數(shù)據(jù)共享和交換

Access2003應(yīng)用教程

之?dāng)?shù)據(jù)共享和交換

1杭州電子信息職業(yè)學(xué)校2在Access中可以方便地導(dǎo)入其他格式的數(shù)據(jù)，這樣用戶就不必重新輸入已有的數(shù)據(jù)。導(dǎo)入數(shù)據(jù)就是將其他格式的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)為Access數(shù)據(jù)庫的一部分，導(dǎo)入后的表和直接創(chuàng)建的表沒有區(qū)別。一、與其他應(yīng)用程序交換數(shù)據(jù)杭州電子信息職業(yè)學(xué)校3一、與其他應(yīng)用程序交換數(shù)據(jù)1、從Excel導(dǎo)入數(shù)據(jù)MicrosoftExcel具有強大的數(shù)據(jù)分析、計算以及圖表處理功能的Office軟件，將MicrosoftExcel中的數(shù)據(jù)導(dǎo)入到Access中使用，可以大大提高數(shù)據(jù)庫的使用效率。將一個MicrosoftExcel表格導(dǎo)入到Access2003中具體操作步驟如下。（1）打開數(shù)據(jù)庫。（2）在數(shù)據(jù)庫窗口中，單擊“文件”→“獲取外部數(shù)據(jù)”→“導(dǎo)入”菜單命令，調(diào)出“導(dǎo)入”對話框。

杭州電子信息職業(yè)學(xué)校4一、與其他應(yīng)用程序交換數(shù)據(jù)（3）在“文件類型”下拉列表框中選擇MicrosoftExcel，然后選中導(dǎo)入數(shù)據(jù)的Excel文件名，單擊“導(dǎo)入”按鈕，打開“導(dǎo)入數(shù)據(jù)表向?qū)А睂υ捒?。杭州電子信息職業(yè)學(xué)校5一、與其他應(yīng)用程序交換數(shù)據(jù)（4）在“導(dǎo)入數(shù)據(jù)表向?qū)А睂υ捒蛑?，單擊“下一步”按鈕，進(jìn)入下一個對話框，在該對話框中，確定是否包含列標(biāo)題，然后單擊“下一步”按鈕，進(jìn)入“導(dǎo)入數(shù)據(jù)表向?qū)А钡南乱粋€對話框。（5）確定數(shù)據(jù)的保存位置，然后單擊“下一步”按鈕接受默認(rèn)值（創(chuàng)建新表），進(jìn)入“導(dǎo)入數(shù)據(jù)表向?qū)А钡南乱粋€對話框。（6）確定是否修改字段信息，可單擊電子表格每一列來接受字段名、改變它和決定是否將其定位索引。向?qū)ё詣哟_定數(shù)據(jù)類型。也可以跳過每一列，然后單擊“下一步”按鈕，打開“導(dǎo)入數(shù)據(jù)表向?qū)А钡南乱粋€對話框。杭州電子信息職業(yè)學(xué)校6一、與其他應(yīng)用程序交換數(shù)據(jù)（7）可以選擇為新表添加主鍵或沒有主鍵。然后單擊“下一步”按鈕，進(jìn)入“導(dǎo)入數(shù)據(jù)表向?qū)А钡南乱粋€對話框。（8）確定新表的名稱并（可選）運行表分析器向?qū)В缓髥螕簟巴瓿伞卑粹o。Access在一個信息框里提示導(dǎo)入文件成功，單擊“確定”按鈕返回數(shù)據(jù)庫窗口。這時，文件名出現(xiàn)在Access數(shù)據(jù)庫窗口中，一個標(biāo)準(zhǔn)的Access表從原來的Excel文件創(chuàng)建出來。注意：可以導(dǎo)入電子表格中的所有數(shù)據(jù)或指定單元格范圍內(nèi)的數(shù)據(jù)。杭州電子信息職業(yè)學(xué)校7一、與其他應(yīng)用程序交換數(shù)據(jù)2從文本文件導(dǎo)入信息主機的數(shù)據(jù)通常以文本文件的形式輸出，在桌面應(yīng)用程序中使用。Access可以導(dǎo)入兩種不同類型的文本文件數(shù)據(jù)（帶分隔符和固定寬度）。Access對兩種類型的文本文件使用一個向?qū)?。杭州電子信息職業(yè)學(xué)校8注意：帶分隔符的文本文件有時被稱為以逗號或制表符分隔的文件。每條記錄都是文本文件中單獨的一行，這一行上的字段不包含尾隨的空格，通常以逗號作為字段的分隔符，并且要求某些字段被包含在一個定界符（如單引號或雙引號）中。固定寬度文本文件也是將每一條記錄放在一個單獨的行上。但是，每條記錄里的字段是定長的，如果字段內(nèi)容不夠長，尾隨的空格被加入到字段中。一、與其他應(yīng)用程序交換數(shù)據(jù)杭州電子信息職業(yè)學(xué)校9導(dǎo)入帶分隔符的文本文件導(dǎo)入帶分隔符的文本文件按以下步驟操作。（1）打開數(shù)據(jù)庫，在數(shù)據(jù)庫窗口中，單擊“文件”→“獲取外部數(shù)據(jù)”→“導(dǎo)入”菜單命令，調(diào)出“導(dǎo)入”對話框。（2）在“導(dǎo)入”對話框的“文件類型”下拉列表框中選擇“文本文件”，在文件列表框中選中一個文本文件，單擊“導(dǎo)入”按鈕，打開“導(dǎo)入文本向?qū)А睂υ捒?。一、與其他應(yīng)用程序交換數(shù)據(jù)杭州電子信息職業(yè)學(xué)校10（3）向?qū)詣优袛辔谋疚募菐Х指舴倪€是固定寬度的。單擊“下一步”按鈕，進(jìn)入下一個對話框。（4）確定在帶分隔符的文本文件里使用哪種類型的分隔符。確保不選中“第一行包含字段名稱”復(fù)選框，因為作為第一個字段的數(shù)據(jù)不包含字段名稱。然后單擊“下一步”按鈕，進(jìn)入下一個對話框。（5）確定把數(shù)據(jù)存儲在一個現(xiàn)有的表中或一個新表中。從這個步驟往后，和導(dǎo)入Excel數(shù)據(jù)完全相同。單擊“下一步”按鈕，進(jìn)入下一個對話框。

一、與其他應(yīng)用程序交換數(shù)據(jù)杭州電子信息職業(yè)學(xué)校11一、與其他應(yīng)用程序交換數(shù)據(jù)杭州電子信息職業(yè)學(xué)校12一、與其他應(yīng)用程序交換數(shù)據(jù)（6）可以選擇導(dǎo)入文本的任何一列、接受或改變字段名、決定是否將它作為索引、設(shè)置數(shù)據(jù)類型（向?qū)ё詣記Q定），甚至跳過某一字段不把它導(dǎo)入。單擊“下一步”按鈕，進(jìn)入下一個對話框示。（7）確定是否設(shè)置主鍵。選中“讓Access添加主鍵”單選鈕，單擊“下一步”按鈕，進(jìn)入下一個對話框。（8）為導(dǎo)入表輸入一個名稱并（可選）運行分析器向?qū)А＝邮苣J(rèn)名稱并單擊“完成”按鈕，導(dǎo)入這個帶分隔符的文本文件。Access創(chuàng)建了一個新表，然后顯示一個信息框提示新表被成功創(chuàng)建，單擊“確定”按鈕返回到數(shù)據(jù)庫窗口，文件名出現(xiàn)在Access數(shù)據(jù)庫窗口中。

杭州電子信息職業(yè)學(xué)校13一、與其他應(yīng)用程序交換數(shù)據(jù)導(dǎo)入固定寬度文本文件在固定寬度文本文件里，每個字段有固定的寬度和位置。當(dāng)導(dǎo)入或?qū)С鲞@類文件時，必須制定一個導(dǎo)入/導(dǎo)出規(guī)格，可以在導(dǎo)入文本向?qū)е杏谩案呒墶边x項來創(chuàng)建這種規(guī)格。杭州電子信息職業(yè)學(xué)校14一、與其他應(yīng)用程序交換數(shù)據(jù)按下列步驟導(dǎo)入一個固定寬度的文本文件。（1）打開數(shù)據(jù)庫，在數(shù)據(jù)庫窗口中，單擊“文件”→“獲取外部數(shù)據(jù)”→“導(dǎo)入”菜單命令，調(diào)出“導(dǎo)入”對話框。（2）在“導(dǎo)入”對話框的“文件類型”下拉列表框中選擇文本文件。（3）雙擊要導(dǎo)入的文本文件名稱，打開“導(dǎo)入文本文件向?qū)А睂υ捒?，在窗口中顯示文本文件里的數(shù)據(jù)并判斷文本文件的類型。（4）向?qū)б颜_判斷出文本文件的類型是固定寬度文本文件。單擊“下一步”按鈕，進(jìn)入下一窗口。杭州電子信息職業(yè)學(xué)校15一、與其他應(yīng)用程序交換數(shù)據(jù)（5）在這個窗口中可以拖動、添加或刪除字段分隔線來定義字段的寬度，同時也完成所謂的導(dǎo)入/導(dǎo)出規(guī)格的內(nèi)部數(shù)據(jù)表。單擊左下角的“高級”按鈕激活“導(dǎo)入規(guī)格”窗口。該窗口位于“導(dǎo)入文本向?qū)А睂υ捒虻那懊妗?/p>

（6）在“導(dǎo)入規(guī)格”窗口中，可以改變導(dǎo)入文件中的日期、時間和數(shù)字信息的格式。單擊“確定”按鈕，返回“導(dǎo)入文本向?qū)А睂υ捒?。?）在“導(dǎo)入文本向?qū)А睂υ捒蛑?，單擊“下一步”按鈕，進(jìn)入下一對話框，在這個對話框中確定將記錄添加到一個新表還是添加到現(xiàn)有的表中。從這個步驟往后，和導(dǎo)入帶分隔符的文本文件完全相同。杭州電子信息職業(yè)學(xué)校16一、與其他應(yīng)用程序交換數(shù)據(jù)（8）再次單擊“下一步”按鈕，進(jìn)入下一對話框，為字段指定名稱和索引。（9）單擊“下一步”按鈕，進(jìn)入下一對話框，在該對話框中定義一個主鍵。（10）單擊“下一步”按鈕，進(jìn)入最后一個對話框，指定表名并單擊“完成”按鈕。Access同樣提示已經(jīng)導(dǎo)入了文件，單擊“確定”按鈕關(guān)閉向?qū)Х祷氐綌?shù)據(jù)庫窗口。注意：可以將信息導(dǎo)入到新表或是已經(jīng)存在的表中，這取決于要導(dǎo)入的數(shù)據(jù)的類型。所有類型的數(shù)據(jù)都可以導(dǎo)入到新表中，但只有電子表格和文本文件可以被導(dǎo)入到已存在的表中。

杭州電子信息職業(yè)學(xué)校173從Word導(dǎo)入數(shù)據(jù)用戶要將Word文本導(dǎo)入或鏈接到Access數(shù)據(jù)庫，其操作步驟和向Access2003數(shù)據(jù)庫中導(dǎo)入或鏈接文本文件的方法基本類似，惟一不同的是在將Word文檔文件導(dǎo)入或鏈接之前，要先打開希望導(dǎo)入或鏈接的Word文檔文件，并將該Word文檔文件另存為用逗號或制表符分隔的文本文件，以后的操作和導(dǎo)入或鏈接文本文件完全一樣了。注意：Access沒有提供從字處理文件導(dǎo)入數(shù)據(jù)的特定方法。在Access的“導(dǎo)入”或“鏈接”對話框中的“文件類型”列表框中并沒有提供MicrosoftWord的文本類型。如果要把某個Word文件的數(shù)據(jù)導(dǎo)入到Access，必須先將Word文件轉(zhuǎn)換成用逗號或制表符分隔的文本文件，然后再將該文本文件導(dǎo)入或鏈接。

一、與其他應(yīng)用程序交換數(shù)據(jù)杭州電子信息職業(yè)學(xué)校184從XML導(dǎo)入數(shù)據(jù)在導(dǎo)入XML文件的時候，可以導(dǎo)入XML或XSD文件。如果希望導(dǎo)入鍵或者索引信息，可以選擇XSD文件，而不是XML文件。

注意：使用Access2003能夠?qū)牒蛯?dǎo)出XML數(shù)據(jù)，包括關(guān)聯(lián)表。如果只有XSD文件（沒有與之關(guān)聯(lián)的XML文檔），那么只能導(dǎo)入架構(gòu)和鍵值信息，但是卻不會有任何數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)是被保存在XML文件中的。

一、與其他應(yīng)用程序交換數(shù)據(jù)杭州電子信息職業(yè)學(xué)校195導(dǎo)出數(shù)據(jù)到Excel和XMLAccess不僅能從外部導(dǎo)入數(shù)據(jù)，而且還可以將數(shù)據(jù)、Access表或查詢復(fù)制到一個新的外部文件中，這種將Access表復(fù)制到外部文件的過程叫做導(dǎo)出?？梢詫⒈韺?dǎo)出到許多不同的資源，如Excel、文本文件和XML等。杭州電子信息職業(yè)學(xué)校20二、數(shù)據(jù)庫之間的數(shù)據(jù)共享在實際使用中，用戶需要將數(shù)據(jù)從一個Access數(shù)據(jù)庫文件移動到另一個Access數(shù)據(jù)庫文件中，甚至是在Access和其他不同的數(shù)據(jù)庫之間移動，從而實現(xiàn)資源共享，提高數(shù)據(jù)庫的作用。1從Access數(shù)據(jù)庫導(dǎo)入信息在Access中可以導(dǎo)入其他Access數(shù)據(jù)庫中的任何對象，也可以導(dǎo)入自定義的工具欄和菜單。在Access數(shù)據(jù)庫間進(jìn)行數(shù)據(jù)導(dǎo)入或?qū)С霾僮?，事實上就是把一個數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)庫對象傳遞給另一個數(shù)據(jù)庫，在功能上與復(fù)制和粘貼類同。杭州電子信息職業(yè)學(xué)校21二、數(shù)據(jù)庫之間的數(shù)據(jù)共享按以下步驟進(jìn)行數(shù)據(jù)庫之間的導(dǎo)入操作。

（1）打開要導(dǎo)入數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)庫。單擊“文件”→“獲取外部數(shù)據(jù)”→“導(dǎo)入”菜單命令，打開“導(dǎo)入”對話框。（2）在“導(dǎo)