檔案發(fā)揮作用的規(guī)律性

檔案發(fā)揮作用的規(guī)律性檔案發(fā)揮作用的規(guī)律性檔案的作用發(fā)揮是客觀存在的，并且表現出一定的規(guī)律性。研究和掌握這些規(guī)律性，有助于科學地組織管理檔案工作和進行業(yè)務處理。（一）檔案作用范圍遞增當案對其形成單位和對社會的作用具有雙重性和過渡性。在檔案形成以后相當長的時期內，本單位為解決現實工作問題，需要較為頻繁地直閱和利用檔案?，F時，檔案發(fā)揮作用的主要對象是本單位，檔案的利用者主要限于檔案形成單位內。檔案對形成單位的作用，是促使形成單位積累檔案的動力。檔案對其形成單位的作用發(fā)揮得越充分，形成單位積累檔案的積極性就越高。隨著時間的推移，檔案的現行效用逐漸淡化以至完結，形成時間較長的檔案的現實利用需求逐漸減少，利用率降低甚至消失。這時，檔案應該從本單位向社會過渡，檔案轉移至國家設立的各級各類檔案館和相關的管理部門，利用者的范圍從檔案形成單位擴展至全社會，繼續(xù)發(fā)揮其作用。（二）檔案作用方向轉移文件轉化為檔案以后，不僅從主要發(fā)揮現行效用轉變?yōu)橹饕l(fā)揮歷史查考作用，而且發(fā)揮作用的方向也會發(fā)生一些變化。原始文件的形成往往是出于行政或業(yè)務的單一目的或用途，比如：一個房地產契據是出于買賣成交的需要形成的，套基建技術圖紙的設計是出于工程的需要形成的。但當它們成為檔案后，發(fā)揮作用的方向則可能超越其檔案形成者的預想，其目的和用途可以擴展到其他的領域比如：房地產契據、賬冊、員工名冊可以作為研究社會或經濟問題的資料；基建技術圖紙有可能作為邊界談判時維護國家領土完整的證據。（三）檔案機密程度遞減檔案是歷史的產物，是在人類活動中產生的，人們的某些活動會涉及國家組織、個人的利益和安全。為了維護國家、集體、個人的利益，對具有機密性的檔案需要采取保密措施，一般可分為絕密、機密、秘密等不同等級加以管理。檔案作用和價值的實現被限制在可以接觸這些檔案的利用者范圍內。在這方面我們應該按照國家的有關規(guī)定執(zhí)行。同時，我們又應該看到，檔案的機密性不是一成不變的，隨著時間的推移和條件的變化也會發(fā)生變化。除了有些涉及國家政治、軍事機密和科學秘密的檔案仍須保密以外，其他一些檔案就可公之于眾而不再保密了。一般來說，檔案機密性的逐漸弱化是一個總的趨勢，表現為檔案機密性的強弱與檔案保管時間成反比。檔案管理者應該善于利用檔案機密程度遞減的規(guī)律，依法逐漸擴大檔案的開放范圍使檔案的價值得到更廣泛的實現。（四）檔案作用的發(fā)揮取決于一定的條件檔案的作用是客觀存在的，但它是潛在的，不會自發(fā)地發(fā)揮出來。檔案的作用一一社會效益和經濟效益發(fā)揮得如何，取決于一定的條件。.社會環(huán)境。社會環(huán)境包括社會制度、國家的法制情況和方針政策、社會的經濟發(fā)展水平等，它們都直接地影響著檔案作用發(fā)揮的程度、方向等。良好的社會環(huán)境能夠使檔案的作用得到充分的發(fā)揮?，F在，在口的正確方針、路線的指引下，檔案工作已走上正常發(fā)展的軌道，檔案作用得到了較好的發(fā)揮。.社會的檔案意識。檔案意識是指人們對檔案的認知水平和認識程度，表現為人們對檔案的需求程度和檔案工作者能滿足需求的程度。人們若具有較強的檔案意識，就會促進檔案利用的需求,檔案作用發(fā)揮得就好，產生的社會效益、經濟效益就高；如果人們檔案意識淡薄甚至沒有檔案意識，即使有利用檔案的需求也難以轉換為利用檔案的現實行為。同時，檔案工作部門服務意識強，檔案的作用也就發(fā)揮得更充分。我們要加強檔案的宣傳工作，增加檔案工作的透明度，通過各種形式提高人們對檔案工作的認識。.檔案的管理水平。要使檔案更好地發(fā)揮作用，必須采用科學、現代化的管理方法，使檔案在提供利用上保持良好的服務狀態(tài)，提高檔案的利用率。相反，如果檔案管理不善，需要時無從直找，服務質量低下，直詢手段落后，合理的拒用率很高,