探討提高社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的有效措施獲獎(jiǎng)科研報(bào)告

探討提高社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的有效措施獲獎(jiǎng)科研報(bào)告摘

要：社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理是社會(huì)保障體系的重要組成部分，也是和諧社會(huì)主義建設(shè)的重要內(nèi)容，具有重大意義，與廣大勞動(dòng)人民自身的利益密切相關(guān)，也是社會(huì)發(fā)展過程中的必不可少的一部分。其中社會(huì)保險(xiǎn)檔案社會(huì)保險(xiǎn)工作開展的重要依據(jù)，是勞動(dòng)人民合法權(quán)益保護(hù)的基本前提，社會(huì)保險(xiǎn)完整性與有效性，對(duì)社會(huì)和諧發(fā)展與穩(wěn)定發(fā)展具有積極促進(jìn)作用。

隨著我國社會(huì)保險(xiǎn)行業(yè)的深化改革，加大了社會(huì)保險(xiǎn)的覆蓋面，使越來越多人們的基本權(quán)益可以得到保護(hù)，近年來我國社會(huì)保險(xiǎn)的業(yè)務(wù)量與檔案的數(shù)量也在不斷增加，因此檔案管理部門需要加強(qiáng)對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)的檔案管理工作，使社會(huì)保險(xiǎn)工作的實(shí)施更加完善。

1社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的重要性

1.1社會(huì)保險(xiǎn)改革的需求。社會(huì)保險(xiǎn)改革需要對(duì)傳統(tǒng)檔案管理工作加以改革，加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作，建立完善的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理體系，確保社會(huì)保險(xiǎn)工作的高效開展。在社會(huì)保險(xiǎn)檔案中具有完善的保險(xiǎn)資料信息記錄，是社會(huì)保險(xiǎn)工作順利開展和實(shí)施的重要前提，如檔案中原始資料一旦丟失，那么后續(xù)的保險(xiǎn)工作也就難以展開，信息資料補(bǔ)回十分困難。因此加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作十分重要。在傳統(tǒng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理中，主要是紙質(zhì)資料，管理工作十分苦難，檔案管理人員的工作量較大，而信息化時(shí)代下，社會(huì)保險(xiǎn)檔案的管理工作必然要與信息技術(shù)相結(jié)合，建立社會(huì)保險(xiǎn)檔案系統(tǒng)，對(duì)傳統(tǒng)檔案管理方式進(jìn)行革新，確保社會(huì)保險(xiǎn)檔案的完整性，為社會(huì)保險(xiǎn)工作開展提供依據(jù)。

1.2社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)發(fā)展的基本要求。社會(huì)保險(xiǎn)工作的開展十分復(fù)雜，社保工作的落實(shí)會(huì)產(chǎn)生大量數(shù)據(jù)和信息，如果這些信息及數(shù)據(jù)資料沒有進(jìn)行妥善保管，則會(huì)造成數(shù)據(jù)丟失，對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)工作的開展產(chǎn)生阻礙。此外，由于各個(gè)企業(yè)及單位中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)人才流動(dòng)的現(xiàn)象，保險(xiǎn)繳納也會(huì)產(chǎn)生相應(yīng)的變動(dòng)，加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案的嚴(yán)格管理，避免社會(huì)保險(xiǎn)的繳納出現(xiàn)混亂，人才流動(dòng)期間會(huì)將部分信息資料進(jìn)行轉(zhuǎn)移，并由新單位予以保管，雙方共同協(xié)定社保繳納情況。從體制上來看，保險(xiǎn)本身具有嚴(yán)格制度管理體系，社會(huì)保險(xiǎn)工作與檔案管理工作的特征相符合，有利于保障后期工作實(shí)施。

2加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的對(duì)策建議

社會(huì)保險(xiǎn)檔案是社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)發(fā)展的一筆非常寶貴的財(cái)富，是必不可少的基礎(chǔ)性和配套性的新工作。只要本著先易后難，逐步理順的原則，重點(diǎn)解決好資料收集不全、分類混亂、管理不規(guī)范和不注意開發(fā)利用等問題，建立健全必要的管理制度，就會(huì)逐步形成獨(dú)具特點(diǎn)的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理體系和管理辦法。

2.1加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理宣傳工作

社會(huì)保險(xiǎn)檔案是對(duì)參保單位和個(gè)人權(quán)益的真實(shí)記錄，是確定參保個(gè)人享受社會(huì)保險(xiǎn)待遇的重要依據(jù)，是實(shí)現(xiàn)為參保個(gè)人“記錄一生、跟蹤一生、服務(wù)一生、保障一生”目標(biāo)的重要條件，也是反映社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)發(fā)展的寶貴資料和重要?dú)v史憑證。依法加強(qiáng)和規(guī)范社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理，不斷提高管理水平，既是加快推進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦工作標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的重要內(nèi)容，也是全面提升經(jīng)辦能力和管理水平，真正維護(hù)職工權(quán)益，促進(jìn)公平保障，和諧保障的有效途徑。為切實(shí)深入做好社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作，要調(diào)動(dòng)方方面面的積極因素，使之同心同向，形成合力。因此，我們要加大對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作意義作用的宣傳力度，充分利用各種有效宣傳手段和宣傳方式，廣泛宣傳做好社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的重要性和必要性，提高系統(tǒng)工作人員社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理意識(shí)，增強(qiáng)加強(qiáng)檔案管理的自覺性和主動(dòng)性。

2.2規(guī)范社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理業(yè)務(wù)流程

（1）社會(huì)保險(xiǎn)檔案收集整理規(guī)范。社會(huì)保險(xiǎn)檔案材料收集分類，必須按照《社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理實(shí)施辦法》進(jìn)行歸檔整理;保持每份歸檔材料之間聯(lián)系緊密、銜接有序，按主表在前、附件在后，審核結(jié)果在前、審核依據(jù)在后，重要憑證在前、次要憑證在后的原則排序。社會(huì)保險(xiǎn)檔案材料要求字跡、印章和日期必須齊全清晰，字跡模糊或易褪變的歸檔材料應(yīng)予以復(fù)制后方可收集歸檔。不能有鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍(lán)墨水等書寫字跡。嚴(yán)禁使用熱敏（傳真）紙、復(fù)寫紙，確保社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)材料內(nèi)容的完整性和真實(shí)性。

（2）社會(huì)保險(xiǎn)檔案移交規(guī)范。社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理人員必須按時(shí)將本部門經(jīng)辦業(yè)務(wù)過程中形成的具有保存和利用價(jià)值的、已辦結(jié)的專業(yè)性業(yè)務(wù)材料（含電子文檔），按照《社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理實(shí)施辦法》和《社會(huì)保險(xiǎn)檔案材料收集整理規(guī)范》，進(jìn)行分類收集整理并定期進(jìn)行移交。每次辦理業(yè)務(wù)檔案移交，檔案室工作人員與處室兼職檔案管理人員都必須現(xiàn)場填寫《社會(huì)保險(xiǎn)檔案移交表》，經(jīng)雙方簽字確認(rèn)，明確工作責(zé)任。3、社會(huì)保險(xiǎn)檔案立卷歸檔規(guī)范。社會(huì)保險(xiǎn)檔案的收集按照《社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理規(guī)定》的歸檔范圍和要求，一式一份收集整理歸檔，確保社會(huì)保險(xiǎn)檔案齊全、準(zhǔn)確、規(guī)范。凡歸檔的社會(huì)保險(xiǎn)材料必須利于長期保存，保證圖樣清晰、字跡工整耐久、簽署完備。禁止使用鉛筆、圓珠筆、彩色筆和復(fù)寫、傳真制作社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)材料。

2.3實(shí)現(xiàn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化

（1）加強(qiáng)基本硬件建設(shè)。首先要制定完善的檔案管理制度，并由上至下成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，設(shè)立專職檔案員，并進(jìn)行了業(yè)務(wù)培訓(xùn)，為檔案管理提供組織和人員上的保證。其次要加強(qiáng)檔案管理基本建設(shè)。一是開辟專門檔案室加強(qiáng)管理;二是購置標(biāo)準(zhǔn)檔案柜;三是設(shè)置防火、防潮、恒溫、防盜器具;四是購置檔案專用賬表卡冊包裝盒等工具，及照相機(jī)、錄音機(jī)等必備物品。

（2）建立社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理系統(tǒng)，逐步實(shí)現(xiàn)微機(jī)管理。隨著社會(huì)保險(xiǎn)覆蓋范圍擴(kuò)大、險(xiǎn)種越來越多、管理越來越復(fù)雜，社會(huì)保險(xiǎn)檔案的管理也變得比較困難，迫切要求建立一個(gè)有效的檔案管理系統(tǒng)。其內(nèi)容包括：

①在職職工、退休人員個(gè)人的基本社會(huì)保險(xiǎn)檔案庫：詳細(xì)記載職工每次調(diào)動(dòng)、停保及死亡、退休等原因引起的檔案變化情況，完整準(zhǔn)確記載職工在職期間各年工資收入情況和繳費(fèi)情況。

②用人單位參保的基本情況庫：記載用人單位的所屬行業(yè)、經(jīng)濟(jì)類型編碼等基本情況;記載參保與撤保、在職人員、非在職人員工資和社會(huì)保險(xiǎn)基金應(yīng)繳總數(shù)及變化情況;記載正常的繳費(fèi)、欠繳、補(bǔ)繳、實(shí)際支付待遇情況的歷史資料。

③記帳憑證庫和科目二級(jí)帳庫：記錄會(huì)計(jì)憑證科目數(shù)據(jù)及全部會(huì)計(jì)科目的二級(jí)細(xì)帳。

④財(cái)務(wù)、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)庫：有關(guān)社會(huì)保險(xiǎn)財(cái)務(wù)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等數(shù)據(jù)信息。

2.4注重社會(huì)保險(xiǎn)檔案的開發(fā)利用

在加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的同時(shí)，也要注重發(fā)揮社會(huì)保險(xiǎn)檔案的服務(wù)作用。一是提供咨詢服務(wù)，例如，開展公布養(yǎng)老保險(xiǎn)個(gè)人賬戶對(duì)帳單，隨時(shí)為職工查找提供服務(wù)。二是為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考數(shù)據(jù)，每次社會(huì)保險(xiǎn)制度改革起步前，都由檔案信息庫提供大量的參考資料和信息數(shù)據(jù)供決策用。三是成為管理工作的基本手段。社會(huì)保險(xiǎn)公司的基本工作包括參保登記、征繳基金、撥付基金等，都要依靠檔案提供幫助。四是為進(jìn)行費(fèi)用預(yù)測和制定政策提供依據(jù)。例如利用檔案記載的受保人繳費(fèi)情況和保險(xiǎn)金發(fā)放情況，