湖北省歸檔文件整理實(shí)施細(xì)則

湖北省歸檔文件整理實(shí)施細(xì)則概述本細(xì)則是為了規(guī)范湖北省政府機(jī)關(guān)、事業(yè)單位及其下屬單位文件的歸檔管理工作，保證文件的安全、完整、可追溯性等方面的要求，由此而制定的一系列準(zhǔn)則和程序。基本要求歸檔文件分類(lèi)1.一般文件：機(jī)關(guān)或事業(yè)單位生成或收到的各種文件、合同、協(xié)議等文件，按照文件的種類(lèi)和辦理事項(xiàng)分門(mén)別類(lèi)整理歸檔。2.電子文件：機(jī)關(guān)或事業(yè)單位生成的各種電子文檔、電報(bào)、電子郵件、電子合同、電子印章等文件，按照電子文件管理規(guī)定進(jìn)行歸檔。文件整理安排為了滿足工作需要，按照文件的性質(zhì)、邏輯關(guān)系、利便查閱等原則，制定文件整理計(jì)劃，對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類(lèi)整理；對(duì)電子文件進(jìn)行數(shù)字化整理歸檔。文件歸檔保存1.柜式歸檔：強(qiáng)制規(guī)定機(jī)關(guān)事業(yè)單位及其下屬單位的文件歸檔應(yīng)當(dāng)由歸檔室或檔案室完成，保證文件安全可靠存放。2.數(shù)字化歸檔：機(jī)關(guān)事業(yè)單位及其下屬單位的電子文件歸檔可采用數(shù)字化方式進(jìn)行存儲(chǔ)，對(duì)其進(jìn)行分類(lèi)整理、備份、還原等管理工作。實(shí)施細(xì)則歸檔文件分類(lèi)按照文件的類(lèi)型進(jìn)行歸類(lèi)，分為一般文件和電子文件兩種。對(duì)一般文件采用編年號(hào)法進(jìn)行編碼，對(duì)電子文件采用數(shù)字化方式進(jìn)行編碼。對(duì)歸檔文件進(jìn)行保密安排，遵照國(guó)家和地方規(guī)定做好分類(lèi)和保密工作。文件整理安排文件整理期限以年度為周期，自然年度結(jié)束后，按照紀(jì)檢組織的規(guī)定，對(duì)歸檔文件進(jìn)行整理。常用的文件通過(guò)先進(jìn)性的記錄和管理方式進(jìn)行安排，對(duì)于不常用的文件進(jìn)行分級(jí)處理，降低管理難度。文件歸檔保存針對(duì)文件的特點(diǎn)和使用頻率，機(jī)關(guān)事業(yè)單位及其下屬單位要有足夠的存儲(chǔ)空間。對(duì)于保密級(jí)別較高的歸檔文件，要進(jìn)行加密處理，并在人員安排和限制上進(jìn)行保密管理。對(duì)歸檔文件進(jìn)行定期檢查，定期備份，增強(qiáng)文件的安全性和可靠性。結(jié)論本細(xì)則對(duì)于湖北省政府機(jī)關(guān)、事業(yè)單位及其下屬單位的文件歸檔管理提出了可行的實(shí)施細(xì)則，對(duì)于歸檔文件的安全、整理、保存等方面提出了保障措施，以提高歸檔管