2023年物業(yè)鑰匙管理制度(9篇)

2023年物業(yè)鑰匙管理制度(9篇)

書目

第1篇物業(yè)鑰匙管理規(guī)定方法

第2篇美居物業(yè)鑰匙管理方案

第3篇物業(yè)鑰匙管理限制程序

第4篇大廈物業(yè)鑰匙管理工作程序流程圖

第5篇承接物業(yè)鑰匙管理規(guī)程

第6篇物業(yè)鑰匙（ic卡）管理規(guī)程

第7篇物業(yè)鑰匙托付管理標準作業(yè)規(guī)程（5）

第8篇物業(yè)鑰匙托付管理作業(yè)手冊

第9篇三級文件：物業(yè)鑰匙管理作業(yè)指導書

物業(yè)鑰匙管理規(guī)定方法

物業(yè)鑰匙管理規(guī)定

一、職責:

1、客服部負責房屋鑰匙(住宅、商業(yè)、寫字樓)、單元門鑰匙、信報箱等鑰匙的管理;

2、工程部負責各類管井、設備間、操作間、機房等鑰匙的管理;

3、護衛(wèi)部負責消防門、人防門、監(jiān)控中心、值班室等鑰匙的管理。

二、工作程序:

1、鑰匙的接管:

由客服部統(tǒng)一與開發(fā)商監(jiān)理部進行各類鑰匙的交接,填寫《鑰匙交接記錄表》;

2、鑰匙的交接:

1)由客服部與工程部進行各類管井、設備間、操作間、機房等鑰匙的交接,填寫《鑰匙交接記錄表》在服務中心備案;

2)由客服部與工程部進行消防門、人防門、監(jiān)控中心、值班室等鑰匙的交接,填寫《鑰匙交接記表》在服務中心備案;

3、鑰匙的領(lǐng)取:

由業(yè)戶憑購房合同、身份證等有效證件原件、物業(yè)費等相關(guān)票據(jù)到客服部領(lǐng)取相應的鑰匙,填寫《鑰匙領(lǐng)取記錄表》;

4、鑰匙的借用:

由運用人憑身份證等有效證明到客服部辦理相關(guān)手續(xù),填寫《鑰匙借用登記表》并經(jīng)客服部負責人確認后方可借用,同時經(jīng)辦人要在當天下班前剛好跟催鑰匙的收回及做好相關(guān)記錄。

5、業(yè)戶寄存鑰匙管理

1)對業(yè)主為便利修理寄存的鑰匙,客服部應建立《業(yè)主寄存鑰匙登記表》,仔細做好記錄。

2)施工單位借用鑰匙必需通過開發(fā)商監(jiān)理部書面證明經(jīng)客服部經(jīng)理同意在服務中心領(lǐng)取,施工單位借用人無權(quán)私自轉(zhuǎn)借鑰匙。

3)施工單位借用人必需確保在預料運用時限內(nèi)歸還所借用的鑰匙。

4)施工單位修理完畢后,必需負責關(guān)閉電源、水閥、門窗,由于施工單位人員的疏忽而造成的任何損失由該施工單位全權(quán)負責。

5)施工單位超過預料運用時間尚未歸還,經(jīng)辦人必需確保最短時間內(nèi)將鑰匙追回,同時該施工單位在下次借用鑰匙時必需交保證金;

6)業(yè)主領(lǐng)取鑰匙必需核對業(yè)主身份并在《業(yè)主寄存鑰匙登記表》上簽字以示領(lǐng)走。

6、空置房屋鑰匙管理

1)客服部總臺接待負責依據(jù)空置房鑰匙留存狀況做好《空置房鑰匙登記表》。

2)各區(qū)域客戶主任應每月定期對空置房鑰匙進行盤查,并協(xié)作總臺接待做好空置房鑰匙的更新工作。

3)客服部經(jīng)理每月25日對空置房鑰匙登記狀況進行抽查,尤其是鑰匙的運用記錄。

支持文件:

1、《鑰匙交接記錄表》

2、《鑰匙領(lǐng)取記錄表》

3、《鑰匙借用登記表》

4、《業(yè)主寄存鑰匙登記表》

5、《空置房鑰匙登記表》

物業(yè)鑰匙管理規(guī)定

1.0目的

有效的對鑰匙進行規(guī)范管理

2.0適用范圍

適用于本公司內(nèi)部鑰匙管理

3.0相關(guān)說明

4.0職責

4.1工程主任/主任:負責與施工單位鑰匙移交的確認,并與住戶中心做好移交手續(xù)。

4.2住戶中心主任/主管:負責與工程部鑰匙移交的確認,并對鑰匙的保管進行定期檢查。

4.3工程人員:負責對鑰匙的單位、數(shù)量、編號及適用性進行逐一確認。

4.4物業(yè)助理:負責對移交的鑰匙單位、數(shù)量、編號及適用性進行逐一確認,并做好鑰匙的標識與借用登記。

5.0內(nèi)容

5.1移交鑰匙

5.1.1分包單位施工完工后與工程部人員進行鑰匙移交手續(xù),工程人員需對分包單位移交的鑰匙進行逐一核對,對移交鑰匙的單位編號、數(shù)量及適用性進行確認。

5.1.2工程部“驗收小組”組長/工程員在門鎖驗收工作完畢后,按《鑰匙驗收記錄表》要求記錄合格的單位編號和數(shù)量,并要求施工隊交匙人簽名確認,然后將鑰匙聯(lián)同對應表格移交給住戶中心。

5.1.3物業(yè)助理依據(jù)《鑰匙驗收記錄表》核對工程部“驗收小組”交來的鑰匙,當實際接收鑰匙數(shù)目與《鑰匙驗收記錄表》“數(shù)量”項相符時,應在“簽收確認”項標“√”。否則,應將實際狀況在“備注”欄注明。核對完畢,應在《鑰匙驗收記錄表》簽名確認。

5.2鑰匙整理與保管

5.2.1物業(yè)助理應標清鑰匙單位編碼并整齊有序地放置在鑰匙柜中,并在鑰匙柜貼上示簽,加以注明。

5.2.2業(yè)主/住戶托付保管鑰匙時,物業(yè)助理應在《業(yè)主托存/移交鑰匙登記表》和上作相應記錄,并將鑰匙按單位編號整齊有序地放置在鑰匙柜中,業(yè)主/住戶前來領(lǐng)取鑰匙時,物業(yè)助理憑“雅居樂花園住戶證”和“業(yè)主身份證”移交鑰匙給業(yè)主。同時,應在《業(yè)主托存/移交鑰匙登記表》中標注移交日期,請業(yè)主簽名確認。

并在《托存鑰匙日期登記表》中取消該單位鑰匙托存日期。在無任何證件證明索匙者為鑰匙所屬單位的業(yè)主或合法住戶時,物業(yè)助理不得將鑰匙轉(zhuǎn)交。

5.2.3住戶中心主任/主管應支配專人定期對鑰匙柜內(nèi)的標簽和鑰匙單位編號進行檢查,如發(fā)覺標簽、編號脫落或模糊不清時,應剛好更新改進。

5.3鑰匙借用與歸還

當公司員工或其他施工單位因公事要求外借鑰匙時,物業(yè)助理應檢查借匙人的工作證,并由借匙人簽名確認。

5.3.1花園管理區(qū)、工程部、綠化部、經(jīng)營部、售樓部借匙狀況分別按《___部門借鑰匙登記表》要求填寫日期、鑰匙編號、數(shù)量、借匙人;

5.3.2對于其他施工單位借鑰匙狀況應由工程人員代借,并在《其他部門長期借鑰匙登記表》中簽字確認。

5.3.3對于未入住單位的業(yè)主的借匙狀況應由售樓人員代借,并在《業(yè)主借匙睇樓登記表》中簽字確認。

5.3.4辦理鑰匙退還手續(xù)時,物業(yè)助理應在核對鑰匙樓量后,在對應的登記表中標注鑰匙退還日期,并在“接收人”一欄簽名確認,然后,按鑰匙單位編碼整齊有序地放置在鑰匙柜內(nèi)。

5.3.5住戶中心主任/主管應支配物業(yè)助理依據(jù)各類登記表的記錄檢查鑰匙的借還狀況,發(fā)覺借期超過一星期不還鑰匙者,應填寫《鑰匙催還單》發(fā)送到借鑰匙部門催還。

5.4鑰匙的損壞或丟失

5.4.1當接到丟失或損壞鑰匙報告時,物業(yè)助理應按《鑰匙管理備忘錄》要求記錄事務經(jīng)過,并報告住戶中心主任/主管。住戶中心主任/主管與業(yè)主聯(lián)系,征得業(yè)主同意后,實行補配鑰匙或換鎖措施,確保遺失鑰匙單位的平安,住戶服務中心將處理結(jié)果記錄在《鑰匙管理備忘錄》。

5.5全部與鑰匙管理有關(guān)的記錄就歸檔保存兩年。

物業(yè)鑰匙管理規(guī)定

為規(guī)范樓宇鑰匙及其他鑰匙的移交、借用和保管手續(xù),確保鑰匙的管理有章可循,特定本規(guī)定

第一章總則

第一條本管理規(guī)定適用于客戶服務部、物業(yè)部及**物業(yè)主管級以上員工。

其次條本規(guī)定所指的鑰匙包括新交樓宇已售單元鑰匙、未售空置房單元鑰匙及其他鑰匙。

其次章鑰匙交接管理規(guī)定

第三條檔案管理員負責部門內(nèi)部全部鑰匙的管理,部門所管的鑰匙必需統(tǒng)一存放于部門的倉庫之中。

第四條每次交樓之前,物業(yè)部負責樓宇的接管驗收工作。驗收完畢,設專人負責接收施工單位交來的各單元鑰匙;交接時,應逐一盤點每個單元房間的鑰匙條數(shù)并登記在《房屋鑰匙交接本》上,交接雙方均須簽名,并注明時間。

第五條相關(guān)負責人須支配物業(yè)部物業(yè)助理或工程維護部人員對上述交樓的房間鑰匙進行抽查,核查房間號與鑰匙是否相符,抽查比例不得低于一棟樓總戶數(shù)的20%。如發(fā)覺不符者,應馬上聯(lián)系施工單位剛好處理。

第六條鑰匙應統(tǒng)一懸掛于'鑰匙板'上,并與房間號的空格一一對應,以便于查找和管理。

第七條業(yè)主來物業(yè)公司收樓,在辦理完相關(guān)手續(xù)后,領(lǐng)取房間鑰匙時,應在《業(yè)主簽收鑰匙一覽表》上簽名,并注明條數(shù)和領(lǐng)取時間。

第八條業(yè)主在驗收房屋過程中,發(fā)覺質(zhì)量問題,須留下保修鑰匙一條或預約時間進行保修。如業(yè)主留下保修鑰匙,應在《業(yè)主留存鑰匙一覽表(保修用)》上登記。與施工單位交接保修鑰匙時,必需點數(shù)簽收。

第九條每天交樓結(jié)束,相關(guān)責任人必需逐一核對鑰匙板上的鑰匙與《業(yè)主簽收鑰匙一覽表》上的簽收狀況是否相符。如有不符,須上報部門領(lǐng)導,并剛好查找緣由進行處理。

第十條進行零散收樓過程中,同樣適用于以上相關(guān)條款,做好相關(guān)人員的簽收。

第三章鑰匙借用及保管

第十一條除以下狀況,樓宇空置房鑰匙不得外借:

1、檢查未收樓或未售空置房;

2、因滲漏水投訴,須要運用空置房短暫居住的;

3、其他經(jīng)部門經(jīng)理以上領(lǐng)導同意外借的。

第十二條空置房鑰匙外借時,須到檔案管理員處登記外借緣由,經(jīng)部門負責人同意簽字后方可外借。經(jīng)手人應在《鑰匙借用登記一覽表》上登記并簽名,并注明條數(shù)和預料歸還時間。因修理須要運用空置房的,借用鑰匙只能限借壹條且當日歸還。

附則:空置房鑰匙未經(jīng)部門領(lǐng)導同意借出,扣罰責任人50元;按規(guī)定借用鑰匙只能限借壹條且當日歸還,否則扣罰責任人50元。

第十三條運用空置房確需將鑰匙交予相關(guān)業(yè)主的,經(jīng)辦物業(yè)助理應做好簽收登記工作。

第十四條鑰匙借用人運用完畢后,應馬上歸還檔案管理員處,嚴禁私自躲藏空置房鑰匙。

附則:如借用人私自躲藏空置房鑰匙,扣罰借用人50元。

第十五條兄弟單位借用鑰匙,須通知部門負責人知情,且當天借用必需當天歸還。

附則:經(jīng)辦人借出鑰匙后必需跟進,鑰匙在當天歸還,否則扣罰責任人50元。

第十六條其他鑰匙,如公共設施、設備房的鑰匙由調(diào)度中心主管負責保管,借出和歸還都須有相關(guān)記錄。

第十七條部門倉庫的鑰匙由檔案管理員和部門領(lǐng)導各持壹套。一般狀況下,倉庫鑰匙不得轉(zhuǎn)借他人保管。特別狀況下,如業(yè)主預約雙休日收樓需領(lǐng)取房間鑰匙,檔案管理員須登記倉庫鑰匙的轉(zhuǎn)借狀況。

第三章附則

第十八條本規(guī)定由**物業(yè)管理有限公司客戶服務部負責說明。

第十九條本規(guī)定從下發(fā)之日起起先施行。

其次十條附《鑰匙借用登記一覽表》、《業(yè)主留存鑰匙一覽表(保修用)》、《房屋鑰匙交接表》、《業(yè)主簽收鑰匙一覽表》。

美居物業(yè)鑰匙管理方案

美居中心鑰匙管理方案

管理方案制作目的:對商場各類鑰匙統(tǒng)一管理,落實責任,避開出現(xiàn)亂領(lǐng)濫用狀況,避開平安隱患,保障營業(yè)運行和緊急狀況下鑰匙的運用,。

管理方案執(zhí)行時間:批準后執(zhí)行。

管理方案執(zhí)行部門:樓層安管部、行政人事部。

管理方案概要說明:

1、商場鑰匙的分類:辦公管理類(各辦公室、庫房、辦公桌、文件柜等);通道管理類(公共大門及卷簾、消防通道、觀光電梯、貨梯、扶梯等);設備管理類(各類機房、泵房、配電室等);消防管理類(消防卷簾、監(jiān)控室、消防電梯等);公共管理類(衛(wèi)生間、開水房等);商戶店鋪門。

2、商場鑰匙管理原則:歸口管理、統(tǒng)一安排、定期審查。

辦公管理類鑰匙歸口行政人事部管理;通道管理類、設備管理類、消防管理類、公共管理類等歸口樓層安管部管理。

管理方案組成:

1、管理部門的主要職責。

2、鑰匙管理工作流程。

3、鑰匙管理規(guī)定。

4、相關(guān)工作表格。

一、管理部門的主要職責

1、行政人事部

1)負責辦公管理類鑰匙的統(tǒng)一編號、登記、安排、回收和運用檢查。

2)定期與樓層安管部聯(lián)合對各類鑰匙管理及運用狀況進行審查。

3)負責全部辦公管理類鑰匙的備份保管和特別狀況下的運用(特別狀況包括:突發(fā)事務、緊急需求、人員離職未交還鑰匙等)。

4)負責全部鑰匙的丟失審查、鎖具更換和鑰匙配置工作。

2、樓層部

1)負責通道管理類、設備管理類、消防管理類、公共管理類鑰匙的統(tǒng)一編號、登記、安排、回收和運用檢查。

2)定期與行政人事部聯(lián)合對各類鑰匙管理及運用狀況進行審查。

3)負責全部通道管理類、設備管理類、消防管理類、公共管理類鑰匙的備份保管和特別狀況下的運用(特別狀況包括:突發(fā)事務、緊急需求等)。

4)與行政人事部協(xié)作回收因人員離職未交還的鑰匙。

二、鑰匙管理工作流程

1、鑰匙領(lǐng)用/借用流程(不含辦公管理類鑰匙)

鑰匙安排授權(quán)批準人:樓層總監(jiān)

鑰匙運用授權(quán)批準人:通道管理類(安管部經(jīng)理)、設備管理類(工程部經(jīng)理)、消防管理類(安管部經(jīng)理)、公共管理類(樓層部經(jīng)理)。

2、鑰匙封存與啟用流程(不含辦公管理類鑰匙)

一般針對商戶鑰匙管理(商戶店鋪內(nèi)若發(fā)生緊急狀況或能夠產(chǎn)生損失的狀況,而商戶不在現(xiàn)場,時間緊迫時,可以啟用封存鑰匙)。

3、更換鎖具和配置鑰匙申請流程(不含辦公管理類鑰匙)

三、鑰匙運用管理規(guī)定

1、全部運用公司鑰匙人員必需保證鑰匙的對應性和唯一性,不得轉(zhuǎn)借、代領(lǐng)或代用、或代為保管。

凡因此而造成不必要損失,皆有鑰匙領(lǐng)用人擔當。

2、歸口管理部門要對接受到的鑰匙進行分類、編號、存檔管理。

3、對于每套鑰匙,領(lǐng)用人只能領(lǐng)取一把,其余由歸口部門統(tǒng)一保管。

4、對于每套鑰匙,歸口管理部門都要保留鑰匙坯子做備份。

5、領(lǐng)用鑰匙人員不得私自配制任何鑰匙,若發(fā)生鑰匙丟失,必需報由歸口管理部門統(tǒng)一配置。

6、須要在崗位上移交的鑰匙,應由部門制定嚴格的交接制度,每次都要作好移交記錄。

7、任何鑰匙的領(lǐng)用、借用都必需取得授權(quán)批準人書面同意;遇有緊急狀況可以在授權(quán)人口頭同意后臨時運用鑰匙。

8、任何人員不得以工作之便因私運用鑰匙。

9、鑰匙管理人、運用人發(fā)覺鑰匙損壞后,要將殘品上交做統(tǒng)一銷毀,并做出書面報告。

10、歸口管理部門要協(xié)作建立每月鑰匙運用狀況檢查制度,對鑰匙的領(lǐng)用記錄、借用記錄和實際運用狀況進行具體檢查,形成書面報告上報公司總經(jīng)理。

四、相關(guān)工作表格

鑰匙領(lǐng)用登記表

臨時鑰匙借用登記表

商戶鑰匙封存承諾書

更換鎖具或配置鑰匙申請

(見附件)

物業(yè)鑰匙管理限制程序

1.0程序目的

加強鑰匙有序管理,有效限制鑰匙登記、領(lǐng)用、借用、配換手續(xù),增加管理處員工、業(yè)主和住戶平安意識。

2.0適應范圍

適用于管理處管轄樓宇、公共設施、設備房以及辦公場所的鑰匙管理。

3.0工作職責

3.1管理處客服中心負責所轄區(qū)域內(nèi)樓宇公共部分和未入伙的鑰匙管理。

3.2運行主管負責所管轄區(qū)域水、電、電梯、空調(diào)、消防設施鑰匙的管理。

4.0程序內(nèi)容

5.1鑰匙放置在帶鎖的鑰匙柜內(nèi),鑰匙柜鑰匙由專人限制運用。

5.2開發(fā)建設單位移交鑰匙,均需在《鑰匙管理登記表》中記錄。

5.3因工作須要增配或更換鑰匙,由部門負責人書面申請,經(jīng)管理處審批同意方可配制或更換,并在《鑰匙管理登記表》::上記錄。

5.4借用鑰匙

5.4.1管理處其它部門人員因工作須要借用鑰匙,均需管理處經(jīng)理批準,借用水、電、消防等與設備相關(guān)的鑰匙需修理部領(lǐng)班同意,并仔細填寫《鑰匙借用登記表》后方可借用。

5.4.2業(yè)主借用天臺、未入伙單元的鑰匙,需管理處經(jīng)理同意后,派員陪伴運用并在《鑰匙借用登記表》上登記。

5.4.3有線電視臺、電話公司等小區(qū)外的單位工作人員因工作須要借用鑰匙均需供應工作證或其它有效證件的復印件,由修理領(lǐng)班同意,派員陪伴運用并在《鑰匙借用登記表》上登記。

5.5鑰匙不慎遺失,責任人馬上向部門負責人口頭陳述遺失經(jīng)過,并通知保安部實行防范措施,部門負責人依據(jù)遺失鑰匙性質(zhì)確定是否配制或更換門鎖,其費用由遺失責任人擔當,并在兩天內(nèi)寫一份書面遺失經(jīng)過交管理處簽閱存檔。

5.6在運用中鎖匙被損壞,當事人應馬上告知借出鑰匙部門負責人、經(jīng)批準予以修理或更換。

5.7管理處交接班人員,要在交接班本上登記簽收鑰匙種類、數(shù)量的交接記錄。

6.0支持性文件

6.1《鑰匙管理登記表》

6.2《鑰匙借用登記表》

大廈物業(yè)鑰匙管理工作程序流程圖

大廈物業(yè)鑰匙管理工作程序及流程圖

1.1程序

1.1.1目的

規(guī)范物業(yè)公司內(nèi)部對已交接物業(yè)鑰匙(包括公共鑰匙與各分戶鑰匙)的管理。

1.1.2范圍

適用于所屬物業(yè)鑰匙管理。

1.1.3職責

1.1.3.1物業(yè)經(jīng)理指派專人作為鑰匙保管員。

1.1.3.2鑰匙保管員負責鑰匙的分類、保管、發(fā)放及進行相關(guān)記錄。

1.1.3.3鑰匙管理嚴格強調(diào)時效性,所借鑰匙均需當天借用,當天歸還。

1.1.4工作程序

1.1.4.1各戶鑰匙全部由客服部進行保管;公共區(qū)域鑰匙分為兩套,一套由工程部自行保管,另一套備份鑰匙由客服部保管;

1.1.4.2公共鑰匙根據(jù)設備類別→系統(tǒng)進行分類;分戶鑰匙根據(jù)樓層→各戶進行分類;

1.1.4.3將分類的鑰匙貼上標簽,標簽紙上應寫明樓別、房號或設備房名稱;

1.1.4.4接管鑰匙后,無工作須要任何人不得以私人名義借出鑰匙;

1.1.4.5任何鑰匙借出均需嚴格辦理登記手續(xù),填寫《鑰匙領(lǐng)用登記表》;

1.1.4.6鑰匙均由客服部保管,未經(jīng)公司經(jīng)理同意,任何人均不得私配鑰匙,如需外借按4.3辦理;

1.1.4.7鑰匙運用人有調(diào)崗、離職等變動時,需將鑰匙上交由鑰匙保管員簽收后方可辦理人事變動手續(xù);

1.1.4.8鑰匙分發(fā)給相關(guān)運用部門,運用人須簽收《鑰匙發(fā)放表》。

1.1.5相關(guān)記錄表格

《鑰匙借用登記表》

1.2流程圖

承接物業(yè)鑰匙管理規(guī)程

承接物業(yè)的鑰匙管理規(guī)程

1目的

做好鑰匙的分類管理,明確鑰匙的保管與發(fā)放工作流程。

2適用范圍

適用于分公司所承接物業(yè)的鑰匙的分類、保管和發(fā)放的管理。

3職責

3.1管理中心負責對鑰匙的分類、保管和發(fā)放管理。

4工作流程

4.1鑰匙分類

4.1.1用戶鑰匙

4.1.2公用門窗鑰匙

4.1.3設備房鑰匙

4.2鑰匙保管

4.2.1管理中心接管樓宇房屋鑰匙后,支配專職人員管理鑰匙:

4.2.1.1非工作須要任何人不得以私人名義借出;

4.2.1.2借出時必需嚴格辦理登記手續(xù)。

4.2.2標識:

4.2.2.1將鑰匙分類:先將鑰匙按住戶套房,公用門窗按樓層,設施設備房按設備分門別類,然后用鑰匙扣或細繩分別放置在一起;

4.2.2.2將分類的鑰匙貼上標簽,在標簽紙上寫明棟號-單元、樓層房號或設施設備房名稱;

4.2.2.3用戶的鑰匙一般分為防盜鐵門、單元防火門、室內(nèi)門、電子對講門和信報箱等五類鑰匙,均應貼標簽標識。

4.2.3制作用戶鑰匙掛放牌:

4.2.3.1一般采納5cm以上夾板制作鑰匙掛放牌;

在夾板上劃出若干相等的方格,在方格內(nèi)標明棟號-單元、樓層房號,棟號用醒目的顏色(紅色)筆干脆標在每棟棟首,并將棟與棟之間也用不同于

4.2.3.2劃方格的顏色筆劃分開;

4.2.3.3每一方格代表一戶,在每方格內(nèi)釘一鐵釘,將該戶的鑰匙掛在此方格內(nèi);

4.2.3.4掛放依次按棟號-單元、樓層房號,要求一目了然。

4.2.4制作公用門窗、設施設備房鑰匙牌:

4.2.4.1采納斷面為三角形或l型的鋁合金型材;

4.2.4.2將同類鑰匙掛在同一鋁牌上;

4.2.4.3制作鑰匙掛入箱,將公用門窗、設備房鑰匙分類掛放,在鑰匙箱上相應貼上(寫上)標識。

4.3鑰匙發(fā)放

4.3.1用戶鑰匙發(fā)放:鑰匙管理員驗證用戶的入住繳費發(fā)票后,由用戶簽領(lǐng)鑰匙,并分類登記。

4.3.2公用門窗、設施設備房鑰匙:

4.3.2.1設施設備房鑰匙由技術(shù)部和事務部各保留一套鑰匙;

4.3.2.2公用門窗、設施設備房鑰匙未經(jīng)管理中心主任或事務助理、技術(shù)助理同意,任何人不得私配鑰匙;

4.3.2.3因工作須要時,應在'鑰匙借還登記表'上登記,并在備注一欄中注明'管理人員或××崗位'。

5相關(guān)文件和質(zhì)量記錄表格

5.1《鑰匙領(lǐng)(借)用登記表》

物業(yè)鑰匙（ic卡）管理規(guī)程

1.0目的

1.1本指導書規(guī)范了管理處對業(yè)主鑰匙(ic卡)、公共門窗鑰匙、設備鑰匙(包括水泵房、電梯房、電梯、電表間、井蓋等)的管理。

2.0適用范圍

2.1本指導書適用于管理處對業(yè)主鑰匙(ic卡)、公共門窗鑰匙、設備鑰匙(包括水泵房、電梯房、電梯、電表間、井蓋等)的管理。

3.0職責

3.1服務中心負責業(yè)主鑰匙(ic卡)的管理和發(fā)放。

3.2工程組負責公共門窗鑰匙、設備鑰匙(包括水泵房、電梯房、電梯、電表間、井蓋等)的管理。

3.3監(jiān)控中心工程系統(tǒng)維護員負責ic卡的制作。

4.0工作程序

4.1工作流程圖

4.2鑰匙分類

a)業(yè)主鑰匙(包括門匙、信箱鑰匙);

b)公共門窗鑰匙、設備用房鑰匙(包括水泵房、電梯房、電梯、電表間、井蓋等);

c)ic卡。

4.3管理處接管樓宇鑰匙(ic卡)后的管理規(guī)定

4.3.1業(yè)主鑰匙(包括門匙、信箱鑰匙)管理

4.3.1.1分類、標識

a)將鑰匙分類:先將鑰匙按每座、每套房、每扇門鑰匙分別栓在一起,每座一大串、每戶一中串、每扇門一小串。

b)將分類的鑰匙貼上標簽,在標簽紙上寫明“-苑-座-房”號。

c)業(yè)主的鑰匙一般分為房的戶門鑰匙、室內(nèi)門鑰匙、信箱鑰匙三種,均應貼上標簽標識。

4.3.1.2業(yè)主(住戶)鑰匙發(fā)放

在業(yè)主驗樓之前,服務中心驗證業(yè)主入住資料符合規(guī)定要求的,業(yè)主在《鑰匙(ic)發(fā)放登記表》上簽字登記后,發(fā)放鑰匙。

4.3.2公共門窗、設備房鑰匙管理

4.3.2.1分類、標識

a)將鑰匙分類:先將公共門窗鑰匙按樓層分類,將設備用房按設備分類,然后將鑰匙分別栓在一起。

b)將分類的鑰匙貼上標簽,在標簽紙上寫明設施設備房名稱或公共門窗座、層數(shù)。

4.3.2.2公共門窗、設備房鑰匙管理規(guī)定

a)公共門窗、設備設施房鑰匙由管理處工程組統(tǒng)一保管,無工作須要任何人不得以私人名義借出。

b)如工作須要,應在《鑰匙(ic卡)借還登記表》上登記。

c)公共門窗、設備房鑰匙未經(jīng)管理處主任同意,不得私配鑰匙。

4.3.3ic卡管理

4.3.3.1業(yè)主的ic卡發(fā)放

a)業(yè)主如需辦理ic卡,由業(yè)主向服務中心前臺管理員提出申請,同時要繳彩色照片,服務中心前臺管理員驗證業(yè)主(住戶)身份無誤,業(yè)主向出納員繳納有關(guān)費用后,統(tǒng)一由監(jiān)控中心系統(tǒng)維護員制作。由服務中心前臺管理員發(fā)放給業(yè)主,填寫《鑰匙(ic)發(fā)放登記表》,由業(yè)主簽名。

b)假如業(yè)主租賃怡翠花園車位的,ic卡制作時上要用電腦寫上有效期。

c)沒有租賃或買車位的業(yè)主ic卡不能從機動車道通過,只能從人行通道

通過。

d)業(yè)主租賃車位到期的要到服務中心辦理續(xù)租手續(xù),同時ic卡也延期。

4.3.3.1系統(tǒng)卡、管理卡發(fā)放管理

a)系統(tǒng)卡由監(jiān)控中心系統(tǒng)維護員保存、管理。

b)管理卡須經(jīng)管理處主任審批后發(fā)放,并登記。

c)管理卡運用人不得將其借給其他人運用。

5.0引用文件和記錄表格

5.1《鑰匙(ic)發(fā)放登記表》

5.2《鑰匙(ic)借還登記表》

物業(yè)鑰匙托付管理標準作業(yè)規(guī)程（5）

物業(yè)鑰匙托付管理標準作業(yè)規(guī)程(五)

1.0目的

規(guī)范鑰匙托付管理工作,確保妥當保管好托管的鑰匙。

2.0適用范圍

適用于特定狀況下業(yè)主托付保管的鑰匙及未入住單位鑰匙的管理。

3.0職責

3.1客戶服務中心主任/主管負責組織、支配鑰匙的管理工作。

3.2客戶助理負責依照本規(guī)程實施托管鑰匙的日常管理工作。

4.0程序要點

4.1管理處可以進行鑰匙保管的范圍

4.1.1發(fā)展商交接后,業(yè)主未入住時由發(fā)展商托管的鑰匙。

4.1.2特定狀況下業(yè)主托管的鑰匙。特定狀況是指:業(yè)主確有實際的生活、工作困難確需托管鑰匙,又不至于給管理處工作帶來額外事端的狀況。

4.1.3由于工程遺留問題,短暫留在客戶服務中心用于工程整改的托管鑰匙。

4.2發(fā)展商托管的鑰匙

4.2.1物業(yè)接管驗收工作結(jié)束后,管理處可以依據(jù)發(fā)展商的托管要求接管未入住單位的鑰匙,。

4.2.2接管過來的鑰匙由客戶助理清晰標明鑰匙單位編碼并整齊有序的放置在鑰匙柜中。

4.2.3鑰匙的發(fā)放工作詳見《入住管理標準作業(yè)規(guī)程》。

4.3業(yè)主在特定狀況下托管的鑰匙

4.3.1客戶助理應特殊向業(yè)主說明本管理處不擔當為業(yè)主保管家庭財產(chǎn)的責任,業(yè)主同意后,請業(yè)主在《托付書》上托付鑰匙欄中注明托管的數(shù)量并簽字。

4.3.2管理員將《托付書》其中的一份交業(yè)主保管。

4.3.3管理員在托管的鑰匙上貼上標有業(yè)主房號的標識,然后將鑰匙整齊有序的放置在鑰匙柜中保存。

4.4托管鑰匙的管理

4.4.1管理處有修理、工程整改或空置房管理須要運用托管的鑰匙時,由客戶助理在借用人辦理鑰匙借用手續(xù)后,將鑰匙交給借用人。但需進入的是已入住業(yè)主而暫未運用的房屋,必需事先與業(yè)主聯(lián)系,征得同意后,才能辦理鑰匙借用手續(xù),(如遇緊急狀況,經(jīng)管理處主任同意后,可先行進入,事后必需通知業(yè)主,爭取業(yè)主的諒解)鑰匙借用手續(xù)的辦理程序為:借用人在《鑰匙借用登記表》中照實填寫借用日期、鑰匙編號、數(shù)量、預借期、借鑰匙緣由、借用人、借出人等內(nèi)容,然后簽名確認。

4.4.2辦理鑰匙退還手續(xù)時,管理員應在核對鑰匙數(shù)量后,在《鑰匙借用登記表》中標注鑰匙退還日期,并在'接收人'一欄簽名確認。

4.4.3客戶服務中心主任/主管應支配管理員依據(jù)各類登記表的記錄檢查鑰匙的借還狀況,發(fā)覺借期超過三天不還鑰匙者,應致電借鑰匙部門或個人催還。

4.4.4當接到丟失或損壞鑰匙報告時,管理員應按《業(yè)主托管鑰匙登記表》中備忘錄欄要求記錄事務經(jīng)過并報告客戶服務中心主任/主管;客戶服務中心主任/主管與房地產(chǎn)開發(fā)商/業(yè)主聯(lián)系,征得同意后,實行補配鑰匙或換鎖措施確保遺失鑰匙單位的平安,管理員將處理結(jié)果記錄在'備忘錄'欄中。

4.4.5業(yè)主或業(yè)主指定的領(lǐng)鑰匙人前來領(lǐng)取鑰匙時,管理員憑領(lǐng)鑰匙人的身份證移交鑰匙給領(lǐng)鑰匙人。同時應請業(yè)主/領(lǐng)鑰匙人簽名確認,并標注移交日期。在無任何證件證明索匙者為鑰匙所屬單位的業(yè)主/業(yè)主指定的領(lǐng)鑰匙人時,管理員不得將鑰匙轉(zhuǎn)交。

4.5全部與鑰匙管理有關(guān)的記錄應由客戶服務中心歸檔保存兩年。

4.6本規(guī)程執(zhí)行狀況作為相關(guān)人員的績效考評的依據(jù)之一。

5.0記錄

5.1《業(yè)主托管鑰匙登記表》

5.2《鑰匙借用登記表》

6.0相關(guān)支持文件

6.1《入住管理標準作業(yè)規(guī)程》

物業(yè)鑰匙托付管理作業(yè)手冊

物業(yè)鑰匙托付管理標準作業(yè)手冊

為了規(guī)范項目內(nèi)特定狀況下業(yè)主托付保管的鑰匙及空置房鑰匙的管理工作,確保妥當保管好托管的鑰匙

01、物業(yè)管理處鑰匙保管的范圍

發(fā)展商交樓