新形勢下提升國企檔案工作價值的途徑

新形勢下提升國企檔案工作價值的途徑

一、國有企業(yè)檔案工作面臨的環(huán)境

1、戰(zhàn)略性重組使國企檔案工作面臨新的改革環(huán)境。在并購重組過程中，企業(yè)的業(yè)務(wù)、資源、文化都需要整合，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)體制、管理關(guān)系、業(yè)務(wù)流程以及企業(yè)的數(shù)量、質(zhì)量也將發(fā)生巨大變化。在這一背景下，國企檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)體制、管理體系和實體結(jié)構(gòu)必然面臨調(diào)整或重構(gòu)的艱巨任務(wù)。

2、產(chǎn)業(yè)鏈條完善使國企檔案工作面臨新的結(jié)構(gòu)環(huán)境。國有企業(yè)為了在激烈復(fù)雜的市場競爭中取勝并獲得較為豐厚的利益，會選擇旨在提高綜合服務(wù)能力的縱向一體化、相關(guān)多元化等戰(zhàn)略，逐步向主營業(yè)務(wù)的上、下游延伸，向相關(guān)的產(chǎn)業(yè)和國際市場拓展。在這一過程中肯定有大量的文件資料等檔案資源伴生。這就需要檔案部門針對不同的新業(yè)務(wù)在檔案的門類設(shè)置、館藏結(jié)構(gòu)調(diào)整等方面有所考慮。

3、管理關(guān)系變化使國企檔案工作面臨新的組織環(huán)境。無論是企業(yè)的戰(zhàn)略性重組還是企業(yè)內(nèi)部的適應(yīng)性改革，也無論是產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整還是業(yè)務(wù)鏈條的完善，其間必然有資源權(quán)屬的變化和相應(yīng)組織結(jié)構(gòu)的調(diào)整。為了適應(yīng)這種情況，在檔案工作層面必須對原有的相關(guān)檔案資料進行分析、界定，在保持統(tǒng)一、齊全、完整的前提下，就檔案資料的分拆、移交和繼承作出安排。

4、信息化使國企檔案工作面臨新的技術(shù)環(huán)境。隨著國家信息化建設(shè)的逐步推進，各個企業(yè)在局域網(wǎng)和遠程互動平臺建設(shè)以及產(chǎn)品資料的數(shù)據(jù)化生成、流轉(zhuǎn)、利用、共享等方面均取得了不同程度的進展。檔案管理部門作為企業(yè)各種信息歸集、編研、提供利用的部門，其管理手段、存儲介質(zhì)等不可能游離其外，也不應(yīng)該落后于技術(shù)環(huán)境的發(fā)展。

5、改革發(fā)展使國企檔案工作面臨新的人文環(huán)境。瞬息萬變的信息社會，對企業(yè)信息的運轉(zhuǎn)效率提出了更高的要求；國企改革破題攻堅，伴有大量的深層次歷史問題，需要檔案工作提供佐證；在異常激烈的市場競爭中，企業(yè)比任何時候都更加需要信息的收集、整理和利用，檔案部門理應(yīng)承擔(dān)起這些重任。

二、目前國企檔案工作的不適應(yīng)

1、機制變革遲緩，與新的外部環(huán)境不適應(yīng)。檔案管理工作基本上是幾十年一貫制，帶有明顯的黨政機關(guān)檔案管理的色彩。同時，實際工作中一直存在“重藏輕用”的傳統(tǒng)思維，檔案人員將大部分精力都集中在檔案的收集、整理、鑒定、保管等業(yè)務(wù)上，而忽視了對其他工作的滲透及體現(xiàn)現(xiàn)實價值的服務(wù)，使得檔案工作機制滯后于環(huán)境變化，檔案工作的價值大打折扣。

2、管理創(chuàng)新不夠，與產(chǎn)業(yè)產(chǎn)品結(jié)構(gòu)的調(diào)整不適應(yīng)。企業(yè)根據(jù)市場導(dǎo)向和人們消費升級的需要，不斷地進行產(chǎn)業(yè)或產(chǎn)品結(jié)構(gòu)的調(diào)整。這種調(diào)整必然引起檔案工作內(nèi)容和管理方式的一系列變化。然而，目前檔案工作的現(xiàn)狀基本是甘居管理鏈條的末端而無主動延伸，拘泥于原有體系而無結(jié)構(gòu)調(diào)整和細化，被動地應(yīng)付，缺乏方式方法創(chuàng)新。這一現(xiàn)狀使檔案工作難以敏感地反映企業(yè)內(nèi)外的變化和調(diào)整，對現(xiàn)實的生產(chǎn)經(jīng)營活動難以起到推動促進作用。

3、制度創(chuàng)新缺乏，與科學(xué)化管理的要求不適應(yīng)。目前的現(xiàn)實是國家及行業(yè)的制度創(chuàng)新力度很大，企業(yè)大的制度建設(shè)有分管領(lǐng)導(dǎo)主抓，而具體到檔案規(guī)制修編就很少有人問津。于是在檔案管理遇到新情況新問題時，大類問題參考國家機關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、新的業(yè)務(wù)問題隨意處置的現(xiàn)象時有發(fā)生，嚴(yán)重影響了管理的科學(xué)化、法制化。

4、工作手段落后，與高效便捷的時代要求不適應(yīng)。大多數(shù)企業(yè)的檔案部門往往是匆忙地配備上微機，進行電子文件接收保存，再脫網(wǎng)單機編目或提供檢索。這種被動、孤立的檔案信息化過程，充其量僅能使檔案成為信息化“孤島”，而無法成為基礎(chǔ)性、知識性的資源被便捷利用。

5、隊伍素質(zhì)參差不齊，與豐富的人文需求不適應(yīng)。在顯性價值標(biāo)準(zhǔn)體系下，檔案部門往往成為機構(gòu)改革、機關(guān)精簡的對象，成為職稱評聘、薪酬改革、閑雜人員安置的“災(zāi)區(qū)”。這種與新環(huán)境、新技術(shù)、新要求背離的隊伍狀況，將會給檔案工作本身或企業(yè)帶來無法彌補的損失。

三、提升國有企業(yè)檔案工作價值的途徑

1、研究檔案規(guī)律，創(chuàng)新工作機制。國企檔案工作要適應(yīng)日益開放和注重現(xiàn)實利益的環(huán)境，至少需要建立以下三種機制：一是自我營銷機制，即根據(jù)企業(yè)的總體部署和階段性安排，常做常新地宣傳檔案工作的作用，并在中心工作或重大活動的籌劃、準(zhǔn)備階段提出檔案工作的相關(guān)要求，以期引起領(lǐng)導(dǎo)重視，為保證檔案生成質(zhì)量奠定前期基礎(chǔ)。二是主動參與機制，即改“坐商”為“行商”，把三尺蘭臺向上游的生成環(huán)節(jié)和下游的利用環(huán)節(jié)延伸，有形有益地參與到企業(yè)的中心工作或重大活動中去，這不僅有利于提高檔案工作的質(zhì)量，更有益于彰顯檔案工作的作用，提高檔案管理的地位。三是互動、銜接、協(xié)調(diào)機制，即通過宣傳和參與，與相關(guān)業(yè)務(wù)或活動的主辦部門就檔案工作要求達成共識，形成良性互動的行動路線；在參與實際活動過程中履行指導(dǎo)、監(jiān)督、服務(wù)職責(zé)，使檔案工作的生成加工和利用環(huán)節(jié)順利對接。

2、適應(yīng)需求變化，深化管理變革。面對國企改革攻堅實際，檔案部門要隨時注意企業(yè)重組、資源整合、組織結(jié)構(gòu)和隊伍結(jié)構(gòu)的變化，適時調(diào)整檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)，保持健全的專兼職檔案管理骨干隊伍，使檔案工作始終有人管、有人干，有責(zé)任制，同時要做好歷史檔案的接轉(zhuǎn)傳承。為適應(yīng)企業(yè)的開放性和對檔案的顯性化需求，檔案管理應(yīng)該由“閉系統(tǒng)”向“開系統(tǒng)”轉(zhuǎn)變。在符合保密規(guī)定的前提下，檔案部門可定期將庫存的檔案目錄和編研的專題成果在特定或公眾媒體上向用戶公布，方便用戶的選擇和查考，使大家隨時都能感受到檔案的用處，充分發(fā)揮檔案的作用。根據(jù)企業(yè)完善產(chǎn)業(yè)鏈和進行產(chǎn)業(yè)產(chǎn)品結(jié)構(gòu)調(diào)整的需要，檔案部門要對原有館結(jié)構(gòu)、分類、編目等進行適應(yīng)性調(diào)整，有的新業(yè)務(wù)要設(shè)立獨立的檔案單元，新產(chǎn)品要納入產(chǎn)品檔案細分體系。這樣才能方便利用，體現(xiàn)檔案的現(xiàn)實價值。

3、融入網(wǎng)絡(luò)運行，提高服務(wù)效率。首先，要樹立現(xiàn)代的檔案管理理念，確立檔案管理網(wǎng)絡(luò)化是信息化建設(shè)重要組成部分的主流意識，扭轉(zhuǎn)研發(fā)者對檔案管理無效益的片面認識，克服軟件應(yīng)用者嫌麻煩的思想，轉(zhuǎn)變管理者手工方式可靠的傳統(tǒng)觀念，形成研究新需求、接受新技術(shù)、應(yīng)用新手段的強烈使命感。其次，要把電子文檔管理系統(tǒng)的研發(fā)融入網(wǎng)絡(luò)大系統(tǒng)，把檔案管理的計算機化納入企業(yè)信息化建設(shè)的總體方案，使檔案從收集、整理到檢索、利用與企業(yè)物流、資金流、信息流的形成部門資源共享、網(wǎng)上流轉(zhuǎn)，這不僅關(guān)系檔案管理的技術(shù)進步，而且事關(guān)企業(yè)信息化建設(shè)的進程和成敗。第三，抓緊解決歷史問題，根據(jù)企業(yè)信息化建設(shè)整體需要，對檔案部門先期采用新技術(shù)的情況進行排查，解決與企業(yè)整體信息化的系統(tǒng)接口、技術(shù)接口問題，使之融入網(wǎng)絡(luò)運行環(huán)境。同時要著手解決歷史檔案的數(shù)據(jù)化問題，逐步實現(xiàn)全信息計算機檢索，滿足全方位、多層次、便捷高效的服務(wù)需要。

4、加強制度建設(shè)，推動理性服務(wù)。首先，應(yīng)著力推進制度創(chuàng)新。即清理原有規(guī)章制度，在合法且不違背主管上級規(guī)定的前提下，根據(jù)本單位的管理體制、機制、機構(gòu)變化，甄別廢除完全不適宜的規(guī)定，修改完善部分不相宜的規(guī)則，建立新興業(yè)務(wù)的管理辦法，揚棄結(jié)合，彌補缺失，反映變化，全面覆蓋。其次，應(yīng)重構(gòu)制度體系。梳理檔案領(lǐng)導(dǎo)和管理關(guān)系的變化，持續(xù)地完善領(lǐng)導(dǎo)體制、管理網(wǎng)絡(luò)和責(zé)任制，為檔案工作提供強有力的組織制度保障。在此基礎(chǔ)上，制訂電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，同時將這些新的制度與原有制度有機結(jié)合，形成橫到邊、縱到底的完整體系。第三，建立階段性修編檔案規(guī)范的制度。在檔案部門外圍環(huán)境不斷演進變化的過程中，檔案工作制度建設(shè)不可能一蹴而就。為此，我們應(yīng)定期對現(xiàn)有的規(guī)章制度進行評審，組織系統(tǒng)內(nèi)的管理力量集中進行篩選、修訂或補充，以使我們的制度符合實際和行之有效。

5、優(yōu)化隊伍結(jié)構(gòu)，滿足人文要求。合適的體制機制和制度，還必須有合適的人來執(zhí)行和落實。首先應(yīng)把好進口關(guān)。根據(jù)檔案工作的實際需要引進、招聘有一定文化層次、有相應(yīng)知識基礎(chǔ)的人員。其次，要加強檔案管理隊伍的素質(zhì)鍛煉和培養(yǎng)。對現(xiàn)有檔案從業(yè)人員本著“缺什么補什么”的原則，有計劃、有重點地進行培訓(xùn)，更新知識，提高綜合素質(zhì)；還可以組織地域性、行業(yè)性的管理業(yè)務(wù)橫向交流，實行系統(tǒng)內(nèi)的崗位輪換