物業(yè)管理處材料采購(gòu)管理制度

物業(yè)管理處材料采購(gòu)管理制度一、目的為了規(guī)范物業(yè)管理處的材料采購(gòu)流程，確保采購(gòu)的材料符合管理處的需求，并且通過(guò)合理的采購(gòu)渠道和方式，使得物業(yè)管理處獲得合理的采購(gòu)成本，提高管理處的運(yùn)營(yíng)效率及服務(wù)質(zhì)量。該制度適用于管理處專(zhuān)業(yè)化材料采購(gòu)，不適用于管理處日常消耗品采購(gòu)。二、管理處材料采購(gòu)方式采購(gòu)方式管理處材料采購(gòu)一般采用以下幾種方式：集中采購(gòu)：以采購(gòu)招標(biāo)、詢(xún)價(jià)等方式選定供應(yīng)商，集中向供應(yīng)商采購(gòu)。這種方式能夠?yàn)楣芾硖帋?lái)更優(yōu)惠且質(zhì)量保證的采購(gòu)價(jià)格。分散采購(gòu)：在總部或各管理單元現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)，由各管理單元自行選擇供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。這種方式靈活性更強(qiáng)，但相對(duì)于集中采購(gòu)，易增加采購(gòu)成本。采購(gòu)渠道管理處采購(gòu)材料時(shí)應(yīng)優(yōu)先選擇以下供貨渠道，并對(duì)供貨商進(jìn)行認(rèn)真審核：認(rèn)證的供應(yīng)商；信譽(yù)良好的批發(fā)商或代理商；具有豐富經(jīng)驗(yàn)的本地商家。三、采購(gòu)流程管理處的材料采購(gòu)流程應(yīng)包括以下方面：3.1材料需求的確定管理處應(yīng)仔細(xì)篩選需要采購(gòu)的材料，并細(xì)化規(guī)格、品牌、型號(hào)、數(shù)量等信息。管理處應(yīng)在確定采購(gòu)材料的數(shù)量時(shí)，同時(shí)考慮到存貨量、緊急情況的可能出現(xiàn)。3.2采購(gòu)招標(biāo)當(dāng)物業(yè)管理處采用招標(biāo)方式采購(gòu)時(shí)，應(yīng)按以下流程進(jìn)行：開(kāi)標(biāo)：按照開(kāi)標(biāo)公告的時(shí)間和地點(diǎn)進(jìn)行開(kāi)標(biāo)，依招標(biāo)文件中規(guī)定的投標(biāo)要求進(jìn)行審核。評(píng)定：按照標(biāo)書(shū)要求，確定中標(biāo)單位。評(píng)審：對(duì)招標(biāo)結(jié)果進(jìn)行評(píng)審，根據(jù)評(píng)審結(jié)果確定最終中標(biāo)單位。3.3材料供應(yīng)商審核管理處應(yīng)針對(duì)推薦或提交報(bào)價(jià)的供貨商，進(jìn)行審核其資格和信譽(yù)。3.4采購(gòu)合同簽訂當(dāng)管理處決定向特定供應(yīng)商采購(gòu)材料時(shí)，應(yīng)簽訂正式采購(gòu)合同。合同應(yīng)明確以下內(nèi)容：交貨日期和地點(diǎn)；材料價(jià)格和付款方式；保證金和違約條款；合同期限；其他特殊約定。3.5付款在收到供應(yīng)商發(fā)票后，管理處應(yīng)立刻核對(duì)發(fā)票和外包裝。付款應(yīng)以合同要求為準(zhǔn)，在應(yīng)付日期前進(jìn)行。3.6材料使用管理處應(yīng)在材料到貨后，檢查貨物質(zhì)量和數(shù)量，并保證材料按照合同約定進(jìn)行使用。四、材料采購(gòu)文件的記錄管理處應(yīng)對(duì)其材料采購(gòu)文件進(jìn)行記錄，以備日后審計(jì)和定期審查。記錄應(yīng)包括以下方面的信息：材料采購(gòu)申請(qǐng)；采購(gòu)需求的細(xì)化；各報(bào)價(jià)的詳細(xì)內(nèi)容；采購(gòu)招標(biāo)程序及結(jié)果記錄；供貨商審核證明文件；材料到貨檢驗(yàn)記錄；簽訂采購(gòu)合同記錄；付款通知和付款記錄；其他有關(guān)材料采購(gòu)的記錄。五、責(zé)任物業(yè)管理處所屬工作人員須全面掌握本規(guī)定的相關(guān)規(guī)定，并按照規(guī)定執(zhí)行。物業(yè)管理處應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)材料采購(gòu)工作。物業(yè)管理處應(yīng)督促所有工作人員認(rèn)真執(zhí)行本規(guī)定，確保采購(gòu)工作的合法、合理和順利進(jìn)行。六、附則本制度自公布之日起執(zhí)行，并不