電話管理制度

電話管理制度電話管理制度是企業(yè)中特別緊要的一項(xiàng)制度，它可以規(guī)范員工的工作行為和工作態(tài)度，提高企業(yè)內(nèi)部的工作效率，遵守公司規(guī)定。下文將從電話使用注意事項(xiàng)、電話接聽禮儀、電話轉(zhuǎn)接處理、電話語音禮儀、電話溝通技巧等方面，對電話管理制度打開闡述。一、電話使用注意事項(xiàng)1.禁止使用私人電話進(jìn)行工作溝通；2.不得私自撥打電話，需經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)同意才能使用；3.不得打騷擾電話，一旦發(fā)覺將受到普遍譴責(zé)；4.禁止在公司電話上發(fā)布廣告宣揚(yáng)信息；5.使用公司電話進(jìn)行業(yè)務(wù)外聯(lián)等溝通必需用公司專用電話；6.提高電話使用意識，努力維護(hù)公司電話的形象。二、電話接聽禮儀1.電話接聽時，（1）提前問候?qū)Ψ剑晕医榻B；（2）用禮貌的口氣問候?qū)Ψ?；?）盡快確認(rèn)對方需要的信息和事項(xiàng)，避開揮霍對方時間；（4）盡量保持熱誠友好的溝通態(tài)度；（5）在結(jié)束前詢問對方是否有其他需要。2.電話轉(zhuǎn)接處理（1）透徹了解對方需要辦理的事務(wù)，并不遺漏轉(zhuǎn)接部門；（2）告知對方您將要轉(zhuǎn)接哪個部門，以便對方確認(rèn)；（3）順次告知對方目標(biāo)部門電話；（4）尤其注意是否有未接來電，告知目標(biāo)部門必要信息再轉(zhuǎn)接；（5）轉(zhuǎn)接后自動詢問是否有需要幫助，告知電話或者留言。三、電話語音禮儀1.特別提示：聲音清楚、語調(diào)平緩、語速適當(dāng)、音量適中、發(fā)音精準(zhǔn)、態(tài)度堅(jiān)和。2.口頭表達(dá)禮儀方面：（1）辭別語要得體，回復(fù)誘導(dǎo)對方關(guān)注下一次溝通；（2）有禮貌而真誠的用語可以客服對方敏感和情緒，（3）用“可否”相對于問“能不能”更加委婉熱誠，比如：“您需要我們供給什么幫忙?”3.書寫禮儀方面：（1）用規(guī)范語言，標(biāo)準(zhǔn)句型；（2）內(nèi)容緊要切中要點(diǎn)，明確表達(dá)需求；（3）大寫的字形象清楚；（4）避開錯別字和語法錯誤，需把握好標(biāo)點(diǎn)符號的使用；（5）書寫規(guī)范不能疏漏，緊密注意版式和排版。四、溝通技巧1.保持清楚和穩(wěn)定的口音接聽電話時要注意，不要讓聲音太小或太大，要將本身講清楚。漸漸地講擅長解決讓別人難以理解的問題，同時對方可能會有沒有聽到息，再通知對方一遍即可。2.注意用詞由于電話離面對面溝通差距太大，把握詞匯運(yùn)用的技巧變得尤為緊要。盡量采納一些友好的字眼，比如“對，沒問題?！被蚴恰昂玫?，我知道了。”;這些用法能夠讓人輕松過渡情緒。3.注意表達(dá)本領(lǐng)口頭表達(dá)應(yīng)當(dāng)做到簡單而且直接。用語要親切自然，但是不能讓對方誤認(rèn)為回答有可能是無意義的。有些聽電話的人會存在有意無意的發(fā)號施令。對這種情形，感謝并尊敬對方，注意保持本身的尊嚴(yán)。4.認(rèn)真傾聽并適時處理電話不能像面對面一樣能夠顯示出情緒和態(tài)度，所以聽取對方需求是一個好習(xí)慣。請認(rèn)真傾聽他們所提出的問題，并且在適當(dāng)?shù)臅r候告知他們您會盡快解決問題。但要謹(jǐn)慎處理問題，以免耽擱對方需求。總之，電話管理制度對于企業(yè)特別緊要。保持良好的電話禮儀、充分利用溝通技巧，可