缺陷產(chǎn)品召回檔案管理規(guī)范

缺陷產(chǎn)品召回檔案管理規(guī)范范圍本文件規(guī)定了XX省缺陷產(chǎn)品召回檔案的收集、分類、歸檔、卷宗制作、查閱、保管等。本文件適用于XX省缺陷產(chǎn)品召回技術(shù)機(jī)構(gòu)缺陷消費(fèi)品召回活動(dòng)檔案資料的管理。規(guī)范性引用文件下列文件中的內(nèi)容通過(guò)文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，僅該日期對(duì)應(yīng)的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。GB/T18894電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范DA/T18檔案著錄規(guī)則DA/T22歸檔文件整理規(guī)則DA/T38電子文件歸檔光盤(pán)技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范術(shù)語(yǔ)和定義歸檔文件archivaldocument（s）在缺陷產(chǎn)品召回整個(gè)活動(dòng)（從產(chǎn)品缺陷信息獲得到召回活動(dòng)效果評(píng)價(jià)結(jié)束）中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書(shū)檔案保存的文件材料，包括紙質(zhì)和電子文件材料。整理arrangement將歸檔文件以件為單位進(jìn)行組件、分類、排列、編號(hào)、編目等（紙質(zhì)歸檔文件還包括修整、裝訂、編頁(yè)、裝盒、排架；電子文件還包括格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲(chǔ)等），使之有序化的過(guò)程。缺陷defective因設(shè)計(jì)、制造、警示等原因，致使同一批次、型號(hào)或者類別的產(chǎn)品中普遍存在的危及人身、財(cái)產(chǎn)安全的不合理危險(xiǎn)。召回recall生產(chǎn)者對(duì)存在缺陷的產(chǎn)品，通過(guò)補(bǔ)充或者修正警示標(biāo)識(shí)、修理、更換、退貨等補(bǔ)救措施，消除缺陷或者降低安全風(fēng)險(xiǎn)的活動(dòng)。檔案管理基本要求缺陷產(chǎn)品召回技術(shù)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)檔案的管理、保存、維護(hù)等各環(huán)節(jié)工作，應(yīng)確保檔案的完整、準(zhǔn)確與安全。缺陷產(chǎn)品召回檔案管理工作應(yīng)與其他各項(xiàng)工作同步推進(jìn)。檔案管理應(yīng)貫徹國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律、法規(guī)和方針政策，建立健全檔案工作規(guī)章制度。檔案整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件間的有機(jī)聯(lián)系，保證紙質(zhì)文件和電子文件協(xié)調(diào)統(tǒng)一。檔案分類及內(nèi)容根據(jù)缺陷產(chǎn)品召回工作流程，檔案主要包括：缺陷調(diào)查檔案、產(chǎn)品召回檔案、召回效果評(píng)估檔案。（見(jiàn)附錄A）缺陷調(diào)查檔案主要有：消費(fèi)者缺陷線索報(bào)告信息表；事故及危險(xiǎn)報(bào)告信息表；境外召回報(bào)告信息表；消費(fèi)品調(diào)查分析通知書(shū)；消費(fèi)品缺陷調(diào)查通知書(shū)；消費(fèi)品缺陷調(diào)查報(bào)告生產(chǎn)者調(diào)查分析報(bào)告；生產(chǎn)者調(diào)查分析材料專家評(píng)估意見(jiàn)；異議文書(shū)；產(chǎn)品檢測(cè)報(bào)告；顧客投訴、產(chǎn)品傷害信息材料；其他情況材料。產(chǎn)品召回檔案主要有：缺陷消費(fèi)品召回通知書(shū)；缺陷消費(fèi)品責(zé)令召回通知書(shū)；缺陷消費(fèi)品召回計(jì)劃（生產(chǎn)者主動(dòng)召回報(bào)告）；缺陷消費(fèi)品召回公告；消費(fèi)品召回新聞稿；缺陷消費(fèi)品召回階段性報(bào)告；缺陷消費(fèi)品召回總結(jié)報(bào)告（生產(chǎn)者主動(dòng)召回總結(jié)）；通知消費(fèi)者停止購(gòu)買(mǎi)和使用材料；向社會(huì)公布信息材料；召回措施的實(shí)施材料；無(wú)害化處理材料。召回效果評(píng)估檔案主要有：缺陷消費(fèi)品召回效果評(píng)估報(bào)告；召回措施證實(shí)材料。管理要求檔案立卷缺陷產(chǎn)品召回的案件負(fù)責(zé)人為該產(chǎn)品召回檔案的制作人，負(fù)責(zé)缺陷產(chǎn)品召回檔案的收集、分類、編目、卷宗制作等工作。檔案制作人應(yīng)在缺陷產(chǎn)品召回活動(dòng)中收集相應(yīng)的資料，在召回活動(dòng)的各階段完成后的一個(gè)月內(nèi)制作完成召回檔案，并移交給檔案管理人員；對(duì)部分不能關(guān)閉的活動(dòng)提出處理建議，報(bào)召回技術(shù)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人同意后實(shí)施。檔案制作人應(yīng)對(duì)召回材料進(jìn)行整理，制作檔案卷宗，缺陷產(chǎn)品召回檔案以產(chǎn)品為單位建立，每個(gè)缺陷產(chǎn)品召回活動(dòng)形成一個(gè)卷宗。歸檔文件按照階段順序排列，同一階段中的文件，按文件形成先后順序排列。每個(gè)階段中召回工作文件排序在前，采集、驗(yàn)證等佐證材料在后。檔案卷宗的整理順序如下：檔案卷宗封面；（見(jiàn)附錄B）缺陷產(chǎn)品信息表；（見(jiàn)附錄C）卷內(nèi)材料目錄；（見(jiàn)附錄D）三個(gè)階段形成的檔案材料；備考表。（見(jiàn)附錄E）缺陷召回活動(dòng)全部完成后所有資料應(yīng)裝訂成冊(cè)，歸檔文件整理應(yīng)符合DA/T22的規(guī)定。檔案編目歸檔文件應(yīng)依據(jù)檔號(hào)順序編制歸檔文件目錄。編目應(yīng)準(zhǔn)確詳細(xì)、便于檢索。編目用文字應(yīng)規(guī)范，文件編號(hào)、時(shí)間、載體形態(tài)中所使用的數(shù)字應(yīng)為阿拉伯?dāng)?shù)字。目錄信息來(lái)源于被編目的資料，單件或一組文件編目時(shí)主要依據(jù)文頭。卷內(nèi)資料名稱依據(jù)原標(biāo)題編目。沒(méi)有標(biāo)題、標(biāo)題不規(guī)范，或者標(biāo)題不能反映文件主要內(nèi)容、不方便檢索的，應(yīng)全部或部分自擬標(biāo)題，自擬內(nèi)容外加方括號(hào)“[]”。檔案保存技術(shù)機(jī)構(gòu)應(yīng)設(shè)置專門(mén)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)缺陷產(chǎn)品召回檔案的保管、借閱等工作。檔案管理人員應(yīng)妥善保管缺陷召回檔案，對(duì)移交的檔案應(yīng)進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)紙質(zhì)資料有破損的，應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)。缺陷產(chǎn)品召回檔案保存期限不少于30年，重要文件永久保存，其它文件材料存檔不少于10年。保存檔案的物理環(huán)境溫度宜在14℃-24℃之間，濕度宜在45%-60%之間。檔案借閱借閱檔案需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人和召回技術(shù)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。借閱檔案，須履行登記手續(xù)。檔案借閱必須在查閱室進(jìn)行，未經(jīng)檔案管理人員批準(zhǔn)不得進(jìn)入檔案存放室，不得攜帶檔案外出。歸檔電子文件已歸檔的紙質(zhì)檔案應(yīng)同步形成電子檔案文件包，并存儲(chǔ)在安全的介質(zhì)中，須及時(shí)對(duì)電子文件進(jìn)行備份，對(duì)備份文件進(jìn)行物理隔離。歸檔電子文件整理應(yīng)符合《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》（2014年）、GB/T18894、DA/T38等規(guī)定。

（規(guī)范性附錄）

檔案分類及編碼A.1檔案分類缺陷產(chǎn)品召回檔案采用層級(jí)分類法設(shè)立3個(gè)一級(jí)類目，41個(gè)二級(jí)類目，見(jiàn)表A.1。檔案分類及編碼一級(jí)類目二級(jí)類目代碼類目名稱代碼類目名稱01缺陷調(diào)查階段01消費(fèi)者缺陷線索報(bào)告信息表02事故及危險(xiǎn)報(bào)告信息表03境外召回報(bào)告信息表04消費(fèi)品調(diào)查分析通知書(shū)05消費(fèi)品缺陷調(diào)查通知書(shū)06消費(fèi)品缺陷調(diào)查報(bào)告07生產(chǎn)者調(diào)查分析報(bào)告08生產(chǎn)者調(diào)查分析材料專家評(píng)估意見(jiàn)09異議文書(shū)10產(chǎn)品檢測(cè)報(bào)告11顧客投訴、產(chǎn)品傷害信息材料12其他情況材料02產(chǎn)品召回階段01缺陷消費(fèi)品召回通知書(shū)02缺陷消費(fèi)品責(zé)令召回通知書(shū)03缺陷消費(fèi)品召回計(jì)劃（生產(chǎn)者主動(dòng)召回報(bào)告）04缺陷消費(fèi)品召回公告05消費(fèi)品召回新聞稿06缺陷消費(fèi)品召回階段性報(bào)告07缺陷消費(fèi)品召回總結(jié)報(bào)告（生產(chǎn)者主動(dòng)召回總結(jié)）08向社會(huì)公布信息材料09召回措施的實(shí)施材料10無(wú)害化處理材料03召回效果評(píng)估階段01缺陷消費(fèi)品召回效果評(píng)估報(bào)告02召回措施證實(shí)材料A.2檔案編碼檔案編碼形式采用三段式，由左到右排列，各段均用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，中間用“-”隔開(kāi)。第一段：為年度碼，用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示；第二段：為月度碼，用兩位阿拉伯?dāng)?shù)字表示；第三段：為案件順序碼，即當(dāng)年案件總順序號(hào)，用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示；2020-01-0001

（規(guī)范性附錄）

檔案卷宗封面編號(hào)：XX省缺陷產(chǎn)品召回卷宗企業(yè)名稱產(chǎn)品名稱商標(biāo)規(guī)格型號(hào)裝訂成冊(cè)時(shí)間立卷人案分類及編碼

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