檔案收集制度與保管制度

年4月19日檔案收集制度與保管制度文檔僅供參考檔案人員崗位責(zé)任制

1、努力學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想,不斷提高政治素質(zhì)、政策水平,全心全意為人民服務(wù)。

2、認(rèn)真學(xué)習(xí)、宣傳、貫徹執(zhí)行<檔案法>及黨和國(guó)家關(guān)于檔案上的方針、政策、法規(guī),自覺(jué)接受上級(jí)及地方檔案行政管理部門(mén)的監(jiān)督與指導(dǎo)。

3、熱愛(ài)本職工作,忠于職守,遵守紀(jì)律,努力學(xué)習(xí)檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí),不斷提高檔案的科學(xué)管理水平。

4、積極開(kāi)展檔案利用服務(wù)工作,編制必要的、簡(jiǎn)便實(shí)用的檢索工具,撰寫(xiě)本局的檔案資料編研材料。

5、嚴(yán)格遵守檔案管理制度,嚴(yán)守黨和國(guó)家秘密。

6、在負(fù)責(zé)保管好本局檔案的同時(shí),對(duì)本局各部門(mén)及所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

7、堅(jiān)持原則,嚴(yán)格遵守檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度,對(duì)違反檔案工作規(guī)章制度的行為,檔案人員應(yīng)予以制止或糾正,并及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)采取有效措施。檔案收集制度1、接收檔案時(shí)要堅(jiān)持嚴(yán)格按照中央、省規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行,保證進(jìn)館檔案的質(zhì)量,使進(jìn)館檔案符合檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化的需要。2、要定期接收現(xiàn)行機(jī)關(guān)的檔案和有關(guān)資料。3、對(duì)撤銷(xiāo)單位的檔案要及時(shí)接收進(jìn)館。4、要做好檔案、科技檔案、聲像、專(zhuān)門(mén)檔案、英模和著名人士檔案的收集工作。5、嚴(yán)格交接手續(xù)。案卷要符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn),規(guī)定移交的檢索工具、全宗介紹和材料要齊全。

檔案整理歸檔制度1、本單位實(shí)行檔案集中統(tǒng)一管理的原則,按檔案法的有關(guān)規(guī)定,由各科室收集齊全,并進(jìn)行整理、立卷,定期移交本單位檔案室。由檔案人員負(fù)責(zé)審查把關(guān),分類(lèi)排列上架,編制檢索工具,妥善保管。任何部門(mén)、個(gè)人不得將檔案材料據(jù)為己有長(zhǎng)期存放或拒絕歸檔。2、歸檔范圍凡屬本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的具有查考利用價(jià)值的文件材料,圖紙、表格、聲像實(shí)物等各部門(mén)類(lèi),各載體文件材料都應(yīng)列入歸檔范圍。在內(nèi)容上包括黨、政、人事、財(cái)務(wù)、宣傳、紀(jì)檢、監(jiān)察、土地利用、地籍、規(guī)劃等管理性、業(yè)務(wù)性文件材料,也包括基建活動(dòng)中形成的文件材料及辦公、交通設(shè)備檔案。在來(lái)源上既有上級(jí)機(jī)關(guān)和本機(jī)關(guān)的文件材料又有同級(jí)機(jī)關(guān)和非屬機(jī)關(guān)及下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料,另外還有部分未經(jīng)收文登記的”帳外”文件和內(nèi)部文件.在載體形態(tài)上既有紙質(zhì)文件材料又有照片、錄音、錄像帶等音像材料。歸檔率達(dá)到100%,具體歸檔范圍詳見(jiàn)本單位<檔案分類(lèi)方案>。3、歸檔時(shí)間各職能科室要按時(shí)收(搜)集、整理各類(lèi)文件材料。文書(shū)檔案在次年三月底前整理歸檔。會(huì)計(jì)檔案由會(huì)計(jì)室保存一年后隔年歸檔?；w檔在工程竣工后三個(gè)月內(nèi)歸檔。業(yè)務(wù)檔案在業(yè)務(wù)工作結(jié)束后歸檔。設(shè)備檔案和聲像檔案、實(shí)物檔案隨時(shí)歸檔。4、歸檔要求凡歸檔的文件材料必須齊全、完整、準(zhǔn)確,行文規(guī)范,書(shū)寫(xiě)工整,字跡清晰,簽署手續(xù)完備,并一律使用碳素墨水或藍(lán)黑墨水書(shū)寫(xiě)。不得使用鉛筆、圓珠筆或純藍(lán)墨水。卷內(nèi)文件排列遵循正文在前底稿在后,結(jié)論在前調(diào)查材料在后,文字在前圖紙?jiān)诤蟮脑瓌t有序排列。歸檔文件做到字跡清晰,內(nèi)容項(xiàng)目齊全,鑒章手續(xù)完備,保管期限準(zhǔn)確。歸檔的照片要附簡(jiǎn)要說(shuō)明(內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、拍攝者),錄像帶要附內(nèi)容提要和解說(shuō)詞。5、歸檔份數(shù)本單位發(fā)文一般歸檔兩份,其中一份組入案卷內(nèi),另一份編制"本單位發(fā)文匯編制".6、歸檔手續(xù)各業(yè)務(wù)部門(mén)立卷歸檔后按規(guī)定移交本單位綜合檔案室,并辦理交接手續(xù),填寫(xiě)交接清單,交接雙方在清單上簽字,以備管理。檔案保管制度1、檔案保管必須設(shè)置適應(yīng)需要的檔案庫(kù)房、專(zhuān)用裝具,并有防盜、防火、防水、防塵、防蟲(chóng)、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光措施。對(duì)發(fā)生褪變和破損的檔案要采取補(bǔ)救措施,確保檔案的完整與安全。2、裝具排列要自左至右,并便于管理和通風(fēng),是五節(jié)櫥的要自上而下地編制櫥具順序號(hào)。3、案卷排列要自左至右、從上而下地順序進(jìn)行,排列要整齊、美觀。4、庫(kù)房?jī)?nèi)經(jīng)常保持清潔,禁止亂放雜物,庫(kù)房?jī)?nèi)外要設(shè)溫濕度計(jì),每天上、下午定時(shí)測(cè)試、記錄。5、每半年對(duì)檔案保管狀況進(jìn)行一次全面檢查,做好檢查記錄,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決。6、嚴(yán)格檔案的出入手續(xù),做好日常登記,統(tǒng)計(jì)工作,按規(guī)定搞好年報(bào)。7、為確保檔案的安全,庫(kù)房管理人員要提高警惕,并配合有關(guān)保衛(wèi)人員做好夜間值班工作;平時(shí)非工作人員未經(jīng)許可,一律禁止入內(nèi)。8、檔案工作人員調(diào)動(dòng)工作時(shí),必須將所保存的檔案數(shù)量、狀況詳細(xì)交待清楚,辦好交接手續(xù)后,方可離職。檔案保密制度1、檔案人員要嚴(yán)格遵守<中華人民共和國(guó)保密法>,切實(shí)保證檔案的完整與安全。2、檔案資料要嚴(yán)加管理,經(jīng)常清點(diǎn),不丟失,不泄密。3、不準(zhǔn)隨便摘錄檔案資料,私人通信,談話不得涉及機(jī)密檔案內(nèi)容;不準(zhǔn)把機(jī)密檔案資料外借或帶出。4、私人不準(zhǔn)在辦公室或存檔案、資料的地方會(huì)客。5、工作中形成的帶有字跡的廢紙要集中存放,統(tǒng)一銷(xiāo)毀,以免泄密。6、因玩忽職守造成檔案資料丟失或泄密者,依據(jù)<中華人民共和國(guó)檔案法>的規(guī)定,視情節(jié)輕重予以處罰。

檔案統(tǒng)計(jì)制度1、檔案資料的收進(jìn)和移出隨時(shí)進(jìn)行登記。2、全宗和案卷數(shù)量要每年年底匯總、核對(duì)一次。3、及時(shí)準(zhǔn)確地掌握并記錄檔案資料的利用情況及效益。4、按照上級(jí)規(guī)定和要求及時(shí)向上級(jí)檔案業(yè)務(wù)管理機(jī)關(guān)報(bào)送本館基本情況統(tǒng)計(jì)表和全宗卡片,并于每年一月份補(bǔ)報(bào)上一年度全宗的變化情況。5、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)要真準(zhǔn)確、齊全、及時(shí),符合上級(jí)要求。

檔案鑒定制度1、根據(jù)國(guó)家檔案局<關(guān)于文書(shū)檔案保管期限的規(guī)定>及其它規(guī)定,指導(dǎo)各機(jī)關(guān)檔案室編制本機(jī)關(guān)或本行業(yè)系統(tǒng)的<檔案保管期限表>合理地劃分檔案保管期限。2、對(duì)已超過(guò)保管期限的檔案,應(yīng)進(jìn)行定期鑒定。鑒定檔案必須在縣委、縣府辦公室主任主持下,由檔案部門(mén)和有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)組成鑒定小組共同進(jìn)行。3、鑒定小組成員應(yīng)熟悉鑒定的原則和辦法,堅(jiān)持歷史唯物主義的觀點(diǎn),全面分析文件材料的歷史價(jià)值,準(zhǔn)確地確定檔案保存價(jià)值,提出鑒定、整理意見(jiàn)。4、鑒定工作結(jié)束后,要定出鑒定工作報(bào)告,對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案進(jìn)行登記造冊(cè),經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后,予以銷(xiāo)毀,并做好銷(xiāo)毀、調(diào)整檔案的卷數(shù)和文件份數(shù)的統(tǒng)計(jì)。5、銷(xiāo)毀檔案,應(yīng)指定兩人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo),防止檔案遺失泄密,監(jiān)銷(xiāo)人要在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字。6、科技檔案和各類(lèi)專(zhuān)門(mén)檔案的鑒定要同時(shí)按照其主管部門(mén)和檔案的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行。

檔案利用制度1、檔案工作人員要熟悉館藏檔案資料的情況,主動(dòng)了解機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作對(duì)利用檔案的需要,積極做好提供利用工作。2、對(duì)館藏檔案要編制案卷目錄、全引目錄等檢索工具,以便及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案。3、積極搞好檔案史料的編研工作,檔案工作人員要與有關(guān)部門(mén)配合,編寫(xiě)全宗介紹,機(jī)構(gòu)沿革,大事記、基礎(chǔ)數(shù)字匯編,文件匯集等,積極主動(dòng)地為社會(huì)各項(xiàng)工作服務(wù)。4、凡查閱檔案資料者,特別是查閱機(jī)密檔案資料,要說(shuō)明查閱目的,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱,借閱的要填寫(xiě)<檔案利用登記薄>,而且只限批準(zhǔn)的內(nèi)容,不得隨意擴(kuò)大閱讀范圍。摘抄、復(fù)制檔案資料,要注意保密,做好登記,用完后退交銷(xiāo)毀。5、利用者在查閱要愛(ài)護(hù)檔案資料,不得污損、圈劃、涂改、折角、拆卷或撕頁(yè)。6、利用者必須在閱覽內(nèi)查閱檔案資料,非經(jīng)批準(zhǔn)不得帶出室外。7、查閱完畢,檔案工作人員要嚴(yán)格進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)、辦理退還手續(xù)。8、檔案資料利用后,查閱者要填寫(xiě)<檔案利用效果登記表>,檔案工作人員定期選編檔案<利用效果典型實(shí)例匯編>,并一年一次進(jìn)行檔案利用情況分析,以提高檔案資料的利用效益。檔案館檔案開(kāi)放制度1、根據(jù)<檔案法>和國(guó)家檔案局頒布的<檔案館開(kāi)放檔案辦法>的規(guī)定,凡本館保管的檔案,自形成之日起滿(mǎn)三十年均分期分批地向社會(huì)開(kāi)放。2、熟悉館藏,正確掌握開(kāi)放與控制的界限,明確標(biāo)準(zhǔn),制定計(jì)劃,責(zé)任落實(shí)。3、對(duì)開(kāi)放與控制使用的檔案嚴(yán)格鑒定,審查手續(xù),逐卷逐件的進(jìn)行審查、登記,并由館領(lǐng)導(dǎo)簽署意見(jiàn)。4、凡屬于開(kāi)放檔案,必須進(jìn)行復(fù)制、修裱,以代替原件提供利用,經(jīng)過(guò)整理后,單獨(dú)編制文件級(jí)開(kāi)放目錄,供利用自行查閱。5、對(duì)案卷內(nèi)控制使用的檔案要進(jìn)行必要的技術(shù)處理,防止泄密和不良后果的發(fā)生。6、凡中國(guó)公民持