶目錄的頁面）※正頁編在右上角，反頁編在左上角當前第44頁\共有91頁\編于星期日\18點打印卷內(nèi)文件目錄

順序號

文號

責任者

題名日

期頁號備注1昌平區(qū)檔案局賬戶目錄2015.1.112昌平區(qū)檔案局銀行存款2015.1.1—12.3123昌平區(qū)檔案局零余額賬戶用款額度1.1—12.3164昌平區(qū)檔案局庫存現(xiàn)金1.1—12.317-15一級科目名稱卷內(nèi)文件目錄（橫版）注：此表每頁13空行。當前第45頁\共有91頁\編于星期日\18點當前第46頁\共有91頁\編于星期日\18點當前第47頁\共有91頁\編于星期日\18點填寫卷內(nèi)備考表（橫版）

注：打印的賬頁按豎版和橫版分別使用軟卷皮。會計人員檔案員當前第48頁\共有91頁\編于星期日\18點北京市昌平區(qū)檔案局二0一五年現(xiàn)金日記賬

單位名稱會計年度或時間會計核算材料名稱擬寫會計檔案案卷題名當前第49頁\共有91頁\編于星期日\18點注意：1、電算化會計檔案，當一年有幾卷明細賬（或者其它種類的賬），案卷題名要寫清楚某單位某年****賬（一）、（二）（或者寫“之一”、“之二”）。2、電算化打印的賬頁是豎版的，就用豎版軟卷皮（企業(yè)）和豎版的卷內(nèi)文件目錄和卷內(nèi)備考表，橫版的就用橫版軟卷皮和橫版的卷內(nèi)文件目錄和卷內(nèi)備考表（財政撥款的預(yù)算單位）。

當前第50頁\共有91頁\編于星期日\18點打印封面當前第51頁\共有91頁\編于星期日\18點當前第52頁\共有91頁\編于星期日\18點裝訂按照卷內(nèi)文件目錄、賬頁、卷內(nèi)備考表的順序三孔一線進行裝訂先從上邊或下邊的孔穿線，中間的孔留一個套，把扣系在后面。當前第53頁\共有91頁\編于星期日\18點當前第54頁\共有91頁\編于星期日\18點排列★每年按照保管期限表的順序依次排列，大流水編制案卷號?！锶沼涃~、總賬、明細賬。當前第55頁\共有91頁\編于星期日\18點★排列順序：現(xiàn)金日記賬、銀行存款賬、總分類賬、各類明細賬★相應(yīng)的案卷號：1、2、3、4★以后每年還按這個順序排列，案卷號大流水編制，就是5、6、7、8…。案卷號一般不超過999。超過999號就要重新起目錄。

當前第56頁\共有91頁\編于星期日\18點會計檔案案卷目錄案卷號類別

題名起止年月日頁數(shù)期限存放地點備注1賬簿昌平區(qū)檔案局二0一五年銀行存款賬

2015.1.1—12.312430年2賬簿昌平區(qū)檔案局二0一五年現(xiàn)金日記賬

2015.1.1—12.313530年3賬簿昌平區(qū)檔案局二0一五年總分類賬

2015.1.1—12.311630年4賬簿昌平區(qū)檔案局二0一五年明細賬之一

2015.1.1—6.305030年5賬簿昌平區(qū)檔案局二0一五年明細賬之二

2015.7.1—12.314030年注：此表每頁10個空行。

“頁數(shù)”：憑單數(shù)。打印會計檔案案卷目錄當前第57頁\共有91頁\編于星期日\18點※每個年度一頁抄不下，可以抄幾頁※注意：隔年斷頁※以后每年產(chǎn)生的賬還按這個順序、步驟進行整理歸檔。當前第58頁\共有91頁\編于星期日\18點

年度

卷號頁號2015年15112016年62目次表填寫目次表當前第59頁\共有91頁\編于星期日\18點裝訂會計案卷目錄

當前第60頁\共有91頁\編于星期日\18點裝盒※同一年度活頁賬可以幾卷裝一個盒，裝滿為止?！部梢痪硌b一個盒（電算化打印的會計檔案）。※不同年度的不能混裝當前第61頁\共有91頁\編于星期日\18點全宗名稱題名欄保管期限30年填寫盒面：如圖所示當前第62頁\共有91頁\編于星期日\18點6---102016年度起止案卷號盒脊：貼口取紙當前第63頁\共有91頁\編于星期日\18點財務(wù)報告的整理方法財務(wù)報告按編制時間可分為：月報、季報、年報分別進行整理注意：從2015年從“1”開始重新起號，新建一本案卷目錄。

當前第64頁\共有91頁\編于星期日\18點編頁※在每卷的每頁財務(wù)年報上流水編制頁號。※有書寫內(nèi)容的頁面都要編頁號※正頁編在右上角，反頁編在左上角※每一卷分別編制流水頁號。當前第65頁\共有91頁\編于星期日\18點打印卷內(nèi)文件目錄

順序號

文

號

責任者

題名日期頁號備注

1北京市昌平區(qū)檔案局二0一五年部門年度決算報表2016.1.1012北京市昌平區(qū)檔案局《二0一五年部門年度決算報表》2016.1.1096-108文字說明及數(shù)據(jù)分析卷內(nèi)文件目錄（豎版）注：此表每頁20空行。當前第66頁\共有91頁\編于星期日\18點填寫卷內(nèi)備考表

本卷情況說明：

立卷人

檢查人

立卷時間2015.4.20卷內(nèi)備考表（豎版）會計人員檔案員當前第67頁\共有91頁\編于星期日\18點裝訂（三孔一線）

按卷內(nèi)文件目錄、財務(wù)報表、卷內(nèi)備考表的順序排列三孔一線進行裝訂，扣系在后面。當前第68頁\共有91頁\編于星期日\18點填寫封面全宗名稱案卷題名起止時間昌平區(qū)檔案局昌平區(qū)檔案局二〇一四年財務(wù)決算報表、文字說明及數(shù)據(jù)分析20141201412永久168當前第69頁\共有91頁\編于星期日\18點盒脊：貼口取紙

1永久保管期限案卷號當前第70頁\共有91頁\編于星期日\18點案卷號類別

題名起止年月日頁數(shù)期限存放地點備注1報告昌平區(qū)檔案局二0一五年財務(wù)決算報表

2016.1.1024永久2報告昌平區(qū)檔案局二0一五年財務(wù)月報表1.1-12.315010年

會計檔案案卷目錄注：此表每頁10個空行。

“頁數(shù)”：憑單數(shù)。打印會計檔案案卷目錄當前第71頁\共有91頁\編于星期日\18點

年度

卷號頁號2015年12112016年32目次表當前第72頁\共有91頁\編于星期日\18點裝訂會計案卷目錄

當前第73頁\共有91頁\編于星期日\18點其他類的整理方法包括會計檔案移交清冊（30年）、會計檔案保管清冊（永久）、會計檔案銷毀清冊（永久），銀行存款余額調(diào)節(jié)表（10年）、銀行對賬單（10年）企業(yè)存納稅申報表（10年）。注意：從2015年從“1”開始重新起號，新建一本案卷目錄。整理方法同會計報告。當前第74頁\共有91頁\編于星期日\18點編頁※在每卷每頁銀行對賬單（銀行余額調(diào)節(jié)表等會計資料）上流水編制頁號※有書寫內(nèi)容的頁面都要編頁號※正頁編在右上角，反頁編在左上角。（用鉛筆編寫）當前第75頁\共有91頁\編于星期日\18點打印卷內(nèi)文件目錄

順序號

文

號

責任者

題名日期頁號備注

1北京市昌平區(qū)檔案局二0一五年一月銀行對賬單2015.1.311

2北京市昌平區(qū)檔案局二0一五年二月銀行對賬單2.2823北京市昌平區(qū)檔案局二0一五年三月銀行對賬單3.3134北京市昌平區(qū)檔案局二0一五年四月銀行對賬單4.3045北京市昌平區(qū)檔案局二0一五年五月銀行對賬單5.3156北京市昌平區(qū)檔案局二0一五年六月銀行對賬單6.30612北京市昌平區(qū)檔案局二0一五年十二月銀行對賬單12.3112-12卷內(nèi)文件目錄（豎版）注：此表每頁20空行。當前第76頁\共有91頁\編于星期日\18點填寫卷內(nèi)備考表

本卷情況說明：

立卷人

檢查人

立卷時間2015.4.20卷內(nèi)備考表（豎版）會計人員檔案員當前第77頁\共有91頁\編于星期日\18點裝訂（三孔一線）

按卷內(nèi)文件目錄、銀行對賬單、卷內(nèi)備考表的順序排列三孔一線進行裝訂。當前第78頁\共有91頁\編于星期日\18點昌平區(qū)檔案局昌平區(qū)檔案局二〇一五年銀行對賬單2014120141210年1232全宗名稱案卷題名起止時間填寫盒面：當前第79頁\共有91頁\編于星期日\18點盒脊：貼口取紙

110年保管期限案卷號當前第80頁\共有91頁\編于星期日\18點案卷號類別

題名起止年月日頁數(shù)期限存放地點備注1其他昌平區(qū)檔案局二0一五年銀行對賬單

2015.1.1—12.312410年2其他昌平區(qū)檔案局二0一五年銀行余額調(diào)節(jié)表1.1—12.313510年會計檔案案卷目錄注：此表每頁10個空行。

“頁數(shù)”：憑單數(shù)。打印會計檔案案卷目錄當前第81頁\共有91頁\編于星期日\18點打印會計檔案案卷目錄

年度

卷號頁號2015年12112016年32目次表當前第82頁\共