2011201613 王月聰 個(gè)人知識(shí)管理

2011201613王月聰個(gè)人知識(shí)管理摘要：盡管我們每天面臨的信息越來越多，信息過載與信息噪音越來越嚴(yán)重，但只要我們能充分利用個(gè)人知識(shí)管理技能，借助有效的個(gè)人知識(shí)管理軟件相信戰(zhàn)勝海量信息不再是困難。本文在調(diào)查分析現(xiàn)有研究成果基礎(chǔ)上，概述了個(gè)人知識(shí)管理的定義和分類，重點(diǎn)介紹了個(gè)人知識(shí)管理的七項(xiàng)基本技能，及對(duì)個(gè)人知識(shí)管理技能及工具（軟件）方面的完善提出了建議。個(gè)人知識(shí)管理概述（一）個(gè)人知識(shí)管理的定義個(gè)人知識(shí)管理（PKM）的寬泛定義由美國(guó)的PaulA.Dorsey教授提出：“個(gè)人知識(shí)管理應(yīng)該被看作既有邏輯概念層面又有實(shí)際操作層面的一套解決問題的技巧與方法。”UCLA大學(xué)安德遜工商管理學(xué)院的JasonFrand已經(jīng)在他們的MBA課程中列入了采用PKM概念來說明信息與知識(shí)管理的實(shí)踐活動(dòng)。Frand和Hixon(1999)將個(gè)人知識(shí)管理定義為：“它是一種概念框架，指?jìng)€(gè)人組織和集中自己認(rèn)為重要的信息，使其成為我們知識(shí)基礎(chǔ)的一部分。它還提供某種將散亂的信息片段轉(zhuǎn)化為可以系統(tǒng)性應(yīng)用的東西的（個(gè)人）戰(zhàn)略，并以此擴(kuò)展我們的個(gè)人知識(shí)。”從實(shí)用的角度來定義“個(gè)人知識(shí)管理”，它一般指?jìng)€(gè)人通過工具建立知識(shí)體系并不斷完善，進(jìn)行知識(shí)的收集、消化吸收和創(chuàng)新的過程，英文是PersonalKnowledgeManagement。Skyrme(1999)也從經(jīng)驗(yàn)方面對(duì)個(gè)人知識(shí)管理戰(zhàn)略進(jìn)行了更為細(xì)致的描述，包括以下內(nèi)容：明確自己的信息需求；制定一個(gè)(知識(shí))獲取戰(zhàn)略；設(shè)定信息的優(yōu)先級(jí)，確定哪些信息可以丟棄，哪些信息可以收?。淮_定如何和何時(shí)處理手上的信息；為需要?dú)w檔和保存的知識(shí)建立規(guī)范；創(chuàng)建個(gè)人的文件系統(tǒng)，可以兼顧（管理）自己的工作、生活和其它知識(shí)活動(dòng)；為不同用途建立信息目錄（書簽）和索引；經(jīng)常評(píng)估/評(píng)價(jià)所存儲(chǔ)信息和目錄的價(jià)值。綜上，盡管個(gè)人知識(shí)管理（PKM）有各種版本的定義，其實(shí)質(zhì)卻都在于幫助個(gè)人提升工作效率，整合自己的信息資源，提高個(gè)人的競(jìng)爭(zhēng)力。通過實(shí)施PKM，個(gè)人可以在短時(shí)間內(nèi)處理大量的信息，快速有效地獲取所需知識(shí)，準(zhǔn)確地表達(dá)知識(shí)，提高工作效率和自身能力。（二）個(gè)人知識(shí)管理的分類知識(shí)管理的一個(gè)基本問題是對(duì)知識(shí)的分類。按照應(yīng)用的角度，經(jīng)濟(jì)發(fā)展與合作組織（OECD）將知識(shí)分為四類：事實(shí)知識(shí)（Know-what）、原理知識(shí)（Know-why）、技能知識(shí)（Know-how）和人際知識(shí)（Know-who）。從認(rèn)知角度出發(fā)，知識(shí)又可以分為顯性知識(shí)（ExplicitKnowledge）和隱性知識(shí)（TacitKnowledge）。顯性知識(shí)可以通過文件、形象或其他精確的溝通過程來傳授，但隱性知識(shí)的獲得卻只能依賴于自身的體驗(yàn)、直覺和洞察力。在OECD對(duì)知識(shí)的劃分中，前兩者屬于顯性知識(shí)，后兩者屬于隱性知識(shí)。顯性知識(shí)和隱性知識(shí)之間可以相互轉(zhuǎn)化，動(dòng)態(tài)循環(huán)。個(gè)人可以管理的知識(shí)不僅是指書本和文獻(xiàn)中的有形內(nèi)容，而且更是指信息，是從原始材料中組織和系統(tǒng)化的數(shù)據(jù)。個(gè)人知識(shí)管理的重點(diǎn)在于對(duì)隱形知識(shí)的管理，實(shí)現(xiàn)顯性知識(shí)和隱性知識(shí)的共享，提高學(xué)習(xí)能力、應(yīng)變能力和創(chuàng)新能力。個(gè)人知識(shí)管理的技巧1、檢索信息的技巧檢索信息時(shí)，首先要確定個(gè)人的信息需求和信息來源，選擇合適的信息檢索技巧方法。在個(gè)人知識(shí)管理中，檢索信息的技巧既包括技術(shù)要求很低的問問題然后聽回答的技巧，也包括充分利用互聯(lián)網(wǎng)的搜索引擎、電子圖書館的數(shù)據(jù)庫(kù)和其他相關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù)查找信息的技巧。為充分掌握檢索信息的技巧，個(gè)人有必要對(duì)搜索的概念、、搜索的技能等充分的掌握。2、評(píng)估信息的技巧這種技巧不僅指?jìng)€(gè)人可以判斷信息的質(zhì)量，而且指?jìng)€(gè)人必須能判斷這種信息與自己遇到的問題的相關(guān)程度。個(gè)人并不必去了解計(jì)算機(jī)評(píng)估信息的機(jī)理，評(píng)估主要從可信度、準(zhǔn)確度、合理性及相關(guān)支持等方面來進(jìn)行。可信度一般根據(jù)作者的可信度、質(zhì)量保證依據(jù)、元信息等來判定。準(zhǔn)確度可從時(shí)間界限、綜合全面性、信息面向的對(duì)象及其使用目的、合理性等方面來確定。相關(guān)支持則是指信息文本的索引目錄、參考文獻(xiàn)等。3、組織信息的技巧組織信息，需要過濾無用和相關(guān)度不大的信息資源，有效地存儲(chǔ)信息，建立信息之間的聯(lián)系，方便以后的查找和使用。有效組織信息的原則是：無論環(huán)境怎樣，組織起來的信息應(yīng)該便于有效的利用。這種技巧會(huì)牽涉到用不同的工具把各種信息組織起來。在手工操作的環(huán)境中，我們會(huì)用文件夾、抽屜和其他的比較原始的方法來組織信息。在現(xiàn)代的高科技環(huán)境中，我們用電子文檔、數(shù)據(jù)庫(kù)和網(wǎng)頁，或者用專門的知識(shí)管理軟件來組織信息4、分析信息的技巧分析信息就必須牽涉到如何對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析并從中得出有用的結(jié)論。常用的分析信息的方法是建立和應(yīng)用模型，通過大量的數(shù)據(jù)分析從而得出信息間的關(guān)系。電子表格、統(tǒng)計(jì)軟件、數(shù)據(jù)挖掘軟件等提供了分析信息的方法，但在建立各種分析軟件的模型的工作中，人還是最重要的。5、表達(dá)信息的技巧通過表達(dá)信息，可以實(shí)現(xiàn)隱性知識(shí)向顯性知識(shí)的轉(zhuǎn)化。個(gè)人知識(shí)在交流、共享中得到升華。信息的表達(dá)，無論是通過PowerPoint、網(wǎng)站還是通過文本，大部分的工作應(yīng)該圍繞如何讓他人理解、記住、能與自己的互動(dòng)上。6、保證信息的安全雖然保證信息安全的技巧與個(gè)人知識(shí)管理中其它的六種技巧有所不同，但這并不表明保證信息的安全就不重要。保證信息的安全涉及到開發(fā)與應(yīng)用各種保證信息的秘密、質(zhì)量和安全存儲(chǔ)的方法和技巧。常用到的密碼管理、備份、檔案管理都是保證信息安全常用的方法。7、信息協(xié)同的技巧信息技術(shù)的發(fā)展為組織和部門的協(xié)同工作提供了強(qiáng)有力的支持。如通過小組或團(tuán)隊(duì)的形式組織學(xué)生進(jìn)行學(xué)習(xí)，教師與學(xué)生、學(xué)生與學(xué)生在討論與交流的基礎(chǔ)上對(duì)一些要解決的問題進(jìn)行協(xié)同工作，交流和共享彼此的觀點(diǎn)和知識(shí)。有效的利用這種技術(shù)不僅要求會(huì)使用這種工具，而且要求充分的理解協(xié)同工作的各種原則及其內(nèi)在內(nèi)容。以上七種知識(shí)管理方法，實(shí)際上是處理日常工作中“知識(shí)維度”的一系列連續(xù)的動(dòng)作和操作，并可以根據(jù)需要相互結(jié)合，選擇使用。例如，你可能是在對(duì)信息進(jìn)行評(píng)估后才發(fā)現(xiàn)仍然需要檢索一些信息。瑞士OpenConnectAG公司的知識(shí)管理主管Hyams教授認(rèn)為，除了以上七項(xiàng)外，個(gè)人知識(shí)管理的內(nèi)容還應(yīng)該包括時(shí)間管理、基礎(chǔ)設(shè)施、組織性工作等等方面的技能，具體指：時(shí)間控制；工作空間舒適度；快速閱讀、備注和研究；備案和文檔管理；信息設(shè)計(jì)（哪些信息有用，哪些信息無用）；有目的的寫作；知識(shí)/信息處理設(shè)施（通常指PC等IT設(shè)備）；知識(shí)/信息過濾技能。對(duì)個(gè)人知識(shí)管理提出的建議我本人依據(jù)以上對(duì)個(gè)人知識(shí)管理的定義及技巧的深入了解，基于簡(jiǎn)單有效和經(jīng)濟(jì)實(shí)用的原則，提出了自己的一套個(gè)人知識(shí)管理系統(tǒng)，主要分為兩部分：（一）個(gè)人知識(shí)管理模式知識(shí)分為顯性知識(shí)和隱性知識(shí)，那么個(gè)人信息管理也分為顯性知識(shí)管理和隱性知識(shí)的管理，將顯性知識(shí)（包括文檔、通訊、日程和瀏覽的網(wǎng)頁等）內(nèi)化到人的知識(shí)體系中，經(jīng)過人腦的處理后，再在恰當(dāng)?shù)臅r(shí)候通過外化表現(xiàn)出來。（二）個(gè)人知識(shí)管理過程（1）對(duì)所需管理的知識(shí)進(jìn)行分類對(duì)知識(shí)的分類，應(yīng)根據(jù)自身需求，按照“我需要什么信息，如何最快找到它”的原則進(jìn)行操作。知識(shí)的專業(yè)分類可以根據(jù)學(xué)習(xí)的專業(yè)科目來劃分，也可參照?qǐng)D書館文獻(xiàn)的分類方法。對(duì)于分類學(xué)無需深究，只要根據(jù)個(gè)人情況，在實(shí)踐中逐漸摸索出自己知識(shí)庫(kù)的最佳分類方法。（2）選擇合適的知識(shí)管理工具對(duì)個(gè)人來說，針對(duì)不同的信息可以采用不同的工具，不需要采用統(tǒng)一的入口，只要簡(jiǎn)單易用，適合自己就可以。所以，個(gè)人知識(shí)管理可以充分利用各種隨手可得的主流軟硬件工具，結(jié)合使用其他方便的輔助小工具。例如微軟Office、MSOutlook、LotusNotes與ICQ、MSN等常用軟件，以及概念地圖、心智地圖、網(wǎng)絡(luò)日志weblog和維基百科wiki等輔助小工具。硬件有手機(jī)、筆記型計(jì)算機(jī)、PDA等個(gè)人數(shù)字工具。（3）建立個(gè)人知識(shí)庫(kù)在知識(shí)庫(kù)中，所有知識(shí)都以目錄結(jié)構(gòu)分類存放?？梢栽O(shè)置一個(gè)臨時(shí)目錄來存儲(chǔ)那些無法及時(shí)處理的信息，待以后再分類，從而保持知識(shí)庫(kù)的干凈。此外，文件命名應(yīng)該簡(jiǎn)單明了、見名知義，輔以數(shù)字編碼、時(shí)間、來源等為原則。同時(shí)，也要建立文件安全、資源刪除與更新、交流與共享的規(guī)則，以文件的形式妥善地保存下來，并在以后的實(shí)踐中逐步擴(kuò)展和完善，建立自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)體系。這樣可以方便信息資源的分類存儲(chǔ)、查找和操作，也可避免因時(shí)間推移和遺忘而導(dǎo)致的混亂管理，造成大量資源浪費(fèi)。選擇有效的個(gè)人知識(shí)管理工具，對(duì)所有資源進(jìn)行分類、命名以后，就可以將知識(shí)分批放入個(gè)人知識(shí)庫(kù)。個(gè)人知識(shí)庫(kù)建立起來之后，快速而方便的訪問至關(guān)重要。一個(gè)可以借鑒的方案是網(wǎng)絡(luò)日志。這種個(gè)人發(fā)布系統(tǒng)現(xiàn)在越來越多的被用作個(gè)人知識(shí)管理系統(tǒng)。隨著知識(shí)的不斷豐富和能力增強(qiáng)，也要持續(xù)不斷對(duì)個(gè)人知識(shí)庫(kù)進(jìn)行維護(hù)和管理。一般而言，個(gè)人應(yīng)主要作好以下工作：增添新的學(xué)習(xí)資源和知識(shí)類別；刪除、修改和更新部分資源；進(jìn)一步完善個(gè)人知識(shí)管理準(zhǔn)則；協(xié)作學(xué)習(xí)以交流和共享知識(shí)；在知識(shí)管理的實(shí)踐過程中，逐步完善個(gè)人知識(shí)結(jié)構(gòu)。（4）應(yīng)用已有的知識(shí)在個(gè)人知識(shí)管理上，我們不能只關(guān)注知識(shí)積累，而不注重知識(shí)能量的釋放。知識(shí)學(xué)習(xí)和積累的出發(fā)點(diǎn)就是對(duì)知識(shí)的使用，并在知識(shí)的利用、交流中創(chuàng)造新的知識(shí)。在知識(shí)的利用上，一些傳統(tǒng)的方法可能對(duì)個(gè)人知識(shí)管理有所幫助，例如歸納和演繹。想要利用已有的知識(shí)，既可以在個(gè)人占有的大量知識(shí)基礎(chǔ)上進(jìn)行歸納，找出事物間的規(guī)律，然后應(yīng)用于實(shí)踐從而對(duì)這種歸納結(jié)果進(jìn)行檢驗(yàn)，然后再?gòu)膶?shí)踐中修正歸納出的知識(shí)；也可以對(duì)原有知識(shí)進(jìn)行演繹，幫助新的知識(shí)實(shí)踐?？偨Y(jié)知識(shí)管理中知識(shí)的利用方法現(xiàn)在還處于探索階段，因?yàn)樗婕安煌瑐€(gè)體的知識(shí)背景、生活環(huán)境、價(jià)值觀等因素比較復(fù)雜。一般來說，應(yīng)用知識(shí)可以遵循下面的規(guī)則進(jìn)行。首先是進(jìn)行知識(shí)收集，把與問題有關(guān)的知識(shí)找到，在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代這一點(diǎn)并不難做到；然后進(jìn)行消化吸收，也就是閱讀有關(guān)資料，包括向?qū)＜艺?qǐng)教；建立可比較